Beschlussvorschlag:

 

Der Rat der Stadt Hilden beschließt die Einführung der digitalen Gremienarbeit.

Die Verwaltung wird beauftragt,

-      Lizenzen der Firma Somacos zu erwerben für die Mandatos-App der Betriebssysteme

-       iOS und

-       Android,

-      den Gremienmitgliedern eine Sammelbestellung für den Erwerb von Tablets anzubieten,

-      die Geschäftsordnung des Rates bezüglich der digitalen Gremienarbeit zu überarbeiten und dem Rat zur Entscheidung vorzulegen und

-      eine Nutzungsvereinbarung vorzubereiten.

 

Grundsätzlich nutzen die Gremienmitglieder hierbei eigene Endgeräte (Tablets).

Den Fraktionen soll die Möglichkeit gegeben werden, ihren Ratsmitgliedern und sachkundigen BürgerInnen oder sachkundigen EinwohnerInnen, die von den Fraktionen entsendet wurden, ein Tablet zur Verfügung zu stellen, wenn diese kein eigenes Tablet nutzen möchte. Hierzu erhalten die Fraktionen je Wahlperiode zusätzliche Investitionszuschüsse für die Anschaffung geeigneter Tablets mit dem Betriebssystem.

 

o  Android

o  iOS

 

Der Zuschuss wird gewährt für ein Tablet mit der erforderlichen Basisausstattung, die für die Nutzung der Mandatos-App benötigt wird (zurzeit rd. 220,00 € für entsprechende Android-Geräte und  rd. 350,00 € für entsprechende iPads).

 

Die Anzahl der Tablets, die bezuschusst werden, ist begrenzt auf die jeweilige Anzahl der Ratsmitglieder und sachkundigen BürgerInnen und EinwohnerInnen, soweit diese den Verzicht auf Papierzustellung erklären.

 

Diese Investitionszuschüsse sind nicht anrechenbar auf die jährlich übertragbaren Fraktionszuschüsse, die nicht verausgabt wurden.

 

Parallel zur Nutzung von Mandatos stellt die Verwaltung auf Wunsch für einen Zeitraum von maximal 6 Monaten die Unterlagen weiter in Papierform zur Verfügung.

 

 

Die Mittelbereitstellung erfolgt im Rahmen der Haushaltsplanberatungen 2018.

Zusätzliche Erläuterungen und Begründungen dieser Sitzungsvorlage SV 01/084/2:

 

In der letzten Ratssitzung am 13.12.2017 hat der Rat beschlossen, die digitale Gremienarbeit in Hilden einzuführen. Es soll jedoch weiterhin die Möglichkeit bestehen, die Sitzungsunterlagen in Papierform zu erhalten.

 

Im Rahmen der Diskussion wurde besprochen, dass die Fraktionen den Fraktionsmitgliedern, die sich kein eigenes Tablet besitzen oder anschaffen wollen, aber dennoch an der papierlosen Gremienarbeit teilnehmen wollen, ein Tablet zur Verfügung stellen sollen. Hierzu soll den Fraktionen ein Investitionszuschuss für die Beschaffung der Tablets gewährt werden. Die Tablets werden von den Fraktionen angeschafft und gehen in das Eigentum der jeweiligen Fraktion über (eine etwaige Sammelbestellung über die Verwaltung ist natürlich unabhängig davon möglich).

 

 

Bereits in der letzten Ratssitzung wurde besprochen, dass den Fraktionen maximal für die Anzahl der eigenen Gremienmitglieder Zuschüsse gezahlt werden und es keine Doppelbezuschussung für Gremienmitglieder geben soll, die bereits über die Mitgliedschaft zu einem anderen, digital arbeitenden Gremium (z. B. Kreistag, Aufsichtsrat) ein Tablet gestellt bekommen haben, das sie auch für die Ratsarbeit nutzen dürfen.

 

Unabhängig davon sollte ein Investitionszuschuss nur für Tablets gezahlt werden, soweit die Nutzer den Verzicht auf Papierzustellung erklärt haben.

 

In den Haushaltsplanberatungen 2018 soll über die Höhe des Zuschusses pro Tablet sowie die Gruppen beschlossen werden, für die eine Fraktion einen solchen Zuschuss erhalten kann.

