Beschlussvorschlag:

Der Rat der Stadt beschließt nach Vorberatung im Stadtentwicklungsausschuss, die „Richtlinie der Stadt Hilden zur Vergabe von Finanzmitteln aus dem Verfügungsfonds im Stadtumbaugebiet Innenstadt“

1.       in Punkt 5, Absatz 4, Satz 4 wie folgt zu ändern:

          „Der Verfügungsfondsbeirat ist nur beschlussfähig, wenn mindestens sechs der stimmberechtigten Mitglieder anwesend sind.“

2.       in Punkt 5 nach Absatz 4 Satz 5 einzufügen:

          „Die Beschlussfähigkeit kann auch dadurch hergestellt werden, dass ein eingeladenes, aber fehlendes Mitglied dem Beschluss beitritt, nachdem es über die Beschlussgrundlagen in geeigneter Form in Kenntnis gesetzt wurde.“

Stand: 05.03.2018

Zusätzliche Erläuterungen zur Sitzungsvorlage

In der Sitzung des Stadtentwicklungsausschusses am 31.01.2018 wurde im Zusammenhang mit der beabsichtigten Anpassung der Richtlinie zum Verfügungsfondsbeirat zunächst einstimmig nur beschlossen, dass der Verfügungsfondsbeirat nur beschlussfähig ist, wenn mindestens sechs der stimmberechtigten Mitglieder anwesend sind (von 11 insgesamt).

Der Beschluss über den Vorschlag der Verwaltung, die Beschlussfähigkeit auch durch den nachträglichen Beitritt eines fehlenden Mitgliedes zu einem Beschluss herbei zu führen, wurde dagegen in die Ratssitzung am 21.03.2018 verschoben. Dies war verbunden mit dem Auftrag an die Verwaltung, den Vorschlag im Vergleich zu ähnlich gelagerten Regelungen bei den Aufsichtsräten städtischer Gesellschaften zu prüfen und dann dem Rat dazu Bericht zu erstatten.

Zum Zwecke der Prüfung wurde nun auf die Praxis in den verschiedenen städtischen Gesellschaften zurückgegriffen (SHH, IGH, SWH, WGH usw.). Denn natürlich gibt es auch in den dortigen Gremien (Aufsichtsräten) den Fall, dass ein Mitglied zu einem bestimmten Sitzungstermin nicht kann, gleichwohl die Stimme dennoch berücksichtigt werden soll.

Die Vorgehensweise hierzu ist in den jeweiligen Gesellschaftsverträgen geregelt, in der Regel in dem Paragrafen, der die „Innere Ordnung und die Beschlussfassung“ des Aufsichtsrates regelt.

Dabei besteht zunächst in einigen Gremien die Möglichkeit der Vertretung durch andere Personen.

Des Weiteren ist es in „dringenden“ Fällen und nach dem Ermessen des/der Vorsitzenden möglich, Beschlüsse auch durch Einholen schriftlicher Erklärungen der Aufsichtsratsmitglieder zu erlangen.

Das „schriftlich“ umfasst dabei den „normalen“ Brief genauso wie Telefaxe, E-Mails oder sonstige elektronische Medien.

Die Handhabung in den diversen städtischen Gesellschaften ist uneinheitlich.

Für den Verfügungsfondsbeirat, der ja als Diskussionsforum und Entscheidungsgremium für privat initiierte Aufwertungsmaßnahmen im Stadtumbaugebiet Innenstadt gedacht ist, könnte sich die Vorgehensweise der Stadt Hilden Holding (SHH) anbieten. Diese wiederum bezieht sich auf § 108 Abs. 3 des Aktiengesetzes.

