Beschlussvorschlag:

Der Hauptausschuss nimmt den Sachstandsbericht zur Digitalisierung zur Kenntnis.

 

Erläuterungen und Begründungen:

 

Seit der letzten Sitzung des Hauptausschusses am 01.02.2023 wurden folgende Fortschritte erzielt:

 

Onlinezugangsgesetz (OZG-I):

Die Erstellung der Leistungsbeschreibungen auf Basis des OZG-Kataloges schreitet weiter voran und soll zum Ende des ersten Quartals 2023 abgeschlossen sein. Aktuell beträgt die OZG-Umsetzungsquote der erstellten Leistungsbeschreibungen fast 85%. Parallel werden die bestehende PDF-Formulare weiterhin nach und nach in Online-Formulare umgewandelt, um die Antragsstellung im Serviceportal nutzerfreundlicher zu gestalten. Das Serviceportal der Stadt Hilden kann unter: https://service.hilden.info/ aufgerufen werden. Eine Verlinkung auf der aktuellen Homepage der Stadt Hilden ist ebenfalls vorhanden.

Im Kontext des aktuell stattfindenden Relaunches der Homepage finden kontinuierlich enge Abstimmungen statt, beispielsweise zur Darstellung der Inhalte aus dem Serviceportal auf der neuen Städtischen Homepage, zur Suchfunktion sowie zur Überführung weiterer passender Inhalte ins Serviceportal.

 

Relaunch Homepage der Stadtverwaltung:

Die Beauftragung (KW06) und der Projektbeginn mit der ausführenden Firma (KW10) sind abgeschlossen. Hierbei wurde der weitere Projektverlauf an die Kapazitäten der Chamaeleon AG und der Stadt Hilden angepasst. Die bislang projektbegleitend durchgeführte Inhalts- und Aktualitätsprüfung durch die Sachgebiete und Ämter führte zu dem Ergebnis, dass der weit überwiegende Teil der Inhalte redaktionell komplett neu erstellt werden sollte. Von der ursprünglich angedachten optionalen Übernahme von Inhalten der alten Homepage wird daher Abstand genommen.

Zum weiteren Ablauf:

-   Abschluss der Programmierung und Einrichtung des Pilotsystems (KW14).

-   Schulungen auf dem System (KW16 bis KW18); parallel findet hierzu bereits die Inhaltserstellung und Einrichtung weiterer Webseitenmodule statt.

-   Bereitstellung der Kerninhalte und Go Live in KW22.

-   In den folgenden Wochen sollen dann die niedriger priorisierten Inhalte nachgepflegt werden.

 

Einrichtung eines Dokumenten-Management-Systems (DMS) Aktenplan und allg. Schriftgutverwaltung:

Die Dienstanweisung zur Allgemeinen Schriftgutverwaltung (ASV) mit dem Dokumentenmanagementsystem wurde im Verwaltungsvorstand beschlossen und konnte somit abgeschlossen werden. Zudem haben Informationsgespräche mit zwei weiteren Organisationseinheiten stattgefunden, für eine dieser beiden Organisationseinheiten wurde bereits ein Aktenplan erstellt, der zeitnah in die Software des DMS eingespielt wird. Eine verwaltungsinterne Schulung zur ASV hat für diese Organisationseinheit ebenfalls bereits stattgefunden, sodass ab Implementierung des Aktenplan mit dem Datentransfer in das DMS begonnen werden kann. Parallel fand ein Austausch zum Thema DMS innerhalb der kreisangehörigen Kommunen statt und die verwaltungsinterne Projektgruppe zum DMS hat sich ebenfalls getroffen.

 

Personalmanagementsystem mit digitaler Personalakte:

Der Vertrag mit der Firma Rexx Systems ist nach kommerziellen Vertragsverhandlungen und nach Haushaltsgenehmigung zwischenzeitlich geschlossen worden. Der (inhaltliche) Projekt-Kick-Off wird am 30.03.2023 unter Beteiligung der Verwaltungs-Stakeholder mit dem Projektbetreuer der Firma Rexx Systems durchgeführt.

 

Reorganisation Rechnungswesen:

Derzeit wird geprüft, ob ein vorgelagerter Bestellworkflow innerhalb des Rechnungseingangsworkflows die internen Prozesse vereinfachen kann.

Zusätzlich zu den Projektarbeiten im Rechnungseingangsworkflow wurde ein Teilprojekt zum Rechnungsausgangsworkflow begonnen. Hierfür wurde zunächst ein möglicher Ablauf der Bearbeitung von Ausgangsrechnungen skizziert. Aktuell stehen interne Abstimmungen zur Festlegung einzelner Arbeitsschritte im Ausgangsrechnungsworkflow an, danach wird ein geeignetes Pilotamt ermittelt.

 

Digitalisierung Baugenehmigungsverfahren:

Der aus dem Sachgebiet Verwaltungsorganisation erstellte Prozessablauf wurde durch das Fachamt gesichtet und steht kurz vor der Fertigstellung. Die Betrachtung der Prozessabläufe bei der Baugenehmigung ist ein wichtiger vorgelagerter Vorgang und damit Grundlage für das Projekt. Das bereits beauftragte Software-Modul zur Anbindung an das Bauportal.Nrw soll voraussichtlich im zweiten Quartal 2023 eingeführt werden.

 

Bei den folgenden Projekten ist der Sachstand unverändert geblieben:

-   Ausweitung des Online-Terminvergabesystems

-   Erweiterung des Terminvergabesystems um ein Self-Terminal für e-Tickets

 

Weitere Informationen:

Digitale Sozialakte: Der Kreis Mettmann führt die digitale Sozialakte ein. Der aktuelle Zeitplan des Kreises sieht die Einführung konkret für die Stadt Hilden im Zeitraum April bis Mai 2023 vor.

 

Elektronische Signatur: Im Rahmen einiger aktuell laufender Projekte ist die Erfordernis digitaler Signaturen (bspw. eines „digitalen Stempels“ und/oder einer „digitalen Unterschrift“) aufgetreten, um Verwaltungsprozesse ganzheitlich zu digitalisieren sowie Ressourcen, insbesondere Papier, einzusparen. In einem ersten Schritt werden die rechtlichen sowie die technischen Anforderungen (u. a. Schnittstellen in bereits eingesetzte Fachverfahren) ermittelt, um im Anschluss eine erste Markterkundung potenziell geeigneter Software vorzunehmen. Parallel wird der Projektauftrag erarbeitet.

 

Gez. Dr. Claus Pommer

Bürgermeister