Beschlussvorschlag:

„Der Rechnungsprüfungsausschuss verfasst und beschließt folgenden Bericht über seine Prüfung des Jahresabschlusses und des Lageberichtes der Stadt Hilden des Jahres 2020 zur Erstattung an den Rat gemäß § 59 Abs. 3 GO NRW:

Bericht des Rechnungsprüfungsausschusses an den Rat der Stadt Hilden

gemäß § 59 Abs. 3 GO NRW zum Haushaltsjahr 2020

Der Rechnungsprüfungsausschuss hat im Haushaltsjahr 2020 die ihm nach Gesetz^[1] oder Satzung^[2] obliegenden Aufgaben und Pflichten unter anderem durch Beratung der Prüfberichte der örtlichen Rechnungsprüfung umfassend und sorgfältig wahrgenommen.

1.         Prüfungshandlungen des Rechnungsprüfungsausschusses und des Beratungs- und Prüfungsamtes waren:

1.1     Schwerpunkte der Tätigkeit des Rechnungsprüfungsausschusses im Jahr 2020:

Im Berichtsjahr 2020 kam der Rechnungsprüfungsausschuss zu einer Sitzung am 23.09.2020 zusammen, die vom 27.04.2020 auf dieses Datum verschoben worden war. Die für den 30.11. 2020 vorgesehenen Sitzung musste auf den 11.01.2021 verschoben werden.

In seinen Sitzungen hat der Rechnungsprüfungsausschuss die nach Gesetz oder Satzung erforderlichen Beschlüsse nach gründlicher Prüfung und Beratung gefasst. Der Bürgermeister ist seinen Informationspflichten vollumfänglich nachgekommen und hat dem Rechnungsprüfungsausschuss die von ihm gewünschten Informationen vollständig und zeitnah zur Verfügung gestellt.

Die Mitglieder des Rechnungsprüfungsausschusses hatten in den Sitzungen stets ausreichend Gelegenheit, sich aktiv und kritisch mit den Berichten des Beratungs- und Prüfungsamtes und den Informationen des Bürgermeisters, der Beigeordneten und des Kämmerers auseinanderzusetzen wie auch eigene Anregungen einzubringen.

Im abgelaufenen Haushaltsjahr hat sich der Rechnungsprüfungsausschuss verschiedenen Themen gewidmet. Standardmäßig steht in jeder Sitzung des Rechnungsprüfungs­aus­schus­ses eine Mitteilungsvorlage zu freihändigen Vergaben ab 5.000 € auf der Tagesordnung, zu der regelmäßig eine Reihe von Fragen gestellt und beantwortet wird.

In der Sitzung am 23.09.2020 hat sich der Rechnungsprüfungsausschuss intensiv mit der Prüfung des Jahresabschlusses 2019 auf Basis des diesbezüglichen Prüfberichtes des Beratungs- und Prüfungsamtes beschäftigt. Der Rechnungsprüfungsausschuss hat seinen eigenen Prüfungsbericht verfasst, der anschließend auch im Rat der Stadt beraten wurde, bevor der Rat den Jahresabschluss 2019 beschlossen hatte.

In seiner auf den 11.01.2021 verschobenen Sitzung hat der Rechnungsprüfungsausschuss ebenfalls getagt und sich grundsätzlich mit der Rechtsstellung der örtlichen Rechnungsprüfung und ihren Aufgaben befasst. Auch die örtliche Prüfsituation unter Einbeziehung des risikoorientierten Prüfungsansatzes war Beratungsgegenstand, insbesondere wurden die laufenden Tätigkeiten des Beratungs- und Prüfungsamtes seit dem 01.10.2019 besprochen.

Auch einige Änderungen der Rechnungsprüfungsordnung der Stadt Hilden wurden beschlossen und eine Prüfkraft wurde für drei Monate in die zentrale Vergabestelle der Stadt Hilden in Teilzeit umgesetzt.

1.2     Jahresabschlussprüfung durch die örtliche Rechnungsprüfung:

Das Beratungs- und Prüfungsamt der Stadt Hilden ist laut Gesetz und Rechnungsprüfungsordnung Abschlussprüfer der Stadt und hat den Jahresabschluss 2020 nebst Lagebericht und allen Anlagen am 09.04.2021 zur Prüfung erhalten.

