Beschlussvorschlag:

„Der Rechnungsprüfungsausschuss verfasst und beschließt folgenden Bericht über seine Prüfung des Jahresabschlusses und des Lageberichtes der Stadt Hilden des Jahres 2019 zur Erstattung an den Rat gemäß § 59 Abs. 3 GO NRW:

Bericht des Rechnungsprüfungsausschusses an den Rat der Stadt Hilden

gemäß § 59 Abs. 3 GO NRW zum Haushaltsjahr 2019

Der Rechnungsprüfungsausschuss hat im Haushaltsjahr 2019 die ihm nach Gesetz^[1] oder Satzung^[2] obliegenden Aufgaben und Pflichten unter anderem durch Beratung der Prüfberichte der örtlichen Rechnungsprüfung umfassend und sorgfältig wahrgenommen.

1.         Prüfungshandlungen des Rechnungsprüfungsausschusses und des Beratungs- und Prüfungsamtes waren:

1.1     Schwerpunkte der Tätigkeit des Rechnungsprüfungsausschusses im Jahr 2019:

Im Berichtsjahr 2019 kam der Rechnungsprüfungsausschuss zu zwei Sitzungen zusammen, und zwar am 08.04. und am 11.11.

In seinen Sitzungen hat der Rechnungsprüfungsausschuss die nach Gesetz oder Satzung erforderlichen Beschlüsse nach gründlicher Prüfung und Beratung gefasst. Die Bürgermeisterin ist ihren Informationspflichten vollumfänglich nachgekommen und hat dem Rechnungsprüfungsausschuss die von ihm gewünschten Informationen vollständig und zeitnah zur Verfügung gestellt.

Die Mitglieder des Rechnungsprüfungsausschusses hatten in den Sitzungen stets ausreichend Gelegenheit, sich aktiv und kritisch mit den Berichten des Beratungs- und Prüfungsamtes und den Informationen der Bürgermeisterin, der Beigeordneten und des Kämmerers auseinanderzusetzen wie auch eigene Anregungen einzubringen.

Im abgelaufenen Haushaltsjahr hat sich der Rechnungsprüfungsausschuss verschiedenen Themen gewidmet. Standardmäßig steht in jeder Sitzung des Rechnungsprüfungs­aus­schus­ses eine Mitteilungsvorlage zu freihändigen Vergaben ab 5.000 € auf der Tagesordnung, zu der regelmäßig eine Reihe von Fragen gestellt und beantwortet wird.

In der Sitzung am 08.04.2019 hat sich der Rechnungsprüfungsausschuss intensiv mit dem Prüfungsbericht des Beratungs- und Prüfungsamtes über die Prüfung des Vollstreckungswesens beschäftigt und sich den Prüfungsbericht mit seinen Feststellungen zu eigen gemacht. Der Bericht wurde anschließend auch im Rat der Stadt erörtert. Zu den VOB-Vergaben bat der Rat die Bürgermeisterin in seinem Beschluss darum, Maßnahmen zu ergreifen, um den im Prüfbericht enthaltenen Einwänden abzuhelfen.

In der genannten Sitzung hat sich die Rechnungsprüfung auch mit der Änderung der Rechnungsprüfungsordnung beschäftigt und einen diesbezüglichen Beschlussvorschlag an den Rat beschlossen.

Am 11.11.2019 hat der Rechnungsprüfungsausschuss ebenfalls getagt und sich neben dem Jahresabschluss und Testat der Stadt zum Jahr 2018 mit den laufenden Tätigkeiten des Beratungs- und Prüfungsamtes seit dem 01.10.2018 befasst. Zum wiederholten Male war insbesondere die nicht positive Entwicklung der Prüfungsfeststellungen im Bereich der technischen Prüfung (dort insbesondere der Vergaben und deren Abwicklung) Gegenstand der Erörterung.

1.2     Jahresabschlussprüfung durch die örtliche Rechnungsprüfung:

Das Beratungs- und Prüfungsamt der Stadt Hilden ist laut Gesetz und Rechnungsprüfungsordnung Abschlussprüfer der Stadt und hat den Jahresabschluss 2019 nebst Lagebericht und aller Anlagen am 25.06.2020 zur Prüfung erhalten.

