Beschlussvorschlag:

Der Hauptausschuss nimmt den Sachstandsbericht zur Digitalisierung zur Kenntnis.

Erläuterungen und Begründungen:

Seit der letzten Sitzung des Hauptausschusses am 22.03.2023 wurden folgende Fortschritte erzielt:

Onlinezugangsgesetz (OZG-I):

Zum Monatsende April 2023 beträgt die OZG-Umsetzungsquote 95% (OZG-Leistungskatalog). Die Erstellung der gemäß OZG geforderten Leistungsbeschreibungen konnte verwaltungsweit mit Ausnahme eines Sachgebietes abgeschlossen werden. Aktuell enthält das Serviceportal der Stadt Hilden 244 Leistungsbeschreibungen, 27 Online-Formulare sowie 116 PDF-Formulare. Die Umwandlung von bestehenden PDF-Formularen in Online-Formulare wird fortgeführt.

Relaunch Homepage der Stadtverwaltung:

Die Abstimmung und Entscheidungsfindung des Zieldesigns fiel aufwändiger aus, sodass sich das Projekt aktuell zwei Wochen hinter dem Zeitplan befindet. Der beschlossene Entwurf (Zieldesign) wird derzeit vom Anbieter umgesetzt und bildet die Grundlage der in KW18 stattfindenden Schulung.

Einrichtung eines Dokumenten-Management-Systems (DMS) Aktenplan und allg. Schriftgutverwaltung:

Seit Beginn der Einführung des Aktenplans und der allgemeinen Schriftgutverwaltung im Januar 2022 wird die allgemeine Schriftgutverwaltung mittlerweile in sechs Organisationseinheiten (Sachgebiete/Ämter) eingesetzt. Aktuell befinden sich sieben weitere Aktenpläne in der Erstellung oder bereits in der weiteren Abstimmung. Der Verwaltungsvorstand hat einen ausführlichen Sachstandsbericht zum Aktenplan und der allgemeinen Schriftgutverwaltung erhalten, inklusive einer Empfehlung zur weiteren Vorgehensweise. Das vorgeschlagene Vorgehen erhielt die Zustimmung des Verwaltungsvorstandes und ebnet damit den Weg zum Rollout der allgemeinen Schriftgutverwaltung in der Gesamtverwaltung.

Personalmanagementsystem mit digitaler Personalakte:

Der (inhaltliche) Projekt-Kick-Off wurde zusammen mit dem Projektbetreuer der Firma Rexx System sowie Verwaltungs-Stakeholdern am 30.03.2023 erfolgreich durchgeführt. Dabei wurden Arbeitspakete und der weitere zeitliche Projektablauf festgelegt. Aktuell erfolgt ein erster Import der Daten von Mitarbeitenden und Stellen, der bis Mitte Mai abgeschlossen sein soll. Im Anschluss soll die Prozesskonfiguration begonnen werden, dabei handelt es sich u. a. um die Einrichtung von Berechtigungsprofilen und Workflows.

Reorganisation Rechnungswesen:

Es soll ein Bestellworkflow eingerichtet werden, der dem Rechnungseingangsworkflow vorgelagert ist und die internen Prozesse vereinfachen wird. Aktuell erfolgt eine interne Abstimmung zur Überarbeitung und Vereinheitlichung von Freigaberegelungen, die sowohl den Rechnungseingangs- als auch den Rechnungsausgangsworkflow betreffen. Die Ergebnisse werden zusammen mit den angepassten Arbeitsabläufen in einer ergänzenden Dienstanweisung festgehalten. Anschließend erfolgt die technische Einrichtung und die weitere Abstimmung mit den Pilotämtern.

Digitalisierung Baugenehmigungsverfahren:

Die Kickoff-Veranstaltung zur Einführung des beauftragten Softwaremoduls zur Anbindung an das Bauportal.Nrw soll im Mai 2023 stattfinden. Im Anschluss erfolgt in zwei weiteren Terminen die technische Implementierung sowie eine Schulung für die Mitarbeitenden.

Ausweitung des Online-Terminvergabesystems:

In den nächsten Monaten sollen Informations- und Beratungsgespräche stattfinden, um den weiteren Einsatz und Bedarf der Online-Terminvergabe zu analysieren.

Im Projekt „Erweiterung des Terminvergabesystems um ein Self-Terminal für e-Tickets“ ist der Sachstand unverändert geblieben, das Projekt pausiert.

Gez. Dr. Claus Pommer

Bürgermeister