Erläuterungen zum Antrag:

Die Stellenbeschreibungen dienen der Politik dazu, ein Gesamtbild der Tätigkeiten in der Verwaltung zu gewinnen und den jeweiligen personellen Ansatz und Dotierung für die verschiedenen Aufgaben detailliert nachvollziehen zu können. Ferner lassen sich dadurch zukünftige Personalmehrforderungen der Verwaltung besser einordnen und ermöglichen der Politik zu einer sachgerechten Entscheidung zu gelangen.

Antragstext:

Die Verwaltung wird gebeten, die Stellenbeschreibungen (Stellenplan) aller Beschäftigten (statusunabhängig) bis Januar 2025 zu erstellen und der Politik zugänglich zu machen. Alle zukünftigen Personalforderungen sollen ab sofort mit einer konkreten Stellenbeschreibung zur Entscheidung vorgelegt werden.

Stellungnahme der Verwaltung:

Die Verteilung der Geschäfte der Verwaltung und damit auch Stellenbeschreibungen selbst liegen in der Organisationshoheit des Bürgermeisters (§ 62 Abs. 1 GO). Sie können der Politik nur bedingt als Grundlage für die Überprüfung von Personalmehrforderungen dienen. Auch inhaltlich sind Stellenbeschreibungen für sich betrachtet dafür nicht geeignet, da sie nicht hinreichend erkennen lassen, woraus ein Stellenmehrbedarf resultiert.

Die Verwaltung greift den Wunsch nach mehr Transparenz aber gerne auf und möchte diesem nachkommen. Hierfür wurden bereits mit dem Stellenplan 2022 erste Rahmenbedingungen geschaffen. Das Amt für Verwaltungsorganisation verfolgt bei Einrichtung der weiteren Stellen im eigenen Amt mit dem Stellenplan für 2022 auch das Ziel, den Bestand an aktuellen Stellenbeschreibungen zügig auszubauen, da sich die einzelnen Stellenbeschreibungen auf diverse andere Arbeitsabläufe auswirken.

Eine Einordnung und Abgrenzung von anderen Stellen in der eigenen Organisationseinheit sowie eine Abgrenzung von vergleichbaren Stellen(inhalten) in anderen Organisationseinheiten ist ohne aktuelle Stellenbeschreibungen nur mit Mehraufwand möglich. Auch für die Stelleninhabenden besteht aufgrund fehlender oder nicht aktueller Stellenbeschreibungen nicht immer Klarheit über die eigenen Aufgaben und Verantwortlichkeiten oder Anforderungen an die Stelle. Organisationsuntersuchungen greifen insbesondere bei der Überprüfung der Aufgaben und der Stellenbemessung auf vorliegende Stellenbeschreibungen zurück.

Erst durch eine breit aufgestellte Grundlage an Stellenbeschreibungen können hier Mehrwerte erzielt werden, indem Redundanzen vermieden und Zuständigkeiten klar abgegrenzt werden.

Aus diesem Grund hat sich das Amt für Verwaltungsorganisation, auch in Zusammenhang mit der Einrichtung der neuen Stellen mit dem Stellenplan für 2022, im Rahmen der „Stellenbeschreibungsoffensive“ das Ziel gesetzt, den Bestand an aktuellen Stellenbeschreibungen zu erheben und strukturell weiter aufzubauen (SV 12/003). Seit dem 01.10.2022 sind nun alle Stellen im Amt für Verwaltungsorganisation besetzt. Da Stellenbeschreibungen auch als Arbeitsgrundlage der Organisationsarbeit einen erheblichen Mehrwert bieten, soll die Stellenbeschreibungsoffensive nun auch bereits parallel zur Einarbeitung der neuen Mitarbeitenden begonnen werden. Über die Fortschritte wird regelmäßig im Rahmen des Sachstandsberichtes für Verwaltungsmodernisierung berichtet.

Eng mit den Stellenbeschreibungen verknüpft ist ein Aufgabengliederungsplan, der konkret aufzeigt, welche Aufgaben die Verwaltung wahrnimmt und wie sich diese auf die einzelnen Bereiche aufgliedern. Ein solcher Aufgabengliederungsplan existiert für die Stadtverwaltung Hilden bislang noch nicht. Auch hierauf wurde bereits im Rahmen der Sitzungsvorlage SV 12/003 Bezug genommen und das Vorhaben dargestellt, einen solchen Aufgabengliederungsplan aufzubauen. Der Aufbau des Aufgabengliederungsplanes ist eng verbunden mit der Stellenbeschreibungsoffensive, da die einzelnen Stellenbeschreibungen aufzeigen, welche Aufgaben wahrgenommen werden und andersrum auch identifizierte Aufgaben Aufschluss auf die dahinterliegenden Stellenbeschreibungen geben. Daneben hängt aber auch die strategische Identifikation der Prozesse (Einführung eines verwaltungsweiten Prozessmanagements, SV 12/009, SV 12/010, SV 12/015) eng mit dem Aufgabengliederungsplan und Stellenbeschreibungen zusammen, da hierdurch aufgezeigt wird, welche Prozesse in welchen Organisationseinheiten liegen und die Prozesse letztlich auch in den einzelnen Stellenbeschreibungen genannt werden (können).

Der zukünftig dann bestehende Aufgabengliederungsplan kann mit dem Stellenplan verknüpft werden und so Stellenbedarfe je Aufgabe darstellen. Eine solche Übersicht kann dann auch herangezogen werden, um zukünftige Stellenbedarfe zu erläutern. Daneben soll aber auch bereits die Flexibilisierung des Stellenplanverfahrens und damit verbundene zeitliche Entzerrung dafür sorgen, dass unterjährig erkannte Stellenbedarfe umfangreicher erläutert werden können, um so die Stellenbedarfe transparent aufzuzeigen.

Verwaltungsseitig wird daher vorgeschlagen, dass die Vorhaben „Stellenbeschreibungsoffensive“, „Aufbau eines Geschäftsverteilungs- und Aufgabengliederungsplanes“ sowie „Einführung eines verwaltungsweiten Prozessmanagements“ weiterverfolgt werden und hieraus resultierend, wie oben beschrieben, eine übersichtliche Darstellung der dann konkreten Stellenbedarfe entwickelt wird.

Der Beschlussvorschlag sollte insofern lauten, dass die Verwaltung beauftragt wird eine geeignete Darstellungsform für zukünftige Stellenbedarfe zu entwickeln, anhand der transparent hervorgeht, wie sich aus dem bestehenden Gefüge heraus der Stellenbedarf entwickelt.

Klimarelevanz: