Beschlussvorschlag:

Der Rechnungsprüfungsausschuss verfasst und beschließt folgenden Bericht über seine Prüfung des Jahresabschlusses und des Lageberichtes der Stadt Hilden des Jahres 2021 zur Erstattung an den Rat gemäß § 59 Abs. 3 GO NRW:

„Bericht des Rechnungsprüfungsausschusses vom 12.12.2022

an den Rat der Stadt Hilden gemäß § 59 Abs. 3 GO NRW

zum Jahresabschluss 2021 der Stadt Hilden

Der Rechnungsprüfungsausschuss hat im Haushaltsjahr 2021 die ihm nach Gesetz oder Satzung obliegenden Aufgaben und Pflichten unter anderem durch Beratung der Prüfberichte der örtlichen Rechnungsprüfung umfassend und sorgfältig wahrgenommen.

1.         Prüfungshandlungen des Rechnungsprüfungsausschusses und des Beratungs- und Prüfungsamtes waren:

1.1     Schwerpunkte der Tätigkeit des Rechnungsprüfungsausschusses im Jahr 2021:

Im Berichtsjahr 2021 kam der Rechnungsprüfungsausschuss zu drei Sitzungen zusammen, und zwar am 11.01.2021, am 02.09.2021 und am 08.12.2021.

In seinen Sitzungen hat der Rechnungsprüfungsausschuss die nach Gesetz oder Satzung erforderlichen Beschlüsse nach gründlicher Prüfung und Beratung gefasst. Der Bürgermeister ist seinen Informationspflichten vollumfänglich nachgekommen und hat dem Rechnungsprüfungsausschuss die von ihm gewünschten Informationen vollständig und zeitnah zur Verfügung gestellt.

Die Mitglieder des Rechnungsprüfungsausschusses hatten in den Sitzungen stets ausreichend Gelegenheit, sich aktiv und kritisch mit den Berichten des Beratungs- und Prüfungsamtes und den Informationen des Bürgermeisters, der Beigeordneten und der Kämmerin auseinanderzusetzen wie auch eigene Anregungen einzubringen.

Im abgelaufenen Haushaltsjahr hat sich der Rechnungsprüfungsausschuss verschiedenen Themen gewidmet. Standardmäßig steht in jeder Sitzung des Rechnungsprüfungs­aus­schus­ses eine Mitteilungsvorlage zu freihändigen Vergaben ab 5.000 € auf der Tagesordnung, zu der regelmäßig eine Reihe von Fragen gestellt und beantwortet wird.

In der Sitzung am 11.01.2020 hat sich der Rechnungsprüfungsausschuss über seine Aufgaben und die der örtlichen Rechnungsprüfung informiert und die Tätigkeiten des Beratungs- und Prüfungsamtes seit dem 01.10.2019 sowie die örtliche Prüfsituation unter Einbeziehung des risikoorientierten Prüfungsansatzes zur Kenntnis genommen.

In seiner Sitzung am 02.09.2021 hat der Rechnungsprüfungsausschuss ebenfalls getagt und über den Jahresabschluss 2020 der Stadt Hilden beraten. Der Rechnungsprüfungsausschuss hat seinen eigenen Prüfungsbericht verfasst, der anschließend auch im Rat der Stadt beraten wurde, bevor der Rat den Jahresabschluss 2020 beschlossen hat.

In dieser Sitzung hat der Rechnungsprüfungsausschuss auch die Bestellung eines neuen technischen Prüfers vorberaten.

Am 08.12.2021 hat der Rechnungsprüfungsausschuss die Tätigkeiten des Beratungs- und Prüfungsamtes seit dem 01.10.2020 sowie die örtliche Prüfsituation unter Einbeziehung des risikoorientierten Prüfungsansatzes zur Kenntnis genommen. Außerdem hat er die Prüfung des Gesamtabschlusses 2018 der Stadt Hilden beraten und seinen Bericht über seine Prüfung des Gesamtabschlusses und des Gesamtlageberichtes der Stadt Hilden des Jahres 2018 zur Erstattung an den Rat gemäß § 59 Abs. 3 GO NRW erstellt und beschlossen.

