Beschlussvorschlag:

 

Der Hauptausschuss beschließt die Digitale Agenda in der vorgelegten Version und beauftragt die Verwaltung, eine Zeit- und Ressourcenplanung für die Projekte mit gesetzlicher Verpflichtung sowie mit hoher Umsetzungspriorität vorzulegen.

 

Erläuterungen und Begründungen:

 

Der Hauptausschuss der Stadt Hilden hat auf Grundlage der Sitzungsvorlage WP 20 -25 SV II/002 die Einrichtung einer Arbeitsgruppe Digitalisierung bestehend aus einem Vertreter der Fraktionen sowie von Einzelvertretern politischer Parteien im Rat der Stadt Hilden, der Dezernentin II, dem IT-Leiter und der Digitalisierungsbeauftragten der Stadt Hilden beschlossen und die Verwaltung beauftragt, eine Aufstellung möglicher digitaler Arbeitsfelder für Kommunen und einen Vorschlag für eine Umsetzungsprojektliste vorzulegen.

 

Am 27.05.2021 und 20.08.2021 haben Sitzungen der Arbeitsgruppe stattgefunden. Eine weitere Sitzung ist für den 18.11.2021 geplant.

 

Folgende Aufgabenfelder für die Stadt Hilden im Rahmen der Digitalisierung sind in der Arbeitsgruppe erarbeitet worden:

 

• E-Government - Bürgerdienste und Verwaltungsprozesse
• Smart-City - digitale Infrastruktur im Stadtgebiet und
• Datenmanagement.

 

Auf Grund gesetzlicher Vorgaben und im Sinne der Haushaltskonsolidierung sowie bedingt durch die notwendige Gegensteuerung zum Fachkräftemangel wurde dem Handlungsfeld „E-Government“ Priorität eingeräumt. Smart-City-Projekte sollen aber bereits konzipiert werden und bei Verfügbarkeit entsprechender Finanzmittel und Personalkapazitäten in die digitale Agenda aufgenommen werden. Das Datenmanagement wird parallel zu den Umsetzungsschritten der digitalen Agenda entsprechend der veränderten Rahmenbedingungen laufend fortzuschreiben.

 

Für einen ersten Entwurf der digitalen Agenda wurden politische Anträge und Vorschläge, verwaltungsinterne Vorhaben und gesetzliche Vorgaben in einer einheitlichen Struktur zusammengetragen und in einzelnen Handbüchern mit Zielsetzung, Beschreibungen, Effekten und Abhängigkeiten zu technischen Voraussetzungen und anderen Entwicklungen dokumentiert.

 

Die so entstandene Projektliste wurde anhand der Kriterien

 

• Bürgernutzen / externer Mehrwert,
• Verwaltungsnutzen / interner Mehrwert und
• Alternativeffekten aus Trendprojektion (was passiert, wenn wir nichts tun)

 

bewertet und priorisiert. Dabei wurde die Handlungsfähigkeit der Verwaltung unter Berücksichtigung der planbaren Fluktuation und dem daraus zu berücksichtigenden wachsenden Fachkräftemangel in der Trendprojektion berücksichtigt. Zwischen den einzelnen Projekten bestehen Abhängigkeiten, die ebenfalls in der Sortierung/Priorisierung aufgenommen werden. So wurden Projekte, die zunächst eine hohe Bewertung über die o.g. Kriterien erhalten haben, aber noch nicht umgesetzt werden können, weil zunächst Voraussetzungen über Vorläuferprojekte geschaffen werden müssen, in einer eigenen Projektkategorie dargestellt. Solche Projekte, deren Umsetzung einer gesetzlichen Verpflichtung unterliegen, wurden ebenfalls gesondert priorisiert und in einer eigenen Kategorie gruppiert. Projekte, die sich bereits in der Umsetzung befinden, wurden nicht erneut bewertet/priorisiert, sie werden der Vollständigkeit halber in der Agenda und zur Dokumentation/Messung des erreichten Digitalisierungsgrades aufgeführt.

 

Neben der Liste der Digitalisierungsprojekte wurde auch eine Auflistung kleinerer laufender und geplanter Digitalisierungsmaßnahmen erstellt. Diese wird verwaltungsintern unter Einbeziehung der Entwicklung des Datenmanagements gesteuert und umgesetzt.

 

In der Anlage ist ein Entwurf der ersten Fassung der digitalen Agenda der Stadt Hilden dargestellt. Die Agenda soll dynamisch fortgeschrieben werden, wobei begonnene Projekte grundsätzlich nicht mehr in Frage gestellt werden sollen. Bei positivem Beschluss des Entwurfes werden die Projekte mit hoher Priorität sowie die Pflichtprojekte mit einer Zeit- und Ressourcenplanung unterlegt. Um die Anzahl der realisierbaren Projekte zu erhöhen, hat die Arbeitsgruppe Digitalisierung den Einsatz von zwei Digitalisierungspaten vorgeschlagen, die das Bestandspersonal bei den Projekten unterstützen und/oder entlasten sollen. Mittel- und langfristig sollen die Digitalisierungspaten als Prozess-Steuerer für digitalisierte Prozesse eingesetzt werden. Zwei vollzeitverrechnete Stellen wurden entsprechend in den Stellenplan gemäß Haushaltsplanentwurf 2022 mit korrespondierenden Personalkosten eingestellt.

 

Gez.

 

Dr. Claus Pommer