Beschlussvorschlag:

 

Der Ausschuss für Kultur und Heimatpflege nimmt Kenntnis von den Mitteilungen der Verwaltung.

 

Erläuterungen und Begründungen:

 

Zum 1. März hat Frau Antonia Bertulies die Leitung des Stadtarchivs Hilden übernommen. Die gebürtige Bochumerin wohnt seit 2019 mit ihrer Familie in Hilden. Sie verfügt über zwei Masterabschlüsse (Germanistik, HHU Düsseldorf und Editionswissenschaften, BU Wuppertal) und arbeitet derzeit an einem dritten im Fachbereich Archivwissenschaften an der FH Potsdam. Sie ist seit 2011 im Archivbereich tätig und war zuletzt beim LWL-Archivamt für Westfalen für das Langzeitarchivsystem DiPS.kommunal angestellt.

 

- Aufgaben:

 

Archive sind sowohl Kultureinrichtungen wie aber vor allem Dienstleister und Teil der Verwaltung. Die Unterhaltung eines eigenen Archivs unter Betreuung einer fachlich geeigneten Person ist kommunale Pflichtaufgabe (§10 ArchivG NRW). Archive machen das Verwaltungshandeln für Bürger*innen transparent und überprüfbar und ermöglichen so eine kompetente Bürgerbeteiligung. Sie stellen dauerhaft die Rechtssicherung und die Rechenschaftsfähigkeit der Verwaltung sicher.

 

Alle Aufgaben und Tätigkeiten im Archiv sind auf ein Ziel ausgerichtet: die Nutzung. Diese soll transparent, effizient, modern und rechtssicher ermöglicht werden.

 

- Erste Umsetzung:

 

Frau Bertulies erstellte in den ersten Monaten ihrer Tätigkeit ein Dokumentationsprofil, eine Tektonik, verschiedene Arbeitsanweisungen und überarbeitete die Verträge und Formulare des Archivs. Zudem führte sie eine regelmäßige Klimakontrolle und das IPM (Integrated Pest Management) ein.

 

- Ziele der neuen Stadtarchivarin:

 

Frau Bertulies möchte die Kommunikation zwischen Archiv und den einzelnen Ämtern verbessern und so wieder regelmäßige Abgaben von Schriftgut an das Stadtarchiv etablieren. Dies entlastet die Verwaltung von überhandnehmenden und teilweise kassablen Unterlagen.

 

Ebenso soll auch die Öffentlichkeitsarbeit ausgeweitet werden, um das Stadtarchiv und seine Angebote in der Bevölkerung und vor allem unter jüngeren Menschen bekannt zu machen.

 

Sowohl bei der Nutzung vor Ort wie auch bei der Verwendung online z.B. über Social-Media-Kanäle sind Schutzfristen und rechtliche Regelungen bezüglich des Zugangs zum Archivgut zu beachten. Die Prüfung dieser Regelungen hat bisher nur für einen sehr kleinen Teil des Archivguts stattgefunden. Diese Prüfungen sind zu forcieren und zu dokumentieren.

 

Um dem Verlust von Archivgut durch Schädigungen vorzubeugen, ist die Digitalisierung unabdingbar. Ebenso ist eine Präsenz in Archivportalen Standard im modernen Archivwesen. Die geeignete technische Ausstattung in Form der Aufnahme- und Programmtechnik ist derzeit im Archiv nicht vorhanden.

 

Auch wenn ausreichend digitalisiert wird, ist in den nächsten Jahren der gesamte Archivbestand zu reinigen und in geeignete Archivkartons und -mappen zu verpacken, um das Schriftgut vor weiterem Verfall zu schützen. Besonders schutzwürdiges Archivgut, wie Karten, Mikrofilme, Videobänder oder CDs erfahren derzeit keine fachgerechte Lagerung. Bauliche Maßnahmen am Magazin zum Schutz von Archivgut und Mitarbeiter*innen wurden jetzt erneut gemeinsam mit dem Gebäudemanagement angestoßen.

 

Das Stadtarchiv mit Frau Bertulies ist Teil der Projektgruppen DMS und Aktenplan. Die Erstellung eines Aktenplans ist für den funktionalen Einsatz des DMS und eine korrekte Schriftgutverwaltung unerlässlich. Solange das DMS noch nicht in allen Ämtern produktiv eingeführt ist, ist die digitale Langzeitarchivierung der Daten nicht möglich. Frühzeitige Planungen sind für den Erfolg der Archivierung jedoch unerlässlich.

 

Das wichtigste Anliegen ist allerdings die Aufholung der Erschließungsrückstände, denn ohne eine korrekte Erschließung ist die Nutzung der Archivalien kaum möglich. Dafür wurde bereits eine Richtlinie zur Erschließung erarbeitet. Diese regelt die Erschließung transparent nach deutschlandweit etablierten Standards.

 

Das Archiv wünscht sich zudem die Anschaffung einer modernen Archivsoftware, die alle Recherchemöglichkeiten im Archiv vereinen soll.

 

Aufgrund der vergangenen personellen Vakanzen sind im Archiv Rückstände in der Bearbeitung entstanden, die im laufenden Betrieb nur langfristig behoben werden können.

 

Die Bildungspartnerschaft mit der Wilhelm-Busch-Schule soll zum kommenden Schuljahr wiederaufgenommen werden. Hierfür wurden Fördergelder beim LVR beantragt. Die Bewilligung steht zum jetzigen Zeitpunkt noch aus.

 

gez.

Dr. Claus Pommer

Bürgermeister