Beschlussvorschlag:

Der Hauptausschuss nimmt den Sachstandsbericht zur Digitalisierung zur Kenntnis.

 

Erläuterungen und Begründungen:

 

Seit der letzten Sitzung des Hauptausschusses am 24.08.2022 wurden folgende Fortschritte erzielt:

 

Ausweitung des Online-Terminvergabesystems:

Die internen Abstimmungen zur Ausweitung des Online-Terminvergabesystems auf weitere Organisationseinheiten der Verwaltung laufen. Aktuell werden Informations- und Beratungsgespräche mit möglichen Folgeämtern vorbereitet.

 

Erweiterung des Terminvergabesystems um ein Self-Terminal für e-Tickets:

Es liegen Angebote für die zur auswahlstehenden Terminal-Modelle vor. Bis zur Klärung folgender Punkte pausieren die weiteren Schritte zur Aufstellung eines Self-Service-Terminals vorübergehend: Öffnung des Bürgerbüros für Laufkundschaft bzw. Spontanbesuche zu ausgewählten Zeiten, Gestaltung weitgehend einheitlicher Service-Zeiten innerhalb der Gesamtverwaltung sowie die Umsetzung der erforderlichen Maßnahmen zum Brandschutz im Rathaus-Foyer.

 

Einrichtung eines Dokumenten-Management-Systems (DMS) Aktenplan und allg. Schriftgutverwaltung:

Es haben weitere Anwenderschulung zur allgemeinen Schriftgutverwaltung stattgefunden und die erforderlichen Arbeiten zur Überführung des digitalen Aktenbestandes in das DMS einiger Ämter gestartet. Darüber wird der digitale Aktenplan in weiteren Ämtern strukturiert.

 

Reorganisation Rechnungswesen:

Ende Oktober erfolgte die geplante Installation des Testsystems zum Scannen und Erfassen von Rechnungen. Nach der Installation sind noch Anpassungen seitens des Dienstleisters innerhalb der Software erforderlich geworden, diese dauern derzeit noch an. Zwischenzeitlich musste eine zwingend erforderliche technische Umstellung auf den Infoma-Client vorgenommen werden. Durch diese Umstellung war ein Zugriff auf den Rechnungsworkflow zeitweise nicht möglich. In zwei Fachbereichen wird der Rollout der digitalen Bearbeitung von Ein- und Ausgangsrechnungen vorbereitet.

 

Digitalisierung Baugenehmigungsverfahren:

Die Nacharbeiten, die nach dem Update von ProBAUG erforderlich waren, konnten mittlerweile fast vollständig abgeschlossen werden. Die technische Schnittstelle zur Anbindungsmöglichkeit an das Bauportal.NRW wurde in Auftrag gegeben, eine Umsetzung kann erst im Jahr 2023 erfolgen. Derzeit werden die Prozessabläufe bei der Baugenehmigung erfasst und evaluiert. Die Prozessbetrachtung ist ein wichtiger vorgelagerter Vorgang bei der Digitalisierung von Verwaltungsabläufen, da hierdurch sichergestellt wird, dass die Verfahrensschritte prozessorientiert und ggf. auch in optimierter Form digitalisiert werden.

 

Ersatz- und Schutzgutdigitalisierung von Archivgut:

Bis Ende September 2022 wurde die Digitalisierung des Archivgutes „Bestand I (1812-1899)“ durch eine befristet angestellte Hilfskraft übernommen. Die Digitalisierung des Bestandes I konnte abgeschlossen werden. Aktuell wird das Archivgut der Altbestände (II, IIa und III) digitalisiert. Seit Oktober erfolgt die Ersatz- und Schutzgutdigitalisierung parallel zum Alltagsgeschäft durch das bestehende Personal im Stadtarchiv. Da sich herausgestellt hat, dass die Ersatz- und Schutzgutdigitalisierung von Archivgut als eine notwendige Daueraufgabe im Stadtarchivs anzusehen ist, wird die regelmäßige Projektberichterstattung mit diesem Sachstandsbericht eingestellt. Essenzielle Entwicklungen oder Entscheidungen werden selbstverständlich Bestandteil des Sachstandsbericht Digitalisierung bleiben.

 

Onlinezugangsgesetz (OZG-I):

Die Arbeiten der pilotierenden Organisationseinheit konnten Ende August abgeschlossen werden. Die sich stetig ändernde Datenbank des Kommunalen Dachverbandes der IT-Dienstleister (KDN) erschwert weiterhin die inhaltliche Abstimmung des per OZG geforderten Leistungskataloges. Des Weiteren gestaltet sich der bei der regio iT beauftragte Datenimport der bereits erstellten Inhalte für das Serviceportal als extrem schwierig.

Die vom Land NRW (Landesredaktion) angekündigten Textvorlagen für die Leistungsbeschreibungen sind weiterhin in nur sehr geringem Umfang verfügbar, sodass weiterhin seitens der Verwaltung personelle Ressourcen in die notwendige Texterstellung investiert werden müssen. Da diese Aufgabe von den Fachämtern parallel zum Alltagsgeschäft verrichtet wird, werden bis zum OZG-Umstellungsstichtag 31.12.2022 noch nicht alle Leistungen im Serviceportal verfügbar sein. Die Arbeiten werden nach dem Stichtag mit Jahresbeginn 2023 weiter fortgeführt, sodass der angebotene Leistungskatalog im Hildener Serviceportal stetig um weitere Services anwachsen wird.

 

Relaunch Homepage der Stadtverwaltung:

Es wurden Anforderungen an die Neugestaltung der städtischen Homepage erarbeitet und Produktpräsentationen haben stattgefunden. Der Anforderungskatalog wurde in diesem Zuge nochmals angepasst und erweitert. Derzeit werden die für eine Vergabeentscheidung notwendigen Kriterien erarbeitet. Das Projektende wurde auf den 31.03.2023 verschoben.

 

Digitale Personalakte:

Das Projekt ist gestartet und ein Anforderungskatalog wurde erarbeitet. Im Rahmen einer Markterkundung finden aktuell Produktpräsentationen statt. Nach Abschluss der Produktpräsentationen im November 2022 soll das Vergabeverfahren schnellstmöglich abgeschlossen werden.

 

 

Gez. Dr. Claus Pommer

Bürgermeister