Erläuterungen zum Antrag:

Der Rat der Stadt Hilden hat im Dezember 2021 mit der Sitzungsvorlage WP 20-25 SV 12/007

die Stellenveränderungen für das Haushaltsjahr 2022 beschlossen. Diese beinhaltete zwei neue

Vollzeitstellen für das heutige Amt für Verwaltungsorganisation in Höhe von 150.850,00 Euro. Der

Stellenbedarf wurde damit begründet, dass ein durch die Organisationsuntersuchung festgestellter

Mehraufwand durch den vorhandenen Stellenkörper nicht bewältigt werden kann. Auch wenn

aus der Niederschrift der Ratssitzung vom 14. Dezember 2021 nicht erkennbar ist, wie der Rat

nach den Änderungsanträgen die Stellenveränderung 2022 beschlossen hat, wurde die Vorlage

zur Einrichtung von neuen Stellen u.a. im Bereich Organisation vermutlich mehrheitlich beschlossen.

Trotz des in der Sitzungsvorlage aufgeführten Mehraufwandes im Amt für Verwaltungsorganisation

hat der Bürgermeister nach eigenem Ermessen entschieden, einen Stellenanteil aus dem

Stellenkörper für seine persönliche Unterstützung zu nutzen. Diese Stelle aus dem Amt für Verwaltungsorganisation

trägt inzwischen die Bezeichnung „Referentin des Bürgermeisters“. Es ist

festzuhalten, das der Rat der Stadt Hilden einer solchen Stelle nie zugestimmt hat und frühere

Versuche des Bürgermeisters, eine solche Stelle zu schaffen, stets kritisch bewertet wurden.

Die Frage, wieso über dem Stellenkörper des Bürgermeisterbüros hinaus eine Unterstützung benötigt

wird, ist bis heute unbeantwortet. Zu klären wäre auch, auf welcher Kostenstelle die Stelle

bisher läuft, ist die Aufgabenzuteilung doch klar beim Bürgermeisterbüro und nicht beim Amt für

Verwaltungsorganisation angesiedelt? Auch fraglich ist, welchen tatsächlichen Zeitumfang die

Unterstützung des Bürgermeisters in Anspruch nimmt und welche Aufgaben im Amt für Verwaltungsorganisation

dafür nicht wahrgenommen werden? Gibt es zudem eine Stellenbeschreibung,

in der detailliert aufgelistet ist, welche Aufgaben und Befugnisse die ReferentInnenstelle hat?

Aus Sicht der SPD-Fraktion ist ein Stelleanteil, der im Stellenplan nicht vorgesehen war, zum

nächstmöglichen Zeitpunkt wieder zu streichen. Die daraus entstehende Einsparung kann dann

für einen Mehraufwand in den Bereichen Klima, Kulturpädagogik und Betreuung genutzt werden.

Antragstext:

Auf Antrag der SPD-Fraktion beschließt der Rat der Stadt Hilden, nach Vorberatung im Hauptausschuss,

den Stellenanteil mit der verwaltungsinternen Bezeichnung „Referentin des Bürgermeisters“

im Stellenplan mit einem kw-Vermerk (Wegfallvermerk) zu versehen.

Stellungnahme der Verwaltung:

Im Rahmen der Organisationshoheit des Bürgermeisters und unter der Beratung von pwc wurden die Aufgaben im Bereich Verwaltungsorganisation bereits im Sommer 2021 gebündelt. Seit jeher waren im Bereich Organisation in den Stellenbeschreibungen Aufgaben zur Steuerungsunterstützung des Bürgermeisters/der Bürgermeisterin enthalten.

Um hier effizienter arbeiten zu können und eine größtmögliche Aufgabenredundanz zu verhindern, wurden diese auf einer Sachbearbeitungsstelle gebündelt. Zugleich wurden an dieser Stelle höherwertige Tätigkeiten aus dem Bereich Organisation angesiedelt, um darüberhinausgehende Synergieeffekte zu erzielen.

