Beschlussvorschlag:

Der Hauptausschuss nimmt den Sachstandsbericht zur Verwaltungsmodernisierung und Digitalisierung zur Kenntnis.

 

Erläuterungen und Begründungen:

 

Seit der letzten Sitzung des Hauptausschusses am 07.02.2024 wurden folgende Fortschritte erzielt:

 

Homeoffice

 

Vereinbarung mit 40% Homeoffice-Anteil (vorheriger Wert in Klammern)	Anteil an computerunterstützen Arbeitsplätzen* (alter Wert in Klammern)	48-Tage-Regelungen (alter Wert in Klammern)	Anteil an computerunterstützen Arbeitsplätzen* (alter Wert in Klammern)
101 (94)	14 % (13 %)	176 (168)	25% (24%)

 

*Aktuell werden in der Stadtverwaltung insgesamt 590 PCs und 120 Notebooks genutzt. Hier gibt es teilweise Dopplungen, da Notebooks für Sitzungsarbeiten teilweise zusätzlich zum Stand-PC zugewiesen sind. Die Homeoffice-Quote dürfte daher tendenziell noch etwas über den genannten Werten liegen.

 

Organisationsuntersuchungen

Allgemeines

Es wurde eine Gesamtübersicht der fortschreibungsfähigen Bemessungen erstellt, welche mit jeder künftigen Organisationsuntersuchung erweitert wird.

Konkrete Untersuchungen

Mit einer Organisationsuntersuchung ist in diesem Zusammenhang eine umfängliche Untersuchung einer Organisationseinheit zu verstehen. Daneben finden auch weitere kleinere Organisationsuntersuchungen oder Beratungen statt, in denen Ausschnittsweise Aufgaben oder Organisationseinheiten betrachtet werden.

Umfänglichere Organisationsuntersuchungen werden nun insbesondere nach der externen Untersuchung durch die Firma pwc auch eigenständig durchgeführt. In 2023 wurde hier mit einer Organisationsuntersuchung begonnen. In 2024 hat zwischenzeitlich eine Organisationsuntersuchung begonnen, eine weitere steht kurz vor dem Start und eine dritte ist anvisiert. Hierbei handelt es sich bislang um anlassbezogene Untersuchungen.

Geplant ist in eine Verstetigung zu gelangen und auf diesem Wege anlassbezogene, wie auch eigeninitiierte Untersuchungen durchzuführen.

 

Ausweitung des Online-Terminvergabesystems:

Die interne Vorprüfung der Software zur Online-Terminreservierung für einen möglichen Einsatz zur Reservierung von Trauterminen konnte positiv abgeschlossen werden. Im Anschluss wurde auch bereits mit dem Hersteller der Software abgestimmt, welche technischen Anpassungen erforderlich sind, um die Software zur Reservierung von Trauterminen einsetzen zu können. Aktuell müssen die gemeinsam festgelegten technischen Anpassungen seitens der Herstellers umgesetzt werden, bevor der Traukalender final eingerichtet und für eine Pilotierungsphase online geschaltet werden kann. Die geplante Implementierung des Traukalenders online wird das heutige Einreichungsverfahren von Eheanmeldungen optimieren und bedingt gleichzeitig eine Serviceerweiterung für die Bürgerinnen und Bürger der Stadt Hilden.

 

 

Personalmanagementsystem:

Das neue Personalmanagementsystem ist mittlerweile seit etwa einem halben Jahr im Einsatz und seitdem sind 2.570 Anträge über die Software bearbeitet worden (z.B. Beantragung von Dienstsiegeln, Aussagegenehmigungen, Dienstreisen, Homeoffice, Bescheinigungen, Zeugnissen).

 

Mit Stand 07.03.2024 wurden seit dem letzten Sachstandsbericht weitere 11% der Bestandsakten eingescannt. Damit liegt aktuell ein Viertel der insgesamt 1.042 Bestandsakten digitalisiert vor.

 

Der weitere Fokus richtet sich auf die Themenfelder der Personalentwicklung. Dies betrifft jedoch nicht nur softwaretechnische Aspekte, sondern auch die sukzessive Anpassung und Harmonisierung diverser Dienstvereinbarungen (z. B. DV Mitarbeitergespräche / DV Beurteilungswesen usw.), damit diese Personalentwicklungsinstrumente vorschriftenkonform in der Software abgebildet werden können.

