SessionNet | Einführung der digitalen Gremienarbeit

- die Hauptsatzung und die Zuständigkeitsordnung des Rates bezüglich der digitalen Gremienarbeit zu überarbeiten und dem Rat zur Entscheidung vorzulegen und

- eine Nutzungsvereinbarung vorzubereiten.

Die Mittelbereitstellung erfolgt im Rahmen der Haushaltsplanberatungen 2018.

Erläuterungen und Begründungen:

Historie dieser Sitzungsvorlage

Der Rat der Stadt Hilden beauftragte die Verwaltung in seiner Sitzung am 22.03.2017, zur ersten Sitzung des Rates nach der Sommerpause ein Konzept zur Einführung der papierlosen, elektronischen Gremienarbeit auf Basis der folgenden Varianten vorzulegen:

Variante 1: Bereitstellung von Endgeräten durch die Verwaltung

Variante 2: Nutzung eigener Endgeräte („Bring your own device“)

Variante 3: Mix aus Bereitstellung von Endgeräten und Nutzung eigener Endgeräte

Wie in der Ratssitzung am 22.03.2017 angeregt, hat am 29.06.2017 eine Informations-veranstaltung durch die Firma Somacos stattgefunden.

Der Beschlussvorschlag dieser Sitzungsvorlage entspricht der Variante 2 der Antragsvorlage aus der Ratssitzung am 22.03.2017 (SV 01/059/1), die als Anlage beigefügt ist. Im Folgenden beziehen sich die Nummern der Varianten auf die oben genannten Varianten 1 bis 3.

Bedeutung der einzelnen Varianten

Variante 1:

Grundsätzlich nutzen die Gremienmitglieder hierbei von der Stadt für die Dauer der Gremienzugehörigkeit geliehene Tablets der Firma Apple, die durch die IT-Abteilung verwaltet werden.

Variante 2 (vgl. Beschlussvorschlag):

Grundsätzlich nutzen die Gremienmitglieder hierbei eigene Tablets. Den Gremienmitgliedern bleibt es freigestellt, welches Tablet sie verwenden. Gremienmitglieder, die bislang kein Tablet besitzen, können sich auf eigene Kosten an der Sammelbestellung durch die Verwaltung beteiligen.

Variante 3:

Den Gremienmitgliedern bleibt es freigestellt, ob sie ein eigenes Tablet nutzen möchten oder ein von der Stadt für die Dauer der Gremienzugehörigkeit geliehenes Tablet. Wie bei Variante 1 werden von der Stadt Tablets der Firma Apple verliehen, die durch die IT-Abteilung verwaltet werden. Gremienmitglieder, die ein eigenes Tablet erwerben möchten, können sich - wie bei Variante 2 - an der Sammelbestellung durch die Verwaltung beteiligen.

Varianten 1 bis 3:

Alle drei Varianten haben gemeinsam, dass für jedes Gremienmitglied die Möglichkeit besteht, sich die in Papierform gewünschten Unterlagen selber auszudrucken. Zudem stehen die Unterlagen wie bisher im Gremieninformationssystem und zusätzlich zum mobilen Abruf in der Mandatos-App zur Verfügung.

Unabhängig von der beschlossenen Variante beschafft die Verwaltung ca. 20 Tablets für die Verwaltungsmitarbeiter im Sitzungsdienst.

Einführung

Die Verwaltung befürwortet die Einführung der digitalen Gremienarbeit. Grundsätzlich hält sie es für betriebswirtschaftlich sinnvoll, dass alle Mandatsträger zeitgleich und vollständig auf die digitale Gremienarbeit umsteigen. Somit müssten seitens der Verwaltung keine Sitzungsvorlagen mehr gedruckt werden und es entstünde kein doppelter Aufwand durch unterschiedliche Arbeitsprozesse bei der Zurverfügungstellung der Unterlagen. Lediglich die Einladungen würden den Gremienmitgliedern, die einer digitalen Einladung nicht zustimmen, weiterhin in Papierform zur Verfügung gestellt werden. Von dieser Voraussetzung gehen alle drei Varianten aus.

Digitale Gremienarbeit ist auf die Nutzung von Tablets ausgerichtet. Falls sich einige Ratsmitglieder einen Verzicht auf Papier (zum jetzigen Zeitpunkt) nicht vorstellen können, besteht für diese auch weiterhin die Möglichkeit, sich die gewünschten Unterlagen auszudrucken.

Auf Seite 7 und 8 dieser Sitzungsvorlage finden Sie eine Übersichtstabelle, in der die Vor- und Nachteile der drei Varianten dargestellt werden. Hierin sind auch die in der beigefügten SV 01/059 (Seite 3 - 5) bereits enthaltenen Kriterien zu den Varianten zusammenfassend dargestellt.

Ein Zeitplan zur Umsetzung ist dieser Sitzungsvorlage als Anlage beigefügt.

Grundsätzliche Überlegungen sowie personelle und finanzielle Auswirkungen wurden bereits in der als Anlage beigefügten Sitzungsvorlage 01/059 dargestellt. Soweit es aus Gründen der Klarheit erforderlich oder sinnvoll erscheint, werden einzelne Aspekte nochmals dargestellt. Ansonsten wird auf Wiederholungen in dieser Sitzungsvorlage weitgehend verzichtet.

In dieser Sitzungsvorlage wird ein Augenmerk auf die Notizfunktion innerhalb der Mandatos-App gelegt. Zudem waren, wie in der Sitzungsvorlage 01/059 (Seite 7) ausgeführt, insbesondere noch Fragen zur Datensicherheit und zum Datenschutz zu prüfen.

Datensicherheit und Datenschutz

Der Beauftragte für Datensicherheit und der Datenschutzbeauftragte wurden beteiligt.

Zusammenfassend ist festzuhalten, dass die Nutzung des Ratsinformationssystems mittels einer Mandatos-App grundsätzlich sicherer ist als die Nutzung über einen Internetbrowser (Gremieninformationssystem). Sämtliche aus SessionNet heruntergeladene Dateien werden nämlich ausschließlich lokal auf dem Tablet in der zusätzlich durch ein Passwort geschützten und verschlüsselten Mandatos-App gespeichert.

Bezüglich der genutzten Tablets wäre die Variante 1 (Bereitstellung und Administration durch die Verwaltung) die Sicherste. Aus diesem Grund empfiehlt auch der Datenschutzbeauftragte diese Variante. Die Sicherheit entsteht vor allem dadurch, dass es möglich ist, die Tablets im Rahmen des Mobile Device Managements (MDM) zentral zu administrieren, z. B. bei Verlust zu sperren und ausschließlich für den Gebrauch im Rahmen der Gremienarbeit nutzbar zu machen bzw. eine entsprechende Nutzung zu vereinbaren. Somit wären das Gerät und damit auch die Daten vor Fremdeinwirkungen weitestgehend geschützt. Da aber neben der App gleichzeitig auch noch das Gremien- und Bürgerinformationssystem betrieben werden müssen und dadurch weiterhin der Zugriff mit anderen Geräten möglich ist, ändert sich bezüglich Datensicherheit und Datenschutz im Gesamtsystem gegenüber der jetzigen Situation nichts.

Diese Variante wäre auch mit einer erheblichen Nutzungseinschränkung für die Gremienmitglieder (z. B. keine private Nutzung des Tablets, keine E-Mail- und Druck-Funktion) und mit hohem personellem Aufwand vor allem in der IT-Abteilung verbunden.

Dieses Beispiel macht deutlich, dass Datenschutz und Datensicherheit immer auch eine Risiko-/ Nutzenabwägung nach sich zieht. Festzuhalten ist auch, dass durch keine der Verwaltung mögliche Maßnahme nicht-legale Handlungen unterbunden werden können. Wie bisher mit Papierunterlagen können auch weiterhin Umgehungsmöglichkeiten z. B. der Informationsweitergabe nicht komplett unterbunden werden. Es kann nur versucht werden zu verhindern, dass Informationen versehentlich veröffentlicht werden. Somit bietet die digitale Gremienarbeit keine höhere Datensicherheit, jedoch auch keine schlechtere im Vergleich zum bisherigen Verfahren. Der Datenschutzbeauftragte hält alle drei betrachteten Varianten für vertretbar, soweit klare und detaillierte Regelungen im Rahmen einer Nutzungsvereinbarung schriftlich und damit verbindlich festgelegt werden.

