Erläuterungen zum Antrag:

 

Der Begriff „Stellwerk“ ist in Hilden etabliert, Bürgerinnen und Bürger wissen, dass es dort kurze Wege gibt und ihnen dort schnell und umfassend geholfen wird.

Will man in Hilden aber eine Veranstaltung durchführen, so gibt es zwar zahlreiche Veranstaltungsräume, die aber von unterschiedlichen Ansprechpartnern verwaltet und vergeben werden.

Dies führt zu dem Problem, dass man u.U. mehrere Anlaufstellen kontaktieren muss, um eine passenden Räumlichkeit zu finden und buchen zu können.

Zudem kann es passieren, dass man vorab noch für notwendige Genehmigungen an das Ordnungsamt verwiesen wird.

Mit einem „Stellwerk Kultur“ würde eine bürgerfreundliche Anlaufstelle geschaffen, die schnell und unbürokratisch alle Fragen rund um das Thema „Veranstaltung/Fest, etc.“ beantworten und helfen kann. Somit wäre es auch für Veranstalter außerhalb Hildens einfacher, mit möglichen neuen Veranstaltungsideen und Veranstaltungsformen auf Hilden zuzugehen und die Angebotspalette von Veranstaltungen zu erweitern und so zu einer weiteren Steigerung der Attraktivität besonders der Innenstadt beizutragen.

 

Antragstext:

 

Die SPD-Fraktion im Rat der Stadt Hilden beantragt, dass der Ausschuss für Kultur- und Heimatpflege wie folgt beschließen möge:

Die Verwaltung wird beauftragt ein Konzept zu entwickeln, das die Voraussetzungen für die Gründung eines „Stellwerk Kultur“ schafft.

Mit dem „Stellwerk Kultur“ soll eine zentrale Anlaufstelle geschaffen werden, die als Lotse in allen Fragen von Veranstaltungen fungiert, z.B.:

-    die einen Überblick über alle Veranstaltungsräume und deren zeitliche Verfügbarkeit hat

-    die diese Räumlichkeiten buchen/reservieren/vergeben kann

-    die für die Buchung der Räume bzw für die Durchführung der Veranstaltung die notwendigen Genehmigungen organisiert/koordiniert. Dies gilt auch für Freiluftveranstaltungen, wie. z.B. Sommer- und/oder Straßenfeste, etc.

-    die dem Veranstalter anbietet, die Veranstaltung direkt in den städtischen Veranstaltungskalender aufzunehmen

-    die mit dem Veranstalter einheitliche CI- Werbemaßnahmen abstimmt

-    die einen regelmäßigen Kontakt und Austausch mit den kulturtreibenden Vereinen pflegt.

Grund der /1-Vorlage:

 

Nach Beratung des Antrages im Ausschuss für Kultur und Heimatpflege greift der Antragsteller die Empfehlung der Verwaltung auf Seite 3 der Sitzungsvorlage auf und bittet die Ausschussvorsitzende, über folgenden Passus abzustimmen:

 

Um die Nutzerfreundlichkeit zu erhöhen wird vorgeschlagen, die Funktion eines von der SPD-Fraktion beantragten Stellwerks Kultur in digitaler Form als Rubrik im Serviceportal / auf der Homepage aufzunehmen. Die Rubrik soll

 

-           Veranstaltungsräume inkl. Kapazitäten, Modalitäten, zeitliche Verfügbarkeit, Buchungsmöglichkeiten

-           Informationen zu häufig genutzten bzw. möglichen Außenflächen und Veranstaltungsflächen im öffentlichen Raum

-           Informationen und Merkblätter zu Straßenfesten, Straßenmusik, Wochenmärkten

-           Antrag auf Veranstaltungen im öffentlichen Raum

-           Veranstaltungskalender

-           FAQs

-           Checkliste (wie weit im Voraus muss was wo beantragt / geplant werden, …)

-           Ansprechpersonen

 

darstellen, um relevante Informationen zusammen zu führen, weiter zu optimieren und serviceorientiert zu gestalten.

 

Diesem Vorschlag wurde nach Abstimmung einstimmig gefolgt.

 

 

 

Stellungnahme der Verwaltung:

 

Es wurde beantragt, dass die Verwaltung ein Konzept entwickelt, um die Voraussetzungen für ein „Stellwerk Kultur“ zu schaffen. Dieses soll als zentrale Anlaufstelle für alle Kulturschaffenden und zur Beantwortung aller Fragen zu Veranstaltungen dienen. Die dort eingesetzten „Lotsen“ sollen schnell und unbürokratisch Fragen beantworten können und folgende Dienstleistungen bieten:

1.    Informationen zu Veranstaltungsräumen und ihrer zeitlichen Verfügbarkeit

2.    Räumlichkeiten buchen / reservieren/ vergeben

3.    Organisation / Koordinierung der für die Veranstaltung notwendigen Genehmigungen (auch für Freiluftveranstaltungen wie Sommer- / Straßenfeste)

4.    Veranstaltungen in den städtischen Veranstaltungskalender aufnehmen

5.    Abstimmung einheitlicher CI-Werbemaßnahmen mit Veranstaltern

6.    Pflege des regelmäßigen Kontakts mit kulturtreibenden Vereinen

Um den Antrag einordnen zu können, wird im Folgenden kurz dargestellt werden, ob bzw. wie die o.g. Aufgaben zum jetzigen Zeitpunkt bearbeitet werden. Darauf aufbauend folgt eine Stellungnahme über die Umsetzbarkeit.

Zu 1. Informationen zu Veranstaltungsräumen und ihrer zeitlichen Verfügbarkeit

Informationen über städtische Veranstaltungsräume sind auf der aktuellen Homepage zu finden (https://www.hilden.de/vermietung). Hier können Informationen zu Kapazitäten und Konditionen von Bürgerhaus, Bürgertreff, Schulaulen und dem Heinrich-Strangmeier-Saal gefunden werden.

Um die Nutzerfreundlichkeit weiter zu erhöhen, wäre evtl. eine Änderung der Ansicht denkbar. Statt der Auflistung der Veranstaltungsräume könnte auch eine Sortierung nach den Kapazitäten der verschiedenen Räumlichkeiten sinnvoll sein.

Aktuell sind auf der Homepage keine Informationen über Freiluft-Flächen / Flächen im öffentlichen Raum zu finden, die ebenfalls als Veranstaltungsfläche dienen könnten. Hilfreich wäre hier ggf. eine Übersicht über häufig genutzte Flächen mit Informationen dazu, welche Voraussetzungen gegeben sind und welche Bedingungen erfüllt sein müssen.

Zu 2. Räumlichkeiten buchen / reservieren/ vergeben

Buchungsanfragen können direkt über das Online-Formular der städtischen Homepage gestellt werden (https://www.hilden.de/vermietung).

Ob der Veranstaltungsraum am gewünschten Termin frei oder bereits belegt ist, ist nicht ersichtlich. Ebenso ist für die Nutzenden nicht auf den ersten Blick ersichtlich, wie lange die Bearbeitung der Anfrage in Anspruch nimmt und wann mit einer Rückmeldung gerechnet werden kann. Das ist allerdings bei den aufgeführten Veranstaltungsräumen auch sehr unterschiedlich, da die Buchung in der Regel von mehreren Stellen bestätigt werden muss (bspw. bei Schulaulen auch von der jeweiligen Schulleitung und dem Hausmeister).

Zu 3. Organisation / Koordinierung der für die Veranstaltung notwendigen Genehmigungen

Aktuell sind Informationen zur Genehmigung von Veranstaltungen im Serviceportal zu finden (https://service.hilden.info/?d=4646&h=). Darüber hinaus werden Bürgerinnen und Bürger, die das Ordnungsamt telefonisch kontaktieren, umfassend beraten, und Fragen zu notwendigen Genehmigungen werden vollumfänglich beantwortet.

Diese Aufgabe vom Ordnungsamt zu lösen und einer anderen Stelle (z.B. dem Lotsen eines Stellwerks Kultur) zuzuordnen, erscheint nicht sinnvoll. Das Ordnungsamt bearbeitet im weiteren Verlauf die Anträge und ist somit auch die beste Informationsquelle bzgl. der Voraussetzungen für Genehmigungen, einzureichender Unterlagen etc..

Zu 4. Aufnahme von Veranstaltungen in den städtischen Veranstaltungskalender

Der Veranstaltungskalender ist auf der Homepage zu finden (https://www.hilden.de/veranstaltungen). Über „Veranstaltung beantragen“ ist es möglich, eigene Veranstaltungen in den Onlinekalender aufnehmen zu lassen. Das Formular ist gut verständlich. Für Fragen oder Probleme ist eine E-Mail-Adresse angegeben, die kontaktiert werden kann.

Zu 5. Abstimmung einheitlicher CI-Werbemaßnahmen mit Veranstaltern

Einheitliche CI-Werbemaßnahmen wären sinnvoll, wenn alle Veranstaltungen einer übergeordneten Instanz oder einer zentralen Organisation zugeordnet werden könnten. Das ist aber nicht der Fall. Zur Unterscheidung von städtischen Veranstaltungen von denen örtlicher Vereine, Verbände und Einrichtungen anderer Träger ist es sinnvoll und wichtig, dass Unterschiede erkennbar bleiben.

Ein einheitlich modernes Erscheinungsbild haben auf der aktuellen Homepage alle eingetragenen Veranstaltungen, sofern neben Titel und den Informationen zur Veranstaltung auch ein ansprechendes Foto eingestellt wird.

Zu 6. Pflege des regelmäßigen Kontakts mit kulturtreibenden Vereinen

Die Kontaktpflege mit den Kultur pflegenden Vereinen erfolgt mit guter Resonanz durch das Kulturamt. Diese umfasst neben Informationen und ggf. Hilfestellungen zur Durchführung von Veranstaltungen der einzelnen Vereine auch die Organisation gemeinsamer Veranstaltungen und die Bearbeitung von Zuschuss-Anträgen. Durch die vielen seit Jahren in der Form aufgebauten und vertrauensvoll gepflegten Kontakte und Beziehungen könnte eine Änderung der Kontaktpersonen zu Missverständnissen, Zeitverzögerungen und Unzufriedenheit führen.

Empfehlung:

Die Einrichtung eines „Stellwerk Kultur“, bei der zentral und schnell Informationen beschafft werden können, soll die Veranstaltungsplanung für Kulturschaffende beschleunigen und vereinfachen. Das Anliegen des Antrages ist nachvollziehbar, jedoch sollten dabei die geringe Größe der Stadt und die Möglichkeiten der Verwaltung berücksichtigt werden.

Betrachtet man den dargestellten Ist-Zustand, zeigt sich, dass bereits jetzt die zu kontaktierenden Stellen in der Verwaltung sehr gering sind und sich überwiegend auf das Kultur- und das Ordnungsamt begrenzen. Daneben können bereits viele Abläufe digital angestoßen werden.

Durch die Einrichtung eines Stellwerks Kultur als zentrales Bindeglied würde eine weitere Instanz geschaffen, die durchlaufen werden müsste, ohne dass dadurch der Aufwand für Veranstalter verringert und zeitliche Abläufe verkürzt werden könnten. Ein solches Stellwerk würde als fachfremde Instanz zunächst nur die Anfragen und Informationen der Veranstalter aufnehmen können, ohne Rückfragen direkt beantworten zu können. Es müsste seinerseits die Informationen zu angefragten Veranstaltungen an Kultur- und Ordnungsamt weitertragen. Sollten von diesen Seiten Fragen aufkommen, die nur der Veranstalter beantworten kann, müssten diese wiederum umgekehrt den Weg über das Stellwerk Kultur zurücknehmen. Dies würde dem eigentlichen Sinn entgegenstehen und die Abläufe noch in die Länge ziehen. Zudem bedeutet das Zwischenschalten einer weiteren, fachfremden Instanz häufig eine potenzielle Fehlerquelle.

Das Anliegen des Antrages, die Bürgerfreundlichkeit im Hinblick auf die Anmeldung und Durchführung von Veranstaltungen weiter zu verbessern, ist aber nachvollziehbar und soll berücksichtigt werden. Hier könnte eine digitale Lösung angestrebt werden.

Um die Nutzerfreundlichkeit zu erhöhen wird vorgeschlagen, die Funktion eines von der SPD-Fraktion beantragten Stellwerks Kultur in digitaler Form als Rubrik im Serviceportal / auf der Homepage darzustellen Hier könnten alle oben bereits genannten relevanten Informationen zusammengeführt, weiter optimiert und serviceorientiert gestaltet werden:

-       Veranstaltungsräume inkl. Kapazitäten, Modalitäten, zeitliche Verfügbarkeit, Buchungsmöglichkeiten

-       Informationen zu häufig genutzten bzw. möglichen Außenflächen und Veranstaltungsflächen im öffentlichen Raum

-       Informationen und Merkblätter zu Straßenfesten, Straßenmusik, Wochenmärkten

-       Antrag auf Veranstaltungen im öffentlichen Raum

-       Veranstaltungskalender

-       FAQs

-       Checkliste (wie weit im Voraus muss was wo beantragt / geplant werden, …)

-       Ansprechpersonen

Diese Informationen könnten von Interessierten unabhängig von Öffnungs- oder Sprechzeiten abgerufen werden. Die bereits bestehenden Strukturen zur Kontaktpflege durch das Kulturamt und der Beratung durch das Ordnungsamt werden nicht beeinträchtigt und haben weiterhin Bestand.

Die angesprochenen Empfehlungen beziehen die Aufgabenstellungen, die durch die Aufgabe des bisher eigenständigen Stadtmarketings entstehen, noch nicht mit ein. Die Verwaltung empfiehlt, den Antrag in die Überlegungen zur konzeptionellen Ausrichtung des Stadtmarketings einzubeziehen.

gez.

In Vertretung

 

Sönke Eichner

Erster Beigeordneter

 

Klimarelevanz:

Ja, da die geänderten Organisationsstrukturen nicht nur online bekanntgegeben werden können, müssen weitere Printmedien genutzt werden.

Finanzielle Auswirkungen  

 

Produktnummer / -bezeichnung		060305 Beratung und Angebote für Familien und Bildung
Investitions-Nr./ -bezeichnung:
Pflichtaufgabe oder freiwillige Leistung/Maßnahme		Pflicht- aufgabe		(hier ankreuzen)		freiwillige Leistung	X (hier ankreuzen)
Folgende Mittel sind im Ergebnis- / Finanzplan im Haushaltsplanentwurf 2024 veranschlagt: (Ertrag und Aufwand im Ergebnishaushalt / Einzahlungen und Auszahlungen bei Investitionen)
Haushaltsjahr	Zeile Ergebnisplan		Bezeichnung				Betrag €
2024	29		Teilergebnis unter Berücksichtigung interner Leistungsbeziehungen				- 723.370
Bei Zustimmung zum Antrag ergeben sich folgende neue Ansätze: (Ertrag und Aufwand im Ergebnishaushalt / Einzahlungen und Auszahlungen bei Investitionen)
Finanzielle Auswirkungen sind derzeit nicht zu beziffern.
Bei über-/außerplanmäßigem Aufwand oder investiver Auszahlung ist die Deckung  gewährleistet durch:
Haushaltsjahr	Kostenträger/ Investitions-Nr.			Konto	Bezeichnung		Betrag €
Stehen Mittel aus entsprechenden Programmen des Landes, Bundes oder der EU zur Verfügung? (ja/nein)			ja   (hier ankreuzen)				nein   (hier ankreuzen)
Freiwillige wiederkehrende Maßnahmen sind auf drei Jahre befristet. Die Befristung endet am: (Monat/Jahr)
Wurde die Zuschussgewährung Dritter durch den Antragsteller geprüft – siehe SV?			ja   (hier ankreuzen)				nein   (hier ankreuzen)
Finanzierung/Vermerk Kämmerer   Gesehen Stuhlträger