I.      Beschlussvorschlag für den Rat der Stadt:

"1.    Der gemäß § 95 Abs. 1 GO NRW von der Kämmerin am 10.06.2020 auf- und von der Bürgermeisterin am selben Tag bestätigte und dem Rat am 17.06.2020 zur Feststellung zugeleitete Jahresabschluss nebst Lagebericht ist vom Rechnungsprüfungs­ausschuss nach § 59 Abs. 3 GO NRW i. V. m. § 102 GO NRW geprüft worden. Das Prüfungsergebnis des Beratungs- und Prüfungsamtes ist im Prüfungsbe­richt vom 10. August 2020 und im Bestätigungsvermerk vom gleichen Tage festgehalten worden.

        Der Rat der Stadt Hilden nimmt ebenfalls Kenntnis vom schriftlichen Bericht des Rechnungs­prüfungsausschusses vom 23.09.2020 zu seiner Prüfung des Jahresabschlusses, welcher dieser Sitzungsvorlage als vorläufige(r) Protokollauszug/Tischvorlage aus der Sitzung des Rech­nungs­prüfungsausschusses beigefügt wird.

Der Jahresabschluss 2019 vom 10.06.2020 wird hiermit gemäß § 96 Abs. 1 GO NRW festgestellt.

2.     Nach der Prüfung und nach der Feststellung des vorgelegten Jahresabschlusses durch den Rat der Stadt Hilden wird der Jahresüberschuss von 759.804,39 Euro der Ausgleichsrücklage in der Gesamtposition des Eigenkapitals zugeführt.“

II.     Beschlussvorschlag für die Ratsmitglieder (den Rat der Stadt ohne die Bürgermeisterin):

„1.    Frau Bürgermeisterin Alkenings wird nach § 96 Abs. 1 GO NRW für das Haushaltsjahr 2019 entlastet.

2.     Die Bürgermeisterin wird gebeten, den Prüfbericht nebst Bestätigungsvermerk sowie den Jah­resabschluss 2019 und Lagebericht gemäß § 96 Abs. 2 GO NRW öffentlich bekannt zu machen und danach bis zur Feststellung des folgenden Jahresabschlus­ses zur Einsichtnahme verfügbar zu halten.“

Erläuterungen zur Sitzungsfolge:

Dies ist eine Sitzungsvorlage des Beratungs- und Prüfungsamtes, bei der anders als bei anderen Fachausschussberatungen sowohl der Rechnungsprüfungsausschuss als auch der Rat abschließende Beschlüsse unterschiedlichen Inhaltes fassen. Der Rechnungsprüfungsausschuss hat also nicht nur zur Kenntnis genommen oder vorberaten, sondern hat einen Beschluss gefasst.

Denn es ist Aufgabe des Rechnungsprüfungsausschusses gemäß § 59 Abs. 3 GO,

1. den Jahresabschluss unter Einbezug des Prüfberichtes des Beratungs- und Prüfungsamtes zu prüfen und sich dabei der örtlichen Rechnungsprüfung zu bedienen und
2. zu dem (seinem) Ergebnis der Jahresabschlussprüfung schriftlich gegenüber dem Rat Stellung zu nehmen.

Der Prüfungsbericht des Beratungs- und Prüfungsamtes stellt nach Auffassung des Gesetzgebers eine Unterstützung für die Mitglieder des Rechnungsprüfungsausschusses dar, sich ein eigenes Urteil bilden zu können.^[1] Durch das vorgeschriebene Verfahren sollen laut Gesetzesbegründung Rechnungsprüfungsausschüsse und Räte veranlasst werden, sich stärker als bisher mit den Jahresabschlüssen und deren Prüfung zu beschäftigen.

Hinweis zum Druckexemplar des Jahresabschlusses:

Der Jahresabschluss mit Lagebericht, Bilanz, Ergebnisrechnung, Finanzrechnung und Anhang ist eine Anlage dieser Sitzungsvorlage, die allerdings auch dann standardmäßig nicht mit ausgedruckt wurde, sofern Ihnen diese Sitzungsvorlage in ausgedruckter Form zugegangen ist. Selbstverständlich sind alle Anlagen zu dieser Sitzungsvorlage im Rats- und Bürgerinformationssystem als Datei vorhanden. Sofern Sie für Ihre Beratungen ein zusätzliches Druckexemplar benötigen, wenden Sie sich bitte an das Amt für Finanzservice oder das Team Bürgermeisterbüro der Stadt Hilden.

Erläuterungen und Begründungen:

Die Stellungnahme des Rechnungsprüfungsausschusses

Der Rechnungsprüfungsausschuss hat den Jahresabschluss unter Einbezug des Prüfberichtes des Beratungs- und Prüfungsamtes geprüft. Er hat sich bei seiner Prüfung der örtlichen Rechnungsprüfung bedient.

Aus Praktikabilitätsgründen hat der Rat in § 7 Abs. 2 der Rechnungsprüfungsordnung der Stadt Hilden zu § 59 Abs. 3 Sätze 4 - 6 GO NRW geregelt, dass die schriftliche Stellungnahme des Rechnungsprüfungsausschusses an den Rat von der BPA-Leitung als Beschlussvorschlag für den Rechnungsprüfungsausschuss entworfen wird. Am Schluss des Berichtes ist zu erklären, ob nach dem abschließenden Ergebnis der Prüfung Einwendungen zu erheben sind und ob der vom Bürgermeister aufgestellte Jahresabschluss und Lagebericht gebilligt wird.