Der von Frau Kämmerin Anja Franke am 30.03.2021 nach den Vorschriften der Gemeindeordnung des Landes Nordrhein-Westfalen (GO NRW) aufgestellte und von Herrn Bürgermeister Dr. Claus Pommer am 31.03.2021 bestätigte Jahresabschluss der Stadt Hilden zum 31. Dezember 2020 sowie der Lagebericht für das Haushaltsjahr 2020 wurde gemäß dem gesetzlichen Prüfungsauftrag unter Berücksichtigung der festgelegten Prüfungsschwerpunkte und unter Einbeziehung der Buchführung geprüft.

Die Prüfungen durch das Beratungs- und Prüfungsamt ergaben keine Einwendungen, so dass am 19.07.2021 der uneingeschränkte Bestätigungsvermerk erteilt wurde.

2.       Stellungnahme des Rechnungsprüfungsausschusses zum Ergebnis der Prüfung:

Der Abschlussbericht des Beratungs- und Prüfungsamtes vom 19.07.2021 wurde den Mitgliedern des Rechnungsprüfungsausschusses rechtzeitig vor der Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses am 02.09.2021 zugeleitet. In der Sitzung beant­wor­te­ten der Bürgermeister und die Mitglieder des Verwaltungsvorstandes die Fragen des Rechnungsprüfungsausschusses und erteilten die erforderlichen und erbetenen Auskünfte.

Der Leiter des Beratungs- und Prüfungsamtes nahm ebenfalls an dieser Sitzung teil und berichtete über die wesentlichen Ergebnisse der Prüfung. Ferner berichtete er darüber, dass er trotz der auch im Jahr 2020 schlechten Personalausstattung des Amtes für Finanzservice (u. a. in den Bereichen Buchhaltung und Controlling) und dem Haupt- und Personalamt (u. a. im Personalservice, Personalmanagement und der Organisationsabteilung) nicht über wesentliche Schwächen des internen Kontrollsystems bezogen auf den Rechnungslegungsprozess berichten müsse. Die in Anlage 1 des Prüfungsberichts beschriebene Situation sei allerdings nach wie vor risikoerhöhend und müsse von den Prüferinnen und Prüfern weiter beobachtet werden.

Er informierte über die vom Beratungs- und Prüfungsamt zusätzlich zur Abschlussprüfung erbrachten Leistungen sowie darüber, dass keine Umstände vorliegen, die seine Befangenheit besorgen lassen. Der Leiter des Beratungs- und Prüfungsamtes stand den Mitgliedern des Rechnungsprüfungsausschusses für Auskünfte und ergänzende Fragen zur Verfügung.

Der Leiter des Beratungs- und Prüfungsamtes empfahl dem Rechnungsprüfungsausschuss, den von der Kämmerin aufgestellten und vom Bürgermeister bestätigten Jahresabschluss zum 31. Dezember 2020 nebst dem zugehörigen Lagebericht zu billigen.

Der Rechnungsprüfungsausschuss hat den Jahresabschluss und den Lagebericht seinerseits eingehend unter Einbezug des Prüfungsberichtes des Beratungs- und Prüfungsamtes geprüft und sich dabei an den Vorschriften des § 102 GO NRW orientiert. Er hat sich in der Ausschusssitzung und der Rückfragen der Ausschussmitglieder ein eigenes Bild bzw. Urteil gebildet.^[3] Dabei ist der Rechnungsprüfungsausschuss zu keinem anderen Ergebnis oder zu Einwendungen gekommen und schließt sich aufgrund seiner eigenen Prüfungen den Ergebnissen des Prüfberichtes des Beratungs- und Prüfungsamtes zum Jahresabschluss der Stadt Hilden zum 31. Dezember 2020 und dem Lagebericht für das Haushaltsjahr 2020 an.

Der Rechnungsprüfungsausschuss billigt den Jahresabschluss zum 31. Dezember 2020 sowie den Lagebericht und empfiehlt dem Rat, den Jahresabschluss in der vorgelegten Form festzustellen.

