Beschlussvorschlag:

 

Der Ausschuss für Finanzen und Beteiligungen nimmt den Sachstandsbericht über die Tätigkeiten

der Zentralen Vergabestelle für das Jahr 2021 zur Kenntnis.

Erläuterungen und Begründungen:

 

1.            Historie und Aufgabenfelder der Zentralen Vergabestelle

 

Seit dem 01.10.1999 wickelt die Zentrale Vergabestelle alle öffentlichen und beschränkten Ausschreibungen der Stadt Hilden ab. Hierüber wurde im jährlichen Rhythmus per Mitteilungsvorlage berichtet. Die Zentrale Vergabestelle war organisatorisch bis zum 31.12.2020 im Amt für Finanzservice und dort im Sachgebiet Finanzen angesiedelt. Die Aufgaben der zentralen Vergabestelle wurden im Amt für Finanzservice von zwei Mitarbeitenden mit einem Stellenanteil von einer vollzeitverrechneten Planstelle ausgeführt. Die Aufgaben der zentralen Vergabestelle sind seit dem 01.01.2021 dem Team Recht, Versicherungen und Vergaben zugeordnet. Da ein Mitarbeiter der Vergabestelle die Stadt Hilden verlassen hat, war ein Personalwechsel vom Amt für Finanzservice in den Geschäftsbereich Recht, Versicherungen und Vergaben nicht möglich, sodass die Stelle neu zu besetzen war. Vorübergehend wurden daher auch weiterhin die Tätigkeiten der Vergabestelle im Amt für Finanzservice bis 28.02.2021 durch Frau Muth ausgeübt. Zusätzlich wurde Frau Rother vom Beratungs- und Prüfungsamt temporär bis 14.04.2021 in die zentrale Vergabestelle abgeordnet. Nach Beendigung der Abordnung von Frau Rother wurde als Übergangslösung ab 15.04.2021 der ehemalige Mitarbeiter der zentralen Vergabestelle, Herr Griesbach, im Rahmen einer geringfügigen Beschäftigung in der Zentralen Vergabestelle eingesetzt. Die neue Sachbearbeiterin der zentralen Vergabestelle, Frau Sturm, hat ihre Arbeit ab 10.05.2021 stellenanteilig aufgenommen. Zur weiteren Unterstützung und Kompensierung des fehlenden Stellenanteils von Frau Sturm wurde die geringfügigen Beschäftigung von Herrn Griesbach bis 14.10.2021 fortgeführt.

Seit Oktober 2021 ist Frau Sturm mit vollem Stellenanteil in der zentralen Vergabestelle tätig. Die Juristin Frau Erken ist im Rahmen des Vier-Augen-Prinzips eingebunden und unterstützt bei schwierigen vergaberechtlichen Sachverhalten.

 

Die Hauptaufgabenfelder der Zentralen Vergabestelle sind:

 

-  Die ordentliche und rechtmäßige Durchführung von öffentlichen und beschränkten Vergaben

-  Die Pflege und Nachbearbeitung aller zentral erfassten, freihändigen Vergaben inkl. Berichtswesen

- Die Pflege und Fortschreibung der Dienstanweisung für das Vergabewesen mit den dazugehörigen Vergabevermerken

- Die Pflege und Fortschreibung der Vergabevermerke für öffentliche, beschränkte und freihändige Vergaben, sowie offene Verfahren und Verhandlungsvergaben in den Bereichen Vergabeverordnung (VgV), UVgO und VOB

- Die Pflege und Aktualisierung des Vergabehandbuches

-  Die Information und Beratung der Fachämter zu allen vergaberechtlichen Themen

-  Berichtswesen im Bereich der öffentlichen, beschränkten und freihändigen Vergaben, sowie offenen Verfahren und Verhandlungsvergaben nach VgV, UVgO und VOB

- Abfragen und Meldungen nach Korruptionsbekämpfungsgesetz NRW im Rahmen der Korruptionsprävention innerhalb des Vergabeverfahrens

- Elektronische Archivierung aller durchgeführten Vergaben

- Hilfestellung bei der Vorbereitung von Vergabeunterlagen jeglicher Art

- Die Durchführung von Meldungen gemäß Verordnung zur Statistik über die Vergabe öffentlicher Aufträge und Konzessionen (VergStatVO)

- Die Veröffentlichung vergebener Aufträge gem. § 20 Abs. 3 VOB/A und § 30 Abs. 1 UvgO

 

 

2.            Einführung neuer Schwellenwerte

 

Zum 01.04.2021 wurden die Wertgrenzen für die Vergabe von Leistungen nach VOB sowie UVgO entsprechend des Runderlass des Ministeriums für Heimat, Kommunales, Bau und Gleichstellung „Vergabegrundsätze für Gemeinden nach § 26 der Kommunalhaushaltsverordnung (Kommunale Vergabegrundsätze)“ angepasst.

 

 

3.            Statistische Angaben

 

Die in der Anlage beigefügten Statistiken geben einen Überblick über die Vergaben der Zentralen Vergabestelle seit 2009. So ist der Statistik zu entnehmen, dass 2021 insgesamt 39 öffentliche und beschränkte Vergaben (- 45 % zum Vorjahr) mit einem Auftragsvolumen von 7.529.142 € durchgeführt wurden. Die geringere Anzahl der durchgeführten Vergabeverfahren ist der personellen Situation in 2021 (siehe 1. Historie und Aufgabenfelder der Zentralen Vergabestelle)  zuzuordnen. Die Anzahl der Freischaltungen für Ausschreibungen auf dem Vergabemarktplatz gilt als Indikator für das Interesse von Firmen an öffentlichen Aufträgen; in diesem Fall das Interesse der Firmen, Aufträge der Stadt Hilden zu übernehmen. Mit 14 Freischaltungen bzw. Aufrufen von Vergabeunterlagen durchschnittlich je durchgeführter Ausschreibung wurde ein etwas höherer Wert als im Vorjahr erreicht (10,8).

 

Die Anzahl der nicht öffentlichen freihändigen und Verhandlungsvergaben ist um 27 % zum Vorjahr gestiegen. Das entsprechende Auftragsvolumen in diesem Bereich hat sich mit 8.526.284,02 € nocheinmal gesteigert (128 % des Vorjahresauftragsvolumens) und entspricht dem bisher höchsten Wert. Diese Steigerung ist insbesondere auf ein erhöhtes Auftragsvolumen im Bereich der Bauleistungen zurückzuführen. Hier hat sich das Auftragsvolumen um mehr als ein Sechsfaches erhöht, was auf die stark gestiegenen Rohstoffpreise zurückzuführen ist. Das Auftragsvolumen im Bereich der freiberuflichen Leistungen ist ebenfalls leicht gestiegen, während das Auftragsvolumen im Bereich der Liefer- und Dienstleistungen gesunken ist.

 

 

4.         Ausblick

 

Die Vergabestelle plant aktuell in Zusammenarbeit mit dem Beratungs- und Prüfungsamt ein Grundlagenseminar für die mit Vergaben beauftragten Mitarbeiter der Fachämter. Darüber hinaus sollen auch in regelmäßigen Abständen kollegiale Austausche stattfinden um zum Einen den Austausch zwischen den KollegInnen untereinander zu fördern und zum Anderen gezielten fachlichen Input geben zu können.

Desweiteren wird die Anschaffung und der Einsatz einer Vergabesoftware geprüft.