Beschlussvorschlag:

Der Hauptausschuss nimmt den Sachstandsbericht zur Digitalisierung zur Kenntnis.

 

Erläuterungen und Begründungen:

 

Seit der letzten Sitzung des Hauptausschusses am 17.05.2023 wurden folgende Fortschritte erzielt:

 

Onlinezugangsgesetz (OZG-I):

Das Projekt OZG-I mit Ziel der gesetzeskonformen Umsetzung des OZG ist abgeschlossen und damit zum letzten Mal Bestandteil des Sachstandsberichtes. Es findet ein gleitender Übergang in das Folgeprojekt „OZG-II: Digitaler Workflow“ statt. Zum Zeitpunkt 15.08.2023 weist das Serviceportal der Stadt Hilden 255 Leistungen auf.

 

Onlinezugangsgesetz II (Digitaler Workflow):

Die Umwandlung von bestehenden PDF-Formularen in Online-Formulare schreitet weiter voran. Derzeit gibt es 118 PDF- und 44 Online-Formulare. Darüber hinaus wird spätestens zum 01.10.2023 ein Online-Dienst zum Untersuchungsberechtigungsschein starten. Das Angebot von Online-Formularen stellt den ersten Schritt (Eingangsdigitalisierung) eines digitalen Workflows dar. Für häufig eingereichte Online-Anträge soll die weitere digitale Bearbeitung in Form von Schnittstellen in Fachverfahren sowie ein digitaler Output priorisiert angegangen werden.

 

Ausweitung des Online-Terminvergabesystems:

Seit Ende Mai besteht im Bürgerbüro neben der Online-Terminbuchung für künftige Tage (bis zu 8 Wochen im Voraus) zusätzlich die Möglichkeit „kurzfristige Tagestermine“ (zusätzliches Angebot für den laufenden Tag) online zu buchen. Die kurzfristigen Termine werden jeden Morgen vor mit Beginn der Öffnung des Bürgerbüros freigeschaltet und erweitern damit die tägliche Terminverfügbarkeit im Bürgerbüro. Diese Termine werden sehr gut und mit durchweg positiver Rückmeldung der Bürgerinnen und Bürger angenommen und gebucht. 

 

Erweiterung des Terminvergabesystems um ein Self-Terminal für e-Tickets:

Durch die Möglichkeiten der tagesaktuell buchbaren Online-Termine, sowie der Online-Buchung im Voraus besteht derzeit kein Bedarf für ein Self-Terminal für e-Tickets. Aus diesem Grund wird das Projekt auf unbestimmte Zeit zurückgestellt und ist erst wieder Bestandteil des Sachstandsberichtes, wenn sich Bedarf ergibt und konkretere Projektarbeiten begonnen werden.

 

Einrichtung eines Dokumenten-Management-Systems (DMS) Aktenplan und allg. Schriftgutverwaltung:

Im vergangenen Sachstandsbericht Digitalisierung im Hauptausschuss am 17.05.2023 (WP 20-24 SV 12/033) wurde berichtet, dass der Weg zum Rollout der Aktenplanerstellung und der Einführung der allgemeinen Schriftgutverwaltung geebnet ist. Entsprechend werden weitere Einführungs- und Beratungsgespräche mit verschiedensten Organisationseinheiten geführt. Da dies parallel zum Alltagsgeschäft erfolgt, ist aktuell noch nicht absehbar, wann alle Organisationseinheiten angebunden sein werden und das Projekt vollends abgeschlossen werden kann. Das Berichtswesen zu diesem Projekt, konkret zum weiteren Rollout, wird sich zukünftig auf relevante erreichte Meilensteine beschränken und daher nicht mehr Bestandteil der regelmäßigen Berichterstattung in jedem Sachstandsbericht sein.

 

Reorganisation Rechnungswesen:

Am 15.08.2023 wurde der Prozess des Rechnungseingangsworkflows inklusive einer ergänzenden Handlungsanweisung dem Verwaltungsvorstand vorgestellt. Im Anschluss erfolgen weitere interne Abstimmungen zur Umsetzung. Der Bestellworkflow, als Modul des Rechnungseingangsworkflows, wurde bereits beschafft und soll bis Ende August eingerichtet sein. Sodann beginnt die Testphase im Amt für Finanzservice und die sukzessive Ausweitung auf weitere Pilotämter.

 

Digitalisierung Baugenehmigungsverfahren:

Die Kickoff-Veranstaltung zur Einführung des beauftragten Softwaremoduls zur Anbindung an das Bauportal.NRW hat stattgefunden.

Aufgrund einer seitens des Landes bisher zur Verfügung stehenden, jedoch seit dem 01.01.2023 fehlenden technischen Komponente, die die Voraussetzung für die Anbindung an das Portal darstellt ist, wurden die geplanten Folgetermine (technischen Implementierung und Schulung) abgesagt.

