Beschlussvorschlag:

Der Bericht der Kommunal Agentur NRW GmbH zur Organisationsuntersuchung Zentraler Bauhof wird zur Kenntnis genommen.

Erläuterungen und Begründungen:

In seiner Sitzung vom 12.09.2019 hat der Umwelt- und Klimaschutzausschuss auf Antrag der Fraktion Allianz für Hilden einstimmig beschlossen, für den Bauhof eine externe Organisationsuntersuchung durchführen zu lassen. Nach Vorberatung im Ausschuss für Umwelt- und Klimaschutz wurde in der Ratssitzung am 23.09.2020 die erstellte Aufgabenstellung von der Verwaltung vorgestellt und daraufhin die im Haushalt 2020/2021 für die Organisationsuntersuchung vorgesehenen Haushaltsmittel freigegeben (Sitzungsvorlage WP 14-20 SV 10/097). Nach erfolgreicher Ausschreibung wurde im Dezember 2020 die Kommunal Agentur NRW GmbH mit der Durchführung beauftragt.

Ziel der Untersuchung ist die Überprüfung und Definition der Führungsebenen und der Führungsprozesse, eine effiziente Gestaltung der Einsatzplanung, die Durchführung einer Aufgabenkritik unter Beachtung von Wirtschaftlichkeitsaspekten, die Definition von Qualitätsstandards im Bauhof und die Darstellung der dafür notwendigen Personalausstattung und -entwicklung. Der Aufgabenbereich Straßen- und Kanalunterhaltung wurde aus der Organisationsuntersuchung explizit ausgenommen, um den Schwerpunkt der Untersuchung auf die Stadtbildpflege zu legen.

Im Rahmen der Untersuchung waren, neben einer Bestandsaufnahme und Bewertung der Ist-Situation, Handlungsempfehlungen zu folgenden Themenstellungen zu entwickeln:

a.   Aufbau- und Ablauforganisation

b.   Personalausstattung

c.   Aufgabenportfolio (Eigen-/Fremdleistung) und Aufgabenkritik

d.   Optimale Nutzung der IT

e.   Qualitätssicherungssystem

f.    Grünpflegestandards

g.   Optimierung Fahrzeug- und Gerätepark

h.   Optimierung der Schnittstellen in der Stadtbildpflege

i.    Dokumentation / Kommunikation / Controlling

j.    Rechtssicherheit (Arbeitssicherheit / Verkehrssicherheit)

Neben einer umfangreichen Datenrecherche und Auswertung, wurden von der Kommunal Agentur NRW GmbH Interviews mit Mitarbeiter*innen und Führungskräften, Begehungen von Standorten und Workshops durchgeführt.

Die Organisationsuntersuchung bewertet den Zentralen Bauhof als gut und funktional aufgestellt, der seine Stärken in der Erledigung der gewerblichen Arbeiten hat.

Der zentrale Standort an der Straße Auf dem Sand bildet in Verbindung mit dem Neubau des Gärtnerhofes an der Herderstraße ein gutes Fundament für die Zukunft zur Umsetzung der Aufgaben und vorgeschlagenen Maßnahmen.

Mit der zukünftigen Umsetzung einer gelebten Digitalisierung und Projektsteuerung einhergehend mit einer optimierten wirtschaftlichen Steuerung unter Qualitätssicherungsgesichtspunkten und der Erhöhung der Personalressourcen im Bereich der Führung (1,65 VZÄ) und geringfügig in der Stadtreinigung/Abfallwirtschaft (2,74 VZÄ) sowie der Fortführung der begonnen Schritte zum Betrieblichen Gesundheits- und Eingliederungsmanagement (in Verantwortung des Haupt- und Personalamtes) kann der Zentrale Bauhof nach Einschätzung der Kommunal Agentur mittelfristig die Anforderungen aus Verwaltung, Politik und die eigenen gut erfüllen.

Die wesentlichen Ergebnisse und Empfehlungen der Untersuchung stellt die Kommunal Agentur NRW GmbH nun im Rahmen einer Präsentation vor, die der Sitzungsvorlage beigefügt ist. Hierbei wird deutlich, dass insbesondere in den Bereichen Digitalisierung, Datenerfassung in der Grünunterhaltung und strategische Entwicklung von Projekten und Konzepten des Bauhofs dringende Handlungsbedarfe bestehen. Es wird aber auch deutlich hervorgehoben, dass die Kernprozesse wie Abfallbeseitigung und Grünunterhaltung gut funktionieren.

Die fehlende umfassende Fortschreibung des ursprünglich im Rahmen der NKF-Einführung erstellten Grünflächenkatasters in ein Betriebsunterstützungsmittel führte dazu, dass im Bereich Qualitätsmanagement leider nur die grundsätzliche Vorgehensweise erarbeitet werden konnte.

Dies ist auch aus Sicht der Verwaltung sehr zu bedauern; aber die fehlende Datengrundlage, die auch zum Teil auf unterschiedliche Aufgabenverständnisse in der Schnittstelle zwischen der Grünunterhaltung und der Grünplanung zurückzuführen sind, ist auch eine der wesentlichen Erkenntnisse der Untersuchung. Um auch im Rahmen von Vergleichsringen der Gemeindeprüfungsanstalt verlässliche Vergleiche durchführen zu können, muss hier im strategischen Bereich nachgesteuert werden.

Auf den Seiten 172 und 173 sind die Vorschläge der Kommunal Agentur zusammenfassend dargestellt. Neben den bereits zuvor genannten Maßnahmen und der Personalausstattung handelt es sich bei den übrigen Vorschlägen um Maßnahmen, die als laufendes Geschäft der Verwaltung im Betrieb umgesetzt werden können.

Erste Empfehlungen der KommunalAgentur wurden bereits im Laufe der Organisationsuntersuchung aufgegriffen. Deshalb wurden die Empfehlungen zur Einrichtung einiger Schlüsselstellen schon in den Entwurf des Stellenplans 2022 aufgenommen.

Ergänzend zur Präsentation wird dem Hauptausschuss der rund 170 Seiten umfassende Abschlussbericht (zuzüglich Anlagen) als PDF-Datei zur Verfügung gestellt. Darin sind tiefergehende Analysen, Soll-Konzepte und Erläuterungen dargestellt.

Gez.

Dr. Claus Pommer

Bürgermeister