SessionNet | Einführung der digitalen Gremienarbeit

- die Hauptsatzung und die Zuständigkeitsordnung des Rates bezüglich der digitalen Gremienarbeit zu überarbeiten und dem Rat zur Entscheidung vorzulegen und

- eine Nutzungsvereinbarung vorzubereiten.

Die Mittelbereitstellung erfolgt im Rahmen der Haushaltsplanberatungen 2018.

Zusätzliche Erläuterungen und Begründungen dieser Sitzungsvorlage SV 01/084/1:

In der letzten Ratssitzung am 11.10.2017 hat die Verwaltung im Auftrag des Rates mit der Sitzungsvorlage 01/084 Vorschläge zur Einführung der digitalen Gremienarbeit unterbreitet. Die Fraktionen stellten in diesem Rahmen diverse Fragen und gaben einige Anregungen, die sie für die weitere Beratung für wichtig halten (s. Anlage „Auszug aus der Niederschrift“). Fragen und Anregungen, die nach der Sitzung an die Verwaltung herangetragen wurden, sind in dieser Vorlage selbstverständlich mit abgehandelt. Unter der jeweiligen Überschrift werden Erläuterungen zu den aufgeworfenen Fragen und Anregungen gegeben.

Die Entscheidung über das „Ob und Wie“ der Einführung der digitalen Gremienarbeit obliegt allein dem Rat der Stadt Hilden. Mit der Sitzungsvorlage 01/084 hat die Verwaltung dem Auftrag des Rates folgend drei Varianten näher betrachtet und aus verschiedenen, in der Sitzungsvorlage ausgeführten Gründen, die Variante 2 (Nutzung eigener Endgeräte) empfohlen. Der Rat kann hiervon abweichend auch andere Varianten beschließen. Die Verwaltung weist darauf hin, dass insbesondere ein paralleles Verfahren von digitaler und papiergestützter Gremienarbeit Einsparungen für Zustellung, Druck etc. verhindern und im Gegenteil erhöhten Personalbedarf im Team Bürgermeisterbüro und gegebenenfalls – je nach Variante - in der IT-Abteilung nach sich ziehen würde.

Die unterschiedlichen Varianten sind zusammenfassend nochmal als Anlage 3 beigefügt.

Unterstützung der Gremienmitglieder bei der Nutzung von Mandatos

Bei Einführung der digitalen Gremienarbeit werden seitens der Verwaltung Schulungen für alle Gremienmitglieder (Ratsmitglieder und sachkundige Bürger) angeboten. Zudem stehen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Geschäftsstelle Rat und der IT-Abteilung während der üblichen Dienstzeiten montags bis freitags für Beratung und Hilfestellung, z. B. telefonisch oder persönlich, zur Verfügung.

Selbstverständlich besteht dieses Beratungsangebot über den Übergangszeitraum hinaus und unabhängig davon, ob die Tablets der Stadt, den Fraktionen oder den Gremienmitgliedern gehören.

Die Verwaltung hat seit Beginn dieses Jahres mit einigen Städten, die die Mandatos App nutzen, Kontakt gehabt. Übereinstimmend wurde berichtet, dass sich die Nutzung als problemlos herausgestellt hat. Schwierigkeiten mit der Bedienung und Handhabung der Mandatos App hat es nach einer kurzen Einführungsphase nicht gegeben.

Informationen über die nötigen technischen Mindestvoraussetzungen eines Tablet für die Nutzung von Mandatos

Sofern die Nutzung eigener Tablets oder die Anschaffung von Tablets durch die Fraktionen beschlossen wird, wird die Verwaltung selbstverständlich über die jeweils aktuell benötigten Mindestvoraussetzungen des Tablets informieren.

Weitergabe von Tablets an Stellvertreter

Die Weitergabe von Tablets an Stellvertreter oder aus einem Pool heraus an jeweils unterschiedliche Mitglieder ist mit entsprechender Nutzungsvereinbarung zur Sicherstellung der Vertraulichkeit möglich:

· Innerhalb der Mandatos-App dürfen keine Zugangsdaten gespeichert werden.

