Überarbeitung des Sachstandsberichts Verwaltungsmodernisierung

            Kurzbeschreibung:

Der Sachstandsbericht Verwaltungsmodernisierung ist nicht ausreichend adressatengerecht aufgebaut. Die Struktur wird deshalb überarbeitet, um zukünftig übersichtlicher und transparenter

-      die einzelnen in Bearbeitung befindlichen Vorhaben,

-      die geplanten weiteren Vorhaben,

-      die jeweils dahinterliegenden Ziele sowie

-      die Priorisierung der Vorhaben

darzustellen.

Sachstand:

Die organisatorischen Maßnahmen, welche nicht Daueraufgabe sind, werden fortan in einer Vorhabensliste gebündelt dargestellt (s. Anlage). Dabei wird sich nicht nur auf laufende Themen beschränkt, sondern es werden auch solche aufgezeigt, die anvisiert sind, zu denen nur eine Idee vorhanden ist, die aktuell pausiert sind und auch jene, die abgeschlossen wurden.

Die beigefügte Vorhabensliste wurde seit dem letzten Sachstandsbericht um eine grobe Zeitplanung der in Bearbeitung befindlichen Themen ergänzt, für die die Stabsstelle Organisationsentwicklung oder das Amt für Verwaltungsorganisation federführend verantwortlich ist. Zu den Themen, an denen die vorgenannten Stellen mitwirken, wird eine Zeitplanung noch mit den federführenden Organisationseinheiten abgestimmt.

Darüber hinaus befindet sich die Priorisierungsmatrix derzeit im Aufbau. Ausschlaggebend für die Priorisierung der organisatorischen Vorhaben sollen die voraussichtlichen Auswirkungen der Vorhaben sein. Der Fokus soll hier nach derzeitigem Stand auf den Themen externe Mehrwerte, interne Mehrwerte, Wirtschaftlichkeit sowie vorgeschriebene Umsetzungspflichten und -fristen liegen.

Einführung eines verwaltungsweit einheitlichen Prozessmanagements

Handlungsfeld:

Steuerungsunterstützung

Kurzbeschreibung:

Mit einem verwaltungsweit einheitlichen Prozessmanagement wird ein gemeinsames Verständnis für die Arbeitsabläufe und ihre Zusammenhänge geschaffen und diese besprechbar gemacht. Mit Hilfe einer umfassenden Prozessbibliothek können für verschiedenste Themen schnell die relevanten Prozesse identifiziert, betrachtet und optimiert werden. So lassen sich beispielsweise mit wenigen Klicks die Prozesse herausfiltern mit Bürgerkontakt, die eine hohe Fallzahl aufweisen und zumindest aktuell noch keinen digitalen Kanal bedienen. Auf der gleichen Grundlage wäre aber auch eine Auswertung hinsichtlich der Auflistung aller freiwilligen Leistungen oder aller rein internen Abläufe etc. möglich.

Sachstand:

Das Projekt zur Umsetzung des Konzeptes des verwaltungsweit einheitlichen Prozessmanagements (s. WP 20-25 SV 12/015, HA v. 30.03.2022) ist Mitte Juni gestartet und befindet sich aktuell in den Abschlussarbeiten des beschriebenen ersten Teilprojektes. Mit Abschluss des ersten Teilprojektes ist dann die Prozess-DNA definiert, die erforderlich wird, um mit Prozessmanagement gezielt die relevanten Prozesse zu identifizieren, um so bei der Bewältigung unterschiedlichster Herausforderungen (Wissensmanagement, Haushaltskonsolidierung, Digitalisierung, etc…) effizient zu unterstützen.

Anpassung des Stellenplanverfahrens

Handlungsfeld:

Grundsätze der Verwaltungsführung und des Verwaltungshandelns

Kurzbeschreibung:

Der Stellenplan wird einmal im Jahr und zwar mit dem Haushalt in die politische Beratung eingebracht und im Rat beschlossen. Dies erfolgt in der Regel im vierten Quartal eines Jahres jeweils für das Folgejahr. Der Stellenplan muss dabei formale Erfordernisse erfüllen. Demgegenüber gilt es jedoch auch so umfangreich wie möglich über die Veränderungen zu berichten, damit der Hauptausschuss und der Rat bestmöglich informiert sind und eine gute Entscheidungsgrundlage haben. Gerade im vergangenen Stellenplanverfahren kam es hier zu Unklarheiten. Das Stellenplanverfahren soll deshalb genauer betrachtet werden und transparenter und flexibler gestalten werden.

Sachstand:

Zum Stellenplanverfahren wurde ein Konzept entwickelt, welches das Verfahren transparenter und flexibler machen soll. Dieses wird ihm Rahmen einer eigenen Beschlussvorlage in den Hauptausschuss eingebracht.

Standards bei Führungsaufgaben und Führungsspannen

Handlungsfeld:

Grundsätze der Verwaltungsführung und des Verwaltungshandelns

            Kurzbeschreibung:

Teil der Organisationsuntersuchung ist auch das Aufzeigen von Standards in der Mitarbeitendenführung. Hierbei geht es einerseits um die Festlegung von Führungsspannen, aber auch um klare Definition, welche Aufgaben Führung auf welcher Ebene beinhalten. Hierfür sind Stelleninhalte und -umfänge aller Führungsstellen zu überprüfen und ggfs. anzupassen.

Sachstand:

Das Konzept zur Vereinheitlichung der Führungsspannen, welches auf den Ergebnissen der pwc-Organisationsuntersuchung aufbaut, befindet sich derzeit noch in der internen Abstimmung. Neben der Führungsspanne werden hier auch Führungsinhalte einheitlich definiert und beschrieben.

Bei der Ausarbeitung des Konzeptes wurden auch die aktuell bestehenden Führungsstellen betrachtet und soweit möglich die Stellenbeschreibungen und die dort enthaltenen und beschriebenen Führungsaufgaben und Führungsspannen betrachtet. Beabsichtigt war ein Vergleich der bereits vorhandenen Führungsspannen im Vergleich zu den erforderlichen Führungsspannen nach dem entwickelten Konzept. Eine solche Gegenüberstellung hat sich jedoch als nicht aussagekräftig erwiesen, da auch die Aufgabeninhalte der Führung bislang unterschiedlich definiert wurden und zu einem (kleineren) Teil auch keine aktuelle Stellenbeschreibung vorlagen. Unter Berücksichtigung der vorgenannten Einschränkung kann jedoch trotzdem schon gesagt werden, dass in vielen Fällen bereits eine Führungsspanne vorliegt, wie sie durch das Konzept angestrebt wird. In Einzelfällen gibt es aber auch Abweichungen nach oben, wie auch nach unten. Diese Abweichungen sind grundsätzlich auch möglich, müssen jedoch im Einzelfall betrachtet werden.  

Vorhabenstitel

letzter Sachstandsbericht

Aktueller Status

Priorisierung

Zeitplan Abschluss des Vorhabens

DMS-ASV (Aktenplan)

im Rahmen des Sachstandsberichtes Digitalisierung

in Bearbeitung

Agiles Arbeiten/ Digitale Methoden

SV 12/003

in Bearbeitung

Modularisierung der Stellenbeschreibung

SV 12/009, SV 12/010, SV 12/015,  SV 12/016

in Bearbeitung

Q 4 2022

Allgemeine DA

SV 12/003

in Bearbeitung

Q 4 2022

Optimierung des Stellenplanverfahrens

SV 12/015

in Bearbeitung

Q 3 2022

DV GLAZ

SV 12/015

in Bearbeitung

Q 4 2022

Standard-Führungsspanne und -inhalte

SV 12/010, SV 12/013, SV 12/015,  SV 12/016

in Bearbeitung

Q 3 2022

Betrachtung, Bewertung und Umsetzung der pwc-Empfehlungen

SV 12/012

in Bearbeitung

Standard-Orgaverfügung

in Bearbeitung

Q 3 2022

Neuorganisation Dez III

SV 12/016

in Bearbeitung

DA Sponsoring

in Bearbeitung

Gefährdungsatlas

in Bearbeitung

Prozess / Bemessung Infotheke / Hotline / Helpdesk

in Bearbeitung

Q 4 2022

Einführung eines verwaltungsweiten Prozessmanagements

SV 12/009, SV 12/010, SV 12/015

in Bearbeitung

Q 3 2023

DA Aktenordnung

In Bearbeitung

Q 1 2023

Erstellung eines Geschäftsverteilungs- und Aufgabengliederungsplans

SV 12/003

in Planung

Stellenbeschreibungsoffensive

SV 12/003

in Planung

Homeoffice

SV 12/010

abgeschlossen