Beschlussvorschlag:

„Der Rechnungsprüfungsausschuss verfasst und beschließt folgenden Bericht über seine Prüfung des Jahresabschlusses und des Lageberichtes der Stadt Hilden des Jahres 2018 zur Erstattung an den Rat gemäß § 59 Abs. 3 GO NRW:

Bericht des Rechnungsprüfungsausschusses an den Rat der Stadt Hilden gemäß § 59 Abs. 3 GO NRW zum Haushaltsjahr 2018

Der Rechnungsprüfungsausschuss hat im Haushaltsjahr 2018 die ihm nach Gesetz[1] oder Satzung[2] obliegenden Aufgaben und Pflichten durch Beratung der Prüfberichte der örtlichen Rechnungsprüfung umfassend und sorgfältig wahrgenommen.

1.       Schwerpunkte der Tätigkeit des Rechnungsprüfungsausschusses im Jahr 2018

Im Berichtsjahr 2018 kam der Rechnungsprüfungsausschuss zu zwei Sitzungen zusammen, und zwar am 09.04. und am 12.11.2018.

In seinen Sitzungen hat der Rechnungsprüfungsausschuss die nach Gesetz oder Satzung erforderlichen Beschlüsse nach gründlicher Prüfung und Beratung gefasst. Die Bürgermeisterin ist ihren Informationspflichten vollumfänglich nachgekommen und hat dem Rechnungsprüfungsausschuss die von ihm gewünschten Informationen vollständig und zeitnah zur Verfügung gestellt.

Die Mitglieder des Rechnungsprüfungsausschusses hatten in den Sitzungen stets ausreichend Gelegenheit, sich aktiv und kritisch mit den Berichten des Beratungs- und Prüfungsamtes und den Informationen der Bürgermeisterin, der Beigeordneten und des Kämmerers auseinanderzusetzen wie auch eigene Anregungen einzubringen.

Im abgelaufenen Haushaltsjahr hat sich der Rechnungsprüfungsausschuss einer Vielzahl von Themen gewidmet. Standardmäßig steht in jeder Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses eine Mitteilungsvorlage zu freihändigen Vergaben ab 5.000 € auf der Tagesordnung, zu der regelmäßig eine Reihe von Fragen gestellt und beantwortet wird.

In der Sitzung am 30.04.2018 hat sich der Rechnungsprüfungsausschuss neben dem Jahresabschluss 2016 und dem Gesamtabschluss 2012 intensiv mit den Prüfungsberichten des Beratungs- und Prüfungsamtes zu den

·         verschiedenen Handvorschusskassen und den

·         VOB-Vergaben in der Zeit von Anfang 2016 bis Sommer 2017

beschäftigt und sich den Prüfungsbericht mit seinen Feststellungen zu eigen gemacht. Die beiden Berichte wurden anschließend auch im Rat der Stadt erörtert. Zu den VOB-Vergaben bat der Rat die Bürgermeisterin in seinem Beschluss darum, Maßnahmen zu ergreifen, damit sich die im Prüfbericht beschriebene Situation verbessert.

Am 12.11.2018 hat der Rechnungsprüfungsausschuss ebenfalls getagt und sich neben dem Jahresabschluss und Testat der Stadt zum Jahr 2018 mit

·         den laufenden Tätigkeiten des Beratungs- und Prüfungsamtes seit dem 01.10.2017 und

·         dem Prüfungs- und Beratungsbericht des Beratungs- und Prüfungsamtes vom 15.10.2018 - Organisationsmanagement und Personalservice - Risiken und Chancen

befasst.

Bei der Beratung der laufenden Tätigkeiten des Beratungs- und Prüfungsamtes wurde insbesondere das Verhältnis der geprüften und beratenen Vorgänge mit Feststellungen zu den Vorgängen ohne Feststellungen für die Zeit von Oktober 2017 bis September 2018 besprochen. Der Zusammenhang zwischen der festgestellten Fehlerquote und dem im Beratungsbericht des Beratungs- und Prüfungsamtes dargestellten Organisationsmanagement und Personalservice mit seinen Risiken und Chancen wurde ebenfalls thematisiert. Der Rechnungsprüfungsausschuss machte sich den Bericht ebenfalls zu eigen und gab ihn dem Rat zur Kenntnis.