Dieser lautet:

„Abwesende Aufsichtsratsmitglieder können dadurch an der Beschlussfassung des Aufsichtsrates und seiner Ausschüsse teilnehmen, dass sie schriftliche Stimmabgaben überreichen lassen. Die schriftlichen Stimmabgaben können durch andere Aufsichtsratsmitglieder überreicht werden. Sie können auch durch Personen, die nicht dem Aufsichtsrat angehören, übergeben werden, wenn diese…zur Teilnahme an der Sitzung berechtigt sind.“

Wenn nun – im Gegensatz zur Beratung im Verfügungsfondsbeirat – der Rat dieser Vorgehensweise den Vorzug geben sollte, müsste der Punkt 5 der „Richtlinie der Stadt Hilden zur Vergabe von Finanzmitteln aus dem Verfügungsfonds im Stadtumbaugebiet Innenstadt“ nach Absatz 4 Satz 5 wie folgt ergänzt werden:

     „Abwesende Verfügungsfondsbeiratsmitglieder können dadurch an der Beschlussfassung des Beirates teilnehmen, dass sie schriftliche Stimmabgaben überreichen lassen. Die schriftlichen Stimmabgaben können durch andere Mitglieder des Verfügungsfondsbeirates überreicht werden. Sie können auch durch Personen, die nicht dem Verfügungsfondsbeirat angehören, übergeben werden, wenn diese zur Teilnahme an der Sitzung berechtigt sind.“

Zur Erläuterung: „Schriftlich“ bedeutet in diesem Zusammenhang hand- oder maschinengeschriebene Schreiben mit Unterschrift, Telefaxe und E-Mails.

Unter „sonstigen Personen“ werden hier Mitarbeiter der Verwaltung und die Geschäftsführung des Verfügungsfonds verstanden.

Jedoch möchte die Verwaltung noch einmal sehr deutlich machen, dass sich der Verfügungsfondsbeirat in seiner letzten Sitzung in Anlehnung an die Geschäftsordnung des Umlegungsausschusses der Stadt Hilden auf das im Beschlussvorschlag enthaltene Verfahren verständigt hat, dass ein stimmberechtigtes Mitglied nach einer Beratung, an der sie bzw. er nicht teilgenommen hat, einem Beschluss beitreten kann. Die Stimmabgabe ohne vorherigen Meinungsaustausch (Modell „Stadt Hilden Holding“) wurde thematisiert, die Mitglieder, insbesondere auch die Innenstadtakteure, haben sich aber nach erfolgter Diskussion für einen nachträglichen Beitritt ausgesprochen, weil die gemeinsame Diskussion als wichtig erachtet wurde.

Vor diesem Hintergrund bleibt die Verwaltung bei ihrem Beschlussvorschlag und bittet um die Zustimmung zu diesem Verfahren.

Gez.

B. Alkenings

Stand: 20.12.2017

Erläuterungen und Begründungen:

Der Rat der Stadt Hilden hat im Zusammenhang mit dem Integrierten Handlungskonzept (IHK) für die Innenstadt Hildens in seiner Sitzung am 30.09.2015 gleich drei Entscheidungen zum Projekt D 3 „Verfügungsfonds“ getroffen:

Es wurde erstens, nach Vorberatung im Stadtentwicklungsausschuss, die „Richtlinie der Stadt Hilden zur Vergabe von Finanzmitteln aus dem Verfügungsfonds im Stadtumbaugebiet Innenstadt“ beschlossen.

Zweitens bestellte der Rat die Vertreter/-innen der Akteursgruppen Einzelhändler, Immobilieneigentümer, Anwohner und Gastronomen für den Verfügungsfondsbeirat und

drittens bestellte der Rat drei Vertreter/-innen aus seinen Reihen als Mitglieder des Verfügungsfondsbeirates.

Die Bürgermeisterin führt den Vorsitz des Verfügungsfondsbeirates (siehe Sitzungsvorlage WP 14-20 SV 61/039).

Die Richtlinie wiederum wurde im Amtsblatt der Stadt Hilden am 08.12.2015 öffentlich bekannt gemacht und konnte dann wirksam werden.

