Beschlussvorschlag zur Sitzung des Hauptausschusses am 30.3.2022:

 

Der Hauptausschuss beschließt, die mit Ratsbeschluss vom 14.12.2021 eingerichtete Besetzungssperre der Stellen, die sich aus der Organisationsuntersuchung von pwc ergeben, aufzuheben.

 

 

 

 

Beschlussvorschlag zur Sitzung des Hauptausschusses am 3.3.2022:

 

1. Der Hauptausschuss nimmt das Gutachten zur Organisationsuntersuchung der Gesamtverwaltung zur Kenntnis.

 

2. Der Hauptausschuss beauftragt das Team Organisationsangelegenheiten, die Ergebnisse der Untersuchung schrittweise aufzuarbeiten, entsprechende Veränderungen anzustoßen und darüber im Hauptausschuss zu berichten.

 

3. Der Hauptausschuss beschließt, die mit Ratsbeschluss vom 14.12.2021 eingerichtete Besetzungssperre der Stellen, die sich aus der Organisationsuntersuchung von pwc ergeben, aufzuheben.

Zusätzliche Erläuterungen und Begründungen:

 

Nach der ausführlichen Vorstellung des Gutachtens in der Sondersitzung am 02.03.2022 wurde die Entscheidung über die Freigabe der Besetzungssperren vertagt. Wie bereits in der SV 12/012 dargestellt, handelt es sich nach der gesonderten Freigabe der Stellen im SG Steuern und Abgaben im Hauptausschuss am 09.02.2022 noch um die nachstehend aufgeführten Bereiche, zu denen hier noch weitere Erläuterungen zur Notwendigkeit der Besetzung erfolgen.

 

SG Personalservice und SG Zentrale Dienste (2,42 VZÄ)

 

In beiden Bereichen wurde ein Mehrbedarf auf Leitungsebene festgestellt, dieser soll zum Teil durch Aufgabenverlagerung und zum anderen durch Aufstockung der Stellen realisiert werden.  Dadurch und durch die generelle Betrachtung ergeben sich Anteile in folgenden Fachaufgaben:

 

• Betriebliches Eingliederungsmanagement
• Personalkostencontrolling
• Personalgewinnung
• Personalbetreuung

 

Insbesondere die ersten beiden Themen haben hohe Auswirkungen auf die Steuerung der Personalkosten wohingegen die beiden anderen großen Einfluss auf die Erledigung der Aufgaben in den Fachämtern haben.

 

Team Organisationsangelegenheiten (2 VZÄ)

 

Für das Team Organisationsangelegenheiten wurden ebenfalls Defizite in den Führungsanteilen und darüber hinaus insbesondere beim Prozessmanagement festgestellt. Perspektivisch sollte das Prozessmanagement stärker ausgebaut und auf mehrere Personen verteilt werden. Es werden pro Dezernat 0,5 VZÄ bemessen, was im Vergleich zum bislang eingesetzten Personal zu einem rechnerischen Mehrbedarf von 1,69 VZÄ führt. Themen sind u.a. ganzheitliches Prozessmanagement, Prozessanalysen und -optimierungen sowie die Zusammenarbeit mit der Stabstelle strategische Organisationsentwicklung und der Stabstelle Digitalisierung unter anderem in den Bereichen Digitalisierung, E-Akte, Onlinezugangsgesetz (OZG). Auch bei der Implementierung des DMS sind Prozessanalysen und -optimierungen erforderlich.

 

An anderen Stellen konnten Stellenminderbedarfe festgestellt werden, so dass nach der Bemessung durch pwc für die standardmäßig durch das Team Organisationsangelegenheiten zu erledigenden Aufgaben (bei Berücksichtigung der entsprechenden Leitungsspanne) 6,13 VZÄ notwendig sind (also rd. 1,0 VZÄ mehr als aktuell im Stellenplan vorhanden). Die darüber hinaus gehenden Tätigkeiten, die sich aus der Digitalisierungsoffensive der Stadt Hilden ergeben, erfordern eine weitere Vollzeitstelle. Diese wurden bei der Organisationsuntersuchung noch nicht in die Stellenbemessung einbezogen und fallen nicht anstelle der o.g. standardmäßigen Aufgaben an, sondern zusätzlich. Hier sind im Rahmen der Digitalisierungsprojekte Arbeitsabläufe, die hinter einer digitalen Dienstleistung stecken, zu untersuchen, zu hinterfragen und zu optimieren oder auch komplett neu zu denken, um auch Einsparungseffekte durch Digitalisierung erzielen zu können.

