Beschlussvorschlag:

 

„Der Ausschuss für Finanzen und Beteiligungen nimmt den Sachstandsbericht über die Tätigkeiten der Zentralen Vergabestelle für das Jahr 2020 zur Kenntnis.“

 

Erläuterungen und Begründungen:

 

1.         Historie und Aufgabenfelder der Zentralen Vergabestelle

 

Seit dem 01.10.1999 wickelt die Zentrale Vergabestelle alle öffentlichen (Wertgrenze Unterschwellenvergabeordnung UVgO und VOB ab 20.000 Euro ohne USt.) und beschränkten (Wertgrenze Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen VOB ab 10.000 Euro ohne USt.) Ausschreibungen der Stadt Hilden ab. Hierüber wurde im jährlichen Rhythmus per Mitteilungsvorlage berichtet. Die Zentrale Vergabestelle war organisatorisch bis zum 31.12.2020 im Amt für Finanzservice und dort im Sachgebiet Finanzen angesiedelt. Die Aufgaben der zentralen Vergabestelle wurden im Amt für Finanzservice von zwei Mitarbeitenden mit einem Stellenanteil von einer vollzeitverrechneten Planstelle ausgeführt.

 

Die Hauptaufgabenfelder der Zentralen Vergabestelle sind:

 

-           Die ordentliche und rechtmäßige Durchführung von öffentlichen und beschränkten Vergaben

-           Die Pflege und Nachbearbeitung aller zentral erfassten, freihändigen Vergaben inkl. Berichtswesen

-           Die Pflege und Fortschreibung der Dienstanweisung für das Vergabewesen mit den dazugehörigen Vergabevermerken

-           Die Pflege und Fortschreibung der Vergabevermerke für öffentliche, beschränkte und freihändige Vergaben, sowie offene Verfahren und Verhandlungsvergaben in den Bereichen Vergabeverordnung (VgV), UVgO und VOB

-           Die Pflege und Aktualisierung des Vergabehandbuches

-           Die Information und Beratung der Fachämter zu allen vergaberechtlichen Themen

-           Berichtswesen im Bereich der öffentlichen, beschränkten und freihändigen Vergaben, sowie offenen Verfahren und Verhandlungsvergaben nach VgV, UVgO und VOB

-           Abfragen und Meldungen nach Korruptionsbekämpfungsgesetz NRW im Rahmen der Korruptionsprävention innerhalb des Vergabeverfahrens

-           Elektronische Archivierung aller durchgeführten Vergaben

-           Hilfestellung bei der Vorbereitung von Vergabeunterlagen jeglicher Art

-           Die Durchführung von Meldungen gemäß Verordnung zur Statistik über die Vergabe öffentlicher Aufträge und Konzessionen (VergStatVO)

 

 

2.         Einführung neuer Schwellenwerte

 

Der Rat der Stadt Hilden hat Sitzung am 17.06.2020 die Verwaltung beauftragt, die Wertgrenzen für die Vergabe von Leistungen nach VOB sowie nach UVgO den Wertgrenzen des Kreises Mettmann vorerst bis zum 31.03.2021, mit der Option einer weiteren Verlängerung, zu übernehmen. Hierzu wird auf die Sitzungsvorlage 20/020 „Erfahrungsbericht zur Anhebung der Wertgrenzen für die Vergabe von Leistungen nach VOB sowie nach UVgO“ verwiesen. Der Rat der Stadt Hilden hat auf Grundlage der Sitzungsvorlage WP 20-25 SV 14/001 am 13.01.2021 die temporäre Abordnung einer Rechnungsprüferin in die zentrale Vergabestelle bis zum 14.04.2021 beschlossen.

 

 

3.         Statistische Angaben

 

Die in der Anlage beigefügten Statistiken geben einen Überblick über die Vergaben der Zentralen Vergabestelle seit 2009. So ist der Statistik zu entnehmen, dass 2020 insgesamt 71 öffentliche und beschränkte Vergaben (- 28 % zum Vorjahr) mit einem Auftragsvolumen von 10.696.570 € durchgeführt wurden. Im Vergleich zum Durchschnitt der letzten 11 Jahre wurde damit ein vergleichsweise hohes Auftragsvolumen umgesetzt. Die Anzahl der Freischaltungen für Ausschreibungen auf dem Vergabemarktplatz gilt als Indikator für das Interesse von Firmen an öffentlichen Aufträgen; in diesem Fall das Interesse der Firmen, Aufträge der Stadt Hilden zu übernehmen. Mit 10,8 Freischaltungen bzw. Aufrufen von Vergabeunterlagen durchschnittlich je durchgeführter Ausschreibung wurde ein geringfügig niedriger Wert als im Vorjahr erreicht (11,2).

 

Während die Anzahl der nicht öffentlichen freihändigen und Verhandlungsvergaben um 10 % gestiegen ist, hat sich das entsprechende Auftragsvolumen in diesem Bereich mit 6.659.202,51 € deutlich gesteigert (172 % des Vorjahresauftragsvolumens) und entspricht dem bisher höchsten Wert. Diese Steigerung ist auf ein erhöhtes Auftragsvolumen im Bereich der Liefer- und Dienstleistungen zurückzuführen, während das Auftragsvolumen im Bereich der Bau- und der freiberuflichen Leistungen gesunken ist.

 

 

4. Ausblick

 

Der Rat der Stadt Hilden hat in seiner Sitzung am 09.12.2020 den Geschäftskreis der Beigeordneten im Einvernehmen mit dem Bürgermeister neu festgelegt. Dem Dezernat I wurde u. a. der Geschäftsbereich Rechts- und Versicherungsangelegenheiten einschl. Vergabestelle mit Wirkung vom 01.01.2021 zugeordnet. Da ein Mitarbeiter der Vergabestelle die Stadt Hilden verlassen hat, ist ein Personalwechsel vom Amt für Finanzservice in den Geschäftsbereich Rechts- und Versicherungsangelegenheiten nicht mehr möglich und eine Neubesetzung der Stelle notwendig geworden. Vorübergehend wurden daher auch weiterhin die Tätigkeiten der Vergabestelle im Amt für Finanzservice bis 28.02.2021 ausgeübt.

 

 

 

gez. Dr. Claus Pommer