Beschlussvorschlag:
Der Rat der Stadt
Hilden beschließt nach Vorberatung im Hauptausschuss die als Anlage beigefügten
Rahmenbedingungen für den im Jahr 2023 vorgesehenen einjährigen Test eines
Livestreams der Sitzungen des Rates.
Erläuterungen und Begründungen:
Anlass der
Vorlage:
Der Rat der Stadt
Hilden beschloss in seiner Sitzung am 14.12.2021, das Streaming von
Ratssitzungen in einer einjährigen Testphase durch einen externen Dienstleister
in der Stadthalle im Haushaltsjahr 2023 durchzuführen.
Vor Durchführung
der Testphase sollte die Plattform dargestellt werden sowie eine Information
erfolgen, wo die Videos abgerufen werden können. Des Weiteren sollen
Rahmenbedingungen für Redezeitbegrenzungen und Redelisten ausgearbeitete
werden. Mit dieser Vorlage sollen die grundsätzlichen Überlegungen und
Rahmenbedingungen - wie in den Beratungen gefordert - vorgestellt und zur
Diskussion gestellt werden.
Sachverhaltsdarstellung:
Rechtliche
Bewertung:
Wie bereits in der SV WP 14-20 Nr. 01/171 dargelegt, gelten Video-und
Audioübertragung der Sitzung einer Kommunalvertretung als Datenverarbeitung im
Sinne des Datenschutzrechts. Die Zulässigkeit der Verarbeitung richtet sich
nach § 6 Abs. 1 DSGVO und ist u.a. nur dann gegeben, wenn eine Rechtsform
hierzu ermächtigt oder die Einwilligung der betroffenen Personen vorliegt.
Daraus folgt, dass sich alle Teilnehmer
einer Gremiensitzung mit einer möglichen Übertragung bzw. Aufzeichnung
einverstanden erklären müssen, und zwar sowohl MandatsträgerInnen als auch
Verwaltungsmitarbeitende, als auch Gäste (ZuhörerInnen, Teilnehmende an der
Einwohnerfragestunde, Sachverständige etc):
Diese Einwilligung muss auf der Grundlage
einer umfassenden vorherigen
Information freiwillig und schriftlich
erfolgen. Außerdem muss sie jederzeit widerrufbar sein.
Im Umkehrschluss bedeutet dies, dass bei
einem Streaming sichergestellt sein muss, dass Personen, von denen keine
Einwilligung zur Übertragung von Bild oder Ton vorliegt auch nicht zu sehen und
zu hören sind. Die Verwaltung hatte hierzu bereits im April 2021 eine
unverbindliche Anfrage gestartet, wer mit der Übertragung von Bild und Ton
einverstanden wäre.
Ø
Im
Ergebnis haben 34 Ratsmitglieder ein Einverständnis signalisiert, 22
Ratsmitglieder hatten sich gegen eine Übertragung ausgesprochen, 8
Ratsmitglieder waren noch unentschlossen bzw. haben keine Rückmeldung
abgegeben.
Ebenso ist sicherzustellen, dass auch beim Streaming
der Grundsatz der Verhältnismäßigkeit berücksichtigt wird. Das bedeutet, dass
das Streaming nur so weit gehen darf, wie es zur jeweiligen
Informationsübermittlung erforderlich ist. Dementsprechend sind beispielsweise
Kameraeinstellungen, die Unterlagen auf den Tischen der Mandatsträger zeigen,
unzulässig.
Rechtliche Voraussetzung für eine
Liveübertragung ist daher die Einwilligungserklärung jedes Ratsmitgliedes und
der VerwaltungsmitarbeiterInnen sowie sonstiger TeilnehmerInnen.
Hierbei ist zu beachten, dass unabhängig von
einem im Vorhinein erteilten generellen Einverständnis jede/r
VerwaltungsmitarbeiterIn und jedes Ratsmitglied vor jedem Redebeitrag die
Möglichkeit hat, ad-hoc einer Übertragung zu widersprechen. Im Kreistag
Mettmann können die Mitglieder durch eine entsprechende Karte anzeigen, dass
sie von dieser Möglichkeit Gebrauch machen wollen.
An diesen Voraussetzungen hat sich auch
durch die am 26. April in Kraft getretenen Änderungen der GO nichts geändert.
