Beschlussvorschlag:

Der Rat der Stadt Hilden beschließt die überplanmäßige Mittelbereitstellung für die Investitionsmaßnahme „Ersatz Funktionsgebäude Weidenweg 3 (IO26250015)“ in Höhe von 260.000 Euro auf insgesamt 2,69 Mio. Euro.
Die Deckung erfolgt in gleicher Höhe durch eine investive Minderauszahlung aus der Maßnahme Am Feuerwehrhaus 17, Erweiterung (O26250008).

Erläuterungen und Begründungen:

Ausgangssituation

Der Rat der Stadt Hilden hat mit dem Beschluss zur Verabschiedung des Doppelhaushaltes 2020/2021 die Mittelbereitstellung für die Investitionsmaßnahme „Ersatz Funktionsgebäude Weidenweg 3 (IO26250015) in Höhe von 1.975.000 Euro beschlossen, wobei die Maßnahme mit 1,5 Mio. Euro vom Land (10 %) und vom Bund (90 %) gefördert wird. Der Eigenanteil für die Stadt betrug zum damaligen Planungszeitpunkt 475 Tsd Euro.

Im Mai 2021 wurde im Ausschuss für Umwelt- und Klimaschutz zusätzlich die Errichtung einer PV-Anlage beschlossen, für die in den Jahren 2021 und 2022 zusätzliche Gelder i.H.v.177.000 € für das Projekt bereitgestellt wurden.

Im September 2021 wurden aufgrund der Ausschreibungsergebnisse für den Rohbau vom Rat zudem überplanmäßige Mittel i.H.v. 370.000 € inklusive Reserve für das Projekt bereitgestellt.

Die Beauftragung der Ausbaugewerke des Gebäudes ist in Gänze erfolgt und die Mittel im vorhandenen Budget reserviert. Die Leistungen für die Außenanlagen befinden sich zurzeit im Vergabeprozess.

Durch Planungsergänzungen (z.B. E-Ladesäulen) und der Bauzeitenverlängerung (Fertigstellung im 2. Quartal 2023) ergeben sich notwendige zusätzliche Leistungen in anderen Gewerken (z.B. Elektrotechnik), die durch unabweisbare Nachträge die Gesamtprojektkosten steigern. Zudem ist bei den beantragten ÜPL-Mitteln das Risiko berücksichtigt, dass eine Erneuerung der Flutlichtverkabelung erfolgen muss. Zurzeit findet eine Ursachenprüfung für den fehlerhaften Betrieb der Anlage statt.

Submissionsergebnis Außenanlagen

Aktuell wurden die Leistungen für das Gewerk „Außenanlagen“ im Rahmen eines öffentlichen Vergabeverfahrens ausgeschrieben. Die Vergabeunterlagen wurden über die Vergabestelle veröffentlicht. Es wurden 8 Angebote termingerecht abgegeben. Anschließend wurden die Angebote durch den Fachplaner rechnerisch, fachtechnisch und auf Wirtschaftlichkeit geprüft. Fehlende Unterlagen (Finanzamt und Angabe zu technischem Personal) wurden nachgereicht.

Fazit Submission

In der ursprünglichen Planung waren die Außenanlagen im minimalen Umfang beplant worden, die im Zuge der fortschreitenden Planung und Ausführung erweitert wurden. Unter anderem wurden zusätzlich E-Ladesäulen vorgesehen, die zudem nach erster Standort-Festlegung in Gebäudenähe zum öffentlich zugänglichen Parkplatz verlegt wurden, wodurch sich vor allem die Kabelwege und die zugehörigen Tiefbauarbeiten vervielfachten. Weiterhin wurde für die bessere Zugänglichkeit zur Sportanlage für die Grünpflege die Zufahrtssituation angepasst.

Die Angebotssummen liegen im Bereich der Schätzkosten des ausschreibenden Planers, sind jedoch aufgrund der Planergänzungen weit über den ursprünglich angenommenen Kosten.

In den Schätzkosten wurden sowohl die aktuell weiterhin hohen Material- und Energiepreise als auch die generell hohen Preise für die ausführenden Leistungen berücksichtigt.

Somit spiegeln die Angebote die aktuelle Marktsituation wider.

Konsequenzen

Im Zuwendungsbescheid für die 1,5 Mio € Fördermittel wurde ein Durchführungszeitraum bis zum 31.12.2022 festgesetzt. Dieser wurde im Dezember 2022 auf Antrag der Stadt auf den 30.06.2023 verlängert. Eine weitere Verlängerung wurde vom Zuwendungsgeber ausgeschlossen. Somit sind alle zu erstellenden Anlagen zum 30.06.2023 fertigzustellen.

Durch eine weitere Verzögerung im Vergabeprozess für die Außenanlagen besteht das erhöhte Risiko, die Frist für den Durchführungszeitraum nicht einhalten zu können und dass der Fördergeber aufgrund von Fristüberschreitung die Fördergelder zurückfordert.

Die Vergabestelle wurde gebeten, die Zuschlagsfrist vom 09.02.2023 auf den 24.02.2023 zu verlängern, damit die Beauftragung des Bieters nach positivem Ratsbeschluss durchgeführt werden kann. Die Information an die Bieter zur Einholung der Zustimmung erfolgt am 06.02.2023 über das Vergabeportal.

Empfehlung

Aufgrund der o.g. Rahmenbedingungen zur Förderung und der im Rahmen der aktuellen Marktlage liegenden Angebote wird empfohlen, der überplanmäßigen Mittelbereitstellung zuzustimmen, damit der Bestbietende beauftragt werden kann.

Es ist davon auszugehen, dass bei einer neuen Ausschreibung kein besseres wirtschaftliches Ergebnis erzielt werden kann, da sich die Marktlage in den folgenden Monaten voraussichtlich nicht merklich entspannen wird.

Finanzielle Auswirkungen  

Die überplanmäßige Mittelbereitstellung für die Investitionsmaßnahme „Ersatz Funktionsgebäude Weidenweg 3 (IO26250015)“ in Höhe von 260 Tsd Euro wird in gleicher Höhe durch die investive Minderauszahlung aus der Maßnahme Am Feuerwehrhaus 17, Erweiterung (IO26250008) realisiert. Mit dem Bau dieses Bauvorhabens wird frühestens im zweiten Halbjahr 2023 begonnen, so dass die zur Verfügung gestellten HH-Mittel i.H.v. 3,5 Mio € nicht in vollem Umfang im Jahr 2023 benötigt werden.

gez.

Dr. Claus Pommer

Bürgermeister

Finanzielle Auswirkungen