2.       Prüfung durch die örtliche Rechnungsprüfung

Das Beratungs- und Prüfungsamt der Stadt Hilden ist laut Gesetz Abschlussprüfer der Stadt und hat den Jahresabschluss 2018 nebst Lagebericht und aller Anlagen am 11.07.2019 zur Prüfung erhalten.

Der von Frau Kämmerin Anja Franke nach den Vorschriften der Gemeindeordnung des Landes Nordrhein-Westfalen (GO NRW) aufgestellte und von Frau Bürgermeisterin Birgit Alkenings bestätigte Jahresabschluss der Stadt Hilden zum 31. Dezember 2018 sowie den Lagebericht für das Haushaltsjahr 2018 wurde gemäß dem gesetzlichen Prüfungsauftrag unter Berücksichtigung der festgelegten Prüfungsschwerpunkte und unter Einbeziehung der Buchführung geprüft.

Die Prüfungen durch das Beratungs- und Prüfungsamt ergaben keine Einwendungen, so dass am 30.09.2019 der uneingeschränkte Bestätigungsvermerk erteilt wurde.

3.       Stellungnahme des Rechnungsprüfungsausschusses zum Ergebnis der Prüfung

Der Abschlussbericht des Beratungs- und Prüfungsamtes vom 30.09.2019 wurde den Mitgliedern des Rechnungsprüfungsausschusses rechtzeitig vor der Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses am 11.11.2019 zugeleitet. In der Sitzung beantworteten die Bürgermeisterin und die Mitglieder des Verwaltungsvorstandes die Fragen des Rechnungsprüfungsausschusses und erteilten die erforderlichen und erbetenen Auskünfte.

Der Leiter des Beratungs- und Prüfungsamtes nahm ebenfalls an dieser Sitzung teil und berichtete über die wesentlichen Ergebnisse seiner Prüfung. Ferner berichtete er darüber, dass mit der systematischen Prüfung des internen Kontrollsystems auf Basis der novellierten Gemeindeordnung NRW gerade begonnen werde, weshalb zum Jahr 2018 außer über die grundsätzlichen Probleme der Personalausstattung - siehe den diesbezüglichen Prüfbericht -  über keine wesentlichen Schwächen des internen Kontrollsystems bezogen auf den Rechnungslegungsprozess berichtet werden könne. Er informierte über die vom Beratungs- und Prüfungsamt zusätzlich zur Abschlussprüfung erbrachten Leistungen sowie darüber, dass keine Umstände vorliegen, die seine Befangenheit besorgen lassen. Der Leiter des Beratungs- und Prüfungsamtes stand den Mitgliedern des Rechnungsprüfungsausschusses für Auskünfte und ergänzende Fragen zur Verfügung.

Der Leiter des Beratungs- und Prüfungsamtes empfahl dem Rechnungsprüfungsausschuss, den von der Kämmerin aufgestellten und der Bürgermeisterin bestätigten Jahresabschluss zum 31. Dezember 2018 nebst dem zugehörigen Lagebericht zu billigen.

Der Rechnungsprüfungsausschuss hat den Jahresabschluss und den Lagebericht hat seinerseits eingehend unter Einbezug des Prüfungsberichtes des Beratungs- und Prüfungsamtes geprüft und sich dabei an den Vorschriften des § 102 GO NRW orientiert. Er hat sich nach einer Präsentation der Ergebnisse in der Ausschusssitzung und der Rückfragen der Ausschussmitglieder ein eigenes Bild bzw. Urteil gebildet.[3] Dabei ist der Rechnungsprüfungsausschuss zu keinem anderen Ergebnis oder zu Einwendungen gekommen und schließt sich aufgrund seiner eigenen Prüfungen den Ergebnissen des Prüfberichtes des Beratungs- und Prüfungsamtes zum Jahresabschluss der Stadt Hilden zum 31. Dezember 2018 und dem Lagebericht für das Haushaltsjahr 2018 an.

Der Rechnungsprüfungsausschuss billigt den Jahresabschluss zum 31. Dezember 2018 sowie den Lagebericht und empfiehlt dem Rat, den Jahresabschluss in der vorgelegten Form festzustellen.

