Beschlussvorschlag:

Der Rat der Stadt Hilden beschließt, dass zum 01.01.2023 der Bereich Digitalisierung als Sachgebiet in das Amt für Verwaltungsorganisation integriert wird. Die Geschäftsverteilung wird darüber hinaus entsprechend der vorgelegten Form angepasst, sobald die vakante Stelle der/des Beigeordneten für das Dezernat II besetzt ist.

Erläuterungen und Begründungen:

Im Vorgriff auf das Ausscheiden der Beigeordneten und Kämmerin Frau Franke zum 31.12.2022 wurde der Dezernatsverteilungsplan überprüft und soll nun überarbeitet werden.

In der aktuellen Aufbauorganisation sind die Ämter wie folgt angesiedelt:

Aktuelle Aufbauorganisation der Dezernate I und II

Zukünftige geplante Anpassung:

1.    Zusammenlegung Digitalisierung und Verwaltungsorganisation

Der Bereich Digitalisierung (Stabstelle Digitalisierung und die Digitalisierungspaten) soll in das Amt für Verwaltungsorganisation integriert werden und so ein gemeinsames neues Amt für Verwaltungsmodernisierung entstehen. So können die Verwaltungsmodernisierungen einfacher koordiniert und entsprechende Synergieeffekte genutzt werden. Durch eine engere Verzahnung von Verwaltungsorganisation und Digitalisierung sind weitere positive Auswirkungen für die Gesamtverwaltung zu erwarten. Durch die Verlagerung der Digitalisierung zur Verwaltungsorganisation in ein gemeinsames Amt für Verwaltungsmodernisierung bleiben beide Bereiche durch die Unterteilung in Sachgebiete trotzdem weiterhin abgegrenzt. Somit ist auch gewährleistet, dass der jeweilige Fokus bestehen bleibt und nicht ein Aufgabenbereich im anderen „unter geht“

2.    Wechsel Verwaltungsmodernisierung (Orga) und Finanzen in das jeweils andere Dezernat

Die Aufgaben des Amtes für Verwaltungsorganisation weisen in den Bereichen Stellenplan, Stellenplanpflege und Personalplanung Schnittstellen mit dem Haupt- und Personalamt auf. Eine Zuordnung des Amtes für Verwaltungsorganisation zum Dezernat II wäre aus aufgabenorientierter Perspektive somit sinnvoll. Die hiermit in Zusammenhang stehende Stabstelle für Korruptionsbekämpfung soll ebenfalls in das Dezernat II übergeleitet werden, um die fachliche Nähe der der Stabsstelle weiteren zugeordneten Aufgaben (Stellenbewertung und Stellenbeschreibungen) weiterhin sicherzustellen und auch die fachliche Nähe zum BPA im Bereich der Korruptionsbekämpfung zu gewährleisten.

Zudem empfiehlt es sich, dass das Amt für Finanzservice und das Haupt- und Personalamt unterschiedlichen Dezernaten zuzuordnen, um klare Abgrenzungen zwischen diesen beiden zentralen Aufgaben zu schaffen.

Die Aufbauorganisation nach Durchführung der Umstrukturierung würde wie folgt aussehen:

Neue Aufbauorganisation der Dezernate I und II

Damit eine Überleitung des Amtes für Finanzservice in das Dezernat I erfolgen kann, muss ein Kämmerer/in beauftragt werden. Die Funktion kann nicht durch den Bürgermeister übernommen werden, da der Bürgermeister gesetzlich nicht in Personalunion die Funktion des Kämmerers innehaben kann. Da zunächst sondiert werden soll, welche Personen als Kämmerer/in in Betracht kommen, soll die Umstrukturierung erst in 2023 vorgenommen werden, nachdem der Rat eine/n neue/n Kämmerer/in beauftragt hat.

Fazit:

Die Neugliederung der Geschäftskreise der Beigeordneten soll in drei Schritten erfolgen:

1.    Zusammenlegung des Bereichs Digitalisierung (Stabstelle Digitalisierung und Digitalisierungspaten) mit dem Amt für Verwaltungsorganisation und Integration in ein gemeinsames neues Amt für Verwaltungsmodernisierung zum 01.01.2023.

2.    Beauftragung eines/einer Kämmerers/in in 2023

3.    Anpassung der Geschäftskreise für die Dezernate I und II. Wechsel des Amtes für Finanzservice in den Geschäftskreis des Dezernates I und Wechsel des Amtes für Verwaltungsmodernisierung sowie der Stabstelle Korruptionsprävention in den Geschäftskreis des Dezernates II.

Die Dezernate III und IV bleiben unverändert.

Da hier organisatorische Änderungen geplant sind, die auch die Mitarbeitenden betreffen (z.B. Wechsel des/der Vorgesetzen), können die Änderungen final nur umgesetzt werden, wenn der Personalrat der Maßnahme zugestimmt hat. Die Beteiligung ist bereits auf den Weg gebracht. 

Gez.

Dr. Claus Pommer

Bürgermeister

Organisatorische Auswirkungen