Mit dem „Gesetz zur Einführung digitaler Sitzungen für kommunale Gremien und
zur Änderung kommunalrechtlicher Vorschriften“ sind Voraussetzungen für die
Zulassung von Anwendungen zur Bild-Ton-Übertragung sowie von Anwendungen zur
Durchführung digitaler Abstimmungen im Rahmen von digitalen Sitzungen in
Ausnahmefällen wie Katastrophen oder anderen außergewöhnlichen Notsituationen
und hybriden Sitzungen kommunaler Gremien erlassen worden. Aussagen zu
audiovisuellen Übertragung von Sitzungen wurden nicht in das Gesetz
aufgenommen.
Schließlich sind vor der Testphase noch die
Geschäftsordnung zu ändern und für das VerwaltungsmitarbeiterInnen der
Personalrat zu beteiligen
Organisatorische
Bewertung
Auf Grund der Größe des Rates werden
Ratssitzungen seit dieser Wahlperiode in der Stadthalle Hilden abgehalten. Ein
Umbau des Bürgersaals im Bürgerhaus, der eine Rückkehr nach Ausklingen der
Pandemie ermöglicht, wurde aus Kostengründen für diese Wahlperiode nicht weiter
in Betracht gezogen, sodass Ratssitzungen zumindest in dieser Wahlperiode
ausschließlich in der Stadthalle stattfinden werden.
Weder die Stadthalle Hilden noch die Stadt
verfügen über geeignete Hard- (Kamera, Mikrofone etc,) und Software, die ein
Streaming ermöglichen. Neben diesen technischen Voraussetzungen fehlen auch die
entsprechenden Qualifikationen und das Know-how bei den
Verwaltungsmitarbeitenden. Insbesondere
vor dem Hintergrund, dass zunächst eine einjährige Testphase vorgesehen ist,
ist von einer Anschaffung entsprechender Hard- und Software vorerst abzusehen und
auf die Dienstleistung eines externen Dienstleisters zurückzugreifen.
Finanzielle
Auswirkungen
Die Kosten belaufen sich nach ersten
unverbindlichen Anfragen auf ca. 2. bis 3.000 € / Sitzung und sollen lt.
Beschluss des Rates im Haushaltsjahr 2023 bereitgestellt werden.
Festlegung
der Rahmenbedingungen
Bild- und Tonübertragung
Aus den rechtlichen Anforderungen
(Verhältnismäßigkeit der Informationsübermittlung und Schutz der
Persönlichkeitsrechte) leiten sich technische Rahmenbedingungen für das
Livestreaming ab, die der Rat angemessen festzulegen hat. Hierzu gehört das
Festlegen eines oder mehrerer Bildausschnitte:
Vor dem Hintergrund des
Abstimmungsergebnisses (s.o.) schlägt die Verwaltung folgende Festlegungen vor:
Ø
Vor
/auf gleicher Höhe wie die Verwaltungsbank wird ein Rednerpult bereitgestellt.
Ø
Diejenigen,
die in der Sitzung das Wort ergreifen wollen und ihr Einverständnis mit einer
Bild- und Tonübertragung gegeben haben, sprechen von dem Rednerpult aus.
Diejenigen, die das Wort ergreifen wollen und kein Einverständnis mit einer
Bild- und Tonübertragung gegeben haben, bleiben am Platz sitzen.
Ø
Das
Streaming erfolgt mittels fest installierter Kameras (gemeint ist: kein
Schwenken und kein Herumlaufen von Kameraleuten). Gezeigt werden drei bzw. vier
verschiedene Bildausschnitte
o Eine Totale vom rückwärtigen Saalbereich
in Blickrichtung zur Verwaltungsbank mit einer Unschärfe im Vordergrund, die
die Mitglieder des Rates undeutlich erscheinen lassen
o Den/Die Redner/in am Rednerpult
o Den Bürgermeister als Vorsitzenden
o Green Screen oder Stadtwappen bei
Beiträgen von Personen, die kein Einverständnis mit einer Bild- und
Tonübertragung gegeben haben
Redezeit
Einige Kommunen
haben eine Redezeitbegrenzung (auch schon vor einer audiovisuellen
Übertragung). Beispiele:
Wuppertal: Die
Redezeit je Ratssitzung ist begrenzt. Jede Fraktion, Gruppe und jeder
fraktions- und gruppenlose Stadtverordnete erhält zu jedem Tagesordnungspunkt
zwei Minuten Redezeit. Zusätzlich erhält jeder fraktions- und gruppenlose
Stadtverordnete für die gesamte Ratssitzung weitere fünf Minuten Redezeit, jede
Gruppe zehn Minuten und jede Fraktion 20 Minuten zusätzliche Redezeit. Diese
Redezeit erhöht sich für je zehn Stadtverordnete einer Fraktion um fünf Minuten.