Das Ministerium für Heimat, Kommunales, Bau und Digitalisierung des Landes Nordrhein-Westfalen befasst sich aktuell mit dieser Problematik, da hiervon diverse Kommunen betroffen sind. Auch nach Lösung dieser Herausforderung durch das zuständige Ministerium und mit Anbindung an das Bauportal.NRW, kann derzeit nur die Antragsstellung digital erfolgen.

Alle weiteren Arbeitsschritte laufen wie bisher papierbasiert ab, da das Bauportal.NRW aktuell keinen Kommunikationsbereich (Plattform) zum digitalen Austausch mit weiteren Beteiligten (andere Behörden, Architekten, Antragsstellende, u. a.) ermöglicht.

 

Relaunch Homepage der Stadtverwaltung:

Nach Beseitigung herstellerseitiger Schwierigkeiten bei der Konfiguration der Schnittstelle zum Serviceportal, die zu einer erneuten Verzögerung geführt haben, ist geplant, diese und andere Restarbeiten bis zum 28. August 2023 abzuschließen. Anschließend wird die neue Homepage online geschaltet.

 

Personalmanagementsystem/Digitale Personalakte:

Nachdem beim letzten Sachstandbericht der Datenimport im Fokus stand (Überführung Organisationsstruktur, Import und Aufbereitung der Mitarbeitendendaten), wurde in der Zwischenzeit die Prozesskonfiguration fertiggestellt. Bisher wurden 45 Workflows im System erstellt, sowie die im Einsatz befindlichen Musterschreiben als Formschreiben in das System überführt. Aufgrund der Schaffung dieser Voraussetzungen, kann zukünftig ohne großen Individualisierungsaufwand mittels Platzhalter der Schriftverkehr mit den Mitarbeitenden abgebildet werden. Aktuell befindet sich das Projekt in Vorbereitung des Go-Live, der zum 01.09.2023, spätestens aber zum 15.09.2023 erfolgen soll. Anschließend sind im laufenden Betrieb noch das Talent-Management zu ergänzen und die Altakten zu digitalisieren.

 

Digitaler Postausgang (1.0)

Nach Erstellung und Abstimmung des Projektauftrages wurde die Projektarbeit aufgenommen. Projektziel ist es, den Druck und Versand von Schreiben mit hoher Stückzahl auszugliedern und durch einen externen Dienstleister durchführen zu lassen.

Anlass ist unter anderem die Entscheidung für den Verzicht auf die Neubeschaffung einer Kuvertiermaschine und weiterer erforderlicher kostenpflichtiger Updates zur Vorsortierung der Briefe für die Kuvertiermaschine.

Ein Synergieeffekt wird potenziell im Zusammenhang mit der Arbeit im Homeoffice eintreten, da durch die geplante Ausgliederung ein „Druck und Versand“ aus dem Homeoffice heraus möglich wird, so dass Mitarbeitende Vorgänge vom Homeoffice aus komplett und synchron abschließen können, ohne den Ausdruck und Versand nachgelagert anstoßen und durchführen zu müssen. Perspektivisch wird angestrebt die ausgehende Briefpost an Bürgerinnen und Bürger, die dies freiwillig wünschen, digital zuzustellen (Digitaler Postausgang 2.0).

 

 

Weitere Informationen:

 

Neuer Mängelmelder: Im Juli wurde ein neues Mängelmelde-Verfahren in Betrieb genommen. Hierfür nutzt die Stadt Hilden einen eigenen Behördenbereich im Beteiligungsportal NRW und bietet dort allen Bürgerinnen und Bürgern die Möglichkeit an, Beschädigungen und Mängel im Stadtgebiet Hilden an die Stadtverwaltung zu melden.

Das bestehende Formular zur Meldung von Mängeln wurde auf diesem Wege abgelöst.

Der am 12.07.2023 produktiv gesetzte Mängelmelder bietet folgender neue Features und Möglichkeiten, die zu einer erheblichen Verbesserung beitragen:

Durch die Darstellung gemeldeter Mängel im Stadtgebiet erfolgen keine Mehrfachmeldungen mehr. Aufgrund des integrierten Anzeigens des jeweiligen Bearbeitungsstatus können die Hildener Bürgerinnen und Bürger selbst und jederzeit nachvollziehen, was aufgrund der Mängelmeldung passiert, bzw. wann der Mangel behoben wurde. Durch die Einteilung in unterschiedliche Mängelkategorien ist die Verteilung an die zuständigen Fachbereiche innerhalb der Verwaltung effizient und technikgestützt möglich. Schließlich kann nicht nur die räumliche Verortung von Beschädigungen und Mängeln direkt im Formular übermittelt werden, sondern auch Bilder hochgeladen werden.

 

KulturPass:

Die Stadt Hilden nimmt ab Ende August 2023 am Angebot „KulturPass“ teil. Die Vorbereitungen, insbesondere die technische Einrichtung, laufen aktuell noch.

 

 

Gez. Dr. Claus Pommer

Bürgermeister