Erst das Schließen der Mandatos-App führt zu einer echten Abmeldung. Eine Weitergabe des Tablets darf daher nur erfolgen, wenn vorher die Mandatos-App geschlossen wird.

· Persönliche Notizen eines anderen Nutzers können in der installierten und damit gleichen Mandatos-App gelesen werden, auch wenn die Anmeldung über unterschiedliche Gremieninfo-Zugänge erfolgt. Dies sollte dem Weitergebenden bewusst sein.

Bei einem Vorhalten von Tablets in den Fraktionen (Pool) sollten die Fraktionen entsprechende organisatorische Maßnahmen treffen, um die Einhaltung der Vertraulichkeit zu gewährleisten.

Die Anforderungen an die Verwaltung gehen darüber hinaus. Bei städtischen Tablets muss vor einer Weitergabe der Inhalt der App gelöscht werden (oder einfacher die App deinstalliert und neu installiert werden. Sofern der Rat ein Vorhalten von Leihgeräten durch die Verwaltung beschließt, führt dies zwangsläufig zu einem erhöhten Personalaufwand in der Verwaltung.

In dem Zusammenhang werden noch mal ein paar grundsätzliche Hinweise zum Datenschutz und zur Datensicherheit gegeben:

Datenschutz und Datensicherheit

Datenschutz und Datensicherheit basieren grundsätzlich auf zwei Faktoren: Zum einen sind sie abhängig vom Nutzerverhalten, zum anderen von technischen und organisatorischen Strukturen. Auf das Nutzerverhalten kann seitens der Verwaltung nur sehr eingeschränkt Einfluss genommen werden. Um das Nutzerverhalten „systemkompatibel“ zu machen, werden Nutzungsvereinbarungen abgeschlossen.

Die Auflagen für öffentliche Stellen sind höher. Soweit eine Variante beschlossen wird, die städtische Tablets zur Nutzung vorsieht, obliegt die Hauptverantwortung für die Datensicherheit der Verwaltung. Entsprechend wird die Verwaltung diese Geräte bestmöglich zu schützen versuchen. Hierzu gehört z.B. dass andere Programme außer Mandatos, die nicht für die Nutzbarkeit des Tablets für die Gremienarbeit benötigt werden nicht zugelassen werden. Das bedeutet in der Praxis eine regelmäßige Löschung/“Bereinigung“ von Programmen und Daten über das „mobile device management (MDM). Die Vereinbarung zwischen Gremienmitgliedern und der Stadt wird entsprechend umfangreich, weil auch das Nutzerverhalten den erhöhten Sicherheitsauflagen entsprechen muss.

Soweit Mandatsträger eigene Tablets verwenden, obliegt die Sicherheit des Tablets den jeweiligen Nutzern selbst. Die Verwaltung kann hierbei auf Verhaltensweisen des Nutzers nur insoweit Einfluss nehmen, dass eine Nutzervereinbarung unterzeichnet wird, in der z. B. keine Weitergabe von geschützten Daten und das regelmäßige Aktualisieren von Software erklärt werden muss.

An dieser Stelle wird deutlich darauf hingewiesen, dass die Nutzbarkeit eines städtischen Tablets sich deutlich von der Nutzbarkeit eines privaten Tablets unterscheidet, ohne dass sich die Sicherheit des Gesamtsystems Bürgerinfo/Gremieninfo/Mandatos-App ändert.

Als Anlage, 4 und 5 beigefügt sind Muster der Stadt Leverkusen, wie solche Vereinbarungen sowohl bei Nutzung eigener Tablets, als auch bei Nutzung städtischer Tablets, aussehen.

Lesbarkeit von Dokumenten

Es wurde gefragt, ob z. B. Haushaltspläne und DIN A3- Pläne auf einem Tablet lesbar sind. Grundsätzlich können Dokumente durch einfaches zoomen mit zwei Fingern verkleinert und auch vergrößert werden, d.h. in Plänen ist die Gesamtansicht dann zwar kleiner als DIN A3, die Detailansicht kann aber in höherer Auflösung als auf einem Ausdruck angeschaut werden. Zudem gibt es den Vorteil, dass in digitalen Dokumenten eine Volltextsuche möglich ist.