 

Ziel einer guten Organisationsarbeit ist das Schaffen von Rahmenbedingungen, damit die Verwaltung ihre Dienstleistungen optimal erbringen kann. Diese grundsätzlich erforderlichen organisatorischen Maßnahmen sind bei entsprechender Ausprägung gleichermaßen auch geeignet zu einer Stellenreduzierung beizutragen:

 

• Ganzheitliche und engmaschige Begleitung und Betrachtung der Ämter
• Entlastung von Querschnittsaufgaben durch Standards, Struktur, Unterstützung
• Optimierung der Fachaufgaben durch Prozessoptimierung, Automation, DMS
• Enge Zusammenarbeit bei Digitalisierungsthemen und mit dem Personalbereich
• Konsequentes Ergebniscontrolling
• Anstoß zur Entwicklung weiterer Maßnahmen

 

Folgende Aufgaben gehören u.a. dazu:

 

• Stellenbemessung und –bewertung
• Ständige Überprüfung und Optimierung des Verwaltungshandelns
• Kommunikation und Beteiligungswege
• Stellenbeschreibungsoffensive
• DMS
• Internes Qualitätsmanagement
• Begleitung von Digitalisierungsmaßnahmen
• Stellenplanpflege
• Ergebniscontrolling /-fortschreibung

 

SG Kindertageseinrichtungen und Schulen (2,5 VZÄ)

 

Die festgestellten Bedarfe sind relativ gleichmäßig auf die Verwaltungstätigkeiten der Bereiche Schule, Kindertageseinrichtungen und Kindertagespflege verteilt. Hierunter fallen u.a.:

 

• allgemeine Schulträgeraufgaben
• Schulentwicklungsplanung
• Schul- und Schülerangelegenheiten
• Festsetzung der Elternbeiträge im Kostenbeitragsbüro
• allgemeine Kitaangelegenheiten
• Finanz-/Landeszuweisungen
• Verwaltung und Koordination gemeindeeigener Kitas

 

Es handelt sich hierbei überwiegend um gesetzliche Aufgaben, die aufgrund der deutlich zu geringen Stellenanteile nicht in dem notwendigen Maß erledigt werden konnten. 

 

 

Die Verwaltung empfiehlt daher dringend zur Sicherung der Aufgabenerfüllung die Stellen in den genannten Bereichen Personalservice und Zentrale Dienste (2,42 VZÄ), Organisations-angelegenheiten (2 VZÄ) und Kindertageseinrichtungen/Schulen (2,5 VZÄ) von der Besetzungssperre zu befreien.

 

 

gez.

Dr. Claus Pommer

Bürgermeister

 

 

 

Erläuterungen und Begründungen:

 

Ausgangslage:

Die durch das Beratungsunternehmen pwc durchgeführte Organisationsuntersuchung der Gesamtverwaltung der Stadt Hilden erfolgte innerhalb des Jahres 2021 und wurde mit einem Abschlussbericht beendet.

Während der gesamten Untersuchung wurde das Projekt engmaschig durch das Team Organisationsangelegenheiten begleitet und so konnten bereits im Anschluss mit Ergebnissen in einzelnen Sachgebieten weitergearbeitet werden

 

Die Grundlagen der Untersuchung sowie die daraus hervorgehenden Erkenntnisse werden am 02.03.2022 durch pwc vorgestellt und zur Diskussion gebracht.

 

 

Ablauf der Untersuchung:

Die Untersuchung wurde in fünf Projektphasen gegliedert und fand unter dauerhafter Mitarbeit und Einbindung des Teams Organisationsangelegenheiten statt. Ziel war dabei eine direkte Anbindung an die Stadtverwaltung zu gewährleisten und das Team zu befähigen zukünftig eigenständig Organisationsuntersuchungen durchzuführen.

Die folgende Abbildung zeigt die verschiedenen Phasen der Durchführung mit ihren Hauptaspekten.

 

 

Im Rahmen der Untersuchung fand zunächst ein Benchmarking über die Kernverwaltung (Feuerwehr, OGS-Betrieb, Kita’s, Musikschule etc. ausgenommen) der Stadtverwaltung Hilden statt.

Hierfür wurde die bestehende Personalausstattung auf Basis der Fallzahlen mit Vergleichswerten anderer Kommunen verglichen und Abweichungen dargestellt. Das Benchmarking stellt damit eine Grundlage für tiefergehende Betrachtungen in der Zukunft dar.

 

Die Phase der Entwicklung des Benchmarks ging über in die intensive Betrachtung acht einzelner Sachgebiete.