Aus Sicht der Verwaltung stellt die Variante 2 (Nutzung eigener Geräte) im Rahmen dieser Abwägung die beste Möglichkeit dar. Durch eine Nutzungsvereinbarung wären hier ausreichende Sicherheitsvorkehrungen möglich und der personelle Aufwand der Verwaltung würde sich in einem hinnehmbaren Rahmen bewegen.

Unabhängig von der gewählten Variante ist eine Nutzungsvereinbarung grundsätzlich erforderlich.

Nutzungsvereinbarung

Die Nutzungsvereinbarung ist Teil des Sicherheitskonzeptes und muss daher von allen Gremienmitgliedern unterschreiben werden. Die konkret zu schließende Nutzungsvereinbarung hängt von der gewählten Variante (eigenes Tablet oder durch die Verwaltung gestelltes Tablet) ab. Da bisher keine Nutzungsvereinbarung für das Gremieninformationsportal besteht, soll diese im gleichen Zuge abgeschlossen werden.

In der Nutzungsvereinbarung sollen u. a. Vereinbarungen zum Datenschutz und zur Datensicherheit festgelegt werden:

· Nicht abgesicherte Speicherung von Ratsinformationen außerhalb der App sowie die Weitergabe der Daten an Dritte wird grundsätzlich untersagt

· Selbstverpflichtung, das Gerät in einem sicheren Betriebszustand zu halten

· Regelungen, welche Maßnahmen bei Sicherheitsvorfällen erforderlich sind (z.B. Fernlöschen von abhanden gekommenen Geräten)

· Entsorgung des Gerätes erst nach dem Löschen der App bzw. der heruntergeladenen Daten

· Löschen der App bzw. der heruntergeladenen Daten bei Beendigung der Gremienzugehörigkeit

Notizfunktionen

In den Erläuterungen zum Antrag zur Einführung der digitalen Gremienarbeit wurde auf den Wunsch vieler Ratsmitglieder hingewiesen, auch beim Umstieg Notizen auf den Sitzungsunterlagen anbringen zu können. Dies ist mit der Mandatos-App bei allen Betriebssystemen (iOS, Android, Windows) möglich. In den erzeugten PDF-Dokumenten können sowohl handschriftliche als auch getippte Notizen sowie Markierungen angebracht werden.

Neben der Möglichkeit, persönliche Notizen zu machen, die nur der Ersteller selber einsehen kann, besteht darüber hinaus in den Betriebssystemen iOS (Apple) und Android eine besondere Form der Kommunikation innerhalb der Fraktionen. Durch diese Funktion können Notizen innerhalb einer Gruppe (z. B. Fraktion) geteilt werden. Dies ermöglicht, dass Anmerkungen, die z. B. in der Fraktionssitzung abgesprochen werden, nur einmal in der Sitzungsvorlage notiert werden müssten und für alle Mitglieder der Fraktion direkt in der Sitzungsvorlage auf dem eigenen Tablet sichtbar sind.

Nach Aussage des Herstellers und anderer Kommunen besteht diese Funktion auch übergreifend bei verschiedenen Betriebssystemen.

Der Softwareanbieter stellt in Aussicht, dass diese Funktion „bis spätestens 2018“ auch für das Betriebssystemen Windows nachprogrammiert wird. Bezüglich eines genauen Datums legt sich die Firma allerdings nicht fest. Für Android ist die Funktion am 04.09.2017 veröffentlicht worden und funktioniert nach Aussage anderer Kommunen.

