Beschlussvorschlag:

Der Hauptausschuss der Stadt Hilden ermächtigt den Bürgermeister zum Abschluss des beigefügten Facility-Management-Vertrags mit der Stadt Hilden Beteiligungsgesellschaft mbH.

Erläuterungen und Begründungen:

Mit notariell beurkundeten Ausgliederungs- und Übernahmevertrag vom 08. April 2022 hat die Stadt Hilden die folgenden Sportplätze, Funktionsgebäude und Sporthallen („Sportstätten“) im Wege der Ausgliederung auf die Stadt Hilden Beteiligungsgesellschaft mbH („SHB“) übertragen:

• Freiluftsportanlagen der Bezirkssportanlage Am Bandsbusch 1 (exklusive Funktionsgebäude)
• Sportplätze Furtwänglerstraße (inkl. Funktionsgebäude)
• Sportplatz Hoffeldstraße
• Sportplatz Kalstert (ohne Funktionsgebäude)
• Sportplatz Schützenstraße inkl. der Sporthalle Schützenstraße 16
• Sportplatz Weidenweg 3 (inkl. Funktionsgebäude)
• Sporthalle Grünstraße 4 (Stadtwerke Hilden Arena)

Da die Sporthalle Hoffeldstraße 106 sich im wirtschaftlichen Eigentum der Infrastrukturgesellschaft Hilden mbH befand, ist dieses Objekt über die Eingliederung der diversen städtischen Beteiligungsgesellschaften an die SHB übergegangen.

Die Ausgliederung ist rückwirkend zum 01.01.2022 wirksam geworden.

Durch die Übernahme obliegen nun der SHB alle Aufgaben zum Betrieb und der Unterhaltung der Gebäude, Anlagen und Freiflächen der genannten Sportstätten.
Um diesen Aufgaben gerecht zu werden, beauftragt die SHB in dem beigefügten Facility-Management-Vertrag (FM-Vertrag) die Stadtverwaltung mit den Aufgaben des objektbezogenen Facility Managements (Facility-Service-Leistungen). Für den FM-Vertrag hat das Dezernat IV die Federführung.

Gemäß § 5 Nr. 5 der Zuständigkeitsordnung ist dem Hauptausschuss der Abschluss von sonstigen Verträgen und Vereinbarungen mit einem Vertragswert von über 50.000 Euro zugewiesen.

Der FM-Vertrag ist nicht mit dem „Dienstleistungsvertrag“ Stadt ./. SHB zu verwechseln, der im Verantwortungsbereich des Dezernates III liegt und in dem die Leistungen des Sportbüros hinsichtlich der Sport-, Vereins- und Verbandsförderung sowie der Sportstättenbetreuung und -verwaltung beschrieben werden.

Die Stadtverwaltung wird in dem FM-Vertrag mit folgenden Facility-Service-Leistungen beauftragt:

Der genaue Leistungsumfang und -inhalt ergibt sich aus dem Vertrag und den diesem Vertrag in Anlage 1 und ihren Subanlagen B - H sowie J beigefügten Leistungsbeschreibungen.

Gemäß dem aktuellen Geschäftsverteilungsplan der Stadtverwaltung obliegen diese Aufgaben hinsichtlich der gedeckten Sportstätten dem Amt für Gebäudewirtschaft und hinsichtlich der Sportfreianlagen dem Tiefbau- und Grünflächenamt sowie dem Zentralen Bauhof.

Die SHB und die Stadtverwaltung haben seit der Beurkundung des Ausgliederungsplans den der Sitzungsvorlage beigefügten Vertrag gemeinsam und in enger Abstimmung entwickelt.

Wesentliche Bestandteile des FM-Vertrages sind:

Die für die Beratung nach Einschätzung der Stadtverwaltung entscheidenden Anlage 1 mit Ihren Subanlagen B - H und J sowie die Anlagen 3 und 6 sind der Sitzungsvorlage beigefügt.

Die Kostenkalkulation sieht vor, dass die Stadt für den Personalaufwand und den Maschineneinsatz sowie für alle Aufträge zur Gebäudeunterhaltung und Sportplatzunterhaltung, deren Kosten 400,00 Euro (netto) nicht übersteigen, eine Pauschale von 419.500,00 Euro im Jahr von der SHB erhält. Alle anderen von der Stadtverwaltung zu erbringenden Facility-Service-Leistungen werden spitz und ohne einen Zuschlag 1:1 abgerechnet.

Nicht Gegenstand dieses Vertrags sind Service-Leistungen im Bereich Bau und/oder Projektentwicklung - wie z.B. die Begleitung der Planungen für die Sporthalle Schützenstraße 16. Die Stadtverwaltung wird jedoch auch bei diesen Leistungen erste Ansprechpartnerin der SHB sein. Diesbezüglich streben SHB und Stadtverwaltung jeweils den Abschluss von einzelfallbezogenen Projektverträgen an.

Da zum Zeitpunkt der Aufstellung des Haushalts noch keine Erkenntnisse bezüglich der Höhe und der Zuordnung der Leistungsentgelte zu Produkten vorlagen, wurde im Produkt 080102 „Bau und Betrieb von Sportanlagen“ die Einnahme eines privatrechtlichen Leistungsentgelts in Höhe von 500.000 Euro geplant. Diese Höhe des Leistungsentgelts sollte die Zahlungen der SHB zur Abgeltung der im FM-Vertrag enthaltenen Facility-Service-Leistungen sowie der Service-Leistungen im Bereich Bau und/oder Projektentwicklung umfassen. In den Darstellungen der finanziellen Auswirkungen wurde nunmehr die Produktzuordnung konkretisiert.

Aus Sicht der Stadtverwaltung sowie aus Sicht der Geschäftsführung der SHB bildet dieser FM-Vertrag eine gute Grundlage, um vertrauensvoll zusammenarbeitend in den Sportstätten der SHB sowie in den städtischen Sportstätten die heutige Qualität dauerhaft zu erhalten und gemeinsam fortzuentwickeln.

Da aber dieser Vertrag für SHB und Stadtverwaltung Neuland ist und trotz vieler Regelungen nicht auszuschließen ist, dass Aspekte nicht oder nicht korrekt erfasst sind, haben SHB und Stadtverwaltung vereinbart, den FM-Vertrag zwar rückwirkend zum 01.01.2022 in Kraft zu setzen, aber ihn „bereits“ zum 31.12.2024 wieder zu beenden. Dadurch haben SHB und Stadtverwaltung die Möglichkeit, nach einer Zeit von mehr als einem Jahr, in der die Stadtverwaltung die Dienstleistungen ohne Vertrag erbracht hat, die vereinbarten Vertragsinhalte etwas länger als ein Jahr in der Praxis zu erproben. Spätestens im zweiten Quartal 2024 werden die Verhandlungen wieder mit dem Ziel aufgenommen, den vorliegenden Vertrag unter Berücksichtigung des in dieser Zeit identifizierten vertraglichen Anpassungs- und Ergänzungsbedarfs möglichst über den 31.12.2024 hinaus zu verlängern.

Hinsichtlich der Vertragsdetails wird auf den beigefügten Vertrag verwiesen.

Die Stadtverwaltung empfiehlt, diesen FM-Vertrag mit der SHB abzuschließen.

Gez.
Dr. Claus Pommer

Bürgermeister

Finanzielle Auswirkungen