1.2     Jahresabschlussprüfung durch die örtliche Rechnungsprüfung:

Das Beratungs- und Prüfungsamt der Stadt Hilden ist laut Gesetz und Rechnungsprüfungsordnung Abschlussprüfer der Stadt und hat den Jahresabschluss 2021 nebst Lagebericht und allen Anlagen am 27.04.2022 zur Prüfung erhalten.

Der von Frau Kämmerin Anja Franke am 28.03.2022 nach den Vorschriften der Gemeindeordnung des Landes Nordrhein-Westfalen (GO NRW) aufgestellte und von Herrn Bürgermeister Dr. Claus Pommer am 31.03.2022 bestätigte Jahresabschluss der Stadt Hilden zum 31. Dezember 2021 sowie der Lagebericht für das Haushaltsjahr 2021 wurden gemäß dem gesetzlichen Prüfungsauftrag unter Berücksichtigung der festgelegten Prüfungsschwerpunkte und unter Einbeziehung der Buchführung geprüft.

Die Prüfungen durch das Beratungs- und Prüfungsamt ergaben zwei Einwendungen und vier Hinweise. Dennoch konnte - mit Vorbemerkungen zur Abwertung des Gebäudevermögens und zu einer wesentlichen Schwäche des rechnungslegungsbezogenen, internen Kontrollsystems - am 15.11.2022 ein uneingeschränkter Bestätigungsvermerk erteilt werden.

2.       Stellungnahme des Rechnungsprüfungsausschusses zum Ergebnis der Prüfung:

Der Abschlussbericht des Beratungs- und Prüfungsamtes vom 15.11.2022 wurde den Mitgliedern des Rechnungsprüfungsausschusses rechtzeitig vor der Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses am 12.12.2022 zugeleitet. In der Sitzung beant­wor­te­ten der Bürgermeister und die Mitglieder des Verwaltungsvorstandes die Fragen des Rechnungsprüfungsausschusses und erteilten die erforderlichen und erbetenen Auskünfte.

Der Leiter des Beratungs- und Prüfungsamtes nahm ebenfalls an dieser Sitzung teil und berichtete über die wesentlichen Ergebnisse der Prüfung. Ferner berichtete er darüber, dass er über eine wesentliche Schwäche des rechnungslegungsbezogenen, internen Kontrollsystems bezogen auf den Rechnungslegungsprozess berichten müsse. Betroffen ist hier das Gebäudevermögen als wesentlicher Bestandteil des Eigenkapitals. Nicht ausreichende oder gar nicht vorliegende Informationen oder Dokumentationen - hier die Zuordnung konkreter Unterhaltungsaufwendungen zu den einzelnen Gebäuden im Verhältnis zu den Haushaltsansätzen - sind eine wesentliche Schwäche des rechnungslegungsbezogenen, internen Kontrollsystems, über die der Leiter gemäß § 59 Abs. 3 GO NRW zu berichten hat.

Er informierte über die vom Beratungs- und Prüfungsamt zusätzlich zur Abschlussprüfung erbrachten Leistungen sowie darüber, dass keine Umstände vorliegen, die seine Befangenheit besorgen lassen. Der Leiter des Beratungs- und Prüfungsamtes stand den Mitgliedern des Rechnungsprüfungsausschusses für Auskünfte und ergänzende Fragen zur Verfügung.

Der Leiter des Beratungs- und Prüfungsamtes empfahl dem Rechnungsprüfungsausschuss, den von der Kämmerin aufgestellten und vom Bürgermeister bestätigten Jahresabschluss zum 31. Dezember 2021 nebst dem zugehörigen Lagebericht zu billigen.

Der Rechnungsprüfungsausschuss hat den Jahresabschluss und den Lagebericht seinerseits eingehend unter Einbezug des Prüfungsberichtes des Beratungs- und Prüfungsamtes geprüft und sich dabei an den Vorschriften des § 102 GO NRW orientiert. Er hat sich in der Ausschusssitzung und der Rückfragen der Ausschussmitglieder ein eigenes Bild bzw. Urteil gebildet. Dabei ist der Rechnungsprüfungsausschuss zu keinem anderen Ergebnis oder zu Einwendungen gekommen und schließt sich aufgrund seiner eigenen Prüfungen den Ergebnissen des Prüfberichtes des Beratungs- und Prüfungsamtes zum Jahresabschluss der Stadt Hilden zum 31. Dezember 2021 und dem Lagebericht für das Haushaltsjahr 2021 an.