Dadurch konnte die Aufgabenwahrnehmung gegenüber dem Bürgermeister verbessert und gleichzeitig eine Aufgabenentlastung für die Führungskraft im Bereich Organisation erreicht werden.

Die Veränderung der Bezeichnung und die Umwandlung aufgrund der neuen Besetzung in eine Beschäftigtenstelle wurde dem Rat mit dem Stellenplan 2022 zur Kenntnis vorgelegt. Die Umwandlung hatte keine Mehrkosten zur Folge, vielmehr zog sie eine Personalkostenverminderung von rund 15.000 € nach sich. Die vorhandene A12-Stelle wurde, nachdem die Stelle und deren neuen Aufgaben auf Basis der entsprechenden Stellenbeschreibung durch die Bewertungskommission bewertet wurde, mit E11 ausgewiesen. 

Die Aufgaben zur Steuerungsunterstützung für den Bürgermeister machen 50% der Stelle 12.00010 aus. Die übrigen 50% werden durch Tätigkeiten im Amt für Verwaltungsorganisation ausgefüllt.

Auch in der Betrachtung des Amtes für Verwaltungsorganisation (ehemals Team Organisationsangelegenheiten) durch pwc wird die Steuerungsunterstützung für den Bürgermeister explizit mit aufgeführt und betrachtet.

(Siehe auch Anlage zum Abschlussbericht von pwc zur Organisationsuntersuchung der Kernverwaltung „Bemessungsdatei_211206_TeamOrga“)

Auch hier und somit auch im Vorgriff auf die Einrichtung von weiteren Stellen im Bereich Organisation wurde bereits offen dargelegt, dass die Steuerungsunterstützung einen Bestandteil der Aufgaben der Verwaltungsorganisation ausmacht und dort auch schon gebündelt wird.

Die neuen Stellen im Bereich Verwaltungsorganisation wurden eingerichtet, um zusätzliche Aufgaben bzw. Aufgaben, die bislang nie erfüllt werden konnten, wahrzunehmen. Hierzu gehört u.a. die Aufnahme von Prozessen, die Aktualisierung von Stellenbeschreibungen, die Begleitung von Digitalisierungsprozessen und Ähnliches. Ziel sollte und soll es sein, die Prozesse übergreifender darstellen zu können, um zum Beispiel auch Potenziale für Stellenminderungen herausarbeiten zu können (vgl. WP 20-25 SV 12/012/1).

Die Stelle 12.0010 wird seit der Aufgabenbündelung zu je 50 % in den jeweiligen Produkten 010201 und 011004 geführt und abgerechnet.

Dies entspricht auch der tatsächlichen Aufgabenwahrnehmung, da neben den Tätigkeiten zur Steuerungsunterstützung auch eine Aufgabenwahrnehmung im Bereich Verwaltungsorganisation gegeben ist. Über das Jahr gesehen verteilen sich die Aufgaben gleichmäßig innerhalb der beiden Bereiche.

Zu den Aufgaben der Steuerungsunterstützung gehören unter anderem die Bearbeitung von unaufschiebbaren Projekten (z.B. Hochwasser, Ukraine- und Energiekrise), die Bearbeitung von Anträgen aus den Fraktionen mit den Fachämtern (z.B. weitere Eingangsklasse Astrid-Lindgren-Schule), die Bearbeitung von verwaltungsinternen Gegebenheiten (z.B. Absprachen zu verschiedenen Anfragen und Problemen aus der Bürgerschaft) und Ähnliches.

Zu den Aufgaben im Bereich Verwaltungsorganisation gehören unter anderem die Erstellung und Bearbeitung des Stellenplans (inkl. Sitzungsvorlage, Bearbeitung von Anträgen, Absprachen mit dem VV), Organisationsuntersuchungen innerhalb der Verwaltung (z.B. Neustrukturierung Dezernat III, Begleitung der pwc-Untersuchung), die Durchführung von Beteiligungsmaßnahmen mit dem Personalrat, Stellenbeschreibungen/Stellenbewertungen und die Beratung von Fachämtern.