Bei der Variante „bring your own device“ steht es den Mandatsträgern darüber hinaus frei, welches Tablet sie sich anschaffen – Tablets gibt es beispielsweise auch mit einem Bildschirm, der in etwa DIN A4 entspricht.

Übergangszeitraum von Papier zu digitaler Gremienarbeit

Seit Sommer 2017 besteht für alle Gremienmitglieder die Möglichkeit, die Zustellung der Sitzungsunterlagen über Mandatos auf eigenen Geräten zu testen. In der SV 01/084 hat die Verwaltung ab Ausgabe der Tablets einen Übergangszeitraum von ca. 3 Monaten zzgl. Sommerferien vorgesehen. Hierbei wurde davon ausgegangen, dass in den Sitzungen vor der Sommerpause (Juni und Juli) bereits digital mit Mandatos zugestellt und beraten wird, aus „Sicherheitsgründen“ aber weiterhin alle noch Papierunterlagen bekommen. Da in diesem Zeitraum fast alle Gremien (ausgenommen Personalausschuss, Paten- und Partnerschaftsausschuss, Wahlausschuss sowie des Arbeitskreises Sicherheit und Ordnungspartnerschaften) tagen, hätten somit die weit überwiegende Mehrheit der Gremienmitglieder die Möglichkeit, sich bei mindestens einem Ausschuss an den Umgang mit Mandatos während einer Sitzung zu gewöhnen.

Letztlich ist der Rat frei, über die Dauer der Übergangszeit zu entscheiden. Je länger die Übergangszeit ist, desto weniger tritt jedoch ein Spareffekt ein.

Nutzung der städtischen Drucker

Die städtischen Drucker sind in das Netzwerk der Stadtverwaltung eingebunden. Sie können nur von einem städtischen Arbeitsplatz, an dem jemand mit Kennung angemeldet ist, angesteuert werden können. Da die Fraktionen in Hilden nicht in städtischen Räumlichkeiten und mit städtischer IT-Ausstattung untergebracht sind, haben sie keinen Arbeitsplatz, um Druckaufträge zu erzeugen.

Neben dem Arbeitsplatz zum Drucken müssten die Mandatsträger auch mit einem elektronischen Chip ausgestattet werden, mit dem die Drucke am Drucker abgerufen werden. Aus Gründen des Datenschutzes und der Datensicherheit müsste die jetzt vorhandene Netzwerkstruktur umgebaut werden.

Der dagegen stehende Nutzen ist allerdings fraglich. Hierbei würde den Mandatsträgern die Möglichkeit eröffnet, während der Öffnungszeiten des Rathauses Dokumente auszudrucken. Ob dies wirklich komfortabel ist, mag dahingestellt bleiben. Bisher können Ausdrucke bei Bedarf in den Geschäftsstellen vorgenommen und über die Fraktionszuschüsse abgerechnet werden.

Ersatzgeräte von der Stadt Hilden / Energieversorgung während der Sitzungen

Die Verwaltung empfiehlt nicht, Ersatzgeräte in Sitzungen vorzuhalten. Nach den Erfahrungen in Monheim und den anderen Kommunen, stellt die Energieversorgung in der Praxis kein Problem dar. Die dort teilweise zu Beginn der digitalen Gremienarbeit angeschafften Ersatztablets werden nicht genutzt. Um etwaigen Befürchtungen zu begegnen wäre als relativ preiswerte Variante die Bereitstellung von Powerbanks als Energiereserve denkbar (so in Monheim).

Ein Nachrüsten des Ratssaales (und anderer Sitzungsorte) mit Steckdosen ist mit einem erheblichen finanziellen Aufwand verbunden. Grob geschätzt wäre für den Ratssaal mit Kosten von 30.000 – 40.000 € zu rechnen.

Zuschüsse zu Tablets, insbesondere Finanzierung der Tablets für sachkundige Bürger/innen

Die Entscheidung über Zuwendungen (Art, Umfang etc.) liegt im alleinigen Ermessen des Rates der Stadt Hilden. Der Rat kann im Rahmen seiner Haushaltsautonomie und unter Berücksichtigung der Haushaltsgrundsätze eigenverantwortliche Regelungen hinsichtlich beabsichtigter Zuschüsse etc. treffen. Hierbei ist es auch egal, ob Zuschüsse an die Mandatsträger oder die Fraktionen gewährt werden.