Im Zuge der praktischen Arbeit zu den Sitzungen des Verfügungsfondsbeirates hat sich herausgestellt, dass es kleinere „Hindernisse“ bei der Umsetzung gibt.

Dies bezieht sich insbesondere auf den Beschlussfindungsprozess zu Verfügungsfonds-Projekten.

In der geltenden Richtlinie wird hierzu ausgeführt (Punkt 05 Verfügungsfondsbeirat):

„Der Verfügungsfondsbeirat entscheidet über die Förderung von Maßnahmen in nichtöffentlicher Sitzung.“

und weiter

„Der Verfügungsfondsbeirat ist nur beschlussfähig, wenn mindestens sieben der stimmberechtigten Mitglieder bei der Sitzung anwesend sind.“

Es hat sich in der Vergangenheit gezeigt, dass diese Regelungen  in der Praxis an Hindernisse stoßen, die die Arbeit des Verfügungsfondsbeirates unnötig erschweren.

Aufgrund der heterogenen Zusammensetzung des Beirates bestehen enorme Schwierigkeiten, gemeinsame Termine zu finden und bei diesen Terminen dann auch noch genügend Mitglieder für eine Beschlussfähigkeit zu bekommen.

Daher haben die Mitglieder des Verfügungsfondsbeirates in der Sitzung am 18.12.2017 vorgeschlagen, die Richtlinien praxisnäher auszugestalten.

Dies soll in zweierlei Hinsicht erfolgen:

-      Für die Beschlussfähigkeit sollen nicht mehr sieben, sondern nur noch sechs Mitglieder erforderlich sein; und

-      die Beschlussfähigkeit kann auch dadurch erreicht werden, dass ein Mitglied des Verfügungsfondsbeirates, welches nicht bei einer Sitzung dabei sein konnte, einem Beschluss nachträglich beitritt.

Diese Vorgehensweise würde die Mitgliedschaft im Verfügungsfondsbeirat für die einzelne Person flexibilisieren, ohne dass dabei auf einen Sitzungstermin als Diskussionsforum über die vorgeschlagenen Maßnahmen verzichtet würde.

Die Verwaltung hat diese Vorschläge aufgenommen und legt hiermit eine Sitzungsvorlage zur Anpassung der „Richtlinie der Stadt Hilden zur Vergabe von Finanzmitteln aus dem Verfügungsfonds im Stadtumbaugebiet Innenstadt“ vor.

Im Einzelnen:

1. Punkt 5 der Richtlinie wird in Absatz 4, Satz 4 wie folgt geändert:

„Der Verfügungsfondsbeirat ist nur beschlussfähig, wenn mindestens sechs der stimmberechtigten Mitglieder anwesend sind.“

2. Punkt 5 der Richtlinie wird nach Absatz 4, Satz 5 wie folgt ergänzt:

„Die Beschlussfähigkeit kann auch dadurch hergestellt werden, dass ein eingeladenes, aber fehlendes Mitglied dem Beschluss beitritt, nachdem es über die Beschlussgrundlagen in geeigneter Form in Kenntnis gesetzt wurde.“

Im Zusammenhang mit der letztgenannten Ergänzung versteht es sich von selbst, dass in einem solchen Fall, der nicht der Regelfall werden soll, die sonstigen Mitglieder über die Angelegenheit informiert werden und der Beschluss des fehlenden Mitgliedes auch dokumentiert wird.

Mit der Anpassung der Richtlinie verspricht sich der Beirat sowie die Verwaltung / Geschäftsführung des Verfügungsfonds eine effektivere Arbeitsweise für den Verfügungsfondsbeirat.

Dementsprechend ist der Beschlussvorschlag formuliert.

Bei einer positiven Beschlussfassung würde die Richtlinie in ihrer angepassten Form zum nächstmöglichen Zeitpunkt im Amtsblatt der Stadt Hilden öffentlich bekannt gemacht. Das könnte noch vor der nächsten terminierten Sitzung des Verfügungsfondsbeirates erfolgen.

Gez.

B. Alkenings