Der Rechnungsprüfungsausschuss hat zu dem Ergebnis seiner Jahresabschlussprüfung eine schriftliche Stellungnahme gegenüber dem Rat beschlossen. Da der Rechnungsprüfungsausschuss ebenfalls am 23.09.2020 getagt hat, wird die Stellungnahme des Rechnungsprüfungsausschusses dem Rat zu dieser Sitzungsvorlage als Tischberatungsunterlage vorgelegt. Die Stellungnahme des Rechnungsprüfungsausschusses dient ebenso wie der Bericht des Beratungs- und Prüfungsamtes der Entscheidung des Rates über die Feststellung des Jahresabschlusses und der Entlastung der Bürgermeisterin.

Der Prüfbericht und der Bestätigungsvermerk des Beratungs- und Prüfungsamtes

Der Bestätigungsvermerk des Beratungs- und Prüfungsamtes entspricht § 102 GO Abs. 8 und dem Verweis auf die §§ 321 und 322 HGB und der sich daraus ergebenden Weiterverweisung auf § 317 HGB. Aufgrund der HGB-Verweisung soll der Bestätigungsvermerk analog zu den Bestätigungsvermerken nach den Prüfungsstandards der Wirtschaftsprüfer verfasst sein, wo und inwieweit kommunalspezifische Gründe nicht dagegensprechen.

Der Bestätigungsvermerk wird auf Seite 19 des Prüfungsberichtes des BPAes unter Nummer 6 - Prüfergebnis - wiedergegeben. Er enthält

·      die Prüfungsurteile des Beratungs- und Prüfungsamtes,

·      die Grundlagen dazu,

·      die Darstellung der Verantwortung der gesetzlichen Vertreter für den Jahresabschluss und den Lagebericht und

·      die Nennung der Verantwortung des Rechnungsprüfers für die Prüfung des Jahresabschlusses und des Lageberichts.

Die Prüfinhalte

Die Prüfung des Jahresabschlusses erfolgt gemäß § 59 Abs. 3 und § 102 Abs. 1 GO NRW daraufhin, ob er ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild der Vermögens-, Schulden-, Ertrags- und Finanzlage der Gemeinde unter Beachtung der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung und der Bestimmungen der GO NRW ergibt. Die Prüfung des Jahresabschlusses erstreckt sich auch darauf, ob die gesetzlichen Vorschriften und die sie ergänzenden Satzungen und sonstigen ortsrechtlichen Bestimmungen beachtet worden sind. In die Prüfung ist die Buchführung einzubeziehen. Die Prüfung des Jahresabschlusses hat sich darauf zu erstrecken, ob die gesetzlichen Vorschriften und sie ergänzenden ortsrechtlichen Bestimmungen oder sonstigen Satzungen beachtet worden sind. Die Prüfung ist so anzulegen, dass Unrichtigkeiten und Verstöße gegen Bestimmungen, die sich auf die Darstellung des sich nach § 95 Absatz 1 Satz 4 GO NRW ergebenden Bildes der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage der Gemeinde wesentlich auswirken, bei gewissenhafter Berufsausübung erkannt werden.

Der Lagebericht ist darauf zu prüfen, ob er mit dem Jahresabschluss sowie mit den bei der Prüfung gewonnenen Erkenntnissen in Einklang steht und ob er insgesamt ein zutreffendes Bild von der Lage der Gemeinde vermittelt. Dabei ist auch zu prüfen, ob die Chancen und Risiken der künftigen Entwicklung zutreffend dargestellt sind. Die Prüfung des Lageberichts hat sich auch darauf zu erstrecken, ob die gesetzlichen Vorschriften zu seiner Aufstellung beachtet worden sind.

Aufgrund der gemäß § 59 Abs. 3 GO NRW vorgeschriebenen Prüfung der Wirksamkeit des IKS hat der Leiter des Beratungs- und Prüfungsamtes in der Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses ausgeführt, dass er trotz der sich (auch im Jahr 2020) weiter verschlechternden Personalausstattung des Amtes für Finanzservice (u. a. in den Bereichen Buchhaltung und Controlling) und dem Haupt- und Personalamt (u. a. im Personalservice, Personalmanagement und der Organisationsabteilung) - noch - nicht über wesentliche Schwächen des internen Kontrollsystems bezogen auf den Rechnungslegungsprozess berichten müsse. Die in Anlage unter Nummer 7.1 des Prüfungsberichts beschriebene Situation sei allerdings stark risikoerhöhend und müsse von den Prüferinnen und Prüfern weiter beobachtet werden.

Die vom Beratungs- und Prüfungsamt zusätzlich zur Abschlussprüfung erbrachten Leistungen, Prüfungen und Beratungen sowie die Ausgestaltung der verwaltungsinternen Regelungen und Konditionen lassen keine Umstände erkennen, die auf eine Befangenheit der an der Prüfung Beteiligten hinweisen würden.

Abschließend danken die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Beratungs- und Prüfungsamtes den Mitgliedern der Verwaltungsführung, insbesondere aber dem Team des Amtes für Finanzservice und der Stadtkämmerin für die stets konstruktive Zusammenarbeit während der Prüfung des Jahresabschlusses.

Gez. Michael Witek

Leiter des Beratungs- und Prüfungsamtes