Betrachtung, Bewertung und Umsetzung der pwc-Empfehlungen

Kurzbeschreibung:

Bei der Organisationsuntersuchung durch pwc wurden nicht nur Stellenbemessungen für einzelne Bereiche durchgeführt, sondern darüber hinaus auch weitere Optimierungspotenziale aufgezeigt, die entweder durch Benchmarks identifiziert oder im Rahmen der Organisationsuntersuchung aufgefallen waren. Diese gilt es zu betrachten, zu bewerten und ggfs. umzusetzen.

Sachstand:

Die Empfehlungen wurden aus dem Abschlussbericht der Organisationsuntersuchung rausgezogen und zur strukturierten Abarbeitung in einer Tabelle zusammengefasst. Teilweise wurden Empfehlungen schon bereits durch zwischenzeitlich umgesetzte Maßnahmen/ Umstrukturierungen erledigt. Die nachfolgende Übersicht stellt kurz zusammengefasst dar, wie der Bearbeitungsstand der pwc-Empfehlungen ist.

Einführung eines verwaltungsweit einheitlichen Prozessmanagements

Kurzbeschreibung:

Mit einem verwaltungsweit einheitlichen Prozessmanagement wird ein gemeinsames Verständnis für die Arbeitsabläufe und ihre Zusammenhänge geschaffen und diese besprechbar gemacht.

Sachstand:

Wie bereits im letzten Bericht zur Kenntnis gegeben, wurde die Entwicklung der Prozess-DNA abgeschlossen. Die Workshops für die Fachämter werden aktuell geplant. Parallel werden, einer Pilotphase gleich, die eigenen Prozesse des Amtes 12 in die DNA übertragen. So soll in einem geschützten Rahmen die Umsetzung getestet werden, um einen möglichst reibungslosen Ablauf ermöglichen zu können.

Im Vergleich zum letzten Bericht werden aktuell 5 Prozesse mit vollständiger Prozess-DNA angelegt (zum Zeitpunkt des letzten Berichts lag diese Anzahl noch bei null).

Stellenbeschreibungsoffensive

Kurzbeschreibung:

Von vielen Stellen liegt keine (aktuell gültige) Stellenbeschreibung vor.

Erst durch eine breit aufgestellte Grundlage an Stellenbeschreibungen können auch Mehrwerte bei Organisationsuntersuchungen, Aufgabenabgrenzung, Quervergleichen erzielt werden.

Sachstand:

Im Rahmen von Bewertungsüberprüfungen, sei es durch Aufgabenveränderungen oder Neubesetzungen nach Ausscheiden der vorherigen stelleninhabenden Personen, konnte auch in den letzten Wochen die Stellenbeschreibungsoffensive weiter vorangetrieben werden. In den Monaten März und April wurden so zwölf weitere Stellenbeschreibungen aktualisiert bzw. neu erstellt. Dies verändert den Bearbeitungsstand im Vergleich zum vorherigen Bericht wie folgt:

Mitteilung über Stellenplanangelegenheiten

Kurzbeschreibung:

Über Angelegenheiten im Zusammenhang mit dem Stellenplan wird ab sofort im Rahmen dieses Sachstandsberichtes bereits unterjährig berichtet. Auf diesem Wege sollen Hintergründe, insbesondere hinsichtlich damit verbundener Optimierungen, dargestellt werden und gleichzeitig die Möglichkeit gegeben werden, bereits zeitnah weitere Impulse einfließen zu lassen.

Einrichtung einer Stelle mit 0,5 VZÄ im Sachgebiet Zentrale Dienste zur Sicherstellung und Ausbau der Bürgerfreundlichkeit an der Infotheke des Rathauses:

Die Infotheke übernimmt zukünftig dauerhaft, nachdem sie zuvor unterstützend eingesprungen war, die Aufgaben der Hotlines -1666 und 1777 sowie die Terminvereinbarung für das Bürgerbüro. Im Rahmen einer Fallzahlenerhebung wurden die entsprechenden Bedarfe identifiziert und bereits im Stellenplanverfahren 2023 eingebracht und genehmigt. Eine an den Bedarfen angepasste Stellenbeschreibung wurde nun angefertigt und bewertet, sodass eine Ausschreibung stattfinden kann. Sechs Monate nach erfolgter Besetzung sollen noch einmal die Bedarfe evaluiert werden, um ggf. im Rahmen der Bürgerfreundlichkeit Anpassungen vornehmen zu können. 