Datenwiederherstellung und Datensicherung

Bei Verlust, Defekt oder in dem Fall, dass der Zugangscode vergessen wurde, muss die App neu installiert werden. Die Sitzungsunterlagen sind dann manuell durch Auswahl der entsprechenden Dokumente per Download aus SessionNet wieder verfügbar. Gleiches gilt auch für Notizen, die innerhalb einer Gruppe (Fraktion) geteilt wurden, da diese Notizen in SessionNet (auf dem Server der Stadt Hilden) gespeichert werden. Lediglich Notizen, die „für sich selbst“ gemacht wurden, können in diesem Fall nicht mehr wiederhergestellt werden. Dies wäre nur möglich, wenn die Daten in einer Cloud gespeichert würden.

Von der Sicherung in einer Cloud rät die Verwaltung aus folgenden Überlegungen ab:

Es ist derzeit nicht möglich, Datensicherungen plattformübergreifend wiederherzustellen. Das bedeutet, dass Notizen, die auf dem Tablet erstellt wurden, nicht auf einem PC bei Anmeldung über SessionNet zur Verfügung stehen. Auch wären im Verlustfall lediglich die persönlichen Notizen wieder verfügbar, die entsprechenden zugehörigen Dokumente müssten nach wie vor manuell aus SessionNet herunter geladen werden.

Die Nutzung des genannten WebDAV wird zwar angeboten, hierfür sind aber zusätzliche Anmeldedaten für jedes Gremienmitglied notwendig, die ebenfalls gepflegt werden müssen. Hier empfiehlt die Verwaltung, auf eine in der App enthaltene Funktion zu warten, die diese Daten automatisch auf dem SessionNet-Server der Stadt Hilden sichert.

Auch die Städte Wülfrath und Monheim am Rhein bieten keine Cloud-Lösung an.

Auswahl der Tablets

Sollte dem Beschlussvorschlag gefolgt werden (ursprüngliche Variante 2), wonach eigene Tablets genutzt würden, würde durch die IT-Abteilung (nach Bedarfsabfrage) eine Sammelbestellung angeboten. Die Kosten für diese Tablets müssten durch die Mandatsträger im Rahmen der Entschädigungen bzw. durch deren entsendende Organisationen (z. B. Fraktionen, Verbände) getragen werden. So kann eine Ungleichbehandlung von Gremienmitgliedern, die bereits ein Tablet besitzen und denen, die sich erst eines zulegen, vermieden werden. Unabhängig davon bliebe es – bei dieser wie auch jeder anderen Variante - jedem Gremienmitglied freigestellt, sich die in Papierform gewünschten Unterlagen selber auszudrucken.

Die Varianten 2 und 3, die davon ausgehen, dass die Gremienmitglieder eigene Tablets verwenden, bietet den Gremienmitgliedern, die bereits ein Tablet besitzen, die Möglichkeit, ihr vertrautes Gerät weiter zu nutzen.

Diesen Vorteil böte die Variante 1 nicht. Zudem würde ein Tablet ausschließlich für die Gremientätigkeit in Hilden gleichzeitig bedeuten, dass Gremienmitglieder, die bereits über ein privates oder dienstliches Tablet verfügen, ein weiteres nur für die Tätigkeit in Hildener Gremien besitzen müssten. Dies würde auch Mitglieder anderer Gremien betreffen (z. B. Kreis- oder Landtag, Aufsichtsräte der Sparkassen), die bereits auf digitale Gremienarbeit umgestiegen sind oder dies beabsichtigen.

Nach den Erfahrungen der Städte und Kreise, die Mandatos bereits einsetzen, sowie auch nach Aussage des Programmherstellers selber, ist die iOS-App der Android-App leicht und der Windows-App deutlich überlegen. Dies liegt ganz entscheidend daran, dass der Programmhersteller Neuerungen der App zunächst immer für iOS (Apple) zur Verfügung stellt. Der Funktionsumfang der Android- und Windows-App wird danach schrittweise zunächst für Android und danach für Windows angeglichen. Dies folgt aber jeweils mit mindestens einem Jahr Verzögerung.

