Beschlussvorschlag:

Der Rat der Stadt Hilden beschließt nach Vorberatung im Hauptausschuss die Veränderungen des Stellenplanes durch Stellenumwandlungen und -verlagerungen innerhalb des Dezernates III in der vorgelegten Form als Globalbeschluss (1. Nachtrag zum Stellenplan 2022).

Erläuterungen und Begründungen:

Aufgrund der nachfolgend genannten Faktoren wird derzeit im Dezernat III eine interne Organisationsuntersuchung durchgeführt:

-      Altersbedingte Abgänge auf Führungsebene (eine der Leitungen des Amtes für Jugend, Schule, Integration und Sport und Leitung des Amtes für Soziales und Wohnen)

-      Haushaltskonsolidierung

-      Digitalisierung (Homeoffice, flexiblere Arbeitswelt)

-      Raumressourcen

Ziel der Organisationsuntersuchung soll sein, gleiche Aufgaben und Zielgruppen zu bündeln, ähnliche Aufgaben zusammenzuführen, Schnittstellen zu reduzieren sowie Räume und Standorte optimal zu nutzen. Durch die Umstrukturierung und durch Zusammenführen gleicher oder ähnlicher Aufgaben sollen Prozesse verschlankt, vorhandene Räume effizienter genutzt werden sowie die Möglichkeiten für Mitarbeitende flexibler zu arbeiten und bürgerorientiert Dienstleistungen anzubieten ausgebaut werden.

In einem ersten Schritt wurden Aufgaben und Aufgabenbereiche mit den größten Überschneidungen thematisch zusammengefasst, welche unter einem gemeinsamen Oberbegriff aufgeführt wurden. Infolgedessen ergaben sich neue Denkweisen für die Aufbaustruktur im Dezernat III. Hierzu wurden verschiedene Workshops kollaborativ im Dezernat durchgeführt und gemeinsam Möglichkeiten diskutiert und eruiert.

Daraus resultiert folgender zukünftiger Aufbau:

Diese Aufbauorganisation hat daneben folgende Vorteile, die herausgestellt wurden:

-      Eine sinnvolle Führungsspanne kann eingehalten werden

-      Eine inhaltliche und personelle Überfrachtung einzelner Ämter wurde aufgelöst

-      Aufgaben mit ähnlichen Zuschnitten konnten zusammengeführt werden

Bislang wurden in der Umstrukturierung der Ämter insbesondere die derzeitigen Ämter 50 und 51 analysiert und neu strukturiert. Hier ist der Handlungsdruck besonders hoch, da die Nachfolgeregelungen für die ausscheidenden Amtsleitungen nicht geklärt sind und die Führungsspannen zu deutlichen Überlastungen der Führungspersonen führen.

Aus diesem Grund konnten hier in verschiedenen Workshopformaten mit unterschiedlichen Zusammensetzungen bereits Ziele und Lösungen erarbeitet werden, die zu einem Neuaufbau im Dezernat III führen.

Oberste Prämisse war dabei, keine neuen Stellenanteile zu schaffen und zeitgleich die vorhandenen Ressourcen bestmöglich einzusetzen.

Der geplante Aufbau beinhaltet dabei folgende Aspekte:

-      Zusammenlegung des Stellwerks und des Seniorenbüros - Gründung eines „Generationenhauses“, welche die Bedürfnisse der Bürgerinnen und Bürger besser bündelt und eine zielgerichtete Beratung stattfinden kann. Es gibt zudem eine klare Anlaufstelle für die Bürgerinnen und Bürger.

-      Zusammenführung des Bereiches Asyl und der Hilfen zur Erziehung in einem Amt. Hier ergeben sich bereits jetzt im Rahmen der Arbeit mit den Geflüchteten aus der Ukraine viele Synergieeffekte.

-      Bündelung der Beitragsabrechnungen in einem Kostenbeitragsbüro. Somit ein zentraler Anlaufpunkt für Familien und Synergieeffekte in der Nutzung von Fachverfahren und Abfragen.

-      Führungsspannen können eingehalten werden. Beispielsweise wird die Belastung auf eine Person durch die Leitung des Stellwerkes und der Verantwortlichkeit für die Fachdienste sinnvoll angepasst (vorher 18 Personen zu führen mit 0,5 VZÄ).

