Beschlussvorschlag:

 

Der Hauptausschuss nimmt den Bericht zum Sachstand der Digitalisierung zur Kenntnis.

Erläuterungen und Begründungen:

 

 

Die Verwaltung hat zuletzt zur turnusmäßigen Sitzung des Hauptausschusses am 09.02.2022 einen Sachstandsbericht zum Stand der Digitalisierung vorgelegt. Aktuell ergibt sich aufbauend auf diesem Bericht folgender Stand:

 

 

Einführung eines Online-Terminvergabesystems für das Bürgerbüro

 

Es laufen Vorbereitungen für die Anbindung des Standesamtes an das Online-Terminvergabeverfahren. Nach aktuellem Verfahrensstand wird auch die Passausgabe im Bürgeramt in die Terminvergabe eingebunden, was zu längeren Vorlaufzeiten in der Terminvergabe führen wird.

 

 

Einrichtung eines Dokumenten-Management-Systems (DMS): Aktenplan und allgemeine Schriftgutverwaltung

 

Aktuell wird der Aktenplan für die allgemeine Schriftgutverwaltung (ASV) in den Pilotämtern Beratungs- und Prüfungsamt und Team Organisationsangelegenheiten umgesetzt. Die Pilotphase in beiden Bereichen soll im April 2022 abgeschlossen sein. Seit Mitte März laufen Vorbereitungen für die weiteren Anwendungsbereiche.

 

 

Reorganisation Rechnungswesen

 

Die Auftragsvergabe an einen externen Dienstleister zur Unterstützung der Projektbeteiligten ist vorbereitet. Auf Grund des im Haushaltsplan 2022 angelegten, sich aktuell auswirkenden Budgetengpasses im Dezernat II wurde der Auftrag an das externe Beratungsunternehmen noch nicht vergeben. Die Umsetzung des Projektes verzögert sich.

 

 

Digitalisierung Baugenehmigungsverfahren

 

Die für Februar 2022 geplante Installation der Software ProBauG hat sich verzögert. Parallel zur Verfahrensimplementierung werden Abstimmungsgespräche zur Erstellung eines Projektplanes geführt, um die Folgeschritte nach Implementierung zu planen und vorzubereiten.

 

 

Digitalisierung Kulturamt Ersatz- und Schutzgutdigitalisierung von Archivgut

 

Seit 12.1.2022 wird die Digitalisierung des ältesten Aktenbestandes durch befristete Projektstelle im Rahmen der Förderlinie Wissenswandel durchgeführt. Die Projektleitung sieht die Fortführung mit den vorhandenen Personalkapazitäten gefährdet.  

 

 

 

Erste Schritte zur Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG)

 

Der Beitritt zur regio IT wird aktuell vollzogen. Die Auswahl der beiden über die regio IT verfügbaren Alternativen für ein Verwaltungsportal als Einstiegslösung wird verwaltungsintern vorbereitet. Die bisher aufgerufenen Bewertungskriterien

Wirtschaftlichkeit, technische Anforderung, Verfügbarkeit von Lernangeboten, Importfunktionalitäten, Nutzbarkeit von Contentquellen und Benutzerfreundlichkeit sprechen für die Auswahl des Standard-Paktes der regio IT gegenüber der Lösung des NRW-Kommunalportals. Die Auswahlentscheidung wird verwaltungsintern unter Einbeziehung des Personalrates getroffen zunächst nur für die Erreichung des Projektziels „Herstellung Gesetzeskonformität zum Online-Zugangsgesetz“. Für die weiterführenden Projektziele in der Digitalen Agenda wird die Auswahlentscheidung unter Einbeziehung zusätzlicher, den Projektzielen entsprechender Kriterien und unter Beurteilung der dann vorliegenden Systemreife erneut aufgerufen. Es ist daher beabsichtigt, eine größtmögliche vertragliche Flexibilität für das Einstiegsmodel zu erhalten. Die Umstiegs-Flexibilität wird auch durch den Aufbau einer führenden, zentralen Datenbank für die Leistungsbeschreibungen und Formulare bei der Stadt Hilden gewährleistet, aus der die Inhalte über geeignete strukturierte Schnittstellen an eine Verwaltungsportalanwendung, ggf. aber auch andere Anwendung transferiert werden.

 

 

Projektplanung der priorisierten neuen Projekte der digitalen Agenda

 

Verschiedene Projektpläne wurden erstellt und in den Datenraum der AG Digitalisierung eingestellt. Über die Umsetzung der Projektpläne wird laufend berichtet.

 

 

gez.

Dr. Claus Pommer

Bürgermeister