Beschlussvorschlag für den Rechnungsprüfungsausschuss:

„Der Rechnungsprüfungsausschuss nimmt den 1. Bericht über Einzelprüfungsergebnisse des Jahres 2009 vom 20.10.2009 nach Beratung zur Kenntnis.“

Beschlussvorschlag für den Rat:

„Der Rat der Stadt Hilden nimmt nach Vorberatung im Rechnungsprüfungsausschuss Kenntnis vom 1. Bericht über Einzelprüfungsergebnisse des Jahres 2009 vom 20.10.2009."

Erläuterungen und Begründungen:

Der Katalog der Aufgaben, die der örtlichen Rechnungsprüfung gemäß § 103 Abs. 1 und 2 GO NRW bzw. in der Rechnungsprüfungsordnung der Stadt Hilden übertragen sind, umfasst auch die Prüfung der Verwaltung auf Zweckmäßigkeit und Wirtschaftlichkeit (Effektivität und Effizienz) des Verwaltungshandelns. Die im beigefügten 1. Bericht über Einzelprüfungsergebnisse des Jahres 2009 vom 20.10.2009 dargestellten Prüfungsergebnisse haben sich bei Prüfungen aus dieser innenrevisionären Tätigkeit und bei Prüfungen zur Vorbereitung der Prüfung der Jahresabschlüsse 2007 und 2008 ergeben.

Die Auslagerung der bisher in den Jahresprüfungsberichten enthaltenen Einzelprüfungsergebnisse wurde im Vorgriff auf die zukünftigen Prüfungen des Jahresabschlusses und der Bilanz vorgenommen, um die Jahresprüfungsberichte nicht zu überladen.

Solche Einzelprüfungen sollen auch in Zukunft wie bisher im Rahmen der kapazitiven Möglichkeiten durchgeführt werden. Dieser hier vorliegende Bericht fasst dem Rechnungsprüfungsausschuss und dem Rat im Jahresverlauf erarbeitete Prüfungsergebnisse zusammen und legt sie zur Beratung vor. Es wird zwar vom Rechnungsprüfungsamt eine Kenntnisnahme als Beschluss vorgeschlagen, der Rechnungsprüfungsausschuss und der Rat sind aber frei in ihrer Entscheidung, wenn sie anders lautende oder weiter gehende Beschlüsse fassen möchten.

In diesem Bericht sind die Entwicklungen aufgrund der Prüfungsfeststellungen im letzten Prüfungsbericht dargestellt. (Siehe ab Seite I-5 des Berichtes.)

Wesentliche Prüfungsinhalte und -ergebnisse des Berichtes sind außerdem:

1.   Prüfung des Betätigungsmanagements

Die Erläuterungen der Verwaltung aufgrund der Prüfungsbemerkungen des Rechnungsprüfungsamtes lassen nachvollziehen, dass eine intensive Zusammenarbeit zwischen der Beteiligungsverwaltung und der Gemeinnützigen Seniorendienste Hilden GmbH stattfindet. Dies ist mit Sicherheit auch als sehr lobenswert zu beurteilen.

Jedoch kann die Rechnungsprüfung bzw. ein sachverständiger Dritter nur das beurteilen, was an Unterlagen (in Form der Akten der Beteiligungsverwaltung) zur Verfügung gestellt wird. Und hier fehlt es eindeutig an den entsprechenden Dokumentationen. Aus reinem Sicherheitsdenken sollten in Zukunft zu den wichtigen, gravierenden Themen Aufzeichnungen erfolgen, damit Gesprochenes nicht in Vergessenheit gerät.

Aus den vom Beteiligungsmanagement zur Verfügung gestellten Unterlagen ist nicht erkennbar, dass in Hilden ein Beteiligungscontrolling eingerichtet ist. Weiterhin ist nicht ersichtlich, dass durch den Rat Zielvorgaben beschlossen worden sind, dass schriftliche Zielvereinbarungen zwischen der Stadt und der Beteiligungsgesellschaft vorliegen, Auswertungen von Jahresabschlüssen vorgenommen worden sind oder ein Berichtswesen vorliegt.

Um jedoch feststellen zu können, ob Planabweichungen vorliegen und ob damit auch die Aufgabenerfüllung gefährdet sein kann, ist es notwendig, sich anhand eines Berichtwesens die benötigten Daten unterjährig, möglichst vierteljährig, aufbereiten zu lassen und zu analysieren. Somit besteht die Möglichkeit, Reaktionszeiten bei Abweichungen zu verkürzen und zeitnah Gegenmaßnahmen einzuleiten.

Das RPA empfiehlt daher, ein Beteiligungscontrolling einzurichten, um nicht nur nachschauorientiert zu handeln, sondern bereits beim Eintreten von Abweichungen schnell reagieren zu können.

2.   Prüfung der Instandhaltungsrückstellungen

Die Handreichung des Innenministeriums empfiehlt die Aufstellung eines Rückstellungsspiegels über den Stand der Rückstellungen am Abschlussstichtag nach dem veröffentlichten Muster.

Die Rechnungsprüfung schließt sich dieser Empfehlung an. Allerdings sollte im Fachamt auch - soweit noch nicht geschehen - ein Instandhaltungsplan aufgestellt und fortgeführt werden, damit die Nachvollziehbarkeit im Jahresabschluss gewährleistet ist. Dazu gehört auch die Angabe der korrekten Kostenstelle.

Denn zu beachten ist, dass bei einem späteren Verzicht auf die vorgesehenen Instandhaltungsmaßnahmen die gebildeten Instandhaltungsrückstellungen zwar ertragswirksam aufgelöst werden, jedoch gleichzeitig auch eine Korrektur des Wertansatzes des betreffenden Vermögensgegenstandes vorzunehmen ist, die als außerplanmäßige Abschreibung ebenfalls die Ergebnisrechnung berührt.

3.   Einschätzung der Risiken im Bereich der bautechnischen Outsourcing-Maßnahmen

Es wurde zum ersten Mal für den Bereich der technischen Outsourcing-Maßnahmen eine Risikoeinschätzung zur Umsetzung des „Risikoorientierten Prüfungsansatzes der Wirtschaftsprüfer und der Deutschen Rechnungsprüfer“ bei der Prüfung eines Jahresabschlusses im Neuen Kommunalen Finanzmanagement vorgenommen. Der offensive Umgang mit der Risikoeinschätzung und die erfolgte Prüfung der aufgefallenen Probleme bei der externen Führung des Kanalkatasters hat im Zusammenwirken mit den aufwändigen Kontroll- und Korrekturarbeiten der Verwaltung einen Prozess zur Verbesserung des Verfahrens initiiert.

Es wurde deutlich, dass gewisse Kontrollen seitens der Auftraggeberin „Stadt Hilden“ nicht entbehrlich sind, da bei Qutsourcing-Maßnahmen eine einhundertprozentige Aufgabenverlagerung auf den externen Dienstleister tatsächlich nicht stattfindet. Proportional zur Komplexität der Aufgabe verbleibt immer noch ein nicht unbeträchtlicher Anteil interner Koordinations- und Kontrollaufgaben bei der Stadt.

gez. Horst Thiele

Finanzielle Auswirkungen

Der Mehrbedarf besteht für folgendes Produkt: