Erläuterungen zum Antrag:

Es ist an der Zeit, die technisch sich bietenden Möglichkeiten zu nutzen, wenn wir sie schon unseren Kindern verordnen, um

1. Kosten zu sparen (Papier allein für die Ratssitzungen 2022 etwa 1.500,-€)

2. den enormen Verwaltungsaufwand zu reduzieren,

3. die Beschäftigten der Stadtverwaltung zu entlasten und

4. eine effektive, zeitsparende Mitarbeit zu gewährleisten.

Jeder Abnehmer befleißigt sich, mit einem privat oder einheitlich durch die SV (Zuschuss) angeschafften Tablet in die Funktionen einzuarbeiten, um aktiv an den TOP’s, Gutachten und anderen Mitteilungen mitzuarbeiten.

Antragstext:

Ich, Werner Erbe, Ratsmitglied – Hilden stelle hiermit für die Sitzung des Rates der Stadt am 23. Februar 2022 zur Beschlussfassung folgenden Antrag:

Nach dem Wegfall des Botendienstes für die Unterlagen der Stadtverwaltung:

1. Die Unterlagen ausschließlich per Email an die jeweiligen Mitglieder der Ausschüsse, des Rates und anderer Gremien zu senden.

2. Die einzelnen Seiten der PDF-Datei werden mit einer Notizmöglichkeit per PC/Tablet Eingabe zu versehen.

Stellungnahme der Verwaltung:

In der Sitzung am 13.12.2017 hat der Rat die Einführung der digitalen Gremienarbeit in Hilden in Form eines freiwilligen Umstiegs beschlossen. Daneben besteht weiterhin die Möglichkeit, die Sitzungsunterlagen in Papierform zu erhalten.

Grundsätzlich nutzen die Gremienmitglieder eigene Endgeräte (Tablets). Für die Anschaffung eines Tablets mit der erforderlichen Basisausstattung, die für die Nutzung der Mandatos-App benötigt wird, wird gem. Ratsbeschluss vom 21.03.2018 ein Investitionszuschuss an die Fraktionen je Wahlperiode gewährt (zurzeit rd. 379,00 € für ein Apple iPad und 330,00 - 350,00 € für ein Android Tablet).

Die Anzahl der Tablets, die bezuschusst werden, ist begrenzt auf die jeweilige Anzahl der Ratsmitglieder und sachkundigen Bürger/innen und Einwohner/innen soweit diese den Verzicht auf Papierzustellung erklären.

Die aktuelle Verteilung sieht wie folgt aus:

Von insgesamt rund 116 („politischen“) Mandatsträgern stellt sich die prozentuale Verteilung somit derzeit wie folgt dar:

• Digitale Gremienarbeit:           45 %
• Papierform:                             55 %

Durch die Einsparung der Bereitstellung der Sitzungsunterlagen in Papierform würden die Kosten für die Drucke und die Zustellung durch den externen Botendienst eingespart werden können.

Zeitgleich würde sich auch eine deutliche Zeitersparnis der Geschäftsstelle Rat einstellen. Beispielsweise muss nicht mehr gewartet werden bis die gedruckten Sitzungsunterlagen durch die Druckerei geliefert werden und es muss keine Sortierung und Zusammenstellung der Unterlagen mehr erfolgen. Entsprechend entfällt auch der Arbeitsaufwand bei den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der städt. Druckerei sowie der Poststelle für diese Aufgabe.

Daneben würde sich voraussichtlich jedoch der Betreuungsaufwand zumindest zu Beginn für die Einstellung des Tablets erhöhen. Eine genaue zeitliche Bemessung ist schwer kalkulierbar, da dies von verschiedenen Faktoren abhängt. Der ungefähre Zeitaufwand für die Einstellung des Tablets zu Beginn beträgt pro Person im Durchschnitt ca. 30 Minuten.

Einsparung bei Einstellung der Sitzungsvorlagen in Papierform pro Kalenderjahr:

Der Einzelpreis für eine Zustellung bis 19:59 Uhr beträgt 5,95 €. Es erfolgen rund 50 Fahrten des Botendienstes im Jahr. Pro Zustellung erfolgen im Durchschnitt 15 Fahrten durch den Boten. Einige Mitglieder, die auf die digitale Gremienarbeit umgestellt haben, erhalten zwar nicht die kompletten Sitzungsunterlagen in Papierform aber teilweise auf Wunsch noch die Einladungen in Papierform per Bote zugestellt (auch hierfür fallen pro Zustellung Kosten in Höhe von 5,95 € an).

A)   Kosten Botendienst

Die Druckmenge für die Gremienarbeit belief sich im Kalenderjahr 2021 auf:

B)   Kosten Druckerei

Bei einer vollständigen Umstellung auf die digitale Gremienarbeit ergibt sich ein Einsparpotential zwischen rund 25.000,00 € und 34.500,00 €/ Jahr (Wegfall Botendienst, Drucke und Zusammenstellung der Sitzungsunterlagen).

Demgegenüber entsteht für die digitale Gremienarbeit folgender Aufwand:

Seitens der IT werden die Android Tablets für Mandatos mittlerweile nicht mehr empfohlen, daher wurde bei der Gegenüberstellung von der Anschaffung von iPads ausgegangen. Die Kosten reduzieren sich, wenn eigene Tablets genutzt werden.

Die Kosten für die Anschaffung neuer Tablets erfolgt wahrscheinlich jeweils pro Wahlperiode neu, da die Tablets nach einer gewissen Zeit veraltet sind.

Vorteile der Arbeit mit der Mandatos-App:

Die Firma Somacos bietet mit der Applikation „Mandatos“ eine gut funktionierende Möglichkeit für eine vollständige digitale und papierlose Gremienarbeit an, die auch bereits von einigen Mitgliedern genutzt wird. Daher wird nicht empfohlen eine Zustellung der Unterlagen per E-Mail an die Mitglieder vorzunehmen (wie im Antrag aufgeführt).

Die Mandatos-App bietet eine offline Funktion an, mit der die Sitzungsdokumente in einem lokalen Speicher abgelegt werden können, sodass anschließend unabhängig vom Internetzugang die Dokumente eingesehen und bearbeitet werden können. Die Sitzungsunterlagen können nicht nur gelesen, sondern auch bearbeitet werden und die Volltextsuche ermöglicht ein schnelles Auffinden aller benötigten Informationen.

Alle Unterlagen, auch die Sitzungsunterlagen der vorherigen Wahlperiode, sind immer verfügbar und ermöglichen eine einfache Recherche.

Da die Sitzungsräume mit WLAN ausgestattet sind, sind auch Tischvorlagen sofort auf dem Tablet abrufbar und verfügbar.

Fazit

Grundsätzlich wird seitens der Verwaltung die Digitalisierung auch bei der Gremienarbeit als eine zeitgemäße Maßnahme befürwortet und unterstützt. Der digitale Wandel in der Gremienarbeit sollte auch zukünftig weiter verstärkt werden.

Durch die Umsetzung kann das Ziel einer ganzheitlichen Digitalisierung verfolgt werden und die Kosten für den Druck und Zustellung von Ausschuss- und Ratsunterlagen sowie der Zeit- und Arbeitsaufwand in der Verwaltung reduziert werden

Es wäre wünschenswert, wenn sich jede/r noch einmal individuell hinterfragt, ob die Papierform für die eigene Arbeit tatsächlich noch erforderlich ist. Beispielsweise auch die Zustellung der Einladungen in Papierform per Bote. Sofern bezüglich der Umstellung auf die digitale Gremienarbeit noch Unsicherheiten oder Fragestellungen bestehen, stehen die Kollegen und Kolleginnen des Teams Bürgermeisterbüro jederzeit gerne als Ansprechperson zur Verfügung.

Die Verwaltung würde umfassende Unterstützung anbieten und selbstverständlich während der üblichen Dienstzeiten montags bis freitags für Beratung und Hilfestellung zur Verfügung stehen. Es würden auch Schulungen für die Bedienung der Mandatos-App angeboten und eine Anleitung zur Ersteinrichtung von Mandatos zur Verfügung gestellt.

Die Einberufung des Rates wird in § 47 GO NRW geregelt. Die Vorschrift gilt analog auch für die Ausschüsse. In Absatz 2 ist geregelt, dass die Ladungsfrist, die Form der Einberufung und Geschäftsführung des Rates durch die Geschäftsordnung zu regeln sind. Bei einer Umstellung auf eine vollständige digitale Gremienarbeit müsste dann entsprechend die Regelung in der Geschäftsordnung für den Rat der Stadt Hilden und seine Ausschüsse angepasst werden

Klimarelevanz:

Durch den Wegfall der Botenfahrten und der Wegfall der Sitzungsunterlagen in Papierform reduziert sich auch der CO₂ Ausstoß.

gez.

Dr. Claus Pommer

Bürgermeister

Finanzielle Auswirkungen