Novellierung der Dienstanweisungen und -vereinbarungen

Handlungsfeld:

Grundsätze der Verwaltungsführung und des Verwaltungshandelns

Kurzbeschreibung:

Die Dienstanweisungen und -vereinbarungen gehen teilweise noch nicht auf aktuelle Entwicklungen der Arbeitswelt ein. So wird beispielsweise keine Regelung getroffen, wie ein digitaler Dienstweg aussieht. Moderne Formen der Arbeit und Zusammenarbeit sind ebenfalls nicht ausreichend geregelt. So geben die Dienstanweisungen und -vereinbarungen einerseits keine ausreichende Struktur mehr für das Verwaltungshandeln vor und hemmen die Attraktivität als Arbeitgeberin

Sachstand:

In Bearbeitung.

Aktuell werden insbesondere die Allgemeine Dienstanweisung und die Dienstvereinbarung zur alternierenden Teleheimarbeit überarbeitet.

Einführung eines Dokumentenmanagementsystems

Handlungsfeld:

Grundsätze der Verwaltungsführung und des Verwaltungshandelns

Kurzbeschreibung:

Bei der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems handelt es sich um kein reines Digitalisierungsthema. Vorgelagert ist die Entwicklung eines Aktenplans, der die Ablage der digitalen Dokumente und Lese- und Schreibberechtigungen regelt.

Auch der Wechsel von der Papier- zur elektronischen Akte selbst bringt organisatorische Veränderungen mit sich. Arbeitsabläufe sind auf die neuen Möglichkeiten hin zu optimieren. Die optimierten Arbeitsabläufe und die technischen Voraussetzungen sind aneinander anzupassen, um den bestmöglichen Nutzen aus der digitalen Aktenverwaltung zu ziehen.

Sachstand:

In Bearbeitung

Das Aktenplankonzept musste zuletzt überarbeitet werden und liegt im Entwurf zum Beschluss vor. Hierauf aufbauend kann dann die allgemeine Schriftgutverwaltung schrittweise eingeführt werden. Weitere Teilprojekte sind die Einführung der Fallakten, das ersetzende Scannen und digitale Workflows.

Standards bei Führungsaufgaben und Führungsspanne

Handlungsfeld:

Grundsätze der Verwaltungsführung und des Verwaltungshandelns

            Kurzbeschreibung:

Teil der Organisationsuntersuchung ist auch das Aufzeigen von Standards in der Mitarbeitendenführung. Hierbei geht es einerseits um die Festlegung von Führungsspannen, aber auch um klare Definition, welche Aufgaben Führung auf welcher Ebene beinhalten. Hierfür sind Stelleninhalte und -umfänge aller Führungsstellen zu überprüfen und ggfs. anzupassen.

Sachstand:

Identifiziert.

Nach Abschluss der Organisationsuntersuchung der Gesamtverwaltung müssen die Empfehlungen von pwc aufgegriffen, weiter ausgearbeitet und auf die verschiedenen Organisationseinheiten übertragen werden. 

Erstellung eines Geschäftsverteilungs- und Aufgabengliederungsplans

Handlungsfeld:

Grundsätze der Verwaltungsführung und des Verwaltungshandelns

Kurzbeschreibung:

Es gibt Organigramme, die darstellen, wie sich die Verwaltung in die einzelnen Organisationseinheiten untergliedert. Daneben ordnet der Produktplan die städtischen Produkte den einzelnen Organisationseinheiten zu. Was jedoch fehlt, ist die Identifikation der Aufgaben und deren Zuordnung zu den Produkten und Organisationseinheiten. Aufgaben können auch nicht immer nur genau einer Organisationseinheit zugeordnet werden, sondern sind sachgebiets-, ämter- oder dezernatsübergreifend zu bearbeiten. Ein Geschäftsverteilungs- und Aufgabengliederungsplan unterstützt dabei insbesondere auch die Abgrenzung der einzelnen Geschäftskreise zueinander und die Festlegung von Zuständigkeiten.

Sachstand:

Identifiziert

Kommunikationsformen

Handlungsfeld:

Grundsätze der Verwaltungsführung und des Verwaltungshandelns

            Kurzbeschreibung:

Kommunikation meint sowohl die verschiedenen Kanäle, aber auch die Art. Heutzutage werden an die Kommunikation mehr Anforderungen gestellt als je zuvor. Sie soll u.a. modern, mitnehmend, offen, digital, unbürokratisch sein. Hierzu gilt es stets die verschiedenen Kanäle und Arten zu betrachten und geeignete Methoden und Werkzeuge in der Verwaltung zu etablieren.

Dahinterliegende Fragestellungen sind unter anderem:

- Welche Kanäle sind für welchen Zweck am besten geeignet?

- Was sollte aus der pandemischen Lage heraus beibehalten werden, weil es eine Bereicherung ist?

- Wo hat sich Verbesserungspotenzial gezeigt?