Der von Frau Kämmerin Anja Franke nach den Vorschriften der Gemeindeordnung des Landes Nordrhein-Westfalen (GO NRW) aufgestellte und von Frau Bürgermeisterin Birgit Alkenings am 10.06.2020 bestätigte Jahresabschluss der Stadt Hilden zum 31. Dezember 2019 sowie der Lagebericht für das Haushaltsjahr 2019 wurde gemäß dem gesetzlichen Prüfungsauftrag unter Berücksichtigung der festgelegten Prüfungsschwerpunkte und unter Einbeziehung der Buchführung geprüft.

Die Prüfungen durch das Beratungs- und Prüfungsamt ergaben keine Einwendungen, so dass am 10.08.2020 der uneingeschränkte Bestätigungsvermerk erteilt wurde.

2.       Stellungnahme des Rechnungsprüfungsausschusses zum Ergebnis der Prüfung:

Der Abschlussbericht des Beratungs- und Prüfungsamtes vom 10.08.2020 wurde den Mitgliedern des Rechnungsprüfungsausschusses rechtzeitig vor der Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses am 23.09.2020 zugeleitet. In der Sitzung beant­wor­te­ten die Bürgermeisterin und die Mitglieder des Verwaltungsvorstandes die Fragen des Rechnungsprüfungsausschusses und erteilten die erforderlichen und erbetenen Auskünfte.

Der Leiter des Beratungs- und Prüfungsamtes nahm ebenfalls an dieser Sitzung teil und berichtete über die wesentlichen Ergebnisse der Prüfung. Ferner berichtete er darüber, dass er trotz der sich (auch im Jahr 2020) weiter verschlechternden Personalausstattung des Amtes für Finanzservice (u. a. in den Bereichen Buchhaltung und Controlling) und dem Haupt- und Personalamt (u. a. im Personalservice, Personalmanagement und der Organisationsabteilung) - noch - nicht über wesentliche Schwächen des internen Kontrollsystems bezogen auf den Rechnungslegungsprozess berichten müsse. Die in Anlage unter Nummer 7.1 des Prüfungsberichts beschriebene Situation sei allerdings stark risikoerhöhend und müsse von den Prüferinnen und Prüfern weiter beobachtet werden.

Er informierte über die vom Beratungs- und Prüfungsamt zusätzlich zur Abschlussprüfung erbrachten Leistungen sowie darüber, dass keine Umstände vorliegen, die seine Befangenheit besorgen lassen. Der Leiter des Beratungs- und Prüfungsamtes stand den Mitgliedern des Rechnungsprüfungsausschusses für Auskünfte und ergänzende Fragen zur Verfügung.

Der Leiter des Beratungs- und Prüfungsamtes empfahl dem Rechnungsprüfungsausschuss, den von der Kämmerin aufgestellten und der Bürgermeisterin bestätigten Jahresabschluss zum 31. Dezember 2019 nebst dem zugehörigen Lagebericht zu billigen.

Der Rechnungsprüfungsausschuss hat den Jahresabschluss und den Lagebericht seinerseits eingehend unter Einbezug des Prüfungsberichtes des Beratungs- und Prüfungsamtes geprüft und sich dabei an den Vorschriften des § 102 GO NRW orientiert. Er hat sich nach einer Präsentation der Ergebnisse in der Ausschusssitzung und der Rückfragen der Ausschussmitglieder ein eigenes Bild bzw. Urteil gebildet.^[3] Dabei ist der Rechnungsprüfungsausschuss zu keinem anderen Ergebnis oder zu Einwendungen gekommen und schließt sich aufgrund seiner eigenen Prüfungen den Ergebnissen des Prüfberichtes des Beratungs- und Prüfungsamtes zum Jahresabschluss der Stadt Hilden zum 31. Dezember 2019 und dem Lagebericht für das Haushaltsjahr 2019 an.

Der Rechnungsprüfungsausschuss billigt den Jahresabschluss zum 31. Dezember 2019 sowie den Lagebericht und empfiehlt dem Rat, den Jahresabschluss in der vorgelegten Form festzustellen.

