Beschlussvorschlag:

Der Rat nimmt das beschriebene Modell für die alternierende Telearbeit zur Kenntnis und beschließt für die Ausstattung von 40 Arbeitsplätzen im Jahr 2022 die Erhöhung der Aufwandsermächtigungen im Produkt 011001 im Umfang von 26.400 € mit Deckung aus dem Produkt 010804 - Personalservice.

Erläuterungen und Begründungen:

Einführung eines neuen Homeoffice-Angebotes:

Die Stadt Hilden plant, das bestehende Angebot der alternierenden Telearbeit für Mitarbeiter/innen (im Folgenden auch: Homeoffice) zukunftsfähig zu machen. Dabei sollen betriebliche Belange ebenso Berücksichtigung finden wie die Belange der Mitarbeitenden.

In der Zeit bis Februar 2020 standen maximal 30 Plätze für alternierende Telearbeit zur Verfügung, die auf Antrag bewilligt wurden.

Mit Ausbruch der Pandemie im Frühjahr 2020 wurde im Rahmen der Kontaktbeschränkungen unter Berücksichtigung dienstlicher Belange die Möglichkeit, im Homeoffice zu arbeiten, temporär stark ausgeweitet. Die Mitarbeitenden haben das Angebot gerne angenommen und dadurch die Funktions- und Leistungsfähigkeit der Verwaltung auch unter schwierigen Bedingungen sichergestellt.

Die Einführung eines neuen Homeoffice-Angebotes verfolgt im Wesentlichen zwei Ziele: Einerseits dient es der Steigerung der Attraktivität der Arbeitsplätze und stellt damit ein wichtiges Personalmarketing-Instrument dar, das zur Gewinnung und Bindung von Mitarbeiter/innen angesichts des Fachkräftemangels unabdingbar ist. Andererseits zielt das Homeoffice-Angebot auf eine wirtschaftliche Nutzung der vorhandenen Räumlichkeiten ab.

Aktuell besteht ein räumlicher Engpass in nahezu allen Fachämtern. Für den vorhandenen sowie zukünftigen Personalkörper stehen insbesondere im Bereich der Kernverwaltung nicht im ausreichenden Maße Räumlichkeiten zur Verfügung. Die Einführung von Desksharing-Arbeitsplätzen bietet eine kostengünstige Lösung, die Zahl verfügbarer Arbeitsplätze durch Mehrfachnutzung zu erhöhen.

Nutzung des Desksharing-Verfahrens:

Das grundlegend angedachte Modell für die alternierende Telearbeit beinhaltet 40% Arbeitszeit in privaten Räumlichkeiten sowie 60 % Arbeitszeit in dienstlichen Räumlichkeiten. Mitarbeitende, die an dem Modell teilnehmen möchten, erhalten in den dienstlichen Räumen die Möglichkeit, einen Arbeitsplatz im Rahmen des Desksharing-Verfahrens zu nutzen.

Desksharing = Mehrfachbenutzung eines Büroarbeitsplatzes durch mehrere Mitarbeiter/innen aufgrund unterschiedlicher Anwesenheitszeiten.

Diese Arbeitsplätze werden mit Docking-Stations und Bildschirmen ausgestattet. Die am Modell der alternierenden Telearbeit partizipierenden Mitarbeiter/innen werden mit Notebooks, Funktastaturen und -mäusen sowie Transporttaschen ausgestattet. Bei Bedarf wird zusätzlich ein Bildschirm für die Tätigkeiten in den privaten Räumlichkeiten gestellt. Für die Arbeitszeit, die in den dienstlichen Räumen ausgeübt wird, werden shared Desks zur Verfügung gestellt.

Das Team Organisationsangelegenheiten geht von maximal 40 Mitarbeitenden aus, für die im ersten Schritt im Jahr 2022 Desksharing-Arbeitsplätze eingerichtet werden können. Die Implementierung ist mit einem hohen organisatorischen Aufwand verbunden, da die Arbeit z.T. weiterhin eine dezentrale räumliche Anbindung an das jeweilige Fachamt/ Sachgebiet erfordert. Hierfür werden Einzel-/ und Doppelbüros freigezogen und durch shared Desks ersetzt. Zukünftig teilen sich drei am Homeoffice-Modell teilnehmende Mitarbeiter/innen zwei Arbeitsplätze. Bei 40 teilnehmenden Mitarbeitenden ist eine Einsparung von ca. 13 Arbeitsplätzen zu erwarten.

Zusätzliche IT-Ausstattung:

Die Aufwendungen für die zusätzliche IT-Ausstattung ergibt sich bei neu einzurichtenden Arbeitsplätzen aus der anteiligen Ausstattung eines Desksharing-Arbeitsplatzes (Docking-Station, 2 Bildschirme, 2/3 Anrechnung wegen der Mehrfachnutzung) sowie der persönlichen IT-Ausstattung der am Homeoffice-Modell teilnehmenden Mitarbeiter/innen (Notebook, Funktastatur und -maus, Transporttasche).

Die Aufwendungen betragen pro Mitarbeiter/in: 1.320 €. Bei 40 teilnehmenden Mitarbeiter/innen belaufen sich die Aufwendungen auf 52.800 €. Da die tatsächliche Teilnehmerzahl noch nicht feststeht, sollten zunächst Finanzmittel in Höhe von 26.400 € bereitgestellt werden (50%).

Eine Deckung erfolgt aus dem Produkt „010804 - Personalservice“ aus dem geplanten zukünftigen Konzept zur Parkticket-Nutzung.

Finanzielle Auswirkungen