Der Rechnungsprüfungsausschuss billigt den Jahresabschluss zum 31. Dezember 2021 sowie den Lagebericht und empfiehlt dem Rat, den Jahresabschluss in der vorgelegten Form festzustellen.“

Der Rechnungsprüfungsausschuss bittet das Beratungs- und Prüfungsamt, den vorstehenden Bericht als Anlage zur Sitzungsvorlage zur Feststellung des Jahresabschlusses 2021 hinzuzufügen und somit den Rat in Kenntnis zu setzen.“

Erläuterungen zur Sitzungs- und Verfahrensfolge:

Dies ist eine Sitzungsvorlage des Beratungs- und Prüfungsamtes, bei der anders als bei anderen Fachausschussberatungen sowohl der Rechnungsprüfungsausschuss als auch der Rat abschließende Beschlüsse fassen, allerdings unterschiedlichen Inhaltes. Der Rechnungsprüfungsausschuss ist also nicht nur vorberatend, sondern ebenso beschließend wie der Rat tätig. Denn der Rechnungsprüfungsausschuss prüft gemäß § 59 Abs. 3 GO den Jahresabschluss unter Einbezug des Prüfberichtes des Beratungs- und Prüfungsamtes und bedient sich dabei der örtlichen Rechnungsprüfung.

Der Prüfungsbericht des Beratungs- und Prüfungsamtes stellt nach Auffassung des Gesetzgebers eine Unterstützung für die Mitglieder des Rechnungsprüfungsausschusses dar, sich ein eigenes Urteil bilden zu können.^[1]

Der Rechnungsprüfungsausschuss hat seit der Neufassung der GO zum 01.01.2019 sein eigenes Prüfungsergebnis, welches er u. a. auf Basis des Prüfberichts des Beratungs- und Prüfungsamtes selbst erarbeitet, als schriftliche Stellungnahme gegenüber dem Rat abzugeben. Dieses Verfahren soll laut Gesetzesbegründung die Rechnungsprüfungsausschüsse und Räte veranlassen, sich stärker als bisher mit den Jahresabschlüssen und deren Prüfung zu beschäftigen.

Aus Praktikabilitätsgründen hat der Rat in § 7 Abs. 2 der Rechnungsprüfungsordnung der Stadt Hilden zu § 59 Abs. 3 Sätze 4 - 6 GO NRW geregelt, dass die schriftliche Stellungnahme des Rechnungsprüfungsausschusses an den Rat von der BPA-Leitung als Beschlussvorschlag für den Rechnungsprüfungsausschuss entworfen wird.

Der Verweis auf die § 321, 322 HGB und der sich daraus ergebenden Weiterverweisung auf § 317 HGB bestimmen Aussehen und Inhalt des Bestätigungs­ver­merks, der von der örtlichen Rechnungsprüfung (in Hilden: Beratungs- und Prüfungsamt) verfasst wird. Aufgrund der HGB-Verweisung soll der Bestätigungsvermerk analog zu den Bestätigungsvermerken nach den Prüfungsstandards der Wirtschaftsprüfer verfasst sein, wo und inwieweit kommunalspezifische Gründe nicht dagegensprechen.

Der Bestätigungsvermerk wird ab Seite 17 des Prüfungsberichtes des BPAes unter Nummer 5 - Wiedergabe des Bestätigungsvermerks zum Jahresabschluss 2021 der Stadt Hilden - wiedergegeben. Er enthält

·      die Prüfungsurteile des Beratungs- und Prüfungsamtes,

·      die Grundlagen dazu,

·      die Darstellung der Verantwortung der gesetzlichen Vertreter für den Jahresabschluss und den Lagebericht und

·      die Nennung der Verantwortung des Rechnungsprüfers für die Prüfung des Jahresabschlus­ses und des Lageberichts.

Gemäß § 102 GO NRW muss der Rechnungsprüfungsausschuss zu dem (seinem) Ergebnis der Jahresabschlussprüfung schriftlich gegenüber dem Rat Stellung nehmen. Folgende Inhalte müssen in der Stellungnahme enthalten sein:

·      Wegen des Verweises auf die §§ 321 und 322 des Handelsgesetzbuches im § 102 Abs. 8 GO NRW muss sich der Rechnungsprüfungsausschuss mit den vom Prüfungsverantwortlichen berichteten Schwächen des rechnungslegungsbezogenen IKS (§ 59 Abs. 3 GO NRW) befassen und dem Rat darüber berichten.