Der Rechnungsprüfungsausschuss bittet das Beratungs- und Prüfungsamt, den vorstehenden Bericht als Anlage zur Sitzungsvorlage zur Feststellung des Jahresabschlusses 2019 hinzuzufügen und somit den Rat in Kenntnis zu setzen.“

Erläuterungen zur Sitzungs- und Verfahrensfolge:

Dies ist eine Sitzungsvorlage des Beratungs- und Prüfungsamtes, bei der anders als bei anderen Fachausschussberatungen sowohl der Rechnungsprüfungsausschuss als auch der Rat abschließende Beschlüsse fassen, allerdings unterschiedlichen Inhaltes. Der Rechnungs­prü­fungs­ausschuss ist also nicht nur vorberatend, sondern ebenso beschließend wie der Rat tätig. Denn der Rechnungsprüfungsausschuss prüft gemäß § 59 Abs. 3 GO den Jahresabschluss unter Einbezug des Prüfberichtes des Beratungs- und Prüfungsamtes und bedient sich dabei der örtlichen Rechnungsprüfung.

Der Rechnungsprüfungsausschuss bedient sich bei der Prüfung wie bisher der örtlichen Rech­nungsprüfung. Der Prüfungsbericht des Beratungs- und Prüfungsamtes stellt nach Auffassung des Gesetzgebers eine Unterstützung für die Mitglieder des Rechnungsprüfungsausschusses dar, sich ein eigenes Urteil bilden zu können.^[1]

Der Rechnungsprüfungsausschuss hat seit der Neufassung der GO zum 01.01.2019 sein eigenes Prüfungsergebnis, welches er u. a. auf Basis des Prüfberichts des Beratungs- und Prüfungsamtes selbst erarbeitet, als schriftliche Stellungnahme gegenüber dem Rat abzugeben. Dieses Verfahren soll laut Gesetzesbegründung die Rechnungsprüfungsausschüsse und Räte veranlassen, sich stärker als bisher mit den Jahresabschlüssen und deren Prüfung zu beschäftigen.

Aus Praktikabilitätsgründen hat der Rat in § 7 Abs. 2 der Rechnungsprüfungsordnung der Stadt Hilden zu § 59 Abs. 3 Sätze 4 - 6 GO NRW geregelt, dass die schriftliche Stellungnahme des Rechnungsprüfungsausschusses an den Rat von der BPA-Leitung als Beschlussvorschlag für den Rechnungsprüfungsausschuss entworfen wird.

Der Verweis auf die § 321, 322 HGB und der sich daraus ergebenden Weiterverweisung auf § 317 HGB bestimmen Aussehen und Inhalt des Bestätigungs­ver­merks, der von der örtlichen Rechnungsprüfung (in Hilden: Beratungs- und Prüfungsamt) verfasst wird. Aufgrund der HGB-Verweisung soll der Bestätigungsvermerk analog zu den Bestätigungsvermerken nach den Prüfungsstandards der Wirtschaftsprüfer verfasst sein, wo und inwieweit kommunalspezifische Gründe nicht dagegensprechen.

Der Bestätigungsvermerk wird auf Seite 19 des Prüfungsberichtes des BPAes unter Nummer 6 - Prüfergebnis - wiedergegeben. Er enthält

·      die Prüfungsurteile des Beratungs- und Prüfungsamtes,

·      die Grundlagen dazu,

·      die Darstellung der Verantwortung der gesetzlichen Vertreter für den Jahresabschluss und den Lagebericht und

·      die Nennung der Verantwortung des Rechnungsprüfers für die Prüfung des Jahresabschlus­ses und des Lageberichts.

Gemäß § 102 GO NRW muss der Rechnungsprüfungsausschuss zu dem (seinem) Ergebnis der Jahresabschlussprüfung schriftlich gegenüber dem Rat Stellung nehmen. Folgende Inhalte müssen in der Stellungnahme enthalten sein:

·      Wegen des Verweises auf die §§ 321 und 322 des Handelsgesetzbuches im § 102 Abs. 8 GO NRW muss sich der Rechnungsprüfungsausschuss mit den vom Prüfungsverantwortlichen berichteten Schwächen des rechnungslegungsbezogenen IKS (§ 59 Abs. 3 GO NRW) befassen und dem Rat darüber berichten.

·      Am Schluss seines Berichtes hat der Rechnungsprüfungsausschuss zu erklären, ob nach dem abschließenden Ergebnis seiner Prüfung Einwendungen zu erheben sind und ob er den vom Bürgermeister aufgestellten Jahresabschluss und Lagebericht billigt.