Als weitere Vorteile der Tablets mit iOS-App (Apple) wird aus der Praxiserfahrung vor allem genannt:

· sehr nutzerfreundliche PDF-Version

· Funktionsfähigkeit

· höhere Geschwindigkeit

· die Langlebigkeit der Geräte

· die Sicherheit der App

Daher sind für den Einsatz derzeit Apple Tablets (iPads) anderen Geräten vorzuziehen, die Android-App ist allerdings definitiv nutzbar. Auf Grund der Tatsache, dass die Mandatos-App für Windows gegenüber iOS und Android deutlich weniger funktional ist, wird im Beschlussvorschlag lediglich die Lizensierung für iOS und Android genannt. Auf die Lizensierung für Windows wurde hier bewusst verzichtet.

Für iPads, die nach Auffassung der IT-Abteilung alle notwendigen Funktionen besitzen, ist mit Kosten von ca. 350 € pro Stück zu rechnen. Tablets mit vergleichbaren Funktionen und dem Betriebssystem Android bewegen sich im gleichen Kostenrahmen.

Wegen der besseren Funktionen für das Betriebssystem iOS bei vergleichbaren Anschaffungskosten, sind für die Anschaffung durch die Stadt derzeit Apple Tablets (iPads) vorgesehen.

Sollte die Variante 1 oder 3 beschlossen werden, wonach die Verwaltung (zumindest teilweise) Tablets zur Verfügung stellt, ist beabsichtigt, Tablets der Firma Apple zu beschaffen und diese den Mandatsträgern dauerhaft für die Dauer der Gremienzugehörigkeit zu leihen.

Personelle Auswirkungen

Die Einführung der digitalen Gremienarbeit hat personelle Auswirkungen: Zum einen entfallen Tätigkeiten in unterschiedlichen Bereichen, zum anderen entstehen Neue.

Die tatsächlichen personellen Auswirkungen unterscheiden sich je nach beschlossener Variante zum Teil erheblich.

Grundsätzlich entfallen bei allen betrachteten Varianten Arbeiten in der Druckerei.

Der Aufwand in der Poststelle wird in jedem Fall geringer. Das genaue Ausmaß hängt im Einzelnen davon ab, wie viele Gremienmitglieder ihren Verzicht auf eine schriftliche Einladung nicht erklären.

Bei der Variante 1 steht demgegenüber ein Mehraufwand in der IT-Abteilung.

Ein zurzeit nicht einschätzbarer Aufwand verbleibt bei allen Varianten innerhalb der Geschäftsstelle des Rates. Dieser ist von verschiedenen Faktoren abhängig, z. B. Anzahl eigener Tablets, Anzahl Leihgeräte, Nutzung eines oder mehrerer Betriebssysteme, Nutzerverhalten. Ein Wechsel zur digitalen Gremienarbeit (Varianten 1-3) wird für die Geschäftsstelle Rat nach der Einführungsphase als ungefähr aufwandsneutral gesehen.

Finanzielle Auswirkungen

Die Erläuterungen zum Antrag implizieren ein hohes Einsparpotential bei Einführung der digitalen Gremienarbeit, vor allem im Bereich der Druck- und Versandkosten.

Druck

Ein Einsparpotenzial im Bereich der Druckkosten könnte langfristig erzielt werden, wenn komplett auf digitale Gremienarbeit umgestiegen würde (Varianten 1 bis 3).

In der SV 01/059 wurden im Abschnitt „Druckkosten“ die Kosten für Sitzungsunterlagen bereits dargestellt. Auch wurde darauf hingewiesen, dass eine Einsparung nur langfristig realisiert werden kann, da die betriebswirtschaftlichen Kosten überwiegend aus Fixkosten für Personal, Räume und Geräte bestehen. Durch den hohen Anteil (ca. 30%) dieses Produkts an den Gesamtdruckaufträgen der Verwaltung würden die Stückkosten für die übrigen Bereiche der Verwaltung kurzfristig steigen. Es würde seitens der Verwaltung im Falle eines Komplettumstiegs (Varianten 1 bis 3) angestrebt, langfristig Einsparungen zu erzielen.

Versand

Bei einem Komplettumstieg (Varianten 1 bis 3) könnten jährlich Zustellkosten i. H. v. ca. 8.000 € pro Jahr gespart werden (vgl. Abschnitt „Rechtliche Aspekte“ und SV 01/059).