Hier ist deutlich erkennbar, dass es zwischen den Aufgaben viele Synergieeffekte gibt, die auf der Person sinnvoll und zielgerichtet gebündelt werden können.

Durch die nahe Anbindung der Stelle an den Bürgermeister konnte zudem eine Überlastung im Team Bürgermeisterbüro abgewandt werden. Der Aufgabenzuwachs durch den deutlich vergrößerten Rat in der Legislaturperiode 20-25 sowie die Eingliederung verschiedener Aufgaben und z.T. auch ganzer Sachgebiete (Presse- und Öffentlichkeitsarbeit) in das Bürgermeisterbüro führte zu einem erhöhten Steuerungsbedarf innerhalb des Amtes. Das wiederum zog nach sich, dass die Steuerungsunterstützung für den Bürgermeister, die dort fest verankert ist, nicht mehr vollumfänglich wahrgenommen werden konnte.

Durch die Anbindung der „Referentin“ an den Bürgermeister konnte hier verhindert werden, dass ein Stellenaufwuchs nötig wurde.

Die Bezeichnung „Referentin“ dient dabei zur Vereinfachung der Kommunikation innerhalb und außerhalb der Verwaltung. Eine Bezeichnung wie „Sachbearbeiterin Organisation und Steuerungsunterstützung angesiedelt im Amt für Verwaltungsorganisation mit Aufgaben zur Unterstützung des Bürgermeisters“ wäre dabei sicherlich korrekt, aber schwer zugänglich und verständlich. Die Einrichtung und Besetzung derartiger Stellen ist im Übrigen in zahlreichen Kommunen nicht nur in NRW durchaus üblich - und zwar auch dann, wenn Bürgermeisterinnen oder Bürgermeister auf ausreichende politische Erfahrung und Einblicke in kommunale Entscheidungsprozesse zurückgreifen können.

Zukünftig soll, wie in den Stellenveränderungen zum Stellenplan 2023 dargestellt, die Aufgabe der Steuerungsunterstützung 0,5 VZÄ in das Team Bürgermeisterbüro verlagert werden. Hierfür gibt es verschiedene Gründe. So würde aufgrund der Verlagerung des Amtes für Verwaltungsorganisation in Dezernat II die Stelleninhaberin oder der Stelleninhaber zwei Dezernaten zugeordnet werden. Zudem können durch die engere Anbindung an das Bürgermeisterbüro weitere Synergien genutzt werden. Die zentralen und wichtigen Aufgaben der Steuerungsunterstützung werden durch erfahrene Mitarbeitende im Bürgermeisterbüro wahrgenommen. Andere Tätigkeiten werden zeitgleich, um eine Überlastung der Mitarbeitenden auszuschließen, auf die umgewandelte Stelle im Bürgermeisterbüro verlagert. Dadurch ergibt sich ein weiterer Einspareffekt bezogen auf die Personalkosten.

Die andere halbe Stelle bleibt notwendigerweise - auch auf Basis der pwc- Berechnungen - im Amt für Verwaltungsorganisation erhalten. Sie wird aber zukünftig wie die anderen Sachbearbeitungsstellen im Bereich Amt für Verwaltungsorganisation bewertet (EG10). Dadurch ergibt sich eine Verschiebung der höherwertigen Tätigkeiten zunächst auf alle Mitarbeitenden im Amt für Verwaltungsorganisation.

Die Verwaltung spricht sich deutlich gegen die Einsparung der Stellenanteile aus, da die Bearbeitung und Erledigung zentraler Verwaltungsaufgaben gefährdet würde. Dies ginge zu Lasten der Gesamtverwaltung, der Bürgerinnen und Bürger und der Fraktionen. 

Klimarelevanz: