Erläuterungen zum Antrag:

Aktuell ist es möglich, Anträge, wie zum Beispiel solche für Fahrradboxen, online zu stellen.

Dennoch erfolgt die Zustellung der relevanten Unterlagen an Bürgerinnen und Bürger nach wie

vor auf dem postalischen Weg, obwohl eine digitale Zustellung eine ebenso praktikable Alternative

darstellt. Nachdem die Unterlagen per E-Mail eingegangen sind, könnten diese problemlos

zu Hause ausgedruckt und dann entweder persönlich im Rathaus abgegeben oder versendet

werden. Abgesehen von den finanziellen und ökologischen Auswirkungen sind positive Effekte

auf die Effizienz zu erwarten, da die Bearbeitungszeiten verkürzt würden. Zudem könnten

sehbehinderte Personen die digitalen Dokumente an ihrem Endgerät vorlesen lassen.

Antragstext:

Die SPD-Fraktion beantragt, dass der Rat der Stadt Hilden beschließen möge, dass Anträge, die online zur Verfügung stehen, nur dann postalisch versandt werden, wenn dies zwingend erforderlich ist.

Stellungnahme der Verwaltung:

Effizienzgewinne ergeben sich durch verschiedene Möglichkeiten. Dies kann der digitale Eingang (Online-Antrag) oder aber auch der digitale Ausgang (digitale Zustellung) sein. Im Idealfall liegt ein medienbruchfreier Prozess mit technischen Schnittstellen vor (Online-Antrag, digitale Bearbeitung im Fachverfahren, digitale Zustellung).

Die Möglichkeit der Zustellung von Bescheiden und anderen Schreiben an eine e-Mailadresse muss juristisch und auch datenschutzrechtlich individuell betrachtet und geprüft werden.

Diese Prüfung erfolgt bereits standardmäßig.

So erhalten Bürgerinnen und Bürger beispielsweise eine Benachrichtigung über den Abholtermin von angemeldetem Sperrmüll per e-Mail.

Bei den Fahrradboxen hingegen wird die Kommunikation mit den Bürgerinnen und Bürgern per E-Mail geführt. Auch der Antrag kann online gestellt werden. Am Ende des Prozesses muss jedoch ein physischer Schlüssel den Besitzer wechseln.

Grundsätzlich wird aus Sicht der Verwaltung eine möglichst vollumfängliche und gleichzeitig rechtlich sichere Lösung angestrebt, damit Einzelfallprüfungen größtenteils entfallen können. Die Erweiterung des Serviceportals könnte eine solche Lösung darstellen, denn mit der Erweiterung käme die Komponente des digitalen Postkorbes hinzu, der die Bürger*innen mit der Stadtverwaltung verbindet. Über diesen digitalen Kanal können Online-Anträge eingereicht und ausgewählte Schreiben digital zurückgesandt werden.

In der digitalen Agenda der Stadt Hilden hat dies das „Folgeprojekt OZG II“ unter anderem bereits zum Ziel.

Für eine erfolgreiche Umsetzung ist die Zielsetzung des Onlinezugangsänderungsgesetzes (OZGÄndG), welches voraussichtlich im Jahr 2024 in Kraft tritt, maßgeblich.

Im aktuellen Gesetzesentwurf ist eine verbindliche Nutzung eines Bürgerkontos aufgeführt. Sollte dies in die endgültige Fassung des Gesetzes übernommen werden und damit umsetzungspflichtig werden, strebt die Verwaltung an, das Bürgerkonto inklusive des digitalen Postkorbs als Erweiterung in das Serviceportal zu implementieren.

Übergangslösungen, wie das Servicekonto.NRW, welches in zwei Jahren abgelöst wird, sind nach Einschätzung der Verwaltung nicht zielführend.

Das beschriebene digitale Postkorbsystem funktioniert allerdings nur dann, wenn beide Seiten, sprich die Verwaltung sowie die Bürger*innen, den Postkorb nutzen. Neben der technischen Einrichtung seitens der Verwaltung ist seitens der Bürger*innen eine Registrierung beim Bürgerkonto erforderlich, nur dann ist es technisch auch möglich Post per digitalem Postkorb über das Serviceportal zuzustellen.

Die Nutzung des digitalen Postkorbes ist ein freiwilliges Angebot, da nach aktueller Rechtsgrundlage im Allgemeinen auch weiterhin Anträge in Papierform eingereicht und -Zustellungen via Briefpostversand vorgenommen werden dürfen.

Klimarelevanz:

Im Vergleich zu einem rein digitalen Briefpostversand hat das aktuelle Verfahren des papierbasierten Briefpostversands derzeit eine höhere Belastung der Umwelt zur Folge. Daher strebt die Verwaltung zukünftig auch eine einheitliche und klimafreundlichere Lösung an. Um in diesem Punkt die Klimafreundlichkeit aber auch tatsächlich erhöhen zu können, ist neben der Bereitstellung einer technischen Lösung (digitaler Postkorb) zusätzlich auch seitens der Bürger*innen eine freiwillige Nutzung der digitalen Zustellung erforderlich.

Gez. Dr. Claus Pommer

Bürgermeister

Finanzielle Auswirkungen