Etablierung einer neuen Arbeitsgruppe „New Work“

Kurzbeschreibung:

Die neue Arbeitsgruppe „New Work“ wird aus der bereits bestehenden Arbeitsgruppe „Homeoffice“ heraus ins Leben gerufen. In ihr sollen themenübergreifende Ideen und Denkanstöße aktueller und zukünftiger Themen im Bereich der Arbeitswelt und Arbeitsgestaltung gesammelt, angestoßen und umgesetzt werden.

Sachstand:

Ziel der Etablierung der neuen und interdisziplinär ausgerichteten Arbeitsgruppe „New Work“ ist es, unterschiedliche Faktoren zu identifizieren, die bei der Implementierung moderner Arbeitsformen zu beachten sind. Die Arbeitsgruppe soll einen Referenzraum schaffen, in dem Zusammenhänge identifiziert, analysiert und mögliche Herausforderungen frühzeitig erkannt werden können. Dies soll die Abschöpfung von Synergieeffekten befördern.

Ein erster Auftakttermin ist für den 20. Juni 2023 geplant. Das Sachgebiet Verwaltungsorganisation trägt dafür im Vorfeld aktuell laufende und anvisierte Themen zusammen und wird in der Arbeitsgruppe die Zwischenstände vorstellen. Gleichzeitig wurden die eingeladenen Teilnehmer ermutigt, ihrerseits Themen einzubringen.

Standards bei Führungsaufgaben und Führungsspannen

Kurzbeschreibung:

Teil der Organisationsuntersuchung ist auch das Aufzeigen von Standards in der Mitarbeitendenführung. Hierbei geht es einerseits um die Festlegung von Führungsspannen, aber auch um klare Definitionen, welche Aufgaben Führung auf welcher Ebene beinhalten. Hierfür sind Stelleninhalte und -umfänge aller Führungsstellen zu überprüfen und ggfs. anzupassen.

Sachstand:

Der Begriff „Führungsspanne“, oder auch „Leitungsspanne“ (so die Benennung im aktuellen Konzeptentwurf) bezeichnet die Anzahl, der einer Leitungsperson direkt untergeordneten Mitarbeitenden. Die Leitungsspanne ist ein wesentlicher Faktor für die Bemessung des Personalbedarfs bei Leitungskräften. Die Größe der Leitungsspanne wirkt sich auf den Erfolg und die Arbeitsabläufe der Organisation sowie die Anzahl der Hierarchieebenen innerhalb der Organisation aus. Aus diesem Grund sollte sie sorgfältig gewählt werden. Auf Grundlage der Empfehlungen von pwc wurde in den letzten Monaten ein Konzept für eine einheitliche Leitungsspanne der Führungskräfte bei der Stadt Hilden erarbeitet. Dieses Konzept gilt amtsintern als beratungsreif und wird zeitnah mit der ab 01. Mai zuständigen Dezernentin abgestimmt.

Über den weiteren Abstimmungsverlauf sowie die nötigen Schritte zur Umsetzung des einheitlichen Konzeptes für die Verwaltung wird in den kommenden Berichten informiert werden.

Grundlegende Überarbeitung des Gefährdungsatlas zur Korruptions-prävention

Kurzbeschreibung:

Der Gefährdungsatlas soll dazu dienen, die (besonders) korruptionsgefährdeten Aufgaben, Stellen bzw. Bereiche der Stadtverwaltung Hilden zu definieren. Eine entsprechende Verpflichtung dazu ergibt sich aus dem Korruptionsbekämpfungsgesetz.

Der Gefährdungsatlas soll in einem zweistufigen Verfahren entstehen:

1.    Prüfung der Korruptionsgefährdung aller Arbeitsplätze durch eine Risikoabfrage, um besonders korruptionsgefährdete Arbeitsbereiche zu ermitteln.

2.    Prüfung der als besonders korruptionsgefährdeten ermittelten Arbeitsbereiche einschließlich vorhandener Sicherungssysteme durch eine Risikoanalyse.

Sachstand:

Aktuell läuft eine verwaltungsweite Abfrage zur (Vor-)Ermittlung der jeweiligen Korruptionsrisiken. Erst im Verlauf dieser Auswertungen wird eine Zeitplanung festgelegt werden können.

Über weitere Schritte wird im Rahmen der Sachstandberichte zur gegebenen Zeit wieder informiert werden.