Einführung eines verwaltungsweit einheitlichen Prozessmanagements

Kurzbeschreibung:

Mit einem verwaltungsweit einheitlichen Prozessmanagement wird ein gemeinsames Verständnis für die Arbeitsabläufe und ihre Zusammenhänge geschaffen und diese besprechbar gemacht.

Sachstand:

Die Entwicklung der Prozess-DNA ist abgeschlossen. Die Prozess-DNA enthält nun 28 Kernfragen, die je Prozess erhoben werden. Diese Kernfragen (u.a. Falllzahl, eingesetzte Software, „Wird eine Zahlung fällig?“, Optimierungspotenzial) ermöglichen die Betrachtung aller Prozesse unter Berücksichtigung unterschiedlichster Gesichtspunkte. So ist es möglich situationsbezogen schnell die jeweils relevanten Prozesse zu identifizieren und zu betrachten.

Im nächsten Schritt wird die Prozess-DNA nun durch Workshops ämter-/sachgebietsweise für die jeweiligen Prozesse erstellt und die Prozessbibliothek somit sukzessive gefüllt. Über die Fortschritte wird im Rahmen der folgenden Sachstandsberichte berichtet.

Da auch bereits zuvor Prozessmodellierungen erfolgt sind, sind in der Prozessbibliothek bereits Prozessmodelle hinterlegt, ohne das hierfür eine Prozess-DNA ausgefüllt wurde. Die modellierten Prozesse werden mit der dazugehörigen Prozess-DNA verknüpft, sobald diese importiert wurde.

Betrachtung, Bewertung und Umsetzung der pwc-Empfehlungen

Kurzbeschreibung:

Bei der Oganisationsuntersuchung durch pwc wurden nicht nur Stellenbemessungen für einzelne Bereiche durchgeführt, sondern darüber hinaus auch weitere Optimierungspotenziale aufgezeigt, die entweder durch Benchmarks identifiziert oder im Rahmen der Oganisationsuntersuchung aufgefallen waren. Diese gilt es zu betrachten, zu bewerten und ggfs. umzusetzen.

Sachstand:

Die Empfehlungen wurden aus dem Abschlussbericht der Organisationsuntersuchung rausgezogen und zur strukturierten Abarbeitung in einer Tabelle zusammengefasst. Teilweise wurden Empfehlungen schon bereits durch zwischenzeitlich umgesetzte Maßnahmen/ Umstrukturierungen erledigt. Die nachfolgende Übersicht stellt kurz zusammengefasst dar, wie der Bearbeitungsstand der pwc-Empfehlungen ist.

Stellenbeschreibungsoffensive

Kurzbeschreibung:

Von vielen Stellen liegt keine (aktuell gültige) Stellenbeschreibung vor.

Erst durch eine breit aufgestellte Grundlage an Stellenbeschreibungen können auch Mehrwerte bei Organisationsuntersuchungen, Aufgabenabgrenzung, Quervergleichen erzielt werden.

Sachstand:

Standards in Kommunikation und Beteiligung

            Kurzbeschreibung:

Kommunikation meint sowohl die verschiedenen Kanäle, aber auch die Art. Heutzutage werden an die Kommunikation mehr Anforderungen gestellt als je zuvor. Sie soll u.a. modern, mitnehmend, offen, digital, unbürokratisch sein. Hierzu gilt es stets die verschiedenen Kanäle und Arten zu betrachten und geeignete Methoden und Werkzeuge in der Verwaltung zu etablieren. Es geht aber auch darum Informationslücken oder -verluste zu vermeiden, so dass relevante Organisationseinheiten auch rechtzeitig alle relevanten Informationen vorliegen.

Dahinterliegende Fragestellungen sind unter anderem:

- Welche Kanäle sind für welchen Zweck am besten geeignet?

- Wie arbeitet man effizient, nimmt alle Beteiligten im Prozess mit und macht Entscheidungswege transparent und nachvollziehbar?

- Wie gelingt ämterübergreifende, interdisziplinäre oder interkommunale Zusammenarbeit, ohne notwendige Entscheidungskompetenzen auszuhebeln?

- Welche Tools können zur Informationssicherung genutzt werden?

Sachstand:

Das Thema wurde nun innerhalb des Sachgebietes Verwaltungsorganisation aufgegriffen und konkreter umrissen. Aktuell wird als erste schnelle Hilfestellung zur Nutzung von Kommunikationssoftware ein „Knigge“ entwickelt. Im Weiteren ist geplant Standards zu erarbeiten, die dann ggfs. in einer Dienstanweisung und/oder Handlungsleitfäden münden können und so dazu beitragen, dass Informationslücken oder -verluste vermieden werden.

Mitteilung über Stellenplanangelegenheiten

Kurzbeschreibung:

Über Angelegenheiten im Zusammenhang mit dem Stellenplan wird ab sofort im Rahmen dieses Sachstandsberichtes bereits unterjährig berichtet. Auf diesem Wege sollen Hintergründe insbesondere hinsichtlich damit verbundener Optimierungen dargestellt werden und andersrum die Möglichkeit gegeben werden bereits zeitnah weitere Impulse einfließen zu lassen.

Durchführung einer Organisationsuntersuchung im Sachgebiet Zentrale Buchhaltung

Im Sachgebiet Zentrale Buchhaltung wird seit Anfang März 2023 eine Organisationsuntersuchung durchgeführt, die die Aufgabenerhebung, Stellenbemessung und Prozesserhebung und -optimierung beinhaltet. Ziel ist die Überprüfung der Aufbau- und Ablaufstruktur unter den aktuellen Rahmenbedingungen sowie die Erarbeitung von Empfehlungen und sofern möglich direkte Umsetzung dieser. Über das Ergebnis der Organisationsuntersuchung wird nach Abschluss berichtet.