Beschlussvorschlag:

Der Hauptausschuss nimmt den Sachstandsbericht zur Digitalisierung zur Kenntnis.

 

Erläuterungen und Begründungen:

 

Seit der letzten Sitzung des Hauptausschusses am 30.08.2023 wurden folgende Fortschritte erzielt:

 

Personalmanagementsystem:

Am 01.09.2023 hat der Go-Live stattgefunden. Um Mitarbeitende und Führungskräfte bestmöglich in die Funktionsweise einzuführen, wurden insgesamt 13 Schulungen durchgeführt. Es sind bereits 82 digitale Workflows angelegt, über die Anträge von Mitarbeitenden bzw. Führungskräften bearbeitet werden (z.B. Beantragung von Dienstsiegeln, Aussagegenehmigungen, Dienstreisen, Homeoffice, Bescheinigungen, Zeugnissen). Bis zum 27.10.23 wurden bereits 989 Anträge über die Software Rexx HR bearbeitet. Zur Digitalisierung der Personalakten ist die erforderliche Scan-Station in KW 42 geliefert und installiert worden.

 

Digitaler Postausgang (1.0):

Um eine konkretere Vorstellung sowie eine erste Übersicht über mögliche Softwarelösungen verschiedener Anbieten zu erlangen, haben Produktpräsentationen stattgefunden. Darauf aufbauend wird aktuell ein Anforderungskatalog erstellt. Parallel dazu erfolgen detailliertere Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen und interne Abstimmungen möglicher Varianten.

 

Reorganisation Rechnungswesen:

Die technische Einrichtung des Bestell- und Rechnungseingangsworkflows ist erfolgt und erste Tests in Amt 20 verliefen positiv. Weitere Tests und Pilotämter folgen ab Jahresbeginn 2024, wenn die Erstellung des Jahresabschlusses erfolgt ist.

 

Relaunch Homepage der Stadtverwaltung:

Das Projekt Relaunch Homepage ist weitestgehend als abgeschlossen zu betrachten. Die technisch-systemischen Anpassungen sind beendet, zurzeit werden zusammen mit dem Hersteller die Schnittstellen zum Newsletter-Modul und zum Bürger-Informationssystem finalisiert.

Die Einpflege neuer Beiträge wie auch die Überarbeitung vorhandener Inhalte sind „laufendes Geschäft“ und in der Verantwortung des Sachgebietes Öffentlichkeitsarbeit bzw. verschiedener Redakteur*innen in den Fachämtern. Aktuelle Fragestellungen wie beispielsweise die optimierte Darstellung von Kontaktinformationen für die Nutzer*innen gehören ebenfalls zum „laufenden Geschäft“ und werden gegebenenfalls in anlass- bzw. fachbezogenen Arbeitsgruppen bearbeitet.

 

Onlinezugangsgesetz II (Digitaler Workflow):

Im Kontext der Anfrage der SPD zum Thema Online-Anträge wird geprüft, welche Schreiben der Stadtverwaltung auf Wunsch ausschließlich digital zugestellt werden können. Details können der Stellungnahme der Verwaltung in der separaten Sitzungsvorlage entnommen werden.

 

Bei den folgenden Projekten ist der Sachstand unverändert geblieben:

-   Ausweitung des Online-Terminvergabesystems

-   Digitalisierung Baugenehmigungsverfahren

 

 

Weitere Informationen:

 

Beteiligungsportal NRW: Die Stadt Hilden wird das Beteiligungsportal NRW in einer einjährigen Testphase mit weiteren Modulen nutzen. Nachdem zunächst der neue Mängelmelder über das Beteiligungsportal NRW an den Start gegangen ist, sollen nun weitere bereits bestehende Module im Rahmen der Testphase genutzt werden. Dies erfolgt aktuell beispielsweise mit einer Umfrage zum Rats-TV (online bis Jahresende). Das Beteiligungsportal NRW ist eng mit der neuen Homepage verknüpft und damit gut auffindbar. Es kann selbstverständlich auch direkt mit folgender URL angesteuert werden: https://beteiligung.nrw.de/portal/hilden/startseite  

 

KulturPass: Ende August wurde der KulturPass eingeführt. Mit ihm können alle jungen Menschen ab 18 Jahren auf kulturelle Entdeckungstour gehen. Der Bund stellt dafür ein Budget von 200 Euro pro Person zur Verfügung. Ziel ist es, junge Menschen für die Vielfalt der Kultur in Deutschland zu begeistern. https://www.kulturpass.de/jugendliche

 

Einführung einer E-Learning-Plattform: Bei der E-Learning-Plattform „Lernen@Hilden“ handelt es sich um ein modernes, cloudbasiertes Lern-Management-System der Firma WTT CampusONE. Ziel ist es, kostengünstig und zentral steuerbar eTrainings auf einem virtuellen Lerncampus für Mitarbeitende und Führungskräfte anzubieten. Das Angebot umfasst über 100 eTrainings aus dem Bereich der fachlichen und sozialen Kompetenzen, sowie der Führungskompetenzen.

Die eTrainings werden zudem bei Pflichtunterweisungen in Rahmen des Arbeitsschutzes und der Informationssicherheit sowie im Rahmen des Onboardings neuer Mitarbeitender eingesetzt. Ein eTraining dauert in der Regel zwischen 20 und 30 Minuten und setzt sich aus Wissensvermittlung und einem Selbstcheck zusammen.

Eigene Schulungen, zum Beispiel zum Thema Sensibilisierung im Bereich der IT-Sicherheit, können gleichermaßen über diese Plattform zur Verfügung gestellt werden.

Der Go-Live der Lernplattform erfolgte am 25.09.2023. 262 Mitarbeitende haben ihren Account bereits aktiviert und 120 Trainings wurden bereits absolviert (Stand 27.10.2023).

 

Einführung des Online-Dienstes „Untersuchungsberechtigungsschein (UBS)“: Zum 01.10.2023 hat die Stadt Hilden den Online-Dienst „Untersuchungsberechtigungsschein“ eingeführt. Das Verfahren ist vollständig digitalisiert und ermöglicht Jugendlichen in NRW die digitale Antragsstellung mittels eID-Funktion sowie den Empfang des UBS auf dem eigenen Smartphone. Damit entfällt der bislang notwendige persönliche Besuch im Bürgerbüro. Für Ärzte und Ärztinnen soll das Verfahren ebenfalls einfacher sein, da sie die Untersuchungskosten über das bereits vorhandene Praxisverwaltungssystem abrechnen können. Die Kassenärztlichen Vereinigungen können sich die Untersuchungskosten von der jeweiligen Bezirksregierung erstatten lassen.

 

Teilnahme an den Senioren-Medien-Tagen: Initiiert von den Digitalpaten NRW finden vom 09.-11.11.2023 die Senioren-Medien-Tage in der Stadtbücherei Hilden statt.

Die Stadtverwaltung Hilden wird mit einem sogenannten eigenen „Thementisch“ vertreten sein und darüber hinaus an einer moderierten Diskussion zum Thema „Digitale Spaltung in der Gesellschaft vermeiden!“ teilnehmen.

 

Digitales Fundbüro: Das Fundbüro der Stadt Hilden wird um eine digitale Komponente erweitert. Damit können Besitzer*innen auch bald online prüfen, ob verlorene Gegenstände aufgefunden wurden. Die neue digitale Komponente macht dies möglich, indem Fotos von gefundenen Gegenständen online bereitgestellt werden. Die Umsetzung soll voraussichtlich noch im Jahr 2023 erfolgen.

 

Gez. Dr. Claus Pommer

Bürgermeister