·      Am Schluss seines Berichtes hat der Rechnungsprüfungsausschuss zu erklären, ob nach dem abschließenden Ergebnis seiner Prüfung Einwendungen zu erheben sind und ob er den vom Bürgermeister aufgestellten Jahresabschluss und Lagebericht billigt.

Nachdem der Rechnungsprüfungsausschuss den vorstehenden Beschluss ge- und somit seinen Bericht verfasst hat, wird diese Sitzungsvorlage ergänzt um die beiden folgenden Beschlussvorschläge dem Rat bzw. den Ratsmitgliedern zur Beratung und Beschlussfassung zugeleitet:

I.      Beschlussvorschlag für den Rat der Stadt:

"1.    Der gemäß § 95 Abs. 1 GO NRW von der Kämmerin am 27.03.2022 auf- und vom Bürgermeister am 31.03.2021 bestätigte und vom Rat am 27.04.2022 festgestellte Jahresabschluss nebst Lagebericht ist vom Rechnungsprüfungs­ausschuss nach § 59 Abs. 3 GO NRW i. V. m. § 102 GO NRW geprüft worden. Das Prüfungsergebnis des Beratungs- und Prüfungsamtes ist im Prüfungsbe­richt vom 15. November 2022 und im Bestä­ti­gungs­ver­merk vom gleichen Tage festgehalten worden.

        Der Rat der Stadt Hilden nimmt ebenfalls Kenntnis vom schriftlichen Bericht des Rechnungs­prüfungsausschusses vom 12.12.2022 zu seiner Prüfung des Jahresabschlusses, welcher dieser Sitzungsvorlage als Entwurf beigefügt ist und zur Sitzung des Rates in seiner endgültigen Form als Tischvorlage vorgelegt werden wird.

Der Jahresabschluss 2021 vom 31.03.2022 wird hiermit gemäß § 96 Abs. 1 GO NRW festgestellt.

2.     Nach der Prüfung und nach der Feststellung des vorgelegten Jahresabschlusses durch den Rat der Stadt Hilden wird der Jahresüberschuss von 18.292.526,61 Euro der Ausgleichs­rücklage in der Gesamtposition des Eigenkapitals zugeführt.“

II.     Beschlussvorschlag für die Ratsmitglieder (den Rat der Stadt ohne den Bürger­meis­ter):

„1.    Herr Bürgermeister Dr. Pommer wird nach § 96 Abs. 1 GO NRW für das Haushaltsjahr 2021 entlastet.

2.     Der Bürgermeister wird gebeten, den Prüfbericht nebst Bestätigungsvermerk sowie den Jah­resabschluss 2021 und Lagebericht gemäß § 96 Abs. 2 GO NRW öffentlich bekannt zu machen und danach bis zur Feststellung des folgenden Jahresabschlus­ses zur Einsichtnahme verfügbar zu halten.“

Hinweis zum Druckexemplar des Jahresabschlusses:

Der Jahresabschluss 2021 mit Lagebericht, Bilanz, Ergebnisrechnung, Finanzrechnung und Anhang ist eine Anlage dieser Sitzungsvorlage, die allerdings auch dann standardmäßig nicht mit ausgedruckt wurde, sofern Ihnen diese Sitzungsvorlage in ausgedruckter Form zugegangen ist. Selbstverständlich sind alle Anlagen zu dieser Sitzungsvorlage im Rats- und Bürgerinformationssystem als Datei vorhanden. Sofern Sie für Ihre Beratungen ein zusätzliches Druckexemplar benötigen, wenden Sie sich bitte an das Amt für Finanzservice oder das Bürgermeisterbüro der Stadt Hilden.

Erläuterungen und Begründungen:

Gemäß § 59 Abs. 3 und § 102 Abs. 1 GO NRW prüft der Rechnungsprüfungsausschuss den Jahresabschluss und den Lagebericht unter Einbezug des Prüfberichtes des Beratungs- und Prüfungsamtes.

Die Prüfung erfolgt mit dem Ziel herauszufinden, ob der Jahresabschluss ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild der Vermögens-, Schulden-, Ertrags- und Finanzlage der Gemeinde unter Beachtung der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung und der Bestimmungen der GO NRW ergibt.