W-LAN

Für ein W-LAN mit ausreichender Leistung in den Sitzungsräumen ist mit einmaligen Kosten i. H. v. ca. 6.000 € zu rechnen (vgl. SV 01/059).

Lizenzen, Soft- und Hardware

Nachfolgend werden die Kosten für Lizenzen, Soft- und Hardware je Variante dargestellt.

	Variante 1		Variante 2		Variante 3
	Einmalig	jährlich	Einmalig	jährlich	Einmalig	jährlich
Mandatos Server-komponente	4.700 €	1.150 €	4.700 €	1.150 €	4.700 €	1.150 €
Lizenz Mandatos iOS-App	2.350 €	575 €	2.350 €	575 €	2.350 €	575 €
Lizenz Mandatos Android-App			2.350 €	575 €	2.350 €	575 €
Lizenz Mandatos Windows-App*			(2.350 €)*	(575 €)*	(2.350 €)*	(575 €)*
Installation / Einrichtung Mandatos	3.000 €		3.000 €		3.000 €
Mobile device management		7.472 €		576 € ***		576 € ***
Tablets	64.400 € **		7.000 € ***		35.700 € ****
Summen	74.450 €	9.197 €	21.750 €	3.451 €	50.450 €	3.451 €

* Seitens der Verwaltung wird von einer Lizensierung der Windows-App abgeraten, vgl. Abschnitt „Auswahl der Tablets“. Der Vollständigkeit halber wurden die dafür entstehenden Kosten dennoch aufgenommen und sind auch in den Gesamtsummen enthalten.

** ca. 164 Tablets à ca. 350 € für Gremienmitglieder zuzüglich ca. 20 Verwaltungsmitarbeiter.

*** Hier fallen nur die Kosten für die Anschaffung und Verwaltung von ca. 20 Tablets für Verwaltungsmitarbeiter an, da die Sammelbestellung für den Erwerb eigener Tablets zwar über die Stadt Hilden erfolgt, dies jedoch (unabhängig von der erforderlichen Mittelbereitstellung im Haushalt) ein durchlaufender Posten ist.

**** Die Kosten für den Kauf der Tablets und die Verwaltung mittels Mobile device management hängen von der Anzahl der benötigten Tablets ab. Fest sind die Kosten für ca. 20 Tablets für die Verwaltungsmitarbeiter (= 7.000 €). Als Beispielberechnung wurde zudem davon ausgegangen, dass 50 % der Gremienmitglieder auf Leihtablets der Verwaltung zurückgreifen werden (Betriebssystem iOS iPads = 350 €/ Stück).

Zusammenfassend ist festzuhalten, dass allein die jährlichen Kosten der Variante 1 nahezu dreimal so hoch sind wie die der Varianten 2 und 3.

Wie zu erwarten war, schlägt sich die Wahl der Variante erheblich auf die einmaligen Kosten nieder.

Rechtliche Aspekte

Der Landrat als Kommunalaufsicht wurde bezüglich der Beschlussvorschläge bzw. einzelner Fragestellungen um Stellungnahme gebeten. Seine Ausführungen sind dieser Sitzungsvorlage als Anlagen beigefügt.

Zusammenfassend ist festzuhalten, dass alle drei Varianten von der Kommunalaufsicht nicht beanstandet werden.

Insbesondere wird seitens des Landrates dargestellt, dass Gremienmitglieder - trotz des ausdrücklichen Rechts auf Information zu den Beratungsgegenständen – keinen Anspruch auf in Papierform bereitgestellte Beschlussvorlagen haben. Auch das zur Verfügung stellen eines kostenlosen mobilen Endgerätes sei nicht zwingend erforderlich. Bezüglich der Varianten 1 bis 3 obliege es jedem einzelnen Gremienmitglied, ob es die Sitzungsunterlagen beispielsweise selber ausdruckt oder ob es diese auf andere Weise, beispielsweise durch ein Tablet, ständig verfügbar hält.