Der Rechnungsprüfungsausschuss bittet das Beratungs- und Prüfungsamt, den vorstehenden Bericht als Anlage zur Sitzungsvorlage zur Feststellung des Jahresabschlusses 2020 hinzuzufügen und somit den Rat in Kenntnis zu setzen.“

Erläuterungen zur Sitzungs- und Verfahrensfolge:

Dies ist eine Sitzungsvorlage des Beratungs- und Prüfungsamtes, bei der anders als bei anderen Fachausschussberatungen sowohl der Rechnungsprüfungsausschuss als auch der Rat abschließende Beschlüsse fassen, allerdings unterschiedlichen Inhaltes. Der Rechnungsprüfungsausschuss ist also nicht nur vorberatend, sondern ebenso beschließend wie der Rat tätig. Denn der Rechnungsprüfungsausschuss prüft gemäß § 59 Abs. 3 GO den Jahresabschluss unter Einbezug des Prüfberichtes des Beratungs- und Prüfungsamtes und bedient sich dabei der örtlichen Rechnungsprüfung.

Der Prüfungsbericht des Beratungs- und Prüfungsamtes stellt nach Auffassung des Gesetzgebers eine Unterstützung für die Mitglieder des Rechnungsprüfungsausschusses dar, sich ein eigenes Urteil bilden zu können.^[1]

Der Rechnungsprüfungsausschuss hat seit der Neufassung der GO zum 01.01.2019 sein eigenes Prüfungsergebnis, welches er u. a. auf Basis des Prüfberichts des Beratungs- und Prüfungsamtes selbst erarbeitet, als schriftliche Stellungnahme gegenüber dem Rat abzugeben. Dieses Verfahren soll laut Gesetzesbegründung die Rechnungsprüfungsausschüsse und Räte veranlassen, sich stärker als bisher mit den Jahresabschlüssen und deren Prüfung zu beschäftigen.

Aus Praktikabilitätsgründen hat der Rat in § 7 Abs. 2 der Rechnungsprüfungsordnung der Stadt Hilden zu § 59 Abs. 3 Sätze 4 - 6 GO NRW geregelt, dass die schriftliche Stellungnahme des Rechnungsprüfungsausschusses an den Rat von der BPA-Leitung als Beschlussvorschlag für den Rechnungsprüfungsausschuss entworfen wird.

Der Verweis auf die § 321, 322 HGB und der sich daraus ergebenden Weiterverweisung auf § 317 HGB bestimmen Aussehen und Inhalt des Bestätigungs­ver­merks, der von der örtlichen Rechnungsprüfung (in Hilden: Beratungs- und Prüfungsamt) verfasst wird. Aufgrund der HGB-Verweisung soll der Bestätigungsvermerk analog zu den Bestätigungsvermerken nach den Prüfungsstandards der Wirtschaftsprüfer verfasst sein, wo und inwieweit kommunalspezifische Gründe nicht dagegensprechen.

Der Bestätigungsvermerk wird ab Seite 12 des Prüfungsberichtes des BPAes unter Nummer 5 - Prüfergebnis - wiedergegeben. Er enthält

·      die Prüfungsurteile des Beratungs- und Prüfungsamtes,

·      die Grundlagen dazu,

·      die Darstellung der Verantwortung der gesetzlichen Vertreter für den Jahresabschluss und den Lagebericht und

·      die Nennung der Verantwortung des Rechnungsprüfers für die Prüfung des Jahresabschlus­ses und des Lageberichts.

Gemäß § 102 GO NRW muss der Rechnungsprüfungsausschuss zu dem (seinem) Ergebnis der Jahresabschlussprüfung schriftlich gegenüber dem Rat Stellung nehmen. Folgende Inhalte müssen in der Stellungnahme enthalten sein:

·      Wegen des Verweises auf die §§ 321 und 322 des Handelsgesetzbuches im § 102 Abs. 8 GO NRW muss sich der Rechnungsprüfungsausschuss mit den vom Prüfungsverantwortlichen berichteten Schwächen des rechnungslegungsbezogenen IKS (§ 59 Abs. 3 GO NRW) befassen und dem Rat darüber berichten.

·      Am Schluss seines Berichtes hat der Rechnungsprüfungsausschuss zu erklären, ob nach dem abschließenden Ergebnis seiner Prüfung Einwendungen zu erheben sind und ob er den vom Bürgermeister aufgestellten Jahresabschluss und Lagebericht billigt.