Der Rechnungsprüfungsausschuss bittet das Beratungs- und Prüfungsamt, den vorstehenden Bericht als Anlage zur Sitzungsvorlage zur Feststellung des Jahresabschlusses 2018 hinzuzufügen und somit den Rat in Kenntnis zu setzen.“

Erläuterungen zur Sitzungs- und Verfahrensfolge:

Dies ist eine Sitzungsvorlage des Beratungs- und Prüfungsamtes, bei der anders als bei anderen Fachausschussberatungen sowohl der Rechnungsprüfungsausschuss als auch der Rat abschließende Beschlüsse unterschiedlichen Inhaltes fassen. Der Rechnungsprüfungsausschuss ist also nicht nur vorberatend, sondern beschließend tätig.

Mit der Novelle der Gemeindeordnung NRW zum 01.01.2019 im Rahmen des 2. NKF-Weiterentwicklungsgesetzes hat sich nicht nur das Prozedere bis zur Feststellung der Jahresabschlüsse durch den Rat erheblich verändert; auch die inhaltlichen Anforderungen an die Arbeit und die Verantwortung des Rechnungsprüfungsausschusses und des Rates sind angehoben worden:

Gemäß § 59 Abs. 3 GO prüft der Rechnungsprüfungsausschuss den Jahresabschluss unter Einbezug des Prüfberichtes des Beratungs- und Prüfungsamtes. Der Rechnungsprüfungsausschuss bedient sich bei der Prüfung wie bisher der örtlichen Rechnungsprüfung. Der Prüfungsbericht des Beratungs- und Prüfungsamtes stellt nach Auffassung des Gesetzgebers eine Unterstützung für die Mitglieder des Rechnungsprüfungsausschusses dar, sich ein eigenes Urteil bilden zu können.^[1] 

Neu ist seit der Neufassung der GO zum 01.01.2019, dass der Rechnungsprüfungsausschuss zu seinem Ergebnis der Jahresabschlussprüfung schriftlich gegenüber dem Rat Stellung zu nehmen hat. Das geänderte Verfahren soll die Auseinandersetzung des Rechnungsprüfungsausschusses und des Rates mit den Jahresabschlüssen stärken.

Aus Praktikabilitätsgründen hat der Rat in § 7 Abs. 2 der Rechnungsprüfungsordnung der Stadt Hilden zu § 59 Abs. 3 Sätze 4 - 6 GO NRW geregelt, dass die schriftliche Stellungnahme des Rechnungsprüfungsausschusses an den Rat von der BPA-Leitung als Beschlussvorschlag für den Rechnungsprüfungsausschuss entworfen wird.

Wegen des neuen Verweises auf die §§ 321 und 322 des Handelsgesetzbuches im § 102 Abs. 8 GO NRW muss sich der Rechnungsprüfungsausschuss außerdem mit den vom Prüfungsverantwortlichen berichteten Schwächen des rechnungslegungsbezogenen IKS (§ 59 Abs. 3 GO NRW) befassen und dem Rat darüber berichten. Am Schluss seines Berichtes hat der Rechnungsprüfungsausschuss zu erklären, ob nach dem abschließenden Ergebnis seiner Prüfung Einwendungen zu erheben sind und ob er den von der Bürgermeisterin aufgestellten Jahresabschluss und Lagebericht billigt. Auch dies ist Bestandteil des Beschlussvorschlages für den Rechnungsprüfungsausschuss.

Der Rechnungsprüfungsausschuss hat in seiner Sitzung die Möglichkeit, den vorgeschlagenen Bericht zu diskutieren, ihn ganz oder in Teilen zu ändern, zu ergänzen oder sogar völlig neu zu formulieren und ihn anschließend zu beschließen. In der vorgeschlagenen Form entspricht der Berichtsentwurf nach allen dem BPA vorliegenden Informationen den Anforderungen, die fachlich und inhaltlich an einen solchen Bericht gestellt werden.

Die anschließende Berichterstattung an den Rat erfolgt dann durch Hinzufügen eines Auszugs aus der Niederschrift des Rechnungsprüfungsausschusses in der Sitzungsvorlage zur Feststellung des Jahresabschlusses an den Rat.

Ebenfalls wegen des Verweises auf die § 321, 322 HGB und der sich daraus ergebenden Weiterverweisung auf § 317 HGB folgt, dass sich Aussehen und Inhalt des Bestätigungsvermerks, der von der örtlichen Rechnungsprüfung (in Hilden: Beratungs- und Prüfungsamt) verfasst wird, gegenüber den Vorjahren erheblich verändert haben. Aufgrund der HGB-Verweisung soll der Bestätigungsvermerk möglichst weitgehend entsprechend der Prüfungsstandards der Wirtschaftsprüfer verfasst sein, soweit kommunalspezifische Gründe nicht dagegen sprechen.