-      Abkopplung der Verwaltungsaufgaben aus dem Bereich Kita und Kindertagespflege, um so die pädagogische Arbeit mit und in den Kitas zu fördern und um auch hier entsprechende Führungsspannen zu gewährleisten.

-      Aufspaltung des Amtes 51 in zwei Ämter, um die Vielzahl der verschiedenen Fachgebiete zu unterteilen und um auch hier realistische Führungsspannen einzuführen.

o   Leitung des Amtes 40 (derzeit Amt 51 Geschäftsbereich 1) muss mit einer ganzen Stelle erfolgen. Die Leitung des Geschäftsbereiches mit über 300 nachgeordneten Mitarbeitenden ist mit einer halben Stelle nicht leistbar. Dies führte in der Vergangenheit auch zu einer Vielzahl von Überstunden, die das Nachbesetzungsproblem verschärfen.

Insgesamt ergibt sich durch die Neustrukturierung bislang eine Stelleneinsparung von ca. 0,5 VZÄ. Aufgrund der notwendigen Anpassungen der Führungsanteile resultieren daraus jedoch einzelne höhere Stellenbewertungen.

Die vorgenommene Erhöhung von Führungsanteilen geht dabei nicht einher mit dem Einstreichen von Aufgaben bzw. Aufgabenpaketen, sondern kann durch Synergieeffekte und Aufgabenbündelung erreicht werden.

Da noch nicht alle inhaltlichen Workshops abgeschlossen sind, kann eine konkrete Neuverteilung der Stellen auf Kostenstellen und Kostenträger zu diesem Zeitpunkt noch nicht erfolgen. Ebenso müssen ggf. auch Aufgaben zwischen Mitarbeitenden verändert werden, um so eine bessere Vertretungsregelung gewährleisten und weitere Synergien erreichen zu können. Die Verschiebung bleibt aber innerhalb des Dezernates III bzw. seiner Produkte.

Es ist davon auszugehen, dass sich auch bei einer intensiveren Betrachtung des Amtes 41 ggf. noch Verschiebungen ergeben können. Zudem muss eine Vielzahl von Prozessen noch genau betrachtet werden. Daraus ergeben sich möglicherweise weitere Veränderungen (Tarifanpassungen aufgrund von Bewertungsüberprüfungen) bzw. Hinweise (z.B. kw-Vermerke) für den Stellenplan 2023. Diese sollen im normalen Verfahren mit eingebracht werden.

Änderung des Stellenplans

Um die Amtsleitungsstellen, die Stelle zur Leitung des Stellwerks und weitere offene Stellen schnellstmöglich ausschreiben und besetzen zu können, ist der Beschluss eines Nachtragsstellenplans 2022 durch den Rat der Stadt Hilden gemäß § 41 Abs. 1 Buchst. h) GO NRW erforderlich.

Nachfolgend werden die Stellenanteile im Dezernat III in den verschiedenen Eingruppierungen vor und nach der Umstrukturierung dargestellt. Hierbei ist zu beachten, dass die Stellen aus dem Sportbüro aufgrund der beschlossenen Auslagerung in beiden Aufführungen nicht mehr enthalten sind. Zudem werden alle Stellen in den beiden Nachfolgesystemen (Kita und OGS) aufgrund der Übersichtlichkeit nicht mit aufgeführt.

Zu beachten ist, dass die Stellen aufgrund der Kürze der Zeit noch nicht alle in der Bewertungs-kommission waren, wodurch sich ggf. noch leichte Abweichungen ergeben könnten. Bis zur Ratsentscheidung sollen aber alle Bewertungen korrekt und abgestimmt vorliegen.

Aufgrund der vorgenommenen Bewertung und der Verschiebung der Anteile ergibt sich, wenn man die Übersicht mit KGSt-Werten hinterlegt, eine rechnerische Erhöhung der Personalaufwendungen von 68.792,68 € pro Jahr.

Mit dem Stellenplan 2023 erfolgt dann auch eine Zuordnung zu den verschiedenen Produkten.

Gez.

Dr. Claus Pommer

Bürgermeister

Finanzielle Auswirkungen  

Organisatorische Auswirkungen