Münster: Die Redezeit in den Aussprachen, die bislang bei fünf Minuten lag, wird auf drei Minuten begrenzt. Je Tagesordnungspunkt ist die gesamte Redezeit auf 30 Minuten beschränkt. Bislang gab es kein Zeitlimit, wohl aber die Möglichkeit, per Mehrheitsentscheidung ein „Ende der Debatte“ herbeizuführen.
Hilden hat bislang
keine Begrenzung der Redezeit. Die Einführung einer solchen erfordere
zwangsläufige eine Person, die dann auch konsequent Beginn und Ende einer Rede
misst. Auch wenn dies intellektuell keine hohe Anforderung darstellt, lenkt es
die Konzentration weg vom Inhalt der Rede auf den Ablauf der Zeit -
insbesondere bei einer Regelung, wie sie Wuppertal vorsieht. Situationen, in
denen Rats- oder Ausschussmitglieder in Hilden nach mehrheitlicher Meinung eine
übermäßige Redezeit in Anspruch genommen haben, sind auf Einzelfälle
beschränkt. In einigen Fällen wurde auch von der Möglichkeit des § 17 Abs. 1a
Geschäftsordnung Gebrauch gemacht, per Geschäftsordnungsantrag das Ende der
Aussprache herbeizuführen.
Aus Sicht der
Verwaltung sind daher die vorhandenen rechtlichen Instrumente ausreichend,
sodass eine Notwendigkeit für eine generelle Redezeitbegrenzung nicht gesehen
wird.
Abruf und Speicherung
Der Abruf des Videos erfolgt über die dafür
ausgelegten Server der beauftragten Firmen (nicht selten auch wiederum über
angemietete Cloud Server Dritter), werden dann aber über die Homepage der Stadt
Hilden verlinkt. Entsprechend kann auch der Abruf der gespeicherten und
bearbeiteten Materialien vom jeweiligen Anbieter zur Verfügung gestellt werden.
Die bislang informell angefragten Anbieter arbeiten nach deutschem Recht unter
Beachtung der DSGVO.
Unabhängig davon sind Abrufmöglichkeiten und
Speicherung vom Rat festzulegen:
Alternativ stehen zur Entscheidung:
·
Nur
Live Stream
Hierbei wird der
Bevölkerung nur die Möglichkeit gegeben während der tatsächlichen Sitzung den
Stream zu sehen. Ein nachträgliches Betrachten ist nicht möglich.
·
Live-Stream
und zeitlich befristeter Abruf
Das Angebot, auch
nach der Sitzung für einen noch zu bestimmenden Zeitraum ein Streaming zu
ermöglichen bietet zugleich auch die Möglichkeit, das Video im Nachgang
nutzerfreundlich aufzubereiten, d. h. die Sprungmarken zu Tagesordnungspunkten
setzen, ggfls. zusätzliche Erläuterungen als Unterschrift oder Laufschrift
einzublenden.
Auch für die
Protokollerstellung ist eine nachgängige Abrufmöglichkeit eine enorme
Unterstützung.
·
Live-Stream
und zeitlich unbefristeter Abruf.
Vor Festlegung
eines unbefristeten Abrufs sollte nach Ansicht der Verwaltung zumindest die
Testphase und deren Auswertung abgewartet werden.
Ø
Die
Verwaltung empfiehlt zunächst einen Stream mit einem zeitlich befristeten Abruf
der Sitzung bis zur Veröffentlichung des jeweiligen Protokolls. Der Stream kann
daneben für interne Kontrollzwecke für Ratsmitglieder und Sitzungsbearbeiter in
der Verwaltung bis zum Ende der Testphase zur Verfügung gestellt bleiben.
Zusammenfassend
schlägt die Verwaltung die in der Anlage in einer Tabelle dargestellten Rahmenbedingungen
für den testweisen Betrieb vor.
