Erläuterungen zum Antrag:

Die digitale Gremienarbeit hat sich inzwischen etabliert und funktioniert in der Regel einwandfrei.

Die gedruckten Sitzungsunterlagen, die die Fraktionen und einige Mandatsträger*innen nach wie

vor erhalten verursachen hohe Kosten, sowohl in finanzieller, als auch in klimatischer Hinsicht.

Es liegt in der Verantwortung des Rates, diese Kosten massiv zu reduzieren.

Leider erhalten immer wieder Mandatsträger*innen zum Beispiel Einladungen per Post, obwohl

sie auf Anfrage der Verwaltung den Willen zu einer vollständig digitalen Gremienarbeit bekundet

haben. Auch wurde der Beschluss den Botendienst an die Fraktionen einzustellen und alle Dokumente, Briefe etc., die an die Fraktionen gerichtet sind zur Abholung im Rathaus bereit zu legen bis jetzt nicht vollständig umgesetzt. Beides verursacht hohe Portokosten. Daher erhält dieser Antrag den Hinweis, auf eine vollständige Beschlussumsetzung seitens der Verwaltung.

Mandatsträger*innen, die auf gedruckte Unterlagen bestehen und damit hohe Kosten für Stadt

und Umwelt verursachen, sollten selbst zur Reduzierung des Aufwandes beitragen, in dem sie

verpflichtet werden ihr Drucksachen auch selbst abzuholen.

Mit der neuen Wahlperiode ist die gut etablierte digitale Gremienarbeit zum Standard zu machen.

Antragstext:

1. Es findet eine erneute Abfrage unter den Mandatsträger*innen statt, ob diese Einladungen

(dies gilt auch für Kulturveranstaltungen etc.) und /oder Sitzungsunterlagen ausschließlich

digital oder gedruckt erhalten wollen. Die Auswertung wird von der Verwaltung konsequent

umgesetzt.

2. Es findet eine Abfrage unter den Fraktionen statt, für welche Ausschüsse sie noch gedruckte

Sitzungsunterlagen als Fraktionsexemplar erhalten wollen. Den Fraktionen wird

die Möglichkeit eingeräumt komplett auf gedruckte Unterlagen zu verzichten. Die Ergebnisse

werden von der Verwaltung konsequent umgesetzt.

3. Der Botendienst und Versand per Post wird vollständig eingestellt. Mandatsträger*innen,

die auf den Erhalt von gedruckten Einladungen und/oder Sitzungsunterlagen bestehen,

haben die Abholung im Rathaus bzw. über ihre Fraktion selbst zu organisieren. Für Personen

mit einer mobilitätseinschränkenden Schwerbehinderung sind gegebenenfalls individuelle

Sonderregelungen zu treffen.

4. Mit dem Ende der laufenden Wahlperiode endet auch die Möglichkeit gedruckte Sitzungsunterlagen und Einladungen zu erhalten. Dies gilt sowohl für Mandatsträger*innen, wie für die Fraktionen. Mit der neuen Wahlperiode im Jahr 2025 werden durch die Stadtverwaltung

keine gedruckten Sitzungsunterlagen mehr zur Verfügung gestellt.

Stellungnahme der Verwaltung:

Zu Punkt 1 des Antrages

Die Verwaltung unterstützt den Vorschlag der SPD Fraktion. Insbesondere durch Änderungen der Zustellungsform bei Mandatsträger*innen innerhalb der laufenden Wahlperiode, die der Verwaltung auf unterschiedlichen Kanälen bekannt gegeben wurden, sind die vorliegenden Daten teilweise nicht aktuell. Das Bürgermeisterbüro hat bereits gemeinsam mit der Digitalisierungsbeauftragten geprüft, welches digitale Verfahren für eine erneute Abfrage genutzt werden können. So soll sichergestellt werden, dass die Daten schnell abrufbar sind und auch Änderungswünsche nur auf diesem Weg mitgeteilt werden können.

Eine digitale Abfrage (sowohl für die Fraktionen als auch für Mandatsträger*innen) ließe sich nach aktueller Einschätzung schnell und unkompliziert einrichten. Ergänzend können Änderungswünsche jederzeit ebenfalls über einen digitalen Antrag gemeldet werden (bspw. falls sich jemand in der Abfrage noch für Papierunterlagen entscheidet und wenige Monate später nochmals um entscheidet und zur digitalen Lösung wechseln möchte).