Die Prüfung des Jahresabschlusses erstreckt sich auch darauf, ob die gesetzlichen Vorschriften und die sie ergänzenden Satzungen und sonstigen ortsrechtlichen Bestimmungen beachtet worden sind. In die Prüfung ist die Buchführung einzubeziehen.

Die Prüfung ist so anzulegen, dass Unrichtigkeiten und Verstöße gegen Bestimmungen, die sich auf die Darstellung des sich nach § 95 Absatz 1 Satz 4 GO NRW ergebenden Bildes der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage der Gemeinde wesentlich auswirken, bei gewissenhafter Berufsausübung erkannt werden.

Der Lagebericht ist darauf zu prüfen, ob er mit dem Jahresabschluss sowie mit den bei der Prüfung gewonnenen Erkenntnissen in Einklang steht und ob er insgesamt ein zutreffendes Bild von der Lage der Gemeinde vermittelt. Dabei ist auch zu prüfen, ob die Chancen und Risiken der künftigen Entwicklung zutreffend dargestellt sind. Die Prüfung des Lageberichts hat sich auch darauf zu erstrecken, ob die gesetzlichen Vorschriften zu seiner Aufstellung beachtet worden sind.

Der Verpflichtungen des Beratungs- und Prüfungsamtes zur Prüfung der Wirksamkeit des internen Kontrollsystems (IKS) und zum Bericht über wesentliche Schwächen des rechnungslegungsbezogenen IKS (§ 59 Abs. 3 Go NRW) entsprechend wurden im Prüfungsbericht Ausführungen gemacht. Betroffen ist hier das Gebäudevermögen als wesentlicher Bestandteil des Eigenkapitals. Nicht ausreichende oder gar nicht vorliegende Informationen oder Dokumentationen - hier die Zuordnung konkreter Unterhaltungsaufwendungen zu den einzelnen Gebäuden im Verhältnis zu den Haushaltsansätzen - sind eine wesentliche Schwäche des rechnungslegungsbezogenen, internen Kontrollsystems, über die der Leiter in der Sitzung des Ausschusses entsprechend berichten wird.

Die vom Beratungs- und Prüfungsamt zusätzlich zur Abschlussprüfung erbrachten Leistungen, Prüfungen und Beratungen sowie die Ausgestaltung der verwaltungsinternen Regelungen und Konditionen lassen keine Umstände erkennen, die auf eine Befangenheit der an der Prüfung Beteiligten hinweisen würden.

Der Rechnungsprüfungsausschuss berät den nach der Prüfung vom Beratungs- und Prüfungsamt erstellten, als Anlage beigefügten Prüfungsbericht sowie den Bestätigungsvermerk des Beratungs- und Prüfungsamtes.

Der Rechnungsprüfungsausschuss hat zu dem Ergebnis der Jahresabschlussprüfung schriftlich gegenüber dem Rat Stellung zu nehmen. Am Schluss dieses Berichtes hat der Rechnungs-prüfungsausschuss zu erklären, ob nach dem abschließenden Ergebnis seiner Prüfung Einwendungen zu erheben sind und ob er den vom Bürgermeister aufgestellten Jahresabschluss und Lagebericht billigt. Selbstverständlich ist der Rechnungsprüfungsausschuss jedoch in seiner Entscheidung frei und könnte den Jahresabschluss der Stadt und das Prüfungsergebnis des Beratungs- und Prüfungsamtes anders beurteilen und dies in seinem Bericht an den Rat dokumentieren.

Der Prüfungsbericht der örtlichen Rechnungsprüfung als Abschlussprüfer und der Bericht des Rechnungsprüfungsausschusses dienen dem Rat als Grundlage zur Feststellung des Jahresabschlusses und den Ratsmitgliedern als Grundlage zur Entscheidung über die Entlastung des Bürgermeisters gemäß § 96 Abs. 1 GO NRW.

Abschließend danken die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Beratungs- und Prüfungsamtes den Mitgliedern der Verwaltungsführung, insbesondere aber dem Team des Amtes für Finanzservice und der Stadtkämmerin für die stets konstruktive Zusammenarbeit während der Prüfung des Jahresabschlusses.

gez.

Michael Witek

Leiter des Beratungs- und Prüfungsamtes