Bei allen acht Sachgebieten wurden zunächst die Aufgaben im Sachgebiet mit den Amts- und Sachgebietsleitungen erfasst und auf dieser Basis eine Ist-Bemessung mit den einzelnen Mitarbeitenden durchgeführt. Hierbei ist anzumerken, dass dabei alle Mitarbeitenden befragt wurden, die während des Zeitraums in den Sachgebieten beschäftigt waren, unabhängig vom Beschäftigungsverhältnis (Beamte/Beschäftigte, Aushilfen, Zeitarbeitskräfte, Springer etc.). Mitarbeitende, die im vergangenen Jahr länger als sechs Monate nicht gearbeitet haben, wurden nicht befragt. Diese Ist-Erfassung gibt lediglich Aufschluss darüber, mit welcher zeitlichen Intensivität welche Aufgaben im vergangenen Jahr bearbeitet wurden.

 

Im Anschluss wurde der erforderliche Soll-Bedarf auf Basis verschiedener Fallschlüssel ermittelt und der tatsächlichen Ist-Stellen-Erfassung gegenübergestellt. Diese Ist-Stellen entsprechen jedoch nicht dem Bestand des Stellenplans und sind insofern nicht maßgeblich für den Vergleich der Mehr-/Minderbedarfe. Die Soll-Stellen lt. Stellenplan werden daneben gesondert aufgeführt. In der Darstellung des Gutachtens bzw. des Stellenplans ergeben sich somit unterschiedliche Werte beim Vergleich der Ist-Stellen lt. Erfassung mit dem Soll-Bedarf laut pwc und auf der anderen Seite wenn der Soll-Bedarf laut pwc dem Stellenplan gegenübergestellt wird.

 

Beispiel Team Organisationsangelegenheiten (s. Seite 41 im Abschlussbericht):

Ist-VZÄ	3,49
Soll-VZÄ	6,0
Stpl 2021	5,0
Differenz Soll-Ist lt. pwc	2,51
Mehrbedarf für Stellenplan 2022	1,0

 

 

In fünf Sachgebieten erfolgte zusätzlich zur vereinfachten Betrachtung der Aufgaben und dem dahinterliegenden Aufwand auch noch eine intensive Auseinandersetzung mit einzelnen Prozessen. Diese Prozesse wurden aufgenommen und zusammen mit betroffenen Mitarbeitenden und der jeweiligen Leitung analysiert, angepasst und Verbesserungsvorschläge erarbeitet. Entsprechende Verbesserungspotenziale wurden im Bereich der Personalbemessung mit beachtet.

In allen acht Sachgebieten wurden die Ergebnisse im Anschluss den Sachgebiets- und Amtsleitungen erläutert und gemeinsam verifiziert. Diese Evaluierung hat in Einzelfällen dazu geführt, dass über die Ermittlung durch pwc ein höherer Stellenbedarf in den Plan 2022 aufgenommen wurde.

 

Neben der Arbeit in den einzelnen Sachgebieten hat pwc gemeinsam mit dem Team Organisationsangelegenheiten und unter Einbindung der Personalentwicklerin Empfehlungen und Handlungshinweise für die Bemessung von Führungsspannen und die Festlegung von Führungsaufgaben getroffen.

 

Ergebnisse:

Aus der Arbeit von pwc sind viele Handlungsempfehlungen und Verbesserungsvorschläge erwachsen.

Diese sind untergliedert nach den unterschiedlichen Prozessschritten und dort, wo es sinnvoll war, konkret auf die einzelnen Sachgebiete bezogen.

 

1.    Benchmarking (Seite 11 - 21 im Abschlussbericht)

Es wird dargelegt, welche Aufgabenbereiche in den Ämtern auffällig sind und welche Empfehlung es zum weiteren Vorgehen gibt. Primär beziehen sich diese Empfehlungen darauf, die Bereich intensiver zu betrachten und eine Aufgaben-/Prozessanalyse sowie eine Stellenbemessung durchzuführen. Nur durch eine intensivere Betrachtung können Rückschlüsse auf große Abweichungen erfolgen bzw. diese ggf. plausibilisiert werden.

 

2.    Personalbemessung und Prozesserhebung (Seite 30 - 87 im Abschlussbericht)

a.)   Empfehlungen zum Personalbedarf und der Leitungsspanne

Es wird dargelegt, welche Stellenkapazitäten für welche Aufgaben benötigt werden und eingeplant werden sollten. Diese Empfehlungen wurden im Verlauf kritisch hinterfragt, beleuchtet und festgesetzt. Entsprechender Mehrbedarf wurde für den Stellenplan 2022 beantragt und dem Rat vorgelegt. Hierauf bestehen derzeit noch entsprechende Besetzungssperren, bis diese durch den HA aufgehoben werden.