Zu Punkt 2 des Antrages

Derzeit werden die ausgedruckten Sitzungsunterlagen als Fraktionsexemplar für die Fraktionen einen Tag nach der Zustellung an der Infotheke des Rathauses zur Abholung zur Verfügung gestellt. Teilweise werden diese gar nicht oder erst verspätet abgeholt.

Daher ist eine erneute Abfrage bei den Fraktionen sinnvoll.

Zu Punkt 3 des Antrages

Der Einzelpreis für eine Zustellung bis 19:59 Uhr beträgt 6,22 € und für eine Zustellung ab 20:00

Uhr 7,44 €.

Bei derzeit 47 Sitzungen im Kalenderjahr sind es, inkl. der Zustellung von Nachreichvorlagen insgesamt rund 50 Zustellungstage/Jahr (in der Regel vor 20:00 Uhr) mit durchschnittlich 14 Einzelzustellungen, d.h. rund 700 Einzelzustellungen, die durch den Kurier durchgeführt werden. Einige Mitglieder, die auf die digitale Gremienarbeit umgestellt haben, erhalten zwar nicht die kompletten Sitzungsunterlagen in Papierform aber teilweise auf Wunsch noch die Einladungen in Papierform per Bote zugestellt (auch hierfür fallen pro Zustellung Kosten in Höhe von 6,22 € an).

Durch die Einstellung des Botendienstes würde sich daher ein Einsparpotential von rund

4.354,00 € ergeben. 

Eine Bereitstellung der Unterlagen im Rathaus zur Abholung während der Öffnungszeiten des

Rathauses kann von der Verwaltung sichergestellt werden. Sofern sich die Anzahl der Abholungen durch die vollständige Einstellung des Botendienstes erhöht, würde die Verwaltung den Abholungsort noch einmal prüfen und ggf. separate Postfächer hierfür bereitstellen.

Zu Punkt 4 des Antrages

Sofern der Beschluss erfolgt, empfiehlt die Verwaltung eine rechtzeitige Umstellung des Verfahrens und würde frühzeitige Schulungsangebote ab dem Jahr 2024 und bis zum Sommer 2025 unterbreiten - auch wenn die Zusammensetzung des Rates in der neuen Wahlperiode noch nicht bekannt ist. Damit mit der neu beginnenden Wahlperiode im Jahr 2025 ein möglichst reibungsloser digitaler Sitzungsablauf erfolgen kann und nur noch einzelner Schulungsbedarf für neue Mandatsträger*innen anfällt.

Die Nutzung dieses Angebotes ist freiwillig und könnte mit der Abfrage (siehe Punkt 1 und 2) erfolgen.

Sollten sich weiterhin Mandatsträger*innen und/oder Fraktionen für den Papierweg entscheiden, könnte die Abfrage unter diesem Personenkreis erneut Mitte oder Ende 2024 durchgeführt werden (mit dem Hinweis zur finalen Umstellung 2025) - sollte der Beschluss erfolgen.

Derzeit fallen 25% der Druckkosten der Stadtverwaltung auf die Gremien/Ausschüsse (laut Druckerei-Auswertung für das Kalenderjahr 2022). Diese könnten durch die Umstellung eingespart werden.

Die rechtlichen Voraussetzungen für einen vollständigen Umstieg auf eine digitale Gremienarbeit hat die Verwaltung bereits 2022 in der Sitzungsvorlage WP 20-25 SV 01/075 ausgeführt. Um Doppelungen zu vermeiden, ist diese Sitzungsvorlage als Anlage beigefügt.

Die Verwaltung befürwortet einen vollständigen Umstieg auf eine digitale Gremienarbeit, da sie zu Arbeitserleichterungen und Kosteneinsparungen führt. Diese Effekte treten insbesondere auf,

wenn möglichst alle Ratsmitglieder einheitlich auf eine digitale Gremienarbeit umsteigen und parallel nicht noch eine Zustellung der Sitzungsunterlagen in Papierform für einen Teil der Ratsmitglieder erfolgen muss.

gez.

Dr. Claus Pommer

Bürgermeister

Klimarelevanz:

Der Umstieg auf eine digitale Gremienarbeit und der damit verbundene Wegfall der

Einladungen und Sitzungsunterlagen in Papierform sowie Zustellung per Bote würden eine Reduzierung des CO² Ausstoßes bewirken.

Finanzielle Auswirkungen