Beschlussvorschlag:

 

Der Jugendhilfeausschuss nimmt die Sitzungsvorlage zur Umorganisation des Dezernates III zur Kenntnis.

Erläuterungen und Begründungen:

 

Die Sitzungsvorlage dient der Information des Fachausschusses zum Sachstand.

 

Der Aufbau der Organisationseinheit liegt in der Verantwortung des zuständigen Dezernenten in Absprache mit dem Bürgermeister.

 

Aufgrund der nachfolgend genannten Faktoren wird derzeit im Dezernat III eine interne Organisationsuntersuchung durchgeführt:

 

-      Altersbedingte Abgänge auf Führungsebene (eine der Leitungen des Amtes für Jugend, Schule, Integration und Sport und Leitung des Amtes für Soziales und Wohnen)

-      Haushaltskonsolidierung

-      Digitalisierung (Homeoffice, flexiblere Arbeitswelt)

-      Raumressourcen

 

 

Wegen der in 2022 neu zu besetzenden Amtsleitungsstellen, nach altersbedingtem Ausscheiden der/des bisherigen Stelleninhaber/in, wurde Ende des Jahres 2021 ein Organisationsprozess im Dezernat III angestoßen. In dem angestoßenen Organisationsprozess wurde die gesamte Leitungsebene sowie die Mitarbeitenden involviert. Der Personalrat, das Amt für Verwaltungsorganisation sowie die Stabsstelle strategische Organisationsentwicklung waren hierbei ebenfalls von Beginn an eingebunden.

 

Ziel der Organisationsuntersuchung soll sein, gleiche Aufgaben und Zielgruppen zu bündeln, ähnliche Aufgaben zusammenzuführen, Schnittstellen zu reduzieren sowie ggf. Räume und Standorte optimal zu nutzen. Durch die Umstrukturierung und durch Zusammenführen gleicher oder ähnlicher Aufgaben sollen Prozesse verschlankt, vorhandene Räume effizienter genutzt werden sowie die Möglichkeiten für Mitarbeitende flexibler zu arbeiten und bürgerorientiert Dienstleistungen anzubieten ausgebaut werden.

 

In einem ersten Schritt wurden Aufgaben und Aufgabenbereiche mit den größten Überschneidungen thematisch zusammengefasst, welche unter einem gemeinsamen Oberbegriff aufgeführt wurden. Infolgedessen ergaben sich neue Denkweisen für die Aufbaustruktur im Dezernat III. Hierzu wurden verschiedene Workshops kollaborativ im Dezernat und Teamgespräche sowie Einzelgespräche durchgeführt und gemeinsam Möglichkeiten diskutiert und eruiert. Dieser Prozessschritt wurde und wird durch die Orga und bei Bedarf durch den Personalrat begleitet. Ziel war es immer, die betroffenen Mitarbeitenden über den Sachstand zu informieren und geplante Änderungen gemeinsam zu besprechen und Abläufe und Verfahrensabläufe zu erarbeiten.

 

Daraus resultiert folgender zukünftiger Aufbau:

 

 

 

Diese Aufbauorganisation hat daneben folgende Vorteile, die herausgestellt wurden:

 

-      Eine sinnvolle Führungsspanne kann eingehalten werden

-      Eine inhaltliche und personelle Überfrachtung einzelner Ämter wurde aufgelöst

-      Aufgaben mit ähnlichen Zuschnitten konnten zusammengeführt werden

 

Ebenso beinhaltet der geplante Aufbau dabei folgende Aspekte:

 

-      Zusammenlegung des Stellwerks und des Seniorenbüros - Gründung eines „Generationenhauses“, welche die Bedürfnisse der Bürgerinnen und Bürger besser bündelt, sodass eine zielgerichtete Beratung stattfinden kann. Es gibt zudem eine klare Anlaufstelle für die Bürgerinnen und Bürger.

-      Zusammenführung des Bereiches Asyl und der Hilfen zur Erziehung in einem Amt. Hier ergeben sich bereits jetzt im Rahmen der Arbeit mit den Geflüchteten aus der Ukraine viele Synergieeffekte.

-      Bündelung der Beitragsabrechnungen in einem Kostenbeitragsbüro. Somit ein zentraler Anlaufpunkt für Familien und Synergieeffekte in der Nutzung von Fachverfahren und Abfragen.

-      Führungsspannen können eingehalten werden. Beispielsweise wird die Belastung auf eine Person durch die Leitung des Stellwerkes und der Verantwortlichkeit für die Fachdienste sinnvoll angepasst (vorher 18 Personen zu führen mit 0,5 VZÄ).

-      Abkopplung der Verwaltungsaufgaben aus dem Bereich Kita und Kindertagespflege, um so die pädagogische Arbeit mit und in den Kitas zu fördern und um auch hier entsprechende Führungsspannen zu gewährleisten.

-      Aufspaltung des Amtes 51 in zwei Ämter, um die Vielzahl der verschiedenen Fachgebiete zu unterteilen und um auch hier realistische Führungsspannen einzuführen.

o   Leitung des Amtes 40 (derzeit Amt 51 Geschäftsbereich 1) muss mit einer ganzen Stelle erfolgen. Die Leitung des Geschäftsbereiches mit über 300 nachgeordneten Mitarbeitenden ist mit einer halben Stelle nicht leistbar. Dies führte in der Vergangenheit auch zu einer Vielzahl von Überstunden, die das Nachbesetzungsproblem verschärfen.

 

Bislang wurden in der Umstrukturierung der Ämter insbesondere die derzeitigen Ämter 50 und 51 analysiert und neu strukturiert. Hier ist der Handlungsdruck besonders hoch, da die Nachfolgeregelungen für die ausscheidenden Amtsleitungen nicht geklärt sind und die Führungsspannen zu deutlichen Überlastungen der Führungspersonen führen.

Bereits im März dieses Jahres wurden das Sachgebiet „Asyl“ sowie die Aufgaben Integration und Inklusion, welche bisher im Amt für Soziales und Wohnen verortet waren, in den Geschäftsbereich 2 des Amtes für Jugend, Schule, Integration und Sport überführt.

Insbesondere im Hinblick auf die Krise in der Ukraine erwies sich die Vorgehensweise als zielführend, da hier innerhalb eines Amtsbereiches drei Fachbereiche kurzfristig und aufgabenübergreifend miteinander arbeiten konnten.

 

In verschiedenen Workshop Formaten mit unterschiedlichen Zusammensetzungen konnten bereits Ziele und Lösungen erarbeitet werden, die zu einem Neuaufbau im Dezernat III führen.

Oberste Prämisse war dabei, keine neuen Stellenanteile zu schaffen und zeitgleich die vorhandenen Ressourcen bestmöglich einzusetzen.

 

Die vorgenommene Erhöhung von Führungsanteilen zur qualitativen Steuerung geht dabei nicht einher mit dem Einstreichen von Aufgaben bzw. Aufgabenpaketen oder durch Schaffung neuer Stellen, sondern kann durch Synergieeffekte und Aufgabenbündelung erreicht werden.

 

Im Rahmen des Stellenplanverfahrens 2023 wurden die bislang schon ersichtlichen Änderungen und Verschiebungen alle mitberücksichtigt.

 

Bis zum Ende des Jahres ist die Umsetzung der weiteren Organisationsverfügungen geplant.

 

Selbstverständlich wird bei der Umorganisation die besondere Stellung des Jugendhilfeausschusses berücksichtigt. Es wird sichergestellt, dass alle relevanten Themen und Aufgaben im Sinne des SGB VIII im Jugendhilfeausschuss beraten und / oder entschieden werden.

 

Die Verwaltung informiert den Ausschuss in der nächsten Sitzung über den Sachstand.

 

gez.

Dr. Claus Pommer

Bürgermeister