- Wie arbeitet man effizient, nimmt alle Beteiligten im Prozess mit und macht Entscheidungswege transparent und nachvollziehbar?

- Wie entwickelt man Lösungen nutzerorientiert?

- Wie gelingt ämterübergreifende, interdisziplinäre oder interkommunale Zusammenarbeit, ohne notwendige Entscheidungskompetenzen auszuhebeln?

Sachstand:

Identifiziert.

Standards für Moderne Arbeitsformen

Handlungsfeld:

Grundsätze der Verwaltungsführung und des Verwaltungshandelns

Kurzbeschreibung:

Unter modernen Arbeitsformen ist u.a. der Arbeitsort, also im Büro, alternierende oder feste Teleheimarbeit, aber auch die Arbeitsweise, also zum Beispiel Projektarbeit, Arbeit in Arbeitsgruppen, agiles Arbeiten zu verstehen.

Die Arbeitsform hat hier unmittelbare Auswirkung auf die Arbeitsqualität und somit auf die Bürgerfreundlichkeit. Aber auch die Mitarbeitendenzufriedenheit lässt sich durch passende Auswahl steigern. Dabei sind die möglichen Effekte aber auch Anforderungen je nach Arbeitsform unterschiedlich. Durch viel Teleheimarbeit lassen sich Räume einsparen, Familie und Beruf sind besser miteinander vereinbar, aber die Arbeit sollte hierfür auch möglichst umfassend digital möglich sein.

Auch kann in der Regel nicht per „Fingerschnipp“ die Arbeitsform gewechselt werden, sondern hängt individuell von den Gegebenheiten in der jeweiligen Organisationseinheit ab. Standards unterstützen hier die für die jeweiligen Umstände geeignete Arbeitsform auszuwählen, einzuführen und effizient umzusetzen.

Sachstand:

Identifiziert

Einführung eines verwaltungsweit einheitlichen Prozessmanagements

Handlungsfeld:

Steuerungsunterstützung

Kurzbeschreibung:

Mit einem verwaltungsweit einheitlichen Prozessmanagement wird ein gemeinsames Verständnis für die Arbeitsabläufe und ihre Zusammenhänge geschaffen und diese besprechbar gemacht. Mit Hilfe einer umfassenden Prozessbibliothek können für verschiedenste Themen schnell die relevanten Prozesse identifiziert, betrachtet und optimiert werden. So lassen sich beispielsweise mit wenigen Klicks die Prozesse herausfiltern mit Bürgerkontakt, die eine hohe Fallzahl aufweisen und zumindest aktuell noch keinen digitalen Kanal bedienen. Auf der gleichen Grundlage wäre aber auch eine Auswertung hinsichtlich der Auflistung aller freiwilligen Leistungen oder aller rein internen Abläufe etc. möglich.

Sachstand:

In Bearbeitung

Prozessmanagement wird grundsätzlich bereits situationsbezogen in der Verwaltung, insbesondere durch das interne Qualitätsmanagement, angewandt. Auch bei Organisationsuntersuchungen wurden Prozesse erhoben und zur Optimierung des Arbeitsablaufes genutzt. Hierauf kann sehr gut aufgebaut werden. Ein Grobkonzept zur Einführung eines verwaltungsweit einheitlichen Prozessmanagements liegt bereits im Entwurf vor und eine geeignete Softwarelösung ist bereits im Rahmen des internen Qualitätsmanagements im Einsatz.

Optimierung des Stellenbeschreibungs- und -bewertungsverfahrens

Handlungsfeld:

Steuerungsunterstützung

Kurzbeschreibung:

Stellenbeschreibungen legen fest, welche Arbeiten auf einer Stelle zu erfüllen sind und sind damit Grundstein für Stellenbewertungen und Stellenausschreibungen. Auch für Optimierungen im Arbeitsablauf sind Stellenbeschreibungen häufig die Grundlage, da sie auch Schnittstellen und Berührungspunkte mit anderen Organisationseinheiten oder Externe und damit verbunden die Abgrenzung von Verantwortlichkeiten aufzeigen. Die Erarbeitung der Stellenbeschreibungen, wie auch das weitere Bewertungsverfahren stellen einige Anforderungen an die erstellenden Führungskräfte. Hierfür muss Wissen entsprechend auf alle Beteiligten gestreut werden. Das Bewertungsverfahren soll in seinem Ablauf optimiert werden und dadurch transparenter, kollaborativ und nutzerzentriert werden. Hierfür soll Bewertungswissen auch breiter gestreut werden, um die Mitwirkung am Verfahren gewährleisten zu können.

Sachstand:

In Bearbeitung. Schulungen zur breiteren Streuung von Beschreibungs- und Bewertungswissen sind bereits geplant und terminiert.