Nachdem der Rechnungsprüfungsausschuss den vorstehenden Beschluss ge- und somit seinen Bericht verfasst hat, wird diese Sitzungsvorlage ergänzt um die beiden folgenden Beschlussvorschläge dem Rat bzw. den Ratsmitgliedern zur Beratung und Beschlussfassung zugeleitet:

I.      Beschlussvorschlag für den Rat der Stadt:

"1.    Der gemäß § 95 Abs. 1 GO NRW von der Kämmerin am 30.03.2021 auf- und vom Bürgermeister am 31.03.2021 bestätigte und vom Hauptausschuss am 12.05.2021[2] festgestellte Jahresabschluss nebst Lagebericht ist vom Rechnungsprüfungs­ausschuss nach § 59 Abs. 3 GO NRW i. V. m. § 102 GO NRW geprüft worden. Das Prüfungsergebnis des Beratungs- und Prüfungsamtes ist im Prüfungsbe­richt vom 19. Juli 2021 und im Bestä­ti­gungs­ver­merk vom gleichen Tage festgehalten worden.

        Der Rat der Stadt Hilden nimmt ebenfalls Kenntnis vom schriftlichen Bericht des Rechnungs­prüfungsausschusses vom 02.09.2021 zu seiner Prüfung des Jahresabschlusses, welcher dieser Sitzungsvorlage als vorläufige(r) Protokollauszug/Tischvorlage aus der Sitzung des Rech­nungs­prüfungsausschusses beigefügt wird.

Der Jahresabschluss 2020 vom 31.03.2021 wird hiermit gemäß § 96 Abs. 1 GO NRW festgestellt.

2.     Nach der Prüfung und nach der Feststellung des vorgelegten Jahresabschlusses durch den Rat der Stadt Hilden wird der Jahresüberschuss von 144.451,68 Euro der Ausgleichsrücklage in der Gesamtposition des Eigenkapitals zugeführt.“

II.     Beschlussvorschlag für die Ratsmitglieder (den Rat der Stadt ohne den Bürger­meis­ter):

„1.    Herr Bürgermeister Dr. Pommer und Frau Bürgermeisterin i. R. Alkenings werden nach § 96 Abs. 1 GO NRW für das Haushaltsjahr 2020 entlastet.

2.     Der Bürgermeister wird gebeten, den Prüfbericht nebst Bestätigungsvermerk sowie den Jah­resabschluss 2020 und Lagebericht gemäß § 96 Abs. 2 GO NRW öffentlich bekannt zu machen und danach bis zur Feststellung des folgenden Jahresabschlus­ses zur Einsichtnahme verfügbar zu halten.“

Hinweis zum Druckexemplar des Jahresabschlusses:

Der Jahresabschluss 2020 mit Lagebericht, Bilanz, Ergebnisrechnung, Finanzrechnung und Anhang ist eine Anlage dieser Sitzungsvorlage, die allerdings auch dann standardmäßig nicht mit ausgedruckt wurde, sofern Ihnen diese Sitzungsvorlage in ausgedruckter Form zugegangen ist. Selbstverständlich sind alle Anlagen zu dieser Sitzungsvorlage im Rats- und Bürgerinformationssystem als Datei vorhanden. Sofern Sie für Ihre Beratungen ein zusätzliches Druckexemplar benötigen, wenden Sie sich bitte an das Amt für Finanzservice oder das Team Bürgermeisterbüro der Stadt Hilden.

Erläuterungen und Begründungen:

Gemäß § 59 Abs. 3 und § 102 Abs. 1 GO NRW prüft der Rechnungsprüfungsausschuss den Jahresabschluss und den Lagebericht unter Einbezug des Prüfberichtes des Beratungs- und Prüfungsamtes.

Die Prüfung erfolgt mit dem Ziel herauszufinden, ob der Jahresabschluss ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild der Vermögens-, Schulden-, Ertrags- und Finanzlage der Gemeinde unter Beachtung der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung und der Bestimmungen der GO NRW ergibt.