 

Um hierüber entscheiden zu können, wurde die Verwaltung beauftragt, eine Übersicht über mögliche Zuschusskosten zu erstellen. Die Kosten für ein taugliches Android-Gerät in der mit der erforderlichen Basisausstattung betragen zurzeit ca. 220 €, für ein entsprechendes iPad ca. 350 €. Da ein freiwilliger Umstieg zur digitalen Gremienarbeit beschlossen wurde, hängt die Endsumme des Zuschussbetrages entscheidend von der Anzahl der Fraktionsmitglieder ab, die tatsächlich umsteigen möchten. Nachfolgend sind daher die maximal entstehenden Kosten auf dieser Preisbasis berechnet:

 

	Anzahl Gremien-mitglieder	Kosten Android Tablet (220€/Tablet)	Kosten iPad (350€/Tablet)
Ratsmitglieder	44	9.680,00 €	15.400,00 €
Sachkundige BürgerInnen	55	12.100,00 €	19.250,00 €
Summe	163	21.780,00 €	34.650,00 €

 

Verwaltungsseitig wird empfohlen, Gremienmitgliedern, die ausschließlich stellvertretende Funktionen wahrnehmen, von der Bezuschussung auszunehmen.

 

	Anzahl Gremien-mitglieder	Kosten Android Tablet (220€/Tablet)	Kosten iPad (350€/Tablet)
ausschließlich stellvertretende sachkundige Bürger der Fraktionen	14	3.080,00 €	4.900,00 €

 

Diese Gremienmitglieder entsprechend selten tatsächlich in Ausschüssen tätig. Wie in der SV 01/084/1 erläutert, ist die Weitergabe von Tablets an Stellvertreter mit einer entsprechenden Nutzungsvereinbarung, die die Vertraulichkeit der Daten sicherstellt, möglich. Die von der Verwaltung in der letzten Ratssitzung zugesagte Muster-Nutzungsvereinbarung zwischen Fraktion und Gremienmitglied ist dieser Sitzungsvorlage als Anlage beigefügt

 

 

 

Der Beschlussvorschlag sieht eine Bezuschussung ausschließlich für Tablets von Fraktionsmitgliedern vor, die entweder Ratsmitglied oder sachkundige BürgerInnen bzw. sachkundige EinwohnerInnen, die von den Fraktionen in einen Ausschuss entsandt sind. Daneben können weitere Personen einem Gremium angehören, entweder auf Grund sondergesetzlicher Bestimmungen oder weil der Rat es für angebracht hält:

 

• Sachkundige Einwohner (Sozialausschuss und Schul- und Sportausschuss)
• Beratende Mitglieder aufgrund sondergesetzlicher Bestimmungen (Schul- und Sportausschuss und Jugendhilfeausschuss)

 

Hierbei handelt es sich entweder um hauptamtliche Bedienstete von Körperschaften des öffentlichen Rechts (Kirche, Kreisverwaltung, Amtsgericht oder Bundesagentur für Arbeit) oder Vertretern von Organisationen, die selbst ein Interesse haben, an der Gremienarbeit teilzuhaben (z.B. Paritätischer Wohlfahrtsverband, Kinderschutzbund). Hier vertritt die Verwaltung die Auffassung, dass für die technische Ausstattung von Mitarbeitern grundsätzlich der jeweilige Arbeitgeber bzw. die entsendende Einrichtung verantwortlich ist, so auch für eine eventuelle Ausstattung mit einem Tablet.

 

	Anzahl Gremien-mitglieder	Kosten Android Tablet (220€/Tablet)	Kosten iPad (350€/Tablet)
Jugendhilfeausschuss (einschl. Stellvertreter)	22	4.840,00 €	7.700,00 €
Schul- und Sportausschuss  (einschl. Stellvertreter)	10	2.200,00 €	3.500,00 €
Sozialausschuss (einschl. Stellvertreter)	8	1.760,00 €	2.800,00 €

 

 

Gleiches gilt im Übrigen auch für

• Stimmberechtigte Mitglieder aufgrund sondergesetzlicher Bestimmungen (Jugendhilfeausschuss)

	Anzahl Gremien-mitglieder	Kosten Android Tablet (220€/Tablet)	Kosten iPad (350€/Tablet)
Jugendhilfeausschuss (einschl. Stellvertreter )	12	2.640,00 €	4.200,00 €

 

 

Ebenfalls ausgenommen von dieser Zuschussregelung wäre der Integrationsrat

 

	Anzahl Gremien-mitglieder	Kosten Android Tablet (220€/Tablet)	Kosten iPad (350€/Tablet)
gewählt über Integrationsratswahl	9	1.980,00 €	3.150,00 €

 

Der Integrationsrat ist kein Gremium des Rates. Die Mitglieder gehören auch nicht alle einer Fraktion an. Insofern würde die Einbeziehung des Integrationsrates zu einer Ungleichbehandlung innerhalb des Gremiums führen. Dies ist nicht gewollt.

 

Die hauptamtlichen MitarbeiterInnen der Fraktionsgeschäftsstellen wurden im Beschlussvorschlag ebenfalls nicht berücksichtigt, da hier noch grundsätzlich die Teilnahme an der digitalen Gremienarbeit datenschutzrechtlich geprüft wird.

 

Unabhängig von der Entscheidung über eine Zuschussgewährung bleibt es all diesen Gremienmitgliedern auf Grund des bestehenden Ratsbeschlusses vom 13.12.2017 freigestellt, weiterhin die Sitzungsunterlagen ausgedruckt zu erhalten.