Der Bestätigungsvermerk wird auf Seite 17 des Prüfungsberichtes des BPAes unter Nummer 5 - Prüfergebnisse - wiedergegeben. Er enthält in seiner neuen Form

·      die Prüfungsurteile des Beratungs- und Prüfungsamtes,

·      die Grundlagen dazu,

·      die Darstellung der Verantwortung der gesetzlichen Vertreter für den Jahresabschluss und den Lagebericht und

·      die Nennung der Verantwortung des Rechnungsprüfers für die Prüfung des Jahresabschlusses und des Lageberichts.

Nachdem der Rechnungsprüfungsausschuss den vorstehenden Beschluss ge- und somit seinen Bericht verfasst hat, wird diese Sitzungsvorlage ergänzt um die beiden folgenden Beschlussvorschläge dem Rat bzw. den Ratsmitgliedern zur Beratung und Beschlussfassung zugeleitet:

I.      Beschlussvorschlag für den Rat der Stadt:

"1.    Der gemäß § 95 Abs. 1 GO NRW von der Kämmerin am 27.06.2019 auf- und von der Bürgermeisterin am 01.07.2019 bestätigte und dem Rat zur Feststellung zugeleitete Jahresabschluss nebst Lagebericht ist vom Rechnungsprüfungs­ausschuss nach § 59 Abs. 3 GO NRW i. V. m. § 102 GO NRW geprüft worden. Das Prüfungsergebnis des Beratungs- und Prüfungsamtes ist im Prüfungsbe­richt vom 30. September 2018 und im Bestätigungsvermerk vom gleichen Tage festgehalten worden.

        Der Rat der Stadt Hilden nimmt ebenfalls Kenntnis vom schriftlichen Bericht des Rechnungs­prüfungsausschusses vom 11.11.2019 zu seiner Prüfung des Jahresabschlusses, welcher dieser Sitzungsvorlage in Form eines Protokollauszuges aus der Sitzung des Rech­nungs­prüfungsausschusses beigefügt ist.

Der Jahresabschluss 2018 vom 27.06.2019/01.07.2019 wird hiermit gemäß § 96 Abs. 1 GO NRW festgestellt.

2.     Nach der Prüfung und nach der Feststellung des vorgelegten Jahresabschlusses durch den Rat der Stadt Hilden wird der Jahresüberschuss von 1.623.669,04 Euro der Ausgleichsrücklage in der Gesamtposition des Eigenkapitals zugeführt.“

II.     Beschlussvorschlag für die Ratsmitglieder (den Rat der Stadt ohne die Bürgermeisterin):

„1.    Frau Bürgermeisterin Alkenings wird nach § 96 Abs. 1 GO NRW für das Haushaltsjahr 2018 entlastet.

2.     Die Bürgermeisterin wird gebeten, den Prüfbericht nebst Bestätigungsvermerk sowie den Jah­resabschluss 2018 und Lagebericht gemäß § 96 Abs. 2 GO NRW öffentlich bekannt zu machen und danach bis zur Feststellung des folgenden Jahresabschlus­ses zur Einsichtnahme verfügbar zu halten.“

Hinweis zum Druckexemplar des Jahresabschlusses:

Der Jahresabschluss mit Lagebericht, Bilanz, Ergebnisrechnung, Finanzrechnung und Anhang ist eine Anlage dieser Sitzungsvorlage, die allerdings auch dann standardmäßig nicht mit ausgedruckt wurde, sofern Ihnen diese Sitzungsvorlage in ausgedruckter Form zugegangen ist. Selbstverständlich sind alle Anlagen zu dieser Sitzungsvorlage im Rats- und Bürgerinformationssystem als Datei vorhanden. Sofern Sie für Ihre Beratungen ein zusätzliches Druckexemplar benötigen, wenden Sie sich bitte an das Amt für Finanzservice oder das Team Bürgermeisterbüro der Stadt Hilden.

