Beschlussvorschlag:

Der Rat der Stadt Hilden stimmt nach Vorberatung im Haupt- und Finanzausschuss der testweisen Veränderung der Öffnungszeiten des Bürgerbüros für ein Jahr wie folgt zu:

Das Bürgerbüro wird an jedem ersten und dritten Samstag im Monat geöffnet; donnerstags endet die Öffnungszeit um 18.00 Uhr.

Erläuterungen und Begründungen:

Die Ermittlung des Stellenbedarfs im Bürgerbüro erfolgt seit seiner Eröffnung anhand der konkreten Öffnungszeiten. Diese Vorgehensweise ist auch in anderen Bürgerbüros gängige Praxis, da hierdurch gewährleistet wird, dass eine Mindestbesetzung auch bei Urlaubs- und Krankheitsausfällen erreicht wird.

Das Bürgerbüro Hilden war zuletzt mit 6 Vollzeitkräften und einer Halbtagskraft besetzt. Derzeit ist diese Halbtagsstelle unbesetzt; die Verwaltung hat daher geprüft, ob und unter welchen Bedingungen (Reduzierung der Öffnungszeiten) auf eine Wiederbesetzung der Teilzeitstelle verzichtet werden kann, um so Personalaufwendungen einsparen zu können.

Im Vergleich mit den Bürgerbüros der übrigen kreisangehörigen Städte liegen die Öffnungszeiten in Hilden im Mittelwert: Diese Bürgerbüros haben Öffnungszeiten zwischen 28 und 47,50 Stunden; in Hilden sind es derzeit 38 Stunden.

Bei den Samstagsöffnungszeiten liegt Hilden mit drei anderen Städten im Kreisgebiet an der Spitze: diese vier Bürgerbüros sind an jedem Samstag für 3 Stunden geöffnet. Dagegen ist in drei Städten das Bürgerbüro an einem oder zwei Samstagen im Monat geöffnet, während in drei Städten das Bürgerbüro samstags nie geöffnet ist.

Auch die Gemeindeprüfungsanstalt hat die Öffnungszeiten des Hildener Bürgerbüros im Jahr 2015 einem Quervergleich unterzogen. Dabei ergab sich, dass die Vergleichskommunen (außerhalb des Kreisgebietes) zwischen 25 und 52,50 Stunden geöffnet waren und Hilden auch hier einen sehr guten Mitteilwert erreicht.

Zur Reduzierung der Personalaufwendungen schlägt die Verwaltung vor, das Bürgerbüro zukünftig nur an zwei Samstagen je Monat sowie donnerstags nur bis 18.00 Uhr (statt bisher 19.00 Uhr) zu öffnen. Diese letzte Stunde am Donnerstag wird nur wenig genutzt. Die Reduzierung soll - nach vorheriger intensiver Pressearbeit – auf ein Jahr befristet getestet werden. Die Halbtagsstelle wird in dieser Zeit nicht wiederbesetzt. Nach Ablauf der Probephase sollen die Erfahrungen mit der neuen Öffnungszeit ausgewertet werden; die Entwicklung der Besucherzahlen an Samstagen bzw. die Verlagerung der Besucher/innen auf andere Wochentage soll ebenfalls statistisch erfasst werden. Der Rat wird über die Erfahrungen in der Probephase informiert.

Bei Nichtbesetzung der Teilzeitstelle könnten im Bürgerbüro Aufwendungen in Höhe von rd. 25.000 Euro jährlich gespart werden. Auch die Infotheke müsste nur noch an zwei Samstagen im Monat besetzt bleiben. Schließlich ist auch die Einsparung von Energiekosten an den öffnungsfreien Samstagen positiv zu berücksichtigen.

Die hier beschriebenen Einsparungen sind allerdings nur möglich, wenn die Reduzierung der Bürgerbüro-Öffnungszeiten an Samstagen sowie am frühen Donnerstagabend erfolgt. Eine Reduzierung der Öffnungszeiten an den Wochentagen Montag bis Freitag würde bedeuten, dass zwar nahezu alle Dienststellen des Rathauses geöffnet sind, das Bürgerbüro jedoch zeitgleich geschlossen wäre. Dies wäre den Besucher/innen des Bürgerbüros nicht zu vermitteln.

Zusatz nach Vertagung durch den Rat am 06.07.2016:

Die Verwaltung hat auf die in der Ratssitzung zu der vorgeschlagenen Änderung gestellten Fragen bereits ausführlich Stellung genommen. Das Antwortschreiben ist der SV als Anlage nochmals beigefügt.

Die Verwaltung befürwortet weiterhin die Schließung des Bürgerbüros im vorgeschlagenen Umfang während einer Testphase von einem Jahr.

gez. Birgit Alkenings

Finanzielle Auswirkungen  

Personelle Auswirkungen