Zusätzlich zu dem vorhandenen Zahlenwerk werden bei den ganzheitlich untersuchten Sachgebieten entsprechende Empfehlungen und Prüfaufträge für die einzelnen Sachgebiete noch klarer herausgestellt und bewertet.

Hierbei ist darauf hinzuweisen, dass im Bereich Organisation ein Mehrbedarf von 1,0 VZÄ durch die Beratungsfirma erkannt wurde. Mit dem Stellenplan 2022 wurden zwei Stellen geschaffen, da vorübergehend für die geplante Digitalisierung größere Kapazitäten benötigt werden. Um die Digitalisierung voran zu betreiben bedarf es Prozessveränderungen, die durch die Orga begleitet werden. Die Stelle wurde, wie die Digitalisierungsstellen auch, mit einem kw-Vermerk im Stellenplan eingerichtet.

 

b.)   Renteneintritte und Überstunden

In allen untersuchten Sachgebieten wurde die Altersspanne und die Überstundenquote herausgearbeitet und bewertet. Hierdurch ergeben sich teilweise Empfehlungen bezüglich Nachfolgemechanismen oder ähnlichem.

 

c.)   Prozesse und Digitalisierung

Aus den einzelnen Prozessbetrachtungen ergeben sich Empfehlungen und Prüfaufträge bezüglich der Prozessgestaltung, dem Grad der Digitalisierung und bezüglich der Standardsetzung. Hier können die einzelnen Sachgebiete sich in Teilen eigenständig auf den Weg machen oder aber gemeinsam mit dem Team Organisationsangelegenheiten an den Zielsetzungen weiterarbeiten.

 

d.)   Aufbauorganisation

Hierbei werden Schnittstellen betrachtet und Aufgabenverteilungen innerhalb der Stadtverwaltung, der verschiedenen Ämter und Sachgebiete analysiert und sofern nötig entsprechende Empfehlungen und Prüfaufträge gegeben, um ein effizienteres Arbeiten herzustellen. Hier bleibt zu klären, welche Aufträge umgesetzt werden können/sollen.

 

e.)   Aufgabenkritische Betrachtung

Die unterschiedlichen Zuständigkeiten und Aufgaben wurden durch pwc analysiert und ggf. entsprechende Aufgabenverschiebungen oder Vorschläge zum Aufgabenwegfall oder ähnlichem erarbeitet und dargestellt. Hier gilt es Aufgabenabgrenzungen vorzunehmen und teilweise ämterübergreifend Aufgaben zu verschieben, sofern dies gewünscht ist.

 

3.    Bemessung von Leitungsaufgaben (Seite 105 - 111)

Es wurden Leitungsspannen für die verschiedenen Leitungspositionen erarbeitet und Aufgaben den Leitungspositionen zugeteilt. Dies kann und sollte zukünftig dazu genutzt werden, die Leitungsspannen in der gesamten Stadtverwaltung zu analysieren und anpassen zu können, um so einen sachgerechten Leitungsanteil sicherzustellen.

 

 

Weiteres Vorgehen:

Stelleneinsparungen, die sich aus der Bemessung ergeben, werden nach entsprechender Aufgabenverlagerung bzw. dem Wegfall von einzelnen Aufgaben bereits mit dem Stellenplan 2023 realisiert.

Zeitgleich gilt es die Aufgabenverlagerungen in den verschiedenen Sachgebieten durchzuführen und somit dafür Sorge zu trage, dass die Aufgaben mit dem nötigen Zeitbedarf wahrgenommen werden bzw. werden können. Hier ist das Ziel, diese Veränderungen sukzessive ohne große Veränderungen in den Stellen erreichen zu können. Im Laufe des Jahres 2022 sollen dann alle Stellen, bei denen große Aufgabenverlagerungen vorgenommen wurden, erneut betrachtet und bewertet werden, inwiefern sich daraus noch nötige Änderungen für den Stellenplan 2023 ergeben. Das Team Organisationsangelegenheiten, würde, sofern dies von der Politik gewünscht ist, sich entsprechend mit den weiteren Empfehlungen und Prüfaufträgen beschäftigen, um die Stadtverwaltung insgesamt zu einer effizienteren Verwaltung zu führen.

 

Gez.

Dr. Claus Pommer

Organisatorische Auswirkungen

 

Im Stellenplan enthalten:	Ja
Planstelle(n): Verschiedene lt. SV 12/007 (Rat 14.12.2021)
Vermerk Orga Alle Stellen wurden bereits mit dem Stellenplan 2022 eingerichtet und unterliegen bislang einer Besetzungssperre, die mit einer positiven Beschlussfassung aufgehoben werden könnte.   Gez. Maurer