Auch ist es möglich, private Tablets über die von der Stadt angebotene Sammelbestellung per Ausschreibung auf eigene Kosten zu beziehen.

 

 

Die Entscheidung über Zuwendungen (Art, Umfang etc.) liegt im alleinigen Ermessen des Rates der Stadt Hilden. Der Rat kann im Rahmen seiner Haushaltsautonomie und unter Berücksichtigung der Haushaltsgrundsätze eigenverantwortliche Regelungen hinsichtlich beabsichtigter Zuschüsse etc. treffen.

 

Es ist zu beachten, dass die Zuschüsse jeweils pro Wahlperiode benötigt werden, da die Tablets nach 4-5 Jahren veraltet sind und keine Updates mehr zur Verfügung gestellt werden.

 

 

Zeitplan:

 

Die Lizenzschlüssel können nach Rechtskraft des Haushaltes, also voraussichtlich Ende April erworben werden.

 

Mandatos muss nicht „installiert“ werden, sondern es muss nur der entsprechende Lizenzschlüssel eingegeben werden. Das können wir selbst machen. Danach muss kurz getestet werden, ob Session weiterhin wie gewohnt funktioniert. Dafür wird ein kurzes Wartungsfenster (ca. 1 Stunde) benötigt.

 

Zusätzlich müssen evtl. an der Firewall Einstellungen geändert werden. Der Aufwand hierfür wird auf etwa 2 Stunden geschätzt. Während dieser Zeit steht Session aber komplett zur Verfügung.

 

Insofern könnte Mandatos ab Anfang Mai genutzt werden.

 

Unmittelbar im Anschluss an die Umstellung werden selbstverständlich Schulungen für Interessierte angeboten.

 

Bei dieser Vorgehensweise schlägt die Verwaltung vor, ab dem Zeitpunkt, in dem Mandatsträger die Nutzung von Mandatos verbindlich erklärt haben parallel zur Nutzung von Mandatos auf Wunsch für einen Zeitraum von maximal 6 Monaten die Unterlagen weiter in Papierform zur Verfügung zu stellen.

 

 

gez.

Birgit Alkenings

Finanzielle Auswirkungen  

 

Produktnummer / -bezeichnung		010101			Dienste für Rat, Ausschüsse und Fraktionen
Investitions-Nr./ -bezeichnung:
Pflichtaufgabe oder freiwillige Leistung/Maßnahme		Pflicht- aufgabe	(hier ankreuzen)		freiwillige Leistung	X (hier ankreuzen)
Folgende Mittel sind im Ergebnis- / Finanzplan veranschlagt: (Ertrag und Aufwand im Ergebnishaushalt / Einzahlungen und Auszahlungen bei Investitionen)
Haushaltsjahr	Kostenträger/ Investitions-Nr.		Konto	Bezeichnung		Betrag €
2018	0101013000		549200	Fraktionszuwendungen		251.000,00
Aus der Sitzungsvorlage ergeben sich folgende neue Ansätze: (Ertrag und Aufwand im Ergebnishaushalt / Einzahlungen und Auszahlungen bei Investitionen)
Haushaltsjahr	Kostenträger/ Investitions-Nr.		Konto	Bezeichnung		Betrag €
2018	0101013000		549200	Fraktionszuwendungen		275.000,00
Bei über-/außerplanmäßigem Aufwand oder investiver Auszahlung ist die Deckung  gewährleistet durch:
Haushaltsjahr	Kostenträger/ Investitions-Nr.		Konto	Bezeichnung		Betrag €
Stehen Mittel aus entsprechenden Programmen des Landes, Bundes oder der EU zur Verfügung? (ja/nein)				ja   (hier ankreuzen)		nein   (hier ankreuzen)
Freiwillige wiederkehrende Maßnahmen sind auf drei Jahre befristet. Die Befristung endet am: (Monat/Jahr)
Wurde die Zuschussgewährung Dritter durch den Antragsteller geprüft – siehe SV?				ja   (hier ankreuzen)		nein   (hier ankreuzen)
Finanzierung/Vermerk Kämmerer   Der tatsächliche Mittelbedarf ist abhängig davon, wie viele Mandatsträger/Gremienmitglieder von dem Angebot Gebrauch machen wollen. Dies ist vorab nicht einzuschätzen Der maximal benötigte Betrag  nach BV liegt bei 34.650 € wenn alle Ratsmitglieder und sachkundigen Bürger ein iPad nutzen möchten. Hiervon ist nicht auszugehen. In der Änderungsliste ist ein Mehrbedarf von 24.000 € enthalten.     Gesehen Klausgrete

 

Personelle Auswirkungen

 

Im Stellenplan enthalten:
Planstelle(n):
Vermerk Personaldezernent