Standards bei Führungsaufgaben und Führungsspanne

Handlungsfeld:

Grundsätze der Verwaltungsführung und des Verwaltungshandelns

            Kurzbeschreibung:

Teil der Organisationsuntersuchung ist auch das Aufzeigen von Standards in der Mitarbeitendenführung. Hierbei geht es einerseits um die Festlegung von Führungsspannen, aber auch um klare Definition, welche Aufgaben Führung auf welcher Ebene beinhalten. Hierfür sind Stelleninhalte und -umfänge aller Führungsstellen zu überprüfen und ggfs. anzupassen.

Sachstand:

Der HA hat die Verwaltung mit SV 10/028 beauftragt ein gültiges Konzept zu erarbeiten, welches dem Hauptausschuss zum Beschluss vorgelegt werden soll. Dieses wird nun erstellt. Hierzu werden aktuell die Zusammenstellung der Führungsaufgaben ämterübergreifend auf Vollständigkeit und Validität überprüft.

Ebenfalls auf Vaildität überprüft wird die vorgeschlagene, grundsätzliche Führungsspanne, indem diese insbesondere mit den aktuellen Führungsspannen abgeglichen wird und die Unterschiede aufgezeigt werden. Das Ergebnis wird in den nächsten Hauptausschuss eingebracht.

Optimierung des Stellenbeschreibungs- und -bewertungsverfahrens

-       Modularisierung von Stellenbeschreibungen

Handlungsfeld:

Steuerungsunterstützung

Kurzbeschreibung:

Viele Tätigkeiten werden, in unterschiedlicher Ausprägung, in verschiedenen Bereichen ausgeübt. Auch wenn es dem Grunde nach die gleiche oder eine vergleichbare Tätigkeit ist, so geht dies nicht immer aus den Stellenbeschreibungen hervor, da die Tätigkeiten hier unterschiedlich beschrieben sein können.

Um hier eine Einheitlichkeit herzustellen, sollen verschiedene Module für Stellenbeschreibungen erstellt werden, die dann immer wieder in die jeweiligen Stellenbeschreibungen eingesetzt werden können. Dies entlastet die Führungskräfte bei der Erstellung von Stellenbeschreibungen, da sie bereits auf vorformulierte Bausteine zurückgreifen können, sorgt darüber hinaus noch für eine bessere Vergleichbarkeit von Stellen innerhalb der Verwaltung und schafft einheitliche qualitative und quantitative Standards für die jeweiligen Tätigkeiten.

Sachstand:

In Bearbeitung.

Durch die Stabsstelle strat. Organisationsentwicklung wurden in Zusammenarbeit mit dem Team Organisationsangelegenheiten in einem Workshop die ersten Tätigkeiten identifiziert, für die sich eine einheitliche Beschreibung besonders gut eignet. Diese Module werden nun einheitlich beschrieben. Zur Nutzbarkeit der Module bei der Erstellung neuer oder Aktualisierung bestehender Stellenbeschreibungen werden die Daten der Gesamtverwaltung zur Verfügung gestellt.

Einführung eines verwaltungsweit einheitlichen Prozessmanagements

Handlungsfeld:

Steuerungsunterstützung

Kurzbeschreibung:

Mit einem verwaltungsweit einheitlichen Prozessmanagement wird ein gemeinsames Verständnis für die Arbeitsabläufe und ihre Zusammenhänge geschaffen und diese besprechbar gemacht. Mit Hilfe einer umfassenden Prozessbibliothek können für verschiedenste Themen schnell die relevanten Prozesse identifiziert, betrachtet und optimiert werden. So lassen sich beispielsweise mit wenigen Klicks die Prozesse herausfiltern mit Bürgerkontakt, die eine hohe Fallzahl aufweisen und zumindest aktuell noch keinen digitalen Kanal bedienen. Auf der gleichen Grundlage wäre aber auch eine Auswertung hinsichtlich der Auflistung aller freiwilligen Leistungen oder aller rein internen Abläufe etc. möglich.

Sachstand:

In Bearbeitung. S. Sachstandsbericht SV 12/010.

Das Konzept zur Einführung eines verwaltungsweit einheitlichen Prozessmanagements ist erstellt (s. Anlage). Die Ressourcenplanung zur Umsetzung des Konzeptes hat stattgefunden und wurde der Projektsteuerungsgruppe zur Information und Ermittlung der Projektteilnehmenden vorgelegt. Die beim letzten Sachstandsbericht beschriebenen Workshops werden im zweiten Quartal 2022 stattfinden. Ergebnis der Workshops sind die Ziele, die durch Prozessmanagement verfolgt werden sollen und wie diese eingebunden werden. Die Ergebnisse der Workshops werden in einem Sachstandsbericht voraussichtlich im Sommer 2022 dargestellt. 

Optimierung des Stellenplanverfahrens

Handlungsfeld:

Grundsätze der Verwaltungsführung und des Verwaltungshandelns

Kurzbeschreibung:

Der Stellenplan wird einmal im Jahr und zwar mit dem Haushalt in die politische Beratung eingebracht und im Rat beschlossen. Dies erfolgt in der Regel im vierten Quartal eines Jahres jeweils für das Folgejahr. Der Stellenplan muss dabei formale Erfordernisse erfüllen. Demgegenüber gilt es jedoch auch so umfangreich wie möglich über die Veränderungen zu berichten, damit der Hauptausschuss und der Rat bestmöglich informiert sind und eine gute Entscheidungsgrundlage haben. Gerade im vergangenen Stellenplanverfahren kam es hier zu Unklarheiten. Das Stellenplanverfahren soll deshalb genauer betrachtet werden und transparenter und flexibler gestalten werden.