Erläuterungen und Begründungen:

Gemäß § 59 Abs. 3 und § 102 Abs. 1 GO NRW prüft der Rechnungsprüfungsausschuss den Jahresabschluss und den Lagebericht unter Einbezug des Prüfberichtes des Beratungs- und Prüfungsamtes dahingehend, ob er ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild der Vermögens-, Schulden-, Ertrags- und Finanzlage der Gemeinde unter Beachtung der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung und der Bestimmungen der GO NRW ergibt. Die Prüfung des Jahresabschlusses erstreckt sich darauf, ob die gesetzlichen Vorschriften und die sie ergänzenden Satzungen und sonstigen ortsrechtlichen Bestimmungen beachtet worden sind. In die Prüfung ist die Buchführung einzubeziehen. Die Prüfung des Jahresabschlusses hat sich darauf zu erstrecken, ob die gesetzlichen Vorschriften und sie ergänzenden ortsrechtlichen Bestimmungen oder sonstigen Satzungen beachtet worden sind. Die Prüfung ist so anzulegen, dass Unrichtigkeiten und Verstöße gegen Bestimmungen, die sich auf die Darstellung des sich nach § 95 Absatz 1 Satz 4 GO NRW ergebenden Bildes der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage der Gemeinde wesentlich auswirken, bei gewissenhafter Berufsausübung erkannt werden.

Der Lagebericht ist darauf zu prüfen, ob er mit dem Jahresabschluss sowie mit den bei der Prüfung gewonnenen Erkenntnissen in Einklang steht und ob er insgesamt ein zutreffendes Bild von der Lage der Gemeinde vermittelt. Dabei ist auch zu prüfen, ob die Chancen und Risiken der künftigen Entwicklung zutreffend dargestellt sind. Die Prüfung des Lageberichts hat sich auch darauf zu erstrecken, ob die gesetzlichen Vorschriften zu seiner Aufstellung beachtet worden sind.

Die mit der Novellierung der entsprechenden Vorschriften der Gemeindeordnung einhergehenden Verpflichtungen zur Prüfung der Wirksamkeit des IKS und zum Bericht über wesentliche Schwächen des rechnungslegungsbezogenen IKS (§ 59 Abs. 3 Go NRW) gelten seit dem 01.01.2019. Daher wurden wesentliche Feststellungen hierzu im Jahr 2018 über die gefertigten Prüfungsberichte hinaus noch nicht getroffen.

Die vom Beratungs- und Prüfungsamt zusätzlich zur Abschlussprüfung erbrachten Leistungen, Prüfungen und Beratungen sowie die Ausgestaltung der verwaltungsinternen Regelungen und Konditionen lassen keine Umstände erkennen, die auf eine Befangenheit der an der Prüfung Beteiligten hinweisen würden.

Der Rechnungsprüfungsausschuss berät den nach der Prüfung vom Beratungs- und Prüfungsamt erstellten, als Anlage beigefügten Prüfungsbericht sowie den Bestätigungsvermerk des Beratungs- und Prüfungsamtes.

Der Rechnungsprüfungsausschuss hat zu dem Ergebnis der Jahresabschlussprüfung schriftlich gegenüber dem Rat Stellung zu nehmen. Am Schluss dieses Berichtes hat der Rechnungs-prüfungsausschuss zu erklären, ob nach dem abschließenden Ergebnis seiner Prüfung Einwendungen zu erheben sind und ob er den von der Bürgermeisterin aufgestellten Jahresabschluss und Lagebericht billigt. Selbstverständlich ist der Rechnungsprüfungsausschuss jedoch in seiner Entscheidung frei und könnte den Jahresabschluss der Stadt und das Prüfungsergebnis des Beratungs- und Prüfungsamtes anders beurteilen und dies in seinem Bericht an den Rat dokumentieren.

Der Prüfungsbericht der örtlichen Rechnungsprüfung - Abschlussprüfer - und der Bericht des Rechnungsprüfungsausschusses dienen dem Rat als Grundlage zur Feststellung des Jahresabschlusses und den Ratsmitgliedern als Grundlage zur Entscheidung über die Entlastung der Bürgermeisterin gemäß § 96 Abs. 1 GO NRW.

Abschließend danken die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Beratungs- und Prüfungsamtes den Mitgliedern der Verwaltungsführung, insbesondere aber dem Team des Amtes für Finanzservice und der Stadtkämmerin für die stets konstruktive Zusammenarbeit während der Prüfung des Jahresabschlusses.

Gez. Michael Witek

Leiter des Beratungs- und Prüfungsamtes

WP 14-20 SV 14/040