Nachdem der Rechnungsprüfungsausschuss den vorstehenden Beschluss ge- und somit seinen Bericht verfasst hat, wird diese Sitzungsvorlage ergänzt um die beiden folgenden Beschlussvorschläge dem Rat bzw. den Ratsmitgliedern zur Beratung und Beschlussfassung zugeleitet:

I.      Beschlussvorschlag für den Rat der Stadt:

"1.    Der gemäß § 95 Abs. 1 GO NRW von der Kämmerin am 10.06.2020 auf- und von der Bürgermeisterin am selben Tag bestätigte und dem Rat am 17.06.2020 zur Feststellung zugeleitete Jahresabschluss nebst Lagebericht ist vom Rechnungsprüfungs­ausschuss nach § 59 Abs. 3 GO NRW i. V. m. § 102 GO NRW geprüft worden. Das Prüfungsergebnis des Beratungs- und Prüfungsamtes ist im Prüfungsbe­richt vom 10. August 2020 und im Bestätigungsvermerk vom gleichen Tage festgehalten worden.

        Der Rat der Stadt Hilden nimmt ebenfalls Kenntnis vom schriftlichen Bericht des Rechnungs­prüfungsausschusses vom 23.09.2020 zu seiner Prüfung des Jahresabschlusses, welcher dieser Sitzungsvorlage als vorläufige(r) Protokollauszug/Tischvorlage aus der Sitzung des Rech­nungs­prüfungsausschusses beigefügt wird.

Der Jahresabschluss 2019 vom 10.06.2020 wird hiermit gemäß § 96 Abs. 1 GO NRW festgestellt.

2.     Nach der Prüfung und nach der Feststellung des vorgelegten Jahresabschlusses durch den Rat der Stadt Hilden wird der Jahresüberschuss von 759.804,39 Euro der Ausgleichsrücklage in der Gesamtposition des Eigenkapitals zugeführt.“

II.     Beschlussvorschlag für die Ratsmitglieder (den Rat der Stadt ohne die Bürgermeisterin):

„1.    Frau Bürgermeisterin Alkenings wird nach § 96 Abs. 1 GO NRW für das Haushaltsjahr 2019 entlastet.

2.     Die Bürgermeisterin wird gebeten, den Prüfbericht nebst Bestätigungsvermerk sowie den Jah­resabschluss 2019 und Lagebericht gemäß § 96 Abs. 2 GO NRW öffentlich bekannt zu machen und danach bis zur Feststellung des folgenden Jahresabschlus­ses zur Einsichtnahme verfügbar zu halten.“

Hinweis zum Druckexemplar des Jahresabschlusses:

Der Jahresabschluss 2019 mit Lagebericht, Bilanz, Ergebnisrechnung, Finanzrechnung und Anhang ist eine Anlage dieser Sitzungsvorlage, die allerdings auch dann standardmäßig nicht mit ausgedruckt wurde, sofern Ihnen diese Sitzungsvorlage in ausgedruckter Form zugegangen ist. Selbstverständlich sind alle Anlagen zu dieser Sitzungsvorlage im Rats- und Bürgerinformationssystem als Datei vorhanden. Sofern Sie für Ihre Beratungen ein zusätzliches Druckexemplar benötigen, wenden Sie sich bitte an das Amt für Finanzservice oder das Team Bürgermeisterbüro der Stadt Hilden.

Erläuterungen und Begründungen:

Gemäß § 59 Abs. 3 und § 102 Abs. 1 GO NRW prüft der Rechnungsprüfungsausschuss den Jahresabschluss und den Lagebericht unter Einbezug des Prüfberichtes des Beratungs- und Prüfungsamtes dahingehend, ob er ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild der Vermögens-, Schulden-, Ertrags- und Finanzlage der Gemeinde unter Beachtung der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung und der Bestimmungen der GO NRW ergibt. Die Prüfung des Jahresabschlusses erstreckt sich darauf, ob die gesetzlichen Vorschriften und die sie ergänzenden Satzungen und sonstigen ortsrechtlichen Bestimmungen beachtet worden sind. In die Prüfung ist die Buchführung einzubeziehen. Die Prüfung des Jahresabschlusses hat sich darauf zu erstrecken, ob die gesetzlichen Vorschriften und sie ergänzenden ortsrechtlichen Bestimmungen oder sonstigen Satzungen beachtet worden sind. Die Prüfung ist so anzulegen, dass Unrichtigkeiten und Verstöße gegen Bestimmungen, die sich auf die Darstellung des sich nach § 95 Absatz 1 Satz 4 GO NRW ergebenden Bildes der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage der Gemeinde wesentlich auswirken, bei gewissenhafter Berufsausübung erkannt werden.

Der Lagebericht ist darauf zu prüfen, ob er mit dem Jahresabschluss sowie mit den bei der Prüfung gewonnenen Erkenntnissen in Einklang steht und ob er insgesamt ein zutreffendes Bild von der Lage der Gemeinde vermittelt. Dabei ist auch zu prüfen, ob die Chancen und Risiken der künftigen Entwicklung zutreffend dargestellt sind. Die Prüfung des Lageberichts hat sich auch darauf zu erstrecken, ob die gesetzlichen Vorschriften zu seiner Aufstellung beachtet worden sind.

Der Verpflichtungen des Beratungs- und Prüfungsamtes zur Prüfung der Wirksamkeit des IKS und zum Bericht über wesentliche Schwächen des rechnungslegungsbezogenen IKS (§ 59 Abs. 3 Go NRW) entsprechend wird der Leiter des Beratungs- und Prüfungsamtes in der Sitzung des Ausschusses berichten. Trotz der sich (auch im Jahr 2020) weiter verschlechternden Personalausstattung des Amtes für Finanzservice (u. a. in den Bereichen Buchhaltung und Controlling) und dem Haupt- und Personalamt (u. a. im Personalservice, Personalmanagement und der Organisationsabteilung) liegen konkrete Einzelerkenntnisse über wesentliche Schwächen des internen Kontrollsystems bezogen auf den Rechnungslegungsprozess - noch - nicht vor. Die in Anlage 1 des Prüfungsberichts beschriebene Situation ist allerdings stark risikoerhöhend und muss vom Beratungs- und Prüfungsamt weiter beobachtet werden.

Die vom Beratungs- und Prüfungsamt zusätzlich zur Abschlussprüfung erbrachten Leistungen, Prüfungen und Beratungen sowie die Ausgestaltung der verwaltungsinternen Regelungen und Konditionen lassen keine Umstände erkennen, die auf eine Befangenheit der an der Prüfung Beteiligten hinweisen würden.

Der Rechnungsprüfungsausschuss berät den nach der Prüfung vom Beratungs- und Prüfungsamt erstellten, als Anlage beigefügten Prüfungsbericht sowie den Bestätigungsvermerk des Beratungs- und Prüfungsamtes.

Der Rechnungsprüfungsausschuss hat zu dem Ergebnis der Jahresabschlussprüfung schriftlich gegenüber dem Rat Stellung zu nehmen. Am Schluss dieses Berichtes hat der Rechnungs-prüfungsausschuss zu erklären, ob nach dem abschließenden Ergebnis seiner Prüfung Einwendungen zu erheben sind und ob er den von der Bürgermeisterin aufgestellten Jahresabschluss und Lagebericht billigt. Selbstverständlich ist der Rechnungsprüfungsausschuss jedoch in seiner Entscheidung frei und könnte den Jahresabschluss der Stadt und das Prüfungsergebnis des Beratungs- und Prüfungsamtes anders beurteilen und dies in seinem Bericht an den Rat dokumentieren.

Der Prüfungsbericht der örtlichen Rechnungsprüfung - Abschlussprüfer - und der Bericht des Rechnungsprüfungsausschusses dienen dem Rat als Grundlage zur Feststellung des Jahresabschlusses und den Ratsmitgliedern als Grundlage zur Entscheidung über die Entlastung der Bürgermeisterin gemäß § 96 Abs. 1 GO NRW.

Abschließend danken die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Beratungs- und Prüfungsamtes den Mitgliedern der Verwaltungsführung, insbesondere aber dem Team des Amtes für Finanzservice und der Stadtkämmerin für die stets konstruktive Zusammenarbeit während der Prüfung des Jahresabschlusses.

Gez. Michael Witek

Leiter des Beratungs- und Prüfungsamtes