Vertragslaufzeit
Testphase
Die Testphase ist
auf das Jahr 2023 begrenzt (geplant 6 Ratssitzungen in der Stadthalle).
Nach Auswertung der
vom Auftragnehmer zur Verfügung zu stellenden statistischen Auswertungen wird
durch den Rat der Stadt Hilden über eine etwaige Fortsetzung entschieden.
Recherche-Ergebnisse
Durch NRW-Kommunen wurden die unterschiedlichsten Ansätze ‚erprobt‘:
Gez.
Dr. Claus Pommer
Bürgermeister
Anlage
Rahmenbedingungen
für den testweisen Live-Stream der Ratssitzungen
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Übertragungstechnik |
|
|
A1 |
Bereitstellung von Livestream und Video on Demand auf einen,
gegebenenfalls durch die Stadt Hilden zugewiesenen Bereich eines
[Drittanbieter]-Cloudspeichers. Der Zugriff auf den Stream erfolgt über einen
Link auf der Homepage der Stadt Hilden. |
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A2 |
Ein
Download mit Speichermöglichkeit ist technisch zu unterbinden. |
|
A3 |
Die Live-Übertragung ins Internet soll mit einer kurzzeitigen
Verzögerung erfolgen. |
|
A4 |
Der
Stream bleibt bis zur nächsten Veröffentlichung des jeweiligen Protokolls im
Internet abrufbar. |
|
Datenschutz |
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B1 |
Das
Streaming erfolgt mittels fest installierter Kameras (gemeint ist: kein
Schwenken und kein Herumlaufen von Kameraleuten) Gezeigt werden drei bzw.
vier verschiedene Bildausschnitte: a.
eine Totale vom rückwärtigen Saalbereich in Blickrichtung
zur Verwaltungsbank mit einer Unschärfe im Vordergrund, die die Mitglieder
des Rates undeutlich erscheinen lassen b.
Den/Die Redner/in am Rednerpult c.
Den vorsitzenden Bürgermeister d.
Die Verwaltungsbank (vorausgesetzt es haben alle eine
entsprechende Einwilligung erteilt |
|
B2 |
Die
audiovisuelle Aufnahme erfolgte ausschließlich von Personen, die einen
Redebeitrag leisten und ihre Einwilligung zur Aufnahme erteilt haben
(Ausnahme B1a). |
|
B3 |
Jede/r
VerwaltungsmitarbeiterIn und jedes Ratsmitglied hat vor einem Redebeitrag die
Möglichkeit , ad hoc einer einmal erteilten Einwilligung für eine
audiovisuelle Übertragung zu widerrufen. |
|
B4 |
Während
Redebeiträgen von Personen, die keine Einwilligung für eine Übertragung
gegeben haben erfolgt die tonfreie Übertragung eines Standbildes (Stadtwappen
o.ä.) |
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B5 |
Kameraschwenks auf andere Sitzungsteilnehmer oder Zuschauer sind
nicht zulässig. |
|
Vereinbarungen / Regeln |
|
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C1 |
Redebeiträge werden an einem Rednerpult mit Mikrofon erfolgen.
RednerInnen begeben sich hierzu an das Pult. |
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C2 |
Von einer Redezeitbegrenzung wird zunächst abgesehen |
|
C3 |
Gemäß der Tagesordnung im Ratsinformationssystem der Stadt Hilden
wird die Aufnahme mit Sprungmarken versehen. |
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C4 |
Der Stream zeigt Nummer und Bezeichnung des laufenden
Tagesordnungspunktes |
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C5 |
Der
Stream zeigt Namen der sprechenden Person sowie deren Parteizugehörigkeit
oder Funktion. |
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C6 |
Unterbrechungsgründe (z.B. Pausen) sind jeweils einzublenden |
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C7 |
Übertragungen vor und nach der Sitzung oder während Pausen sind nicht
erlaubt. |
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Sonstiges |
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D1 |
Es ist zu gewährleisten, dass Präsentationen (PowerPoint, PDF) oder
Bilder/Videos in Echtzeit übertragen mit übertragen werden können, dabei
sollte die Möglichkeit vorzusehen sein, dass die präsentierende Person als
Bild-im-Bild oder Split-Screen gezeigt werden kann. |
|
D2 |
Ermöglichung der Anzeige der Live-Aufzeichnung auf Monitoren für die
Sitzungsleitung und die Schriftführung. |