Beschlussvorschlag:

Der Hauptausschuss nimmt den Sachstandsbericht zur Digitalisierung zur Kenntnis.

Erläuterungen und Begründungen:

Die Verwaltung hat zuletzt zur Sitzung des Hauptausschusses am 30.03.2022 einen Sachstandsbericht zum Stand der Digitalisierung vorgelegt. Aktuell ergibt sich aufbauend auf diesem Bericht folgender Stand:

Einführung eines Online-Terminvergabesystems:

Bürgerbüro: Ergänzend zur Online-Terminvergabe laufen derzeit Planungen zur Installation von zwei Monitoren zum digitalen Terminaufruf in den Wartebereichen vor und im Bürgerbüro.

Standesamt: Derzeit wird ein Projekt- und Zeitplan zur Realisierung der Einführung des Online-Terminvergabesystems im Standesamt erarbeitet.

Einrichtung eines Dokumenten-Management-Systems (DMS) Aktenplan und allg. Schriftgutverwaltung:

Die Umsetzung des Aktenplans in den Pilotbereichen Beratungs- und Prüfungsamt und Team Organisationsangelegenheiten ist abgeschlossen. Aktuell läuft die Pilotphase für die Allgemeine Schriftgutverwaltung mit dem DMS in beiden Pilotbereichen. Die Arbeiten zur Überführung des digitalen Datenbestandes in das DMS konnten im Beratungs- und Prüfungsamt bereits abgeschlossen werden. Weitere Organisationseinheiten (Wirtschaftsförderung, Informationstechnik und Stadtarchiv) befinden sich aktuell in der Aufstellungs- und Prüfungsphase ihrer Aktenpläne.

Reorganisation Rechnungswesen:

Zur Unterstützung der Projektbeteiligten wurde ein externer Dienstleister zur beauftragt. Der Rechnungsworkflow befindet sich in der Testphase durch Amt 20.

Digitalisierung Baugenehmigungsverfahren:

Im Rahmen der Umstellung der Fachanwendung ProBAUG auf die aktuelle Version haben vor kurzem die Schulungen für die Systembetreuer stattgefunden. Nach der aktuellen Planung soll das Projekt zur Umstellung der Fachanwendung Ende Juli 2022 abgeschlossen sein. Damit wäre ab August 2022 die Grundvoraussetzung in Form von technischen Schnittstellen zu weiteren Fachverfahren und einer Anbindungsmöglichkeit zum Bauportal.NRW gegeben. Ein erstes strategisches Treffen zur Digitalisierung des Baugenehmigungsverfahrens hat stattgefunden.

Ersatz- und Schutzgutdigitalisierung von Archivgut:

Der Scanner zur Digitalisierung des Archivgutes wurde in das Netzwerk integriert, sodass eine schnittstellenfreie Datenübertragung des Digitalisates in das Archivlaufwerk möglich ist. Die Digitalisierung des ältesten Aktenbestandes wird weiter fortgesetzt.

Onlinezugangsgesetz (OZG-I):

Der Beitritt zur regio iT Beteiligungsgenossenschaft eG ist vollzogen. Darauf aufbauend werden notwendige IT-Rahmenverträge abgeschlossen sowie eine verwaltungsinterne Entscheidung für die Portallösung (Übergangslösung) der regio iT getroffen. Die Beauftragung des Portals inklusive Formularserver und einem ePayment-Gateway seitens der Stadt Hilden wird diese Woche an die regio iT übermittelt. Für die Arbeiten zur Erstellung der Leistungsbeschreibungen steht eine interne Datenbank bereit. Im Mai findet eine Schulung zur internen Datenbank für das ausgewählte Pilotamt statt. Im Anschluss daran können die Arbeiten des Pilotamtes in der Datenbank aufgenommen werden.

Projektplanung der priorisierten neuen Projekte der digitalen Agenda:

Der Projektauftrag zum „Personalmanagementsystem / digitale Personalakte“ befindet sich derzeit in der internen Abstimmung.

Für das Projekt „Relaunch Homepage der Stadtverwaltung“ werden aktuell die Projektleitung und das Projektteam besetzt.

Das Projekt „Erweiterung des Termin-Management-Systems“ muss bis auf weiteres verschoben werden, da eine Installation von Self-Service-Modulen im Foyer des Rathauses aus brandschutztechnischen Gründen nicht möglich ist.

Gez. Dr. Claus Pommer

Bürgermeister