Einen einheitlichen Weg der Einführung und Gewährung von Zuschüssen gibt es nicht:

Stadt		Zuschüsse RM	Zuschüsse sB	Bemerkungen
Monheim		nein	nein
Wülfrath	Nutzung auf freiwilliger Basis	250€ - 0 €	nein
Bergisch Gladbach	Nutzung auf freiwilliger Basis	nein	nein
Düren	Städt. Tablets mit Verwaltung über MDM	entfällt	entfällt
Köln	Verleiht auf Nachfrage städt. Tablets	nein	nein
Leverkusen	Verleiht auf Nachfrage städt. Tablets	nein	nein
Kreis ME	Nutzung auf freiwilliger Basis	nein	nein	Derzeit wird diskutiert, ob Fraktionszuschüsse zur Beschaffung von Tablets erhöht werden
Erkrath	Nutzung auf freiwilliger Basis	nein	nein
Wülfrath	Nutzung auf freiwilliger Basis	wird diskutiert	nein
Witten	Nutzung auf freiwilliger Basis	nein	nein
Bergkamen	Nutzung auf freiwilliger Basis	200 €	nein

Bis auf Monheim bieten alle angefragten Kommunen die papierlose Gremienarbeit auf freiwilliger Basis. Die Städte Wülfrath und Bergkamen zahlen einen Zuschuss zu den Anschaffungskosten eines Tablets. H. v. 250,- € bzw. 200,- € für jedes Ratsmitglied, das auf Papier verzichtet möchte. Ein Zuschuss für sachkundige BürgerInnen und beratende Mitglieder oder an die Fraktionen wird in keiner der angefragten Kommunen gezahlt.

Sofern eine Bezuschussung mehrheitlich vom Rat beschlossen wird, sollte ein Festbetrag oder ein Höchstbetrag definiert werden, bis zu dem ein Gerät bezuschusst werden soll. Wie weiter oben bereits ausgeführt betragen die Kosten für ein taugliches iPad ca. 350 €, für ein taugliches Android-Gerät ca. 220 €. Eine Zuschusshöhe von bis zu 250 € (Wülfrath) oder 200€ (Bergkamen) erscheint durchaus angemessen.

Zuschüsse an Mandatsträger: Bei einer Bezuschussung an die Mandatsträger sollte auch eine Entscheidung getroffen werden, ob der Zuschuss im Hinblick auf den Anschaffungszeitpunkt (z.B. bei Nachrückern) gestaffelt gezahlt werden soll (Wülfrath: Zuschuss verringert sich um jeden Monat bis zum Ende der Wahlperiode). Ebenso sollte eine Regelung getroffen werden, ob Zuschüsse bei einem vorzeitigen Ausscheiden aus dem Rat anteilig zurückgezahlt werden müssen.

Nicht zuletzt sollte auch eine Doppelbezuschussung bei Mandatsträgern, die auch in Gremien anderer Körperschaften (z.B. Kreis) oder sonstiger Einrichtungen an einer papierlosen Gremienarbeit teilnehmen ausgeschlossen oder begrenzt werden.

Zuschüsse an die Fraktionen: Auch hierbei sollte ein Festbetrag oder eine Höchstgrenze je Gerät festgelegt werden. Darüber hinaus bedarf es auch einer Regelung wie viele Geräte einer Fraktion bezuschusst werden (beispielsweise Anzahl Ratsmitglieder und sachkundige BürgerInnen zuzüglich ein Gerät für die Fraktionsgeschäftsstelle).

Bei einem Grundsatzbeschluss, dass Zuschüsse an die Gremienmitglieder oder an die Fraktionen gewährt werden, ist zu beachten, dass die Zuschüsse jeweils pro Wahlperiode benötigt werden, da die Tablets nach 4-5 Jahren veraltet sind und wahrscheinlich von der Mandatos-App nicht mehr unterstützt werden.

