Erläuterungen zum Antrag:

Von Seiten Hilderner Bürgern wurde an die CDU-Fraktion herangetragen, dass es

keinerlei Information von der Stadtbücherei gibt, wenn ein Abonnement für ein E-Paper

ausläuft. Somit haben die Abonnementen keine Möglichkeit ihr Abo frühzeitig zu

verlängern.

Ebenso gibt es keine Lastschrifteinzugsermächtigung für die Jahresgebühr. Dies führt

dazu, dass Mitgliederbeiträge nicht gezahlt werden, wenn die Mitglieder nicht persönlich in

der Stadtbücherei erscheinen und diesen Betrag (nach)zahlen. Dies ist gerade für

Mitglieder, die vor allem an dem E-Paper Angebot interessiert sind, sehr umständlich.

Ebenso gehen der Stadtbücherei dadurch ggf. Mitgliederbeiträge verloren.Im Sinne der

Digitalisierung sollten diese Verfahrensweisen angepasst und erneuert werden.

Antragstext:

1. Einführung eines Lastschrifteinzugsverfahrens bei der Stadtbücherei Hilden, welches

ihren Mitgliedern die Möglichkeit gibt, darüber Jahresbeiträge und Abonnements zu

bezahlen.

2. Einführung eines Erinnerungsservice bei der Stadtbücherei, der frühzeitig über das

Auslaufen eines Abonnements informiert.

Stellungnahme der Verwaltung:

1.       Einführung eines Lastschrifteinzugsverfahrens bei der Stadtbücherei Hilden, welches ihren Mitgliedern die Möglichkeit gibt, darüber Jahresbeiträge und Abonnements zu bezahlen.

Bisher haben die Kund*innen nach Prüfung der angegebenen Adress-/Kontaktdaten und des Tarifs die Möglichkeit ihre Jahresgebühren bar oder mit EC-Karte über den Kassenautomaten der Stadtbücherei zu bezahlen. Außer diesen Jahresentgelten können noch Säumnisentgelte sowie Leihgebühren für einzelne Mediengruppen anfallen. Durch eine Schnittstelle zu „BIBLIOTHECAplus“ erfolgt die Buchung direkt im Büchereikonto der Kund*innen. Als Zwischenhändler agiert die Payone GmbH. Aktuell wird ein neuer Kassenautomat beschafft, da der jetzige nicht mehr funktionsfähig ist. Als Übergangslösung wird über Notreservekasse bar beim Personal bezahlt, das die Buchung in der Bibliothekssoftware auslösen und quittieren muss.

Die SEPA-Basis-Lastschrift ist ein EU-weiter Standard für Lastschriftverfahren. Anders als bei einer Überweisung löst der Zahlungsempfänger die Buchung aus und nicht der Zahler. Um Geld vom Konto des Zahlungspflichtigen einzuziehen, benötigt die Stadt Hilden ein SEPA-Lastschriftmandat. Das Mandat kann für einmalige oder wiederkehrende Zahlungen erteilt werden. Der Zahlungspflichtige füllt das Mandat aus und gibt seine IBAN und (wenn nötig) den BIC an.

Gemäß Dienstanweisung für die Finanzbuchhaltung der Stadt Hilden Ziffer 19.4 fällt die Zuständigkeit für Abbuchungsaufträge oder Einzugsermächtigungen im Lastschriftverkehr in die Finanzbuchhaltung. In Absprache mit der Zentralen Buchhaltung ist die Einführung eines Lastschrifteinzugsverfahrens mittels SEPA-Lastschriftmandats für die Abonnements für Jahresentgelte grundsätzlich möglich. Voraussetzung ist die Abbildung der Forderungen in der Finanzsoftware „Infoma newsystem“ auf den entsprechenden Debitorenkonten.

Die Abwicklung für die damit verbundenen technischen und organisatorischen Voraussetzungen wurden gründlich überprüft: Die Bibliothekssoftware „BIBLIOTHECAplus“ ist zwar in der Lage, jeweils fällige Gebühren für den Lastschrifteinzug auszugeben, allerdings existiert keine Schnittstellenanbindung zwischen der Bibliotheks- und der Finanzsoftware.  Aus diesem Grund können die Forderungen nicht auf elektronischem Wege zwischen den o.a. Softwareprodukten übertragen werden.

Für die Erfassung der Forderungen in die Finanzsoftware bedeutet dies einen arbeitsbezogenen Mehraufwand für die Mitarbeiter*innen der Bücherei. Zusätzlich zur Bearbeitung der einzelnen Vorgänge in der Bibliothekssoftware müssten auch entsprechende Bescheide erstellt und an die Kund*innen unter Angabe eines Verwendungszwecks und eines Fälligkeitstermins versendet werden. Kopien dieser Bescheide könnten als buchungsbegründete Unterlagen an die Zentrale Buchhaltung versendet werden, um die Forderungen in der Finanzsoftware auf den Debitorenkonten abzubilden.

Um die eingebuchte Forderung zur Fälligkeit abbuchen zu können, müsste der Zahlungspflichtige der Zentralen Buchhaltung ein ausgefülltes SEPA-Lastschriftmandat für den Einzug der Forderung übermitteln.

Eine ständige Kontrolle der Einzahlungen wäre durch die Mitarbeiter*innen der Bücherei von Nöten, um eine Freigabe des Büchereiausweises vorzunehmen. Ohne Schnittstellenanbindung der eingesetzten Softwareprodukte verursacht dies einen hohen personellen Aufwand bei der Bücherei.

Des Weiteren ist zwingend erforderlich, dass einige Kund*innen zwecks Nachweis für ermäßigte Tarife dennoch in die Bücherei kommen. Der zweifelsfreie Nutzen dieses Service für Bürger*innen steht deshalb in keinem Verhältnis zum Aufwand und ist mit der vorhandenen Personaldecke nicht zu leisten.

Das Büchereiteam hat dennoch großes Interesse an einer Serviceverbesserung: Hierzu könnte eine Zahlungsmöglichkeit im Online-Katalog BibNet geschaffen werden. Dadurch könnten auch alle anderen Nutzungsgebühren der Stadtbücherei Hilden mit e-Payment beglichen werden. Dort ist auch jetzt schon einsehbar, wann Jahresentgelte anfallen werden und welche weiteren Gebühren aktuell fällig sind. Ob und zu welchen Konditionen die Zahlung über das Online-Bibliothekskonto realisiert werden kann, wird aktuell geprüft. Auch hierfür wird eine Schnittstelle benötigt. Es konnte noch nicht verbindlich geklärt werden, ob die Bibliothekssoftware hierfür ersetzt werden müsste. Auch muss letztendlich geklärt werden, wie die Zahlungseingänge auf das städtische Hauptkonto transferiert werden und eine Abbildung in der Finanzsoftware erfolgt.

2. Einführung eines Erinnerungsservice bei der Stadtbücherei, der frühzeitig über das

Auslaufen eines Abonnements informiert.

Die Möglichkeit der Einrichtung einer Nachricht zur Erinnerung, dass die Gültigkeit des Büchereiausweises zu einem individuellen Termin abläuft, hat der Anbieter der Bibliothekssoftware für eines der nächsten Updates angekündigt, das nun abzuwarten ist.

gez.

in Vertretung

Sönke Eichner

1. Beigeordneter

Klimarelevanz:

keine