 

 

Reorganisation Rechnungswesen:

Aktuell werden weitere Vorbereitungen zur Einführung des Bestell- und Rechnungsworkflows getroffen. Ziel ist es, das erste Amt im April umzustellen.

 

 

Digitaler Postausgang 1.0:

Am 01.03.2024 wurde ein Vertrag mit einem Anbieter zum Druck und Versand von Briefpost unterzeichnet. Dieser Vertrag beinhaltet zunächst nur einen Testzeitraum, um die Software ausführlich im Rahmen der geplanten Pilotierung testen zu können. Fällt der Produkttest zufriedenstellend aus, soll sehr zeitnah aus den Erkenntnissen der Pilotierung ein Leistungskatalog erstellt werden, der für ein sich anschließendes Vergabeverfahren erforderlich ist. Derzeit wird anvisiert, dass die Schulungen des Pilotamtes noch im März stattfinden, um im zweiten Quartal 2024 mit der Pilotierung zu starten.

Vom Testzeitraum erhoffen sich die in den Test einbezogenen Fachämter diverse Vorteile, unter anderem den Abbau von Sortierarbeiten sowie die flexible, medienbruchfreie und synchrone Nutzung aus dem mobilen Arbeiten heraus.

 

 

Onlinezugangsgesetz II (Digitaler Workflow):

Das Serviceportal der Stadt Hilden weist aktuell 109 PDF-Formulare und 49 Online-Formulare auf. Ziel ist es, den Online-Antrag vorrangig zu präsentieren, aber den analogen Zugang (PDF-Papierantrag) weiterhin zu ermöglichen. Daher nimmt die Zahl der PDF-Anträge auch nicht ab, trotz gleichzeitiger Zunahme der Online-Formulare. Im gesamten Jahr 2023 sind 7.765 Online-Formulare eingereicht worden. Mit 5.500 digitalen Anträgen wurde das Online-Formular zur Anmeldung von Sperrmüll in 2023 mit Abstand am häufigsten genutzt.

 

In den nächsten Monaten steht zunächst eine Umwandlung der aktuell eingesetzten Online-Formulare an, da ein Wechsel des Online-Formularservers erfolgt. Der Wechsel wird für die Antragsstellenden kaum spürbar sein, da sich lediglich das Design minimal ändert sowie der Link (URL). Verwaltungsintern ergeben sich allerdings einige nennenswerte Mehrwerte: Mit dem neuen Produkt können die Online-Formulare schneller erstellt werden, da die Bedienung intuitiver und damit einfacher ist. Zudem gibt es ein Modul mit einem nachgelagerten Workflow und auch Schnittstellen in Fachverfahren sollen einfacher zu implementieren sein.

Anstelle des Servicekontos NRW ist geplant, die BundID einzubinden, da das Servicekonto NRW perspektivisch abgeschafft werden soll und damit nicht mehr zukunftsfähig ist. Die ersten Schritte, u. a. für die technische Anbindung, sind auch bereits initiiert. 

 

 

Kul-tour Hilden Digital (LVR-Fördermittel):

Ziel des Projektes ist die Anreicherung der Datenbank des LVR (KuLaDig: aufrufbar unter https://www.kuladig.de/ ) mit Hildener Kulturgütern. Hierfür soll eine ausgewählte Anzahl an Kulturgütern beschrieben und dieser Inhalt über die Datenbank „KuLaDig“ auffindbar gemacht werden. Diese Kulturgüter, zu denen Gebäude, Denkmäler oder auch Landschaftsteile gehören können, erhalten zudem jeweils einen QR-Code, der die Daten der Datenbank vor Ort mit dem Smartphone aufrufbar macht.

Nachdem die Stadt Hilden die Zusage für die Fördermittel vom Landschaftsverband Rheinland (LVR) erhalten hat, erfolgt aktuell die zeitliche und organisatorische Projektplanung. Hierzu gehören unter anderem Arbeitsschritte wie die Festlegung der Kulturgüter, die fotografiert und beschrieben werden sollen sowie der Einsatz der Projektmittel für die Hilfskraftstelle/n.

 

 

Bei den folgenden Projekten ist der Sachstand unverändert geblieben:

-      Digitalisierung Baugenehmigungsverfahren

 

 

Weitere Informationen und Entwicklungen:

 

Digitales Fundbüro: Nachdem die Fachsoftware MESO durch das Nachfolgeprodukt VOIS ersetzt wurde, soll die Komponente für das digitale Fundbüro voraussichtlich im April eingeführt werden.

 

 

Gez. Dr. Claus Pommer

Bürgermeister