Die Fraktion Allianz für Hilden hat darüber hinaus den als Anlage beigefügten „Antrag zur Einführung der digitalen Gremienarbeit“ eingereicht. Die Verwaltung hält es nicht für hilfreich im Sinne der Sache, hierzu eine separate Vorlage zur Beschlussfassung vorzulegen. Stattdessen wird im nachfolgenden zu den einzelnen Antragpunkten Stellung bezogen. Selbstverständlich steht es unabhängig davon frei, entsprechende Änderungen des Beschlussvorschlages zu beantragen.

„Die ALLIANZ FÜR HILDEN beantragt, die Beschlussvorlage WP14-20 SV 01/084 so zu überarbeiten, dass

die vorgeschlagenen Handlungsoptionen alle Fraktionen, unabhängig von ihrer Größe, gleichbehandeln, ohne dass sachkundige Bürgerinnen und Bürger und deren Stellvertreter ohne Ratsmandat gegenüber Ratsmitglieder durch Kosten benachteiligt werden, die in keinem Fall durch Sitzungsgelder allein zu stemmen sind.

Hierzu wird nochmal darauf verwiesen, dass der Rat im Rahmen seiner Haushaltsautonomie und im rechtlichen Rahmen in der Regelung frei ist. Die möglichen Varianten hinsichtlich der Einführung der papierlosen Gremienarbeit und mögliche Varianten einer Bezuschussung sind ausreichend dargestellt worden.

die Nutzung eigener Tablets nur absolut freiwillig und insbesondere ohne spezielle sicherheitstechnische Auflagen erfolgt.

s. Ausführungen zu 1.

sichergestellt ist, dass alle Sicherheitsanforderungen durch die bereitgestellte App und ihre Mechanismen und Authentifizierungsverfahren sowie die AGB des Anbieters abgedeckt werden, oder (?) dass jegliche Zugriffe durch Dritte auf die (..?) oder Erweiterungen der privaten Infrastruktur erforderlich sind.

Ob die von Somacos bereitgestellte App „bestmögliche und umfassende Sicherheitsmechanismen, -technologien und Authentifizierungsmaßnahmen“ enthält, kann verwaltungsseitig nicht abschließend beurteilt werden. Tests und Erfahrungen anderer Kommunen haben bislang keine Sicherheitslücken gezeigt. Im Übrigen wird auf die Ausführungen zum Datenschutz und zur Datensicherheit verwiesen (s.o.)

nachgewiesen ist, dass die Handhabbarkeit insbesondere während der Sitzungen für ungeübte Anwender und die dafür erforderliche WLAN-Performance in den Sitzungsräumen gewährleistet ist.

Die Verwaltung bietet seit April dieses Jahres die testweise Nutzung der Mandsatos-App an

Die für die gleichzeitige Nutzung aller Mandatsträger erforderliche WLAN-Performance wurde bereits zunächst im Sitzungssaal des Bürgerhauses geschaffen. Selbstverständlich ist die Verwaltung in der Pflicht die erforderliche Performance vorzuhalten, gegebenenfalls entsprechend zu erweitern.

Erfahrungsberichte vergleichbarer Städte detailliert eingearbeitet sind.

Die Verwaltung hat in den bisherigen Beratungen und Sitzungsvorlagen immer wieder über Erfahrungen anderer Städte berichtet und diese in die jeweiligen Erläuterungen und Empfehlungen eingearbeitet.

hinreichend beleuchtet wird, welche Synergien sich aus einem gemeinsamen Vorgehen der Kommunen im Kreis ergeben würden.

Synergien sind nicht erkennbar.

Zusammenfassung:

Die Einladung muss in Papierform zugestellt werde, wenn nicht ausdrücklich persönlich darauf verzichtet wird.

Die Sitzungsvorlagen müssen zugänglich sein

Der Rat ist in der Wahl des Modells, sowohl was Zustellung als auch Bezuschussung angeht, frei.

Die Verwaltung hat die komplett digitale Variante mit der höchsten Einsparung vorgeschlagen. Das ist aber ein Vorschlag.

gez.

Birgit Alkenings

8 Dokumente