Sachstand:

In Bearbeitung.

Es wurde ein Konzept erarbeitet, wie das Stellenplanverfahren zukünftig transparenter und zugleich flexibler durchgeführt werden kann. Dieses wird aktuell intern abgestimmt und dem Hauptausschuss im Rahmen einer der nächsten Sitzungen zur Beratung und zum Beschluss vorgelegt. 

Novellierung der Dienstvereinbarung zur gleitenden Arbeitszeit

Handlungsfeld:

Grundsätze der Verwaltungsführung und des Verwaltungshandelns

Kurzbeschreibung:

Das Team Organisationsangelegenheiten hat begonnen, die bestehende Dienstvereinbarung (DV) zur Gleitenden Arbeitszeit grundlegend zu überarbeiten. Hintergrund ist, dass einige Gliederungspunkte der aktuellen DV, wie beispielsweise der § 1 Geltungsbereich, nicht mehr auf einem aktuellen Stand sind. In diesem Zusammenhang wird auch über eine modernere Arbeitszeitgestaltung beraten, die durch eine Ablösung der starren Kernzeiten weitere Flexibilisierungsmöglichkeiten für die Mitarbeitenden vorsieht. Die Hauptziele einer Veränderung des bestehenden gleitenden Arbeitszeitmodells hin zu mehr Flexibilität werden in einer Steigerung der Arbeitgeberinnenattraktivität für die Mitarbeitenden von heute und von Morgen gesehen (Stichwörter: Mitarbeiterbindung, „war for talents“ vor dem Hintergrund des demografischen Wandels und damit einhergehend einem zunehmenden Mangel an Fach- und Führungskräften), dem Ausbau von Synergieeffekten mit der neu verabschiedeten DV Homeoffice sowie der Belebung von aktuellen Randzeiten und damit ein Ausbau des Serviceangebots für die Bürgerinnen und Bürger.

Sachstand:

In Bearbeitung.

In einem ersten Kickoff-Meeting wurde Überlegungen zur Novellierung der DV GLAZ den Gremienvertretern, bestehend aus Personalrat, Gleichstellung und Schwerbehindertenvertretung, vorgestellt. In diesem Kontext wurden gegenseitige Erwartungen, Chancen und Risiken diskutiert. Auf diesen Rückmeldungen aufbauend werden aktuell verschiedene Möglichkeiten bezüglich der Ausgestaltung eines zukünftigen Arbeitszeitrahmens und einer möglichen „Servicezeit“, die die starre Kernzeit ablösen soll, erarbeitet. In einem nächsten Schritt sollen über diese Ausarbeitungen die Amtsleitungen informiert werden, um auch hier in einen strukturierten und konstruktiven Austausch treten zu können.

Thema:

Sitzungsvorlage(n)

Einführung eines Dokumentenmanagementsystems

SV 12/003, SV II/006

Standards bei Führungsaufgaben und Führungsspanne

SV 12/010, SV 12/013,

Optimierung des Stellenbeschreibungs- und -bewertungsverfahrens

SV 12/003, SV 12/010

Einführung eines verwaltungsweit einheitlichen Prozessmanagements

SV 12/003, SV 12/010

Novellierung der Dienstvereinbarung zur alternierenden Teleheimarbeit

SV 12/010

Erstellung eines Geschäftsverteilungs- und Aufgabengliederungsplans

SV 12/003

Kommunikationsformen

SV 12/003

Standards für Moderne Arbeitsformen

SV 12/003

Stellenbeschreibungsoffensive

SV 12/003

Wissensmanagement

SV 12/003

Neustrukturierung von Aufgabenzuordnungen einzelner kleiner und größerer Organisationseinheiten

SV 12/003

Verwertung der Empfehlungen aus der Organisationsuntersuchung der Gesamtverwaltung

SV 12/003, SV 12/012

Verwertung der Empfehlungen aus der Organisationsuntersuchung des zentralen Bauhofs

SV 12/003, SV 12/004

Novellierung der Dienstvereinbarung zur alternierenden Teleheimarbeit

Handlungsfeld:

Grundsätze der Verwaltungsführung und des Verwaltungshandelns

Kurzbeschreibung:

Die Dienstvereinbarung zur alternierenden Teleheimarbeit wurde den sich wandelnden Anforderungen an den Arbeitsplatz zuletzt nicht mehr gerecht und wurde deshalb überarbeitet. Nicht zuletzt auch die Corona-Pandemie hat das Thema Homeoffice noch einmal in den Fokus gerückt. Auch die vorhandenen Raumkapazitäten machten es erforderlich ein Desksharing bei der Überarbeitung der Dienstvereinbarung mit zu berücksichtigen.

Sachstand:

Abgeschlossen. S. Sachstandsbericht SV 12/010.

Wird zur Evaluation und zur Optimierung der Raumkapazitäten regelmäßig aufgegriffen. Nächster Sachstandsbericht über die Zahlen im Sommer 2022 geplant.