Beschlussvorschlag:

Der Ausschuss nimmt den Bericht zum Sachstand der neuen Organisationsstruktur im Dezernat III zur Kenntnis.

Erläuterungen und Begründungen:

Am 01.11.2022 wurde die neue Dezernatsstruktur im Dezernat III umgesetzt.

Der Prozess wurde vom Amt für Verwaltungsmodernisierung durchgehend maßgeblich beratend begleitet und organisatorisch umgesetzt. Mit einer Auftaktveranstaltung auf Leitungsebene wurde die Umorganisation des Dezernates III im November 2021 gestartet. Ziel der Umstrukturierung war der weitere Ausbau der Zusammenarbeit zwischen den Arbeitsfeldern und eine Bündelung der Fachkompetenzen. Es folgten, neben weiteren Leitungsrunden, eine Vielzahl von Workshops unter Einbeziehung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den Bereichen, die von der Umorganisation unmittelbar betroffen sind.

Die Bereiche Kindertagesbetreuung, Schulen und Jugendförderung sind nach der Umstrukturierung zusammengefasst im „Amt für Schule, Kinderbetreuung und Jugendförderung“. Ein Großteil der pädagogischen Unterstützungsangebote für Kinder, Jugendliche, Familien, Senioren und Flüchtlinge wurde im „Amt für Jugend, Soziale Dienste und Integration“ zusammengeführt. Finanzielle Unterstützungsleistungen wie unter anderem Unterhaltsvorschuss, Grundsicherung, wirtschaftliche Jugendhilfe, Wohngeld, Bildungs- und Teilhabeleistungen wurden im „Amt für Soziales und Wohnen“ gebündelt. Hier liegt nun auch die Verwaltung von Kostenbeiträgen. Die Struktur des Kulturamtes besteht unverändert fort. Das Bildungs- und Planungsbüro wurde als Stabsstelle Planung für Soziales, Jugend und Bildung beim Dezernenten angesiedelt.

Die organisatorische Umstrukturierung wird begleitet durch eine inhaltliche und strategische Schärfung des Profils und der Zusammenarbeit im Dezernat. Ausgehend von der erweiterten Leitungsrunde wurde ein Leitsatz im Dezernat III abgestimmt:

Mit allen und für alle Menschen in Hilden

Teilhabe und Schutz, kulturelle Vielfalt und lebenslange Bildungschancen

Mit allen und für alle Menschen in Hilden wollen wir den Schutz vor und in Notlagen durch bedarfsgerechte Unterstützung und Beratung sicherstellen, die Teilhabe am Leben in der Gemeinschaft und kulturelle Vielfalt durch breit gefächerte Angebote fördern und lebenslange Bildungschancen für alle verwirklichen.

Dieser Leitsatz dient als inhaltliche Orientierung für die strategischen Zielsetzungen und die jährlichen Maßnahmenplanungen im Dezernat III. Zielsetzung ist eine strukturierte Zielabstimmung, eine erhöhte Informationstransparenz und der Ausbau der amtsübergreifenden Zusammenarbeit. Die Umsetzung erfolgte mit dem ersten Leitungs-Strategie-Workshop mit der erweiterten Leitungsrunde im Februar 2023. Die für die Amtsbereiche definierten strategischen Zielsetzungen und die ergänzenden Maßnahmenplanungen der Sachgebiete und Einrichtungen wurden im Vorfeld in konkrete Projektbeschreibungen überführt.  Das Workshopformat ist als fortlaufendes, mindestens zweimal jährlich stattfindendes Abstimmungsinstrument angelegt. Neben der Abstimmung der Ziele und Maßnahmen und deren Fortschreibung dient das Format dem gemeinsamen Austausch zu Prozessoptimierungen und der Zusammenarbeit. Der Prozess wird durch die Stabsstelle Planung für Soziales, Jugend und Bildung koordiniert und durch das Amt für Verwaltungsmodernisierung begleitet. Eine erste gemeinsame Überprüfung der Maßnahmenplanungen ist im Juli 2023 erfolgt. Die erneute Überprüfung der Maßnahmenplanungen und deren Fortschreibung für das Jahr 2024 erfolgt im November 2023.

Die Umstrukturierung des Dezernates III führt zu einer verstärkten amts- und sachgebietsübergreifenden Kommunikation und Abstimmung. In der Umsetzung der neuen Organisationsstruktur wurden immer wieder Optimierungsbedarfe identifiziert und Lösungen entwickelt. Ebenso wie die verstärkte strategische Abstimmung und Kooperation zwischen den vielfältigen Arbeitsfeldern des Dezernates III ist dies ist ein fortlaufender Prozess. Ohne das hohe Engagement der Mitarbeitenden im Dezernat III wäre dieser dynamische und gewinnbringende Prozess nicht umsetzbar.

Auch wenn die neue Organisationsstruktur nun bereits seit rund einem Jahr umgesetzt wird, ist der Umstrukturierungsprozess noch nicht abgeschlossen. So werden die neuen Strukturen weiterhin gemeinsam mit allen Beteiligten evaluiert und ggfs. nachgesteuert, wo sich weitere Verbesserungspotenziale zeigen oder erwartete Effekte nicht eintreten.

gez.

Dr. Claus Pommer

Bürgermeister