Erläuterungen zum Antrag:

Die CDU Fraktion Hilden sieht die Komplexität der Thematik der digitalen Gremienarbeit. Aktuell steht das Verhältnis 45 % digitale Gremienarbeit zu 55 % nicht digitaler Gremienarbeit. Um den Übergang zur vollständigen digitalen Gremienarbeit für alle möglich zu machen, soll dies erst in der zukünftigen Wahlperiode umgesetzt werden. Dies gewährleistet auch genügend Zeit für Gremienmitglieder, die sich noch nicht sicher in allen Punkten der digitalen Arbeit bewegen. Außerdem ist dabei zu beachten, dass auch alle Tagungsorte die notwendige digitale Infrastruktur aufweisen.

Antragstext:

Die CDU Fraktion Hilden beantragt die Erarbeitung einer endgültigen digitalen Gremienarbeit. Alle Ratsmitglieder bekommen für die jeweilige Wahlperiode ein Tablet von der Stadt Hilden gestellt (oder werden mit Betrag x bezuschusst für den eigenständigen Kauf eines Endgerätes.) Ausgenommen von dieser Regelung sollen alle Ausschussvorsitzenden (für den jeweiligen Ausschuss), die Fraktionsgeschäftsstellen mit je einem Exemplar und die Mitglieder des Stadtentwicklungsausschusses sein, die bei Bedarf die Pläne, wie z. B. Bebauungspläne, weiterhin in Papierform zugesendet bekommen.

Stellungnahme der Verwaltung:

Die Verwaltung befürwortet einen vollständigen Umstieg auf eine digitale Gremienarbeit, da sie zu Arbeitserleichterungen und Kosteneinsparungen führt. Diese Effekte treten insbesondere auf, wenn möglichst alle Ratsmitglieder einheitlich auf eine digitale Gremienarbeit umsteigen und parallel nicht noch eine Zustellung der Sitzungsunterlagen in Papierform für einen Teil der Ratsmitglieder erfolgen muss. Neben den Ersparnissen der Druck- und Zustellungskosten, bietet sich auch die Möglichkeit einer effizienteren Gestaltung der internen Verwaltungsprozesse.

Hinsichtlich der Einsparpotentiale und Vorteile, die mit einem Umstieg auf eine vollständige digitale Gremienarbeit verbunden sind, wird auf die Ausführungen der Verwaltung in der Sitzungsvorlage 01/068 aus der WP 20-25 verwiesen, die in der Sitzung des Rates am 23.02.2022 beraten wurde.

Regelungen zur Einberufung des Rates werden in § 47 Gemeindeordnung für das Land Nordrhein-Westfalen (GO NRW) getroffen. Demnach kann die elektronische Form der Ladung als Form der Ladung durch eine eigenverantwortlich durch die Gemeinde zu erlassende Geschäftsordnung geregelt werden. Die einschlägige Kommentarliteratur zu § 47 GO NRW äußert hinsichtlich einer Verpflichtung der Ratsmitglieder für eine ausschließlich elektronische Form für die Ladung jedoch Bedenken:

„Der im rechtlichen Statur der Mandatsträger wurzelnde Grundsatz der Chancengleichheit gebietet im Hinblick auf den Informationszugang der Ratsmitglieder ein materielles Verständnis der Gleichbehandlung der Mandatsträger. Dem würde es widersprechen, wenn die Geschäftsordnung zwingend die elektronische Form für die Ladung vorgibt.“ (vgl. Kommunalverfassungsrecht NRW, Kommentar zur GO NRW, Held/Becker/Decker/Kirchhof/Krämer/Wansleben).

Das Festlegen einer ausschließlich elektronischen Einladung an alle Gremienmitglieder kann in der Geschäftsordnung daher nicht festgelegt werden. Es muss zumindest eine Öffnungsklausel geregelt werden.

Die Stadtverwaltung Monheim beispielsweise hat ab dem 01.08.2016 eine papierlose Gremienarbeit eingeführt und in die Geschäftsordnung aufgenommen, dass eine schriftliche Einladung in Papierform erfolgt, wenn im Einzelfall die Zusendung auf elektronischem Weg aus technischen oder anderen Gründen nicht möglich ist. Eine ausschließlich elektronische Einladung kann daher nur rechtswirksam erfolgen, wenn alle Gremienmitglieder zuvor ihr Einverständnis erklärt haben und auf die Einladung in Papierform verzichten.

Bei der Einführung einer digitalen Gremienarbeit ist zudem noch zwischen der Einberufung des Rates (Einladung) und Versendung von Sitzungsunterlagen zu differenzieren.

Hinsichtlich der Beschlussunterlagen (Sitzungsvorlagen) besteht kein Anspruch auf eine schriftlich ausgearbeitete und in Papierform bereitgestellte Beschlussvorlage (vgl. Kommunalverfassungsrecht NRW, Kommentar zur GO NRW, Held/Becker/Decker/Kirchhof/Krämer/Wansleben). Somit könnte in der Geschäftsordnung eine Regelung getroffen werden, dass die Sitzungsvorlagen allen Gremienmitgliedern online zur Verfügung gestellt werden. Sofern für alle Gremienmitglieder erkennbar die Zugriffsmöglichkeit auf die zur Verfügung stehenden Informationen (Beschlussvorlagen) besteht, wird das den Gremienmitgliedern zustehende Recht auf gleichen Informationsgehalt und gleichen Informationszugang gewahrt.

gez.

In Vertretung

Sönke Eichner

Erster Beigeordneter

Klimarelevanz:

Der vollständige Umstieg auf eine digitale Gremienarbeit und der damit verbundene Wegfall der Einladungen und Sitzungsunterlagen in Papierform sowie Zustellung per Bote würden eine Reduzierung des CO² Ausstoßes bewirken.