Erläuterungen zum
Antrag:
Anstelle der Schaffung neuer Vollzeitstellen, sollen weiterhin externe Berater oder Experten für eine begrenzte Zeit hinzugezogen werden, um die spezifischen Anforderungen im Zusammenhang mit der Einführung neuer Verfahren zu erfüllen. Dies könnte eine kostengünstigere Lösung sein, insbesondere wenn die Langzeitplanung noch nicht vollständig ausgearbeitet ist. Bei einer potenziellen Besetzung der Stelle stellt sich generell die Frage, wo angemessen qualifizierte Fachleute gefunden werden sollen, insbesondere angesichts der bereits festgestellten Probleme mit der Qualität des Supports von Beratungsunternehmen und dem Entwickler.
Außerdem wäre es eine Möglichkeit, die Effizienz der bestehenden Prozesse zu steigern, anstatt sofort neue Stellen zu schaffen. Dies könnte durch bessere Schulungen der vorhandenen Angestellten, Automatisierung von Aufgaben oder Optimierung der Arbeitsabläufe in Zusammenarbeit mit dem Entwickler erreicht werden. Wenn der Support und die Qualität der Software durch den Entwickler nicht den Erwartungen entsprechen, stellt sich generell die Frage, warum überhaupt neue Verträge mit diesem Dienstleister abgeschlossen wurden.
Stellungnahme der
Verwaltung:
Die Verwaltung empfiehlt die Einrichtung der Stellenanteile wie im Stellenplan vorgesehen und von einer Streichung abzusehen.
Für die Administration des Finanzverfahrens ist bisher ein Stellenanteil von 0,15 Stellen im Sachgebiet IT vorgesehen. Dabei handelt es sich um eine Pflichtaufgabe.
Es handelt sich konkret um die Fachadministration der Software Infoma - newsystem. Nach der Umstellung auf den Modern Client ist das Anlegen von Nutzern, Änderungen von Rechten, Aktualisierungen des Testmandanten und Einspielen von Updates deutlich zeitaufwändiger und auch häufiger notwendig. Der Einsatz von weiteren Infoma-Modulen seit 2020 (Gebühren- und Bargeldkasse, Rechnungsworkflow, eRechnung, eAkten, Berichtswesen Plus, Bestellworkflow) sowie von Schnittstellen zu anderen Fachverfahren, vor allem zum DMS "enaio" sorgt für erheblichen dauerhaften Mehraufwand, nicht nur in der Implementierungsphase.
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Eine externe
Vergabe wurde anfänglich nicht nur in Betracht gezogen, sondern war auch
angedacht: In Frage käme
hier eine Beauftragung des Softwareherstellers selbst oder einer Drittfirma.
Die Qualität des Supports durch den Softwarehersteller selbst ist allerdings
immer weiter gesunken, wie bereits in den Erläuterungen zu den
Stellenveränderungen dargestellt. Auch würden lange Vorlaufzeiten für Termine
entstehen, die das Tagesgeschäft gefährden würden. Kompetente
externe Dienstleister (Drittfirmen) stehen nach aktueller Recherche nicht zur
Verfügung. Die Beauftragung einer Drittfirma hätte ebenfalls mögliche lange
Vorlaufzeiten zur Folge. Daneben würde eine Drittfirma in einer Mittlerrolle
stehen und Kontakt zum Softwarehersteller wie auch zum hiesigen Fachamt und
zum Sachgebiet IT halten müssen, um die Integration des Systems in die
Hildener Landschaft korrekt berücksichtigen zu können. Unabhängig davon, ob
der Stadtverwaltung diese Mehraufwände in Rechnung gestellt werden dürften,
könnte es dann ebenfalls zu längeren Bearbeitungsdauern der Anliegen führen.
Daneben würde es trotzdem auch höhere Abstimmungsbedarfe mit Mitarbeitenden
der Stadtverwaltung erzeugen, die den aktuell vorhandenen Stellenbedarf
ebenfalls übersteigen würden. Wie oben erwähnt
handelt es sich um eine sehr umfangreiche Software mit diversen Modulen, die
in jedem Amt eingesetzt wird. Nicht nur strategisch relevante Funktionen
(Berichtswesen Plus), interne Verschlankung von Arbeitsabläufen
(Bestellworkflow, Rechnungsworkflow etc.) sondern auch die fristgerechte
Zahlung von Verbindlichkeiten hängen von der Funktionalität dieser Software
ab. Um den Dienstbetrieb aufrecht zu erhalten ist es daher insbesondere
erforderlich kurzfristig Support zu erhalten. Aus diesen
Gründen stellt sich die hausinterne Wahrnehmung der Fachadministration als
nutzerfreundlichste aber auch ganzheitlich betrachtet wirtschaftlichste
Variante dar, weshalb diese Aufgaben dauerhaft durch eigene
Fachadministratoren sicherzustellen und der externen Vergabe vorzuziehen
sind. |
Auch die Entscheidung für die eingesetzte
Software wurde 2022 überprüft. Hier hat eine sehr umfangreiche Bewertung der
eingesetzten Lösung Infoma und möglicher Alternativen (insbesondere SAP)
unterstützt durch Präsentationen externer Dienstleister unter Beteiligung des
Fachamtes sowie des Haupt- und Personalamtes stattgefunden. Unter Abwägung
aller Vor- und Nachteile (fachlich und wirtschaftlich) fiel die Entscheidung,
mit Infoma weiterzuarbeiten.
Gez.
Claus Pommer
Bürgermeister
Klimarelevanz:
Keine