Beschlussvorschlag:

Der Hauptausschuss beschließt die Einrichtung einer Arbeitsgruppe wie in der Sachverhaltsdarstellung beschrieben und beauftragt die Verwaltung, als Arbeitsgrundlage ein vollständiges Verfahrensverzeichnis der Stadt Hilden sowie eine Aufstellung möglicher digitaler Arbeitsfelder für Kommunen vorzulegen. Die Arbeitsgrundlagen sind um einen Vorschlag für eine Umsetzungsprojektliste zu ergänzen.

Erläuterungen und Begründungen:

Der Rat der Stadt Hilden hat am 23.01.2021 den Bericht zur digitalen Transformation der Stadt Hilden zur Kenntnis genommen. Vorausgegangen waren Anträge der CDU-Fraktion zur schnellstmöglichen Aufnahme der Arbeiten zur Organisationsentwicklung und Digitalisierung, Anträge der SPD-Fraktion zum Aufbau eines offenen LoRaWAN und zur Einrichtung einer Datenplattform, Anträge der FDP-Fraktion und der CDU-Fraktion auf Einrichtung einer Park-App sowie ein Antrag der Fraktion Bürgeraktion auf Live-Übertragungen von Ratssitzungen.

Der Bericht endete mit der Zielsetzung für 2021, einen Projektplan (digitale Agenda) und einen Entwurf der Digitalisierungsstrategie unter Beteiligung des Haupt- und Digitalisierungsausschusses zu erarbeiten.

Die Verwaltung schlägt als gemeinsame Arbeitsstruktur zur Erarbeitung der Digitalisierungsstrategie und des Umsetzungsprojektplans die Einrichtung einer Arbeitsgruppe bestehend aus einem Vertreter der Fraktionen sowie von Einzelvertretern politischer Parteien im Rat der Stadt Hilden, der Dezernentin II und dem IT-Leiter der Stadt Hilden vor. Die Digitalisierungsbeauftragte beginnt ihren Dienst voraussichtlich am 01.06.2021 und soll ebenfalls Mitglied der Arbeitsgruppe sein.

Parallel dazu wird eine Projektstruktur in der Verwaltung zur dezernatsübergreifenden Abstimmung der Themen „Organisationsentwicklung“ und „Digitalisierung“ eingerichtet, in der insbesondere die Umsetzungsprojekte zu den Teilprojekten der „Prozessoptimierung“ gesteuert und abgestimmt werden.

Als Arbeitsgrundlage der politisch besetzten Arbeitsgruppe zur Erarbeitung der Digitalisierungsstrategie und der Aufstellung der digitalen Agenda erarbeitet die Verwaltung eine Themenübersicht über die verschiedenen Aufgabenfelder der IT-Steuerung und Digitalisierung und übermittelt ein vollständiges IT-Verfahrensverzeichnis. Aus der Weiterentwicklung dieses Verfahrensverzeichnisses und konkreten Projektzielen aus den digitalen Aufgabenfeldern wird ein Umsetzungsprojektliste - zunächst ohne Priorisierung und Terminierung - erstellt. Innerhalb der politisch besetzten Arbeitsgruppe könnte die Umsetzungsprojektliste unter Berücksichtigung strategischer Aspekte dann vervollständigt werden. Aus der sich anschließenden Priorisierung ergibt sich ein Umsetzungsprojektplan (digitale Agenda) mit konkreten Meilensteinen. Die Meilensteine wiederum können als Baustein für die Ableitung und Darstellung der Digitalisierungsstrategie genutzt werden.

Die digitale Agenda sollte dann unter dem Vorbehalt der Wirtschaftlichkeit und Effizienz in Bezug auf bereits begonnene Umsetzungsprojekte stetig fortgeschrieben und dem Hauptausschuss zur Entscheidung vorgelegt werden. Die Umsetzungsprojekte aus der digitalen Agenda werden von der Verwaltung interdisziplinärer durch die Projektgruppe „Digitalisierung und Organisationsentwicklung“ gesteuert. Das Berichtswesen zur Umsetzung der konkreten Projekte aus der digitalen Agenda sollte ebenfalls laufend dem Hauptausschuss vorgelegt werden.