Beschlussvorschlag:
Der Hauptausschuss nimmt den Sachstandsbericht zur
Verwaltungsmodernisierung zur Kenntnis.
Erläuterungen und Begründungen:
Seit der letzten Sitzung des Hauptausschusses am 17.05.2023
wurden folgende Fortschritte erzielt:
Einführung eines
verwaltungsweit einheitlichen Prozessmanagements
Kurzbeschreibung:
Mit einem verwaltungsweit einheitlichen Prozessmanagement wird ein gemeinsames Verständnis für die Arbeitsabläufe und ihre Zusammenhänge geschaffen und diese besprechbar gemacht.
Sachstand:
Nach Entwicklung der Prozess-DNA musste eine geeignete
technische Lösung entwickelt werden, um das Ausfüllen der Prozess-DNA so
einfach wie möglich zu gestalten. Hier wurde nun eine Möglichkeit entwickelt,
die in einem ersten Workshop (mit den eigenen Prozessen des Sachgebietes
Verwaltungsorganisation) erprobt wurde. Als nächstes werden nun Workshops mit
drei bis vier weiteren Pilotämtern koordiniert. Fortan wird die
fortschreibungsfähige Tabelle einen Überblick über den Fortschritt geben:
|
Durchgeführte Workshops mit Organisationseinheiten (vorheriger Bearbeitungsstand in Klammern) |
Identifizierte Prozesse (vorheriger Bearbeitungsstand in Klammern) |
Vollständig ausgefüllte Prozess-DNA (vorheriger Bearbeitungsstand in Klammern) |
Modellierte Prozesse |
|
1 (0) |
31 (5) |
31 (5) |
Wird noch erhoben |
Stellenbeschreibungsoffensive
Kurzbeschreibung:
Von vielen Stellen liegt keine (aktuell gültige) Stellenbeschreibung vor.
Erst durch eine breit aufgestellte Grundlage an Stellenbeschreibungen können auch Mehrwerte bei Organisationsuntersuchungen, Aufgabenabgrenzung, Quervergleichen erzielt werden.
Sachstand:
Im Vergleich zum letzten Bericht sind zunächst keine
neuen/aktualisierten Stellenbeschreibungen hinzugekommen. Dieses Bild ist
allerdings nicht ganz korrekt. Gerade seit dem letzten Bericht sind diverse
Stellenbeschreibungen aktualisiert oder neu angefertigt worden im Rahmen von
Stellenplananträgen. Diese werden jedoch erst final nach Abschluss des
jährlichen Stellenplanverfahrens eingetragen, da sie theoretisch auch noch
verworfen werden könnten und damit gar keine Gültigkeit erlangen würden. Es ist
daher zum Ende des Jahres mit einem verzögerten Effekt zu rechnen.
|
Anzahl Stellen lt. Stellenplan |
Vorliegende aktuelle Stellenbeschreibungen (ab 01.01.2018) |
Bearbeitungsstand in Prozent (vorheriger Bearbeitungsstand in
Klammern) |
|
856 |
150 |
18% (18%) |
Mitteilung über
Stellenplanangelegenheiten
Kurzbeschreibung:
Über Angelegenheiten im Zusammenhang mit dem Stellenplan wird ab sofort
im Rahmen dieses Sachstandsberichtes bereits unterjährig berichtet. Auf diesem
Wege sollen Hintergründe, insbesondere hinsichtlich damit verbundener
Optimierungen, dargestellt werden und gleichzeitig die Möglichkeit gegeben
werden, bereits zeitnah weitere Impulse einfließen zu lassen.
Nutzung von 1,0 VZÄ der Überhangsstellen für die Besetzung der
einzurichtenden Stellen der Verfahrenslotsen
Ab dem 01.01.2024 kommen durch die SGB VIII-Reform neue Pflichtaufgaben
zum Tragen. Die Eingliederungshilfe für Kinder und Jugendliche soll nach der
Neuausrichtung des Behindertenrechts unter dem SGB VIII zusammengefasst werden.
Damit fallen alle Kinder, Jugendliche und junge Erwachsene unter den
Zuständigkeitsbereich des SGB VIII i.V.m SGB IX, wenn sie seelisch, körperlich
oder geistig behindert sind bzw. von einer solchen bedroht sind. Hierfür ist die
Einrichtung von zwei Teilzeitstellen (2 x 0,5 VZÄ) im Stellenplan 2024
vorgesehen. Um in das Besetzungsverfahren bereits 2023 einsteigen zu können,
sollen die Stellenanteile im Vorgriff aus den Überhangstellen bereitgestellt
werden.
Nutzung von 2,0 VZÄ der Überhangsstellen für das Nachfolgemanagement der
Führung der Feuerwehr:
Mittelfristig werden zwei Personen aus der Einsatzleitung der Feuerwehr
altersbedingt ausscheiden. Für die interne Nachbesetzung ist jeweils die
Teilnahme an einem Aufstiegslehrgang erforderlich. Dieser Aufstiegslehrgang
sorgt dafür, dass die Nachfolger dauerhaft nicht für den Feuerwehrdienst zur
Verfügung stehen. Um dies zu kompensieren, sollen die ausscheidenden
Führungskräfte auf die Überhangsstellen gesetzt werden, so dass die
nachrückenden Personen auch bereits auf die Führungsstellen gesetzt werden
können und andere Funktionen nicht durch die besetzten Stellen gefährdet
werden. Diese Überlappung soll bis zum Ausscheiden in den Jahren 2025 und 2026
erfolgen.
Gez.
Dr. Claus Pommer
Bürgermeister