Stellenbeschreibungsoffensive

Handlungsfeld:

Steuerungsunterstützung

Kurzbeschreibung:

Von vielen Stellen liegt keine (aktuell gültige) Stellenbeschreibung vor. Stellenbeschreibungen werden häufig erst bei Vakanz einer Stelle im Rahmen der Wiederbesetzung erstellt bzw. aktualisiert. Eine Einordnung und Abgrenzung von anderen Stellen in der eigenen Organisationseinheit sowie eine Abgrenzung von vergleichbaren Stellen(inhalten) in anderen Organisationseinheiten ist dabei jedoch nur mit deutlichem Mehraufwand möglich, da die heranzuziehenden Stellenbeschreibungen in der Regel nicht aktuell sind. Auch für die Stelleninhabenden besteht aufgrund fehlender oder nicht aktueller Stellenbeschreibung nicht immer Klarheit über die eigenen Aufgaben und Verantwortlichkeiten oder Anforderungen an die Stelle. Organisationsuntersuchungen greifen insbesondere bei der Überprüfung der Aufgaben und der Stellenbemessung auf vorliegende Stellenbeschreibungen zurück.

Erst durch eine breit aufgestellte Grundlage an Stellenbeschreibungen können hier Mehrwerte erzielt werden.

Sachstand:

Identifiziert.

Wissensmanagement

Handlungsfeld:

Steuerungsunterstützung

Kurzbeschreibung:

Demografischer Wandel und allgemein Personalfluktuation sind leider bereits fest etablierte Begriffe. Eine überschneidende Einarbeitung neuer Mitarbeitenden ist in den seltensten Fällen möglich. Deshalb ist es umso wichtiger (Experten-)Wissen zu wahren und möglichst verlustfrei zu übertragen. Aus organisatorischer Sicht können hierfür passende Werkzeuge zur Verfügung gestellt oder auch erst neu erarbeitet werden. Prozessmanagement (s.o.) stellt beispielsweise eine Möglichkeit dar.

Sachstand:

Identifiziert.

Neustrukturierung von Aufgabenzuordnungen einzelner kleiner und größerer Organisationseinheiten

Handlungsfeld:

Aufbau- und Ablauforganisation

Kurzbeschreibung:

Auch unabhängig von den beiden großen Organisationsuntersuchungen ergeben sich immer wieder aufgrund von Aufgabenzuwächsen, Aufgabenverlagerungen, Aufgabenkritiken, Fachkräftemangel, Haushaltskonsolidierung etc. der Bedarf die bisherige Arbeitsweise zu hinterfragen und zu optimieren. Hierfür sind die entsprechenden Bereiche zu untersuchen, um gemeinsam mit den Führungskräften und Mitarbeitenden des Bereichs nach organisatorischen Grundsätzen eine optimale Neuausrichtung zu entwickeln. Begonnen wird hier beispielsweise mit der Untersuchung des organisatorischen Aufbaus des Team Organisationsangelegenheiten selbst.

Sachstand:

In Bearbeitung

Verwertung der Empfehlungen aus der Organisationsuntersuchung der Gesamtverwaltung

Handlungsfeld:

Aufbau- und Ablauforganisation

Kurzbeschreibung:

Die Organisationsuntersuchung der Gesamtverwaltung hat Organisationswissen an das Team Organisationsangelegenheiten vermittelt und wird mit diversen Empfehlungen zur Optimierung der Verwaltung abschließen. Diese können sowohl qualitativer wie auch quantitativer Natur sein. Die Empfehlungen sind zu überprüfen. Verwaltungsseitig wird hierzu Stellung bezogen und das Ergebnis der Politik als eigene Sitzungsvorlage zur weiteren Entscheidung vorgelegt. Teilweise werden aber auch weitere Themenfelder, Aufgabenbereiche aufgezeigt werden, bei deren Untersuchung im Rahmen der Untersuchung bereits aufgefallen ist, dass hier eine detailliertere Betrachtung im Nachgang sinnvoll sein kann. Auch dies gilt es zu prüfen und dann ggfs. weitere Organisationsuntersuchungen mit dem erworbenen Wissen eigenständig intern durchzuführen.

Sachstand:

Identifiziert. Der Abschluss der Organisationsuntersuchung muss noch abgewartet werden.

Verwertung der Empfehlungen aus der Organisationsuntersuchung des zentralen Bauhofs

Handlungsfeld:

Aufbau- und Ablauforganisation

Kurzbeschreibung:

Die Organisationsuntersuchung des zentralen Bauhofs schließt mit diversen Empfehlungen zur Optimierung des Bauhofs ab. Diese sind sowohl qualitativer wie auch quantitativer Natur. Die Empfehlungen sind zu überprüfen. Verwaltungsseitig wird hierzu Stellung bezogen und das Ergebnis der Politik als eigene Sitzungsvorlage zur weiteren Entscheidung vorgelegt. Hieraus können sich weitere Aufträge zur Umsetzung der Empfehlungen ergeben.

Sachstand:

Identifiziert.

Die Organisationsuntersuchung wurde bei Erstellung der Vorlage gerade erst abgeschlossen.