Beschlussvorschlag:

Der Hauptausschuss nimmt den Sachstandsbericht Digitalisierung zur Kenntnis.

 

Erläuterungen und Begründungen:

 

Seit der letzten Sitzung des Hauptausschusses am 24.11.2021 wurden in der Digitalen Agenda folgende Fortschritte erzielt:

 

 

Einführung eines Online-Terminvergabesystems für das Bürgerbüro

 

Das Bürgerbüro wurde im Sommer 2021 als Pilotprojekt zur Einführung eines Online-Terminvergabesystems ausgewählt. Das Pilotprojekt wurde erfolgreich abgeschlossen, lediglich die Montage und Nutzung von Aufrufmonitoren musste zeitlich verschoben werden. Bedingt durch die Corona-Pandemie warten die Bürger*innen derzeit vor den Räumlichkeiten des Bürgerbüros. Sobald der Wartebereich wieder in die Räumlichkeiten des Bürgerbüros übergeht, soll die digitale Terminaufrufsystematik eingerichtet werden. Die Anbindung weiterer Ämter an das Online-Terminvergabesystem wird zeitnah forciert.

 

 

Einrichtung eines Dokumenten-Management-Systems (DMS): Aktenplan und allgemeine Schriftgutverwaltung

 

Die von der Verwaltung beschlossene Aktenplanstruktur soll für die allgemeine Schriftgutverwaltung (ASV) zunächst in den Pilotämtern (Beratungs- und Prüfungsamt und Team Organisationsangelegenheiten) umgesetzt werden. Hierfür wurden die Pilotbereiche im Wege eines Anwenderworkshops am 20.01.2022 in das Softwaremodul zur ASV eingeführt.

 

 

Reorganisation Rechnungswesen

 

Es hat eine Personalfluktuation in der Projektleitung gegeben, was zu einer Projektverzögerung führt (Vakanz / Einarbeitung). Da die Digitalisierung und Neugestaltung der Buchhaltungsprozesse Voraussetzung für eine(n) verlässlichen Umsatzsteuerausweis-, -erfassung und -abführung ist, soll die Projektleitung durch externe Begleitung unterstützt werden, um den Umsetzungstermin zu § 2b UStG (31.12.2022) nicht zu gefährden. Die technischen Voraussetzungen für den Testbetrieb sind nunmehr geschaffen. Eingescannte Rechnungen werden vom eingerichteten Scanner an das Programm „Rechnungsworkflow“ zur Validierung und Rechnungsfreigabe übermittelt. Der Testbetrieb mit Pilotämtern wird zeitnah durchgeführt.

 

 

Digitalisierung Baugenehmigungsverfahren

 

Im Februar 2022 steht die Installation der Software ProBauG an. Für Fachverfahren mit Schnittstellen zu ProBauG sollen zeitnah Angebote der Dienstleister eingeholt werden (Einrichtung und Konfiguration von Prosoz ELAN und die Schnittstelle zu Infoma). Die Anbindung an das Bauportal.Nrw steht ebenfalls noch an.

 

 

 

 

Digitalisierung Kulturamt Ersatz- und Schutzgutdigitalisierung von Archivgut

 

Der beschaffte Scanner ist aufgebaut und bereits im Einsatz. Derzeit werden die internen Prozessabläufe aufeinander abgestimmt. Zum 12.1.2022 konnte eine befristete Projektstelle im Rahmen der Förderlinie Wissenswandel besetzt werden, die den ältesten Aktenbestand I (1812-1899) scannen und die vorhandenen Erschließungsdaten ergänzen soll. Die Stelle ist befristet bis zum 31.082022. Es ist bereits deutlichgeworden, dass das Scannen und Erschließen eine umfangreiche Aufgabe ist. Das Gesamtziel, der Digitalisierung der gefährdeten Bestände, wird nur zu realisieren sein, wenn erneut Fördermittel akquiriert oder entsprechende Personalressourcen im Archiv für diese Tätigkeit bereitgestellt werden.

 

 

Erste Schritte zur Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG)

 

Im Februar 2022 findet ein Workshop des IT-Dienstleisters regio iT zum Thema Verwaltungsportal bzw. Serviceportal statt. Ein solches Portal ist zukunfts- und nutzerfreundliche Grundlage für eine Umsetzung des OZG, da hierüber die Online-Verwaltungsleistungen der Stadt Hilden angeboten und abgewickelt werden sollen. Dem Hauptausschuss, dem Ausschuss für Finanzen und dem Rat wurde eine Entscheidungsvorlage für den Anschluss an ein Verwaltungsportal übermittelt.

 

 

Projektplanung der priorisierten neuen Projekte der digitalen Agenda

 

Für die noch nicht begonnenen Projekte der digitalen Agenda mit hoher Priorität werden Projektpläne erstellt.

 

 

gez. Dr. Claus Pommer

Bürgermeister