Die Prüfung des Jahresabschlusses erstreckt sich auch darauf, ob die gesetzlichen Vorschriften und die sie ergänzenden Satzungen und sonstigen ortsrechtlichen Bestimmungen beachtet worden sind. In die Prüfung ist die Buchführung einzubeziehen.

Die Prüfung ist so anzulegen, dass Unrichtigkeiten und Verstöße gegen Bestimmungen, die sich auf die Darstellung des sich nach § 95 Absatz 1 Satz 4 GO NRW ergebenden Bildes der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage der Gemeinde wesentlich auswirken, bei gewissenhafter Berufsausübung erkannt werden.

Der Lagebericht ist darauf zu prüfen, ob er mit dem Jahresabschluss sowie mit den bei der Prüfung gewonnenen Erkenntnissen in Einklang steht und ob er insgesamt ein zutreffendes Bild von der Lage der Gemeinde vermittelt. Dabei ist auch zu prüfen, ob die Chancen und Risiken der künftigen Entwicklung zutreffend dargestellt sind. Die Prüfung des Lageberichts hat sich auch darauf zu erstrecken, ob die gesetzlichen Vorschriften zu seiner Aufstellung beachtet worden sind.

Der Verpflichtungen des Beratungs- und Prüfungsamtes zur Prüfung der Wirksamkeit des IKS und zum Bericht über wesentliche Schwächen des rechnungslegungsbezogenen IKS (§ 59 Abs. 3 Go NRW) entsprechend wird der Leiter des Beratungs- und Prüfungsamtes in der Sitzung des Ausschusses berichten. Trotz der (auch im Jahr 2020) schlechten Personalausstattung des Amtes für Finanzservice (u. a. in den Bereichen Buchhaltung und Controlling) und dem Haupt- und Personalamt (u. a. im Personalservice, Personalmanagement und der Organisationsabteilung) liegen konkrete Einzelerkenntnisse über wesentliche Schwächen des internen Kontrollsystems bezogen auf den Rechnungslegungsprozess nicht vor. Die in Anlage 1 des Prüfungsberichts beschriebene Situation ist allerdings risikoerhöhend und muss vom Beratungs- und Prüfungsamt weiter beobachtet werden.

Die vom Beratungs- und Prüfungsamt zusätzlich zur Abschlussprüfung erbrachten Leistungen, Prüfungen und Beratungen sowie die Ausgestaltung der verwaltungsinternen Regelungen und Konditionen lassen keine Umstände erkennen, die auf eine Befangenheit der an der Prüfung Beteiligten hinweisen würden.

Der Rechnungsprüfungsausschuss berät den nach der Prüfung vom Beratungs- und Prüfungsamt erstellten, als Anlage beigefügten Prüfungsbericht sowie den Bestätigungsvermerk des Beratungs- und Prüfungsamtes.

Der Rechnungsprüfungsausschuss hat zu dem Ergebnis der Jahresabschlussprüfung schriftlich gegenüber dem Rat Stellung zu nehmen. Am Schluss dieses Berichtes hat der Rechnungs-prüfungsausschuss zu erklären, ob nach dem abschließenden Ergebnis seiner Prüfung Einwendungen zu erheben sind und ob er den vom Bürgermeister aufgestellten Jahresabschluss und Lagebericht billigt. Selbstverständlich ist der Rechnungsprüfungsausschuss jedoch in seiner Entscheidung frei und könnte den Jahresabschluss der Stadt und das Prüfungsergebnis des Beratungs- und Prüfungsamtes anders beurteilen und dies in seinem Bericht an den Rat dokumentieren.

Der Prüfungsbericht der örtlichen Rechnungsprüfung als Abschlussprüfer und der Bericht des Rechnungsprüfungsausschusses dienen dem Rat als Grundlage zur Feststellung des Jahresabschlusses und den Ratsmitgliedern als Grundlage zur Entscheidung über die Entlastung des Bürgermeisters gemäß § 96 Abs. 1 GO NRW.

Abschließend danken die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Beratungs- und Prüfungsamtes den Mitgliedern der Verwaltungsführung, insbesondere aber dem Team des Amtes für Finanzservice und der Stadtkämmerin für die stets konstruktive Zusammenarbeit während der Prüfung des Jahresabschlusses.

Gez. Michael Witek

Leiter des Beratungs- und Prüfungsamtes