Bezüglich der Einladung zu Sitzungen weist der Landrat darauf hin, dass diese nur den Gremienmitgliedern elektronisch übersandt werden können, die zuvor schriftlich ihren Verzicht auf die Zustellung in Papierform erklärt haben. Je nachdem, wie viele Gremienmitglieder ihren Verzicht nicht erklären, fallen weiterhin Kosten für die Einladungen an.

Unabhängig von der beschlossenen Variante würde eine Änderung der Hauptsatzung und der Geschäftsordnung durch den Rat erforderlich.

Übersicht der Vor- und Nachteile der einzelnen Varianten

Die folgende Tabelle fasst die Themen der Sitzungsvorlagen 01/059, 01/059/1 und dieser Sitzungsvorlage bezogen auf die drei betrachteten Varianten zusammen. Es soll ein Überblick der jeweiligen Vor- und Nachteile gegeben werden. Variante 2 entspricht auch hier dem Beschlussvorschlag dieser Sitzungsvorlage.

Legende:	+	positiv	V 1	Variante 1
	o	neutral	V 2	Variante 2
	-	negativ	V 3	Variante 3

Kriterium	V 1	V 2	V 3	Bemerkung
Notizfunktion „für sich selbst“	+	+	+	Die Möglichkeit von Notizen besteht bei allen Varianten.
Notizfunktion Fraktion	+	+	+	Aktuell für Apple- und Android-Geräte. Nicht bei Papierausfertigungen
Volltextrecherche	+	+	+	Nicht bei Papierausfertigungen
Offline-Fähigkeit	+	+	+	Bei allen Varianten stehen bereits heruntergeladene Dateien auch offline zur Verfügung.
Einschränkung der Tabletnutzung	-	0	-	Die Nutzungsvereinbarung wird unterschiedliche Einschränkungen enthalten, je nachdem, ob eigenes Tablet oder Leihtablet der Verwaltung.
Vertraute Bedienung	-	+	0	Variante 2 ermöglicht es im Gegensatz zu Variante 1, mit dem eigenen Tablet zu arbeiten, mit dessen Funktionen man vertraut ist. Die Variante 3 ermöglicht dies nur, wenn man ein eigenes Gerät nutzt.
Doppelbesitz von Geräten	-	+	+	Variante 1 bedeutet, dass alle ein Tablet bekommen, welches nur für die Gremientätigkeit genutzt werden kann. Sollte bereits ein anderes Tablet vorhanden sein, hätte man mind. zwei Tablets (z. B. privat oder dienstlich und Gremientätigkeit). Die Variante 2+3 bieten die Möglichkeit z. B. für Kreistagsmitglieder, alle Sitzungen mit einem Gerät zu verfolgen.
Anwesenheit bei Zustellung nicht erforderlich	+	+	+	Die Zustellung erfolgt nicht mehr per Boten, daher keine Anwesenheit an Tagen der Zustellung erforderlich.
Anwender- unterstützung	+	0	0	Bei Variante 1 sind alle Tablets technisch gleich. Dies erleichtert Hilfestellungen sowohl durch die Stadt als auch untereinander z. B. in den Fraktionen. Die App ist nach den Erfahrungen einiger Kreistagsmitglieder jedoch selbsterklärend.
finanzielle Auswirkungen Tablets (Gremienmitglieder)	+	-	0	Bezogen auf die Anschaffungskosten für Gremienmitglieder. Variante 3: Je nach Wahl innerhalb der Variante.
finanzielle Auswirkungen Tablets (Stadt)	-	+	0	Anschaffungskosten für Stadt: Bei der Variante 3 hängen diese von der Zahl der bereitzustellenden Tablets ab, daher -auch in Abstufung zu Variante 1 („-“) mit „0“ bewertet.
finanzielle Auswirkungen W-LAN	0	0	0	Für den Ausbau des W-LANs entstehen bei jeder Variante einmalige Kosten i. H. v. ca. 6.000 €
finanzielle Auswirkungen Lizenzen	+	-	-	Variante 1 würde nur iOS Lizenz erfordern, Varianten 2+3 erfordern je bis zu drei Lizenzen.
finanzielle Auswirkungen MDM	-	+	+	Die jährlichen Kosten für Mobile device management sind bei Variante 1 ca. 13-mal so hoch wie die der Variante 2. Bei Variante 3 hängt dies von der Anzahl der Leihtablets ab.
finanzielle Auswirkungen Druck	+	+	+	Langfristig besteht Einsparpotenzial, vgl. Ausführungen in SV 01/059
finanzielle Auswirkungen Zustellung	+	+	+	Die Kosten für die Zustellungen entfallen bei allen Varianten, sofern alle Gremienmitglieder der digitalen Zurverfügungstellung der Einladungen zustimmen.
Arbeitsaufwand Druckerei	+	+	+	Der Arbeitsaufwand der Druckerei entfällt bei allen Varianten.
Arbeitsaufwand IT	-	0	0	Die Betreuung von rund 180 zusätzlichen Tablets bei Variante 1 bedeutet für die IT einen hohen Mehraufwand.
Arbeitsaufwand Geschäftsstelle Rat	0	0	0	Der Arbeitsaufwand in der Geschäftsstelle Rat wird als langfristig ungefähr aufwandsneutral eingeschätzt.
Papiereinsparung (Umwelt)	+	+	+	Abhängig von der Anzahl der noch selbst gedruckten Papierausfertigungen.
Rechtssicherheit Beschluss	+	+	+	Alle Varianten werden bei entsprechender Anpassung in der Hauptsatzung und der Geschäftsordnung des Rates von der Kommunalaufsicht nicht beanstandet.
Datenschutz und Datensicherheit gewährleistet	+	0	0	Keine Variante kann nicht-legale Handlungen unterbinden. Variante 1 schützt am besten vor versehentlicher Informationsweitergabe, Varianten 2+3 sind sicher genug; vgl. Absatz Datensicherheit und Datenschutz dieser SV.

Im ursprünglichen Antragstext hieß es, dass die digitale Gremienarbeit aus Gründen der Umweltfreundlichkeit zu begrüßen sei. In diesem Zusammenhang wird darauf hingewiesen, dass Tablets auf Grund des technischen Fortschritts spätestens alle 4 bis 5 Jahre ersetzt werden müssen. Ältere Geräte werden in der Regel von den Herstellern nicht mehr mit Sicherheitsupdates versehen. Der im Antragstext in Aussicht gestellten Umweltfreundlichkeit durch geringeren Papierverbrauch stehen die umweltbelastenden Faktoren bei der Herstellung elektronischer Geräte gegenüber.

Fazit

Die Verwaltung befürwortet die Einführung der digitalen Gremienarbeit und empfiehlt deren Umsetzung im Rahmen des Beschlussvorschlages, bei der alle Gremienmitglieder eigene, bereits vorhandene oder als Sammelbestellung über die Stadt erworbene Tablet nutzen. Diese Variante belastet den städtischen Haushalt am wenigsten und bietet ein gutes Maß an Datenschutz und Datensicherheit.

Die Unterlagen stehen wie bisher im Gremieninformationssystem und zusätzlich zum mobilen Abruf in der Mandatos-App zur Verfügung.

Dem Wunsch vieler Ratsmitglieder - und sicher auch sachkundiger Bürgerinnen und Bürger - im Rahmen der digitalen Gremienarbeit weiterhin die Möglichkeit zu haben, sich in den Unterlagen Notizen machen zu können, wird mit allen Varianten entsprochen. Darüber hinaus besteht – im Gegensatz zur bisherigen Zustellung in Papierform - auch noch die Möglichkeit, Notizen fraktionsübergreifend zu teilen.

Auch bei Einführung der digitalen Gremienarbeit besteht für jedes Gremienmitglied die Möglichkeit, sich die in Papierform gewünschten Unterlagen selber auszudrucken.

Ziel der Verwaltung ist es, jedes Gremienmitglied von der Funktionalität der digitalen Gremienarbeit zu überzeugen und bei deren Einsatz zu